Xəbərlər

Layihəni vaxtında və büdcəyə uyğun çatdırmaq üçün 5 məsləhət

Layihəni vaxtında və büdcəyə uyğun çatdırmaq üçün 5 məsləhət

 Marina Melnik, Luxoft-un keçmiş proqram direktoru.

 Layihə heç vaxt plana uyğun getmir.  Siz hər şeyi ən xırda təfərrüatına qədər düşünə bilərsiniz, lakin müştəri gəlib “konsepti dəyişdirək” deyəcək və hər şey boş yerə gedəcək.

 Layihəni vaxtında, büdcə daxilində buraxmaq və əqli cəhətdən sağlam bir insan olaraq qalmaq üçün nə etməli - Luxoft-un keçmiş Proqram direktoru Marina Melnik deyir.

 Marina layihə və proqram idarəçiliyində 13 ildən artıq təcrübəyə malikdir.  PrivatBank, VARUS, ANC daxil olmaqla layihələrin idarə edilməsi sahəsində çoxlu məsləhətlər verir.  Və çox yaxında Labada Marinanın Layihə İdarəetmə kursu başlayacaq.

 Birlikdə son tarixi pozmadan bir layihəni təqdim etməyə kömək edəcək bir bələdçi hazırlamışıq.

 #1.  Aydın məhsul vizyonunu formalaşdırın

 Bunu etmək üçün başlanğıcda nə istədiyinizi, hansı məqsədlə, niyə belə bir zaman çərçivəsində və layihəyə nə qədər pul xərcləməyə hazır olduğunuzu müəyyənləşdirin.

 “Niyəsindən başla” deyən işgüzar məruzəçi Simon Sineklə razıyam.  Layihənin nə üçün nəzərdə tutulduğunu müəyyənləşdirməklə başlayın və sonra həyata keçirməyə keçin.  Bunun istifadəçiyə, biznesə və müştəriyə hansı dəyəri gətirəcəyini formalaşdırın.  Komandanı motivasiya edən də budur.

 Layihənin həyata keçirilməsi zamanı onun görmə qabiliyyətini daim sinxronlaşdırın: nə etməyə davam edirik və hansı vəzifələr bizim üçün hələ də aktualdır.  Şərti olaraq, sahildə razılaşa bilərik ki, müəyyən bir adaya gedirik, lakin sonra hava dəyişəcək və başa düşəcəyik ki, başqasına üzmək və ya hətta lövbər salmaq daha yaxşıdır.

 Bu vacib bir məqamdır - layihənin vizyonunu daim hiss etmək: nə edirik və niyə.

 Məsələn, müştəri müştəri bazasının idarəetmə sistemini istəyir.  “Nə üçün?” sualına o, belə cavab verir: “Biz biznesi genişləndirməyi planlaşdırırıq və daha çox müştəri alacağımızı gözləyirik”.  Yeni sistemin nə gətirəcəyinə və onun hansı dəyərə gətirəcəyinə gəldikdə, müştəri deyir: “Biz başa düşürük ki, bazarda hər kəs bunu edir” və ya “Rəqibimizin biznesini bu şəkildə etdiyini öyrəndik”.  Bu, bir şeyin səhv olduğuna dair açıq bir siqnaldır.

 Özünüzü rəqiblər və oxşar təşkilatlarla müqayisə etmək yanlış motivasiyadır.  Düzgün olan odur ki, şirkət narahatdır.  Məsələn, o, cari verilənlər bazası ilə işləməyə və ya Excel-də müştəriləri bir araya gətirməyə çox vaxt sərf edir, buna görə də işi səmərəli qurmaq üçün prosesləri avtomatlaşdırmaq çox vacibdir.  Yəni məhsuldarlığı artırmaq üçün yeni sistemə ehtiyac var.

 #2.  Müəyyən bir tarixə qərar verin

 Burada iki növ layihə var:

 Scope-driving, əsasən funksionallığa əsaslanan layihədir.  Əgər orada deyilsə, layihəni buraxmağın mənası yoxdur.  Buraxılışdan əvvəl tamamlanmalı olan çox iş var.

 Date-driving kritik buraxılış tarixi və ola bilsin ki, əhatə dairəsi kəsilmiş layihədir.  Yəqin ki, biz bütün tapşırıqları konkret müddətə yerinə yetirməyəcəyik, amma işin müəyyən hissəsini mütləq başa çatdıracağıq və bu, bazarda çəkiliş aparmağa imkan verəcək.

 

 Şərti olaraq, uşaqların Şaxta babaya məktub yazdıqları bir layihəmiz varsa, dekabrın 31-dən sonra bunun mənası yoxdur.  Tarix burada vacibdir - və biz ona diqqət yetiririk.  Ola bilsin ki, biz bu məktubu əvvəlcə planlaşdırdığımız bütün gözəl xüsusiyyətləri ilə göndərməyəcəyik, amma son tarixdən əvvəl mütləq göndərəcəyik.  Layihəmiz görmə korreksiyası üçün lazerə aiddirsə, mükəmməl işləmə funksiyası olmayan son tarixlər yoxdur.

 

 Buna görə də, nəyin daha vacib olduğuna qərar verməlisiniz: tarix və ya funksionallıq.  Mən tez-tez müştərilərə rast gəlirəm ki, əvvəlcə ən vacib şeyin tarix olduğunu israr edirlər.  Tapşırıqları mümkün qədər son tarixə uyğunlaşdırdıqda, müştəri deyir ki, biz hələ buraxmayacağıq - yeni funksionallıq əlavə etmək istərdik.

 

 Müştəri üçün tarix vacib olduqda və o, həqiqətən “yanır” deyir: “Ən azı elementar funksionallığı olan bir məhsul hazırlayın”.  Və minimum məhsulun vizyonunu formalaşdıra bilər.

 

 Burada analitik və layihə menecerinin səriştəli işi müştəriyə düzgün suallar verməkdir.  Bir-birimizi əvvəldən başa düşsək, o zaman uğur olar.

 

 #3.  Başlanğıcda keyfiyyətə nəzarət edin

 “Bunu etməyənə qədər heç nə yoxdur, sonra düzəldəcəyik” desək, gələcəkdə “çatlanmış şüşə” effekti ilə qarşılaşa bilərik.  Gəlin keyfiyyətdə bir indulgensiyaya icazə verək - və qartopu kimi onlara daha da imkan verməyə başlayacağıq.  Sonra da bizə texniki borc vuracaq və layihəni vaxtında buraxmağa imkan verməyəcək.  Pis məhsulla bazara girməyə haqqımız yoxdur - bu, özümüzü ayağımızdan güllələmək kimi bir şeydir.  Bu, müştərilərin itirilməsinə və problemlərə səbəb ola bilər.

 

 Bəzən müştəri yarımçıq məhsulu buraxmaq üçün “itələməyə” başlayır.  Və burada onu idarə etməyi bacarmaq vacibdir: əgər bunu etməsəniz, müştəri məlumatsızlıq və təcrübəsizlik üzündən özünə zərər verməyə başlayacaq.  Buna görə də, başlanğıcda keyfiyyətə nəzarət etmək son dərəcə vacibdir - nəzarəti qurmaq və onu daim saxlamaq lazımdır.

 

 #4.  Dəyişikliyi idarə etməyi öyrənin
 

 Müştərinin “Mən yeni bir şey gördüm, konsepti dəyişək” deməsi mütləq tarixlərdə öz əksini tapacaq.  Hər şeyi vaxtında etmək üçün əvvəlcə deməlisiniz: işə dəyişiklik etsək, nə qədər düzgün olsa da, bu vaxta təsir edəcəkdir.

 

 Demək olar ki, miqyasda düzəlişləri qəbul edirik, lakin son tariximiz olduğundan ilk olaraq layihəni tələb olunan tarixdə yeni funksionallıq olmadan buraxırıq, sonra isə yekunlaşdıracağıq.  Əgər yenilik layihəni kökündən yenidən qurursa və biz onu təxirə sala bilmiriksə, deyirik ki, digər vəzifələri daha sonrakı tarixə keçirəcəyik.

 

 Müştərinin göstərişinə əməl etdikdə və bütün düzəlişləri işə götürsək, son tarixə 100% əməl etməyəcəyik.  Beləliklə, müştərinin hər dəyişikliyini iki mövqedən qiymətləndirin:

 

 məhsulun ilk versiyası çıxandan sonra bunu etmək mümkündürmü?
 

 indi həyata keçirmək vacibdirsə - 1) buna nə qədər iş sərf etmək lazımdır;  2) eyni iş həcminə malik hansı oxşar tapşırıqları cari tapşırıqlar siyahısından çıxara bilərik.

 Bundan əlavə, müştəriyə deyə bilərsiniz ki, biz tarixdə yeniliklərə uyğunlaşacağıq, lakin sonra büdcə zərər görəcək.  Layihənin idarə edilməsi üçbucağını heç kim ləğv etmədi: işin həcmi, büdcəmiz və vaxtımız var.  Bu tərəflərdən birini çəkməyə başlayanda digərləri də uzanır.

 

 Bütün bu məqamları müzakirə etmək lazımdır və qərar artıq müştəri ilə olacaq.  Məsələn, müştəri son müddəti uzatmağa və büdcəni artırmağa hazırdırsa, biz bütün dəyişiklikləri işə qəbul edirik.  Əks halda, bu, ən çox baş verir, biz əvvəlcə razılaşdığımız kimi edirik və sonra məhsula nə əlavə edəcəyimizə baxırıq.

 

 #5.  Risk İdarəetməsini Unutmayın

 Bu, bir layihə meneceri olaraq özümüzə daimi nəzarətdir: oturub nəyin səhv ola biləcəyini düşünürük.  Təcrübəli layihə həmişə risk mənbələrini nəzərə alır.  Problemin haradan qaynaqlandığını başa düşməlidir ki, onun üçün sürpriz olmasın.

 

 Beləliklə, biz bir risk matrisi qura bilərik: filan səbəbdən problem yarana bilər → bu baş verərsə, problemi həll etmək üçün X vaxt sərf etməli olacağıq → indi nə edə bilərəm ki, belə bir problem olmasın.

 

 Beləliklə, layihə meneceri bir neçə strategiyanı nəzərdən keçirməlidir:

 

 profilaktik - problemlərdən necə qaçınmaq olar

 riskin azaldılması strategiyası - onun layihəyə minimal təsir göstərməsini necə təmin etmək olar

 plan B - risk reallaşarsa, necə davam edəcəyəm

 Bonus: Tapşırıqları necə prioritetləşdirmək olar

 Həm işdə, həm də şəxsi həyatımda istifadə etdiyim klassik Eyzenhauer Prioritet Matrisi var.  Bütün vəzifələri 4 qrupa bölür:

 

- vacib və təcili

- vacibdir, lakin təcili deyil

- vacib deyil amma təcili

- vacib və təcili deyil

 

 Təcili və vacib vəzifələr dərhal yerinə yetirilməli olanlardır.  Onların 20% -dən çoxu varsa, bu artıq problemdir - bu o deməkdir ki, bir dəfə onları vaxtında etməmisiniz.

 

 Təcili deyil, amma vacib vəzifələr gec-tez hələ də tamamlanmalı olacaq işlərdir.  Əks təqdirdə, onlar birinci kvadrata keçəcəklər - sonra onlarla tələsik rejimdə və korlanmış əhval-ruhiyyə ilə məşğul olmalı olacaqsınız.  Bu, yeni layihələrə hazırlıq, əlaqələr qurmaq, xarici dil öyrənmək ola bilər.

 

 Təcili, lakin vacib olmayan vəzifələr (kimsə düşünür) dərhal etməli olduğunuz, lakin şəxsən sizə fayda gətirməyən vəzifələrdir.  Onlarla razılaşmaq öz maraqlarını pozmaqdır, amma hamıya yaxşılıq etməkdir.

 

 Qeyri-təcili və vacib olmayan vəzifələr - əhəmiyyətli nəticələr gətirməyən, lakin maraqlı ola bilənlər.  Televiziya seriallarına baxmaq və ya oyun oynamaq kimi.

 

 Hər yeni tapşırığı dərhal təqvimə əlavə edirəm.  Bunu etmək vaxtı gələndə isə bir daha təhlil edirəm: bunu indi etməsəm, böyük bir şey baş verəcək və kimsə əziyyət çəkəcək?  Başqa bir şey edə bilərəmmi?  Mümkünsə, təqvimə yeni bir tapşırıq əlavə edirəm və təxirə salınan işi təxirə salıram.

 

 Tapşırıqların daxili prioritetləşdirilməsi sınaq və səhv yolu ilə hazırlanır.  Və iş tapşırıqlarının iş saatlarından kənara çıxmaması vacibdir.  İş-həyat balansı ləğv edilməmişdir: layihə meneceri enerji ilə doldurulmasa, layihə uğurlu olmayacaq.

Menbe : https://l-a-b-a.com/blog/2636-5-sovetov-kak-sdat-proekt-vovremya-i-v-ramkah-byudzheta

29.03.2022