Xəbərlər

Layihələrin Təxmin Edilməsi Üçün Ən Son Bələdçi: Daha Dəqiq Təxminlər Üçün Vaxt və Təcrübədən Necə İstifadə Etmək Olar

Hər kəs “qısa” bir tapşırığın bütün günü tələb etdiyi bir hal yaşamışdır. Niyyətimiz nə qədər yaxşı olsa da, insanların bir layihə və ya tapşırığın nə qədər vaxt alacağını dəqiq təxmin etmək bacarığı zəifdir. Lakin bir layihə meneceri kimi, layihənin vaxtını və xərclərini düzgün təxmin etmək sizin vəzifənizdir. Bunun sayəsində komandanız nə üzərində işlədiyini biləcək və siz layihənin nə vaxt yoldan çıxdığını müəyyən edə biləcəksiniz.

Daha çoxu üçün bizi sosial şəbəkələrdə izləyin

Əsas layihə idarəetmə problemlərinin çoxu düzgün olmayan vaxt təxminlərinə əsaslanır:

✅ Layihə vaxt və büdcədən kənara çıxır? Səbəb – yanlış təxminlər.
✅ Komanda həddindən artıq iş yükü ilə yüklənib? Səbəb – yanlış təxminlər.
✅ Mərhələləri qaçırırsınız və stress keçirirsiniz? Bəli, yenə də səbəb – yanlış təxminlər.

Layihə təxminlərini etmək təcrübə ilə öyrənilən bir bacarıqdır.

Siz bunu nə qədər çox etsəniz, gələcək layihələr üçün bir o qədər yaxşı təxminlər verə biləcəksiniz. Bəs əgər lazımi təcrübəniz yoxdursa? Yaxud yeni bir layihə üzərində işləyirsinizsə və ya yeni işə başlamısınızsa?

Şanslısınız ki, layihənin nə qədər vaxt (və nə qədər maliyyət) tələb edəcəyini təxmin etməyə kömək edəcək müəyyən alətlər, üsullar və texnikalar mövcuddur.

Niyə Layihəni Düzgün Təxmin Etmək Çətindir? Planlaşdırma Yanılmasına

Layihə təxminləri insan faktoruna bağlıdır. Təəssüf ki, insanlar planlaşdırma zamanı bir çox psixoloji qərəzlərə və düşüncə xətalarına meyllidirlər. Bunların ən pisi isə planlaşdırma yanılmasıdır.

Planlaşdırma yanılması, bir tapşırığın tamamlanması üçün tələb olunan müddətin optimist şəkildə, yəni həqiqətə uyğun olmayan şəkildə az hesablanmasıdır. Başqa sözlə, demək olar ki, hər şeyin gözləniləndən daha az vaxt alacağını düşünürük.

Bu fenomen gecikən akademik işlərdən tutmuş milyardlarla dollar dəyərində gecikmiş hava limanı, opera binası və digər inkişaf layihələrinə qədər hər şeydə özünü göstərir.

Daniel Kahneman və Amos Tversky tərəfindən ortaya atılan bu termin, insanların keçmişdəki təcrübələri və statistik sübutları nəzərə almayıb, gələcək tapşırıqlar üçün ən yaxşı ssenarini əsas götürməsi ilə izah olunur.

Təsəvvür edin: Şirkətiniz üçün yeni bir təchizatçı tapmaq tapşırığını almısınız. Bu, kifayət qədər sadə görünən bir işdir. Əgər bütün potensial təchizatçılar lazımi məlumatları veb saytlarında yerləşdirsələr, hər birini qiymətləndirmək bir neçə dəqiqədən çox çəkməz. Bunu ikiqat hesablasanız belə, işiniz nahara qədər rahatlıqla bitməlidir…

Lakin təchizatçıların yarısının saytında tələb olunan məlumat yoxdur. Sizin asan bir səhər işiniz, formanı doldurmaq və əlaqə məlumatlarını axtarmaqla gün boyu davam edir. Axırda nəhayət təchizatçının telefon nömrəsini tapanda, sizə lazım olan şəxsin növbəti həftəyə qədər ofisdə olmayacağını öyrənirsiniz. 4 saatlıq iş 1 həftəyə çevrilir. Amma yenə də növbəti dəfə eyni tapşırıq verildikdə, bunun asan bir iş olduğunu və nahara qədər bitəcəyinizi düşünürsünüz, elə deyilmi?

Planlaşdırma yanılması təkcə layihənin vaxtına təsir etmir. O, həmçinin büdcənin və resursların gözləniləndən çox xərclənməsinə və ya gözlənilən nəticələrin yerinə yetirilməməsinə səbəb ola bilər.

Layihə Təxminlərinin Əsas Elementləri

Planlaşdırma yanılmasından qurtulmaq və layihəni düzgün təxmin etmək üçün proses bir neçə əsas hissəyə bölünməlidir. Təcrübəli layihə meneceri Werner Meyer bu prosesi belə izah edir:

Təxmin edilən obyekt: Bu, təxmin ediləcək tapşırıq, mərhələ və ya layihədir.

Xüsusiyyətlər: Tapşırığın/mərhələnin/layihənin necə tamamlanacağını göstərən amillərdir (məsələn, müddət, büdcə, resurslar və s.).

Naməlum miqdar: Hər bir xüsusiyyət üçün təxmin ediləcək konkret parametrdir (məsələn, tapşırığın neçə saat çəkəcəyi və ya bir mərhələnin dəyəri).

Təxminetmə hadisəsi: Bütün obyektlər, xüsusiyyətlər və naməlum miqdarlar birləşdirilərək layihənin nə qədər vaxt alacağını və nə qədər xərc tələb edəcəyini müəyyənləşdirən andır.

Bu mərhələdə biz həm daxili, həm də xarici təsirləri nəzərə almalıyıq:

Daxili təsirlər: Şəxsi qərəzlər, təcrübə, maraq dərəcəsi və s.
Xarici təsirlər: Risklər, resurslar, komanda və s. (məsələn, yeni texnologiyanın istifadəsi)

Bu modelin praktikada necə işlədiyini daha yaxşı başa düşmək üçün gəlin veb-saytın yenidən dizayn edilməsi nümunəsinə baxaq:

Təxmin edilən obyekt: Veb-saytın yenidən dizaynı

Xüsusiyyətlər: Müddət, texnologiya, komanda sayı

Naməlum miqdar: Yenidən dizayn üçün tələb olunan saatlar, istifadə ediləcək texnologiyanın dəyəri, hər tapşırıqda iştirak edəcək komanda üzvlərinin sayı

Təxminetmə hadisəsi: Veb-saytın yenidən dizayn edilməsi üçün vaxt və xərclər, nəzərə alınmalı amillər:

Daxili təsirlər: Optimizm qərəzi (hər şey problemsiz keçəcək), Təcrübə (əvvəlki layihələr üçün lazım olan vaxt və xərc)

Xarici təsirlər: Mövcud resurslar, komandanın digər öhdəlikləri, yeni texnologiyanın tətbiqində yarana biləcək çətinliklər

Əgər sizdə "IPMA ICB4 Kompetensiyalar"nı öyrənmək istəyirsinizsə bu linkdən ətraflı məlumat ala bilərsiniz

Bu model sizə konkret təxminlər verməsə də, düzgün düşünmə çərçivəsi yaradır və səhv yönləndirə biləcək təsirləri daha yaxşı görməyə kömək edir.

Bu sadəcə başlanğıcdır. Ancaq dəqiq təxminlər vermək üçün daha dərindən araşdırmaq lazımdır.

19.02.2025