Xəbərlər

Scope Creep nədir? Layihə menecerləri bunu necə idarə edir

Heç layihəni tamamlayıb öz-özünə demisənmi:
“Bu layihə niyə planlaşdırılandan qat-qat çox vaxt və resurs aldı, axı ciddi bir dəyişiklik də edilməmişdi?”

Layihələrdə scope creep adətən məhz bu formada ortaya çıxır. Böyük bir change request və ya rəsmi qərar kimi yox, xırda və yaxşı niyyətli əlavələr silsiləsi kimi. Burada bir balaca düzəliş, orada əlavə bir tələb. Hər biri anlıq olaraq zərərsiz görünür. Amma bunlar layihələrdə tez-tez rast gəlinən klassik scope creep nümunələridir.

Daha çoxu üçün bizi sosial şəbəkələrdə izləyin

Layihə mühitində bu cür dəyişiklikləri görməməzliyə vurmaq çox asandır. Stakeholder-lər kiçik dəyişikliklərin layihənin bir hissəsi olduğunu düşünür. Komandalar isə əməkdaşlığı qorumaq üçün “bəli” deyir. İş davam edir və problem kimi hiss olunmur. Ta ki layihənin sonuna qədər… O vaxt isə vaxt qrafiki pozulur, büdcə sıxılır və komanda ciddi şəkildə yüklənmiş olur.

Scope creep sadəcə əlavə işin artması deyil. Scope creep-in əsas səbəblərini anlamaq Project Manager-lərə layihəni nəzarətdə saxlamağa kömək edir.

Bu, layihə scope-unun tədricən aydınlığını itirməsi və idarə olunan planlı işin səssizcə nəzarətli xaosa çevrilməsidir — çox vaxt bunu heç kim açıq şəkildə dilə gətirmir.

Layihələrdə Scope Creep niyə baş verir?

Scope creep nadir hallarda açıq və rəsmi bir qərarla başlayır. O, əsasən icra mərhələsində səssizcə formalaşır: fərziyyələr, rahatlıq və yaxşı niyyət hesabına. Bir böyük dəyişiklikdən çox, vaxt, xərc və resurslara təsiri qiymətləndirilməyən çoxsaylı kiçik qərarlar nəticəsində yaranır.

Ən çox rast gəlinən səbəblər:

- Layihənin əvvəlində scope-un qeyri-dəqiq müəyyən edilməsi və maraqlı tərəflərin öz gözləntilərini formalaşdırması

- Dəyişikliklərin rəsmi change control prosesi olmadan şifahi və ya mesajlaşma üzərindən qəbul edilməsi

- Kiçik dəyişikliklərin layihə vaxt qrafiki və resurs planına təsirinin analiz edilməməsi

- Əlavə koordinasiya, test, sənədləşmə və təsdiqlərin layihəyə gizli şəkildə daxil olması

Agile layihələrdə scope creep niyə daha çox rast gəlinir?

Agile layihələr iterativ yanaşma və davamlı geribildirim üzərində qurulur. Bu çeviklik dəyərlidir, lakin aydın prioritetlər və sərhədlər müəyyən edilmədikdə scope creep riski artır.

Agile layihələrdə tipik səbəblər:

- Mövcud işlər çıxarılmadan və ya yenidən prioritetləşdirilmədən backlog-a yeni tapşırıqların əlavə edilməsi

- Sprint məqsədlərinin qeyri-müəyyən və ya tez-tez dəyişməsi

- Stakeholder-lərin Agile-ı istənilən mərhələdə limitsiz dəyişiklik imkanı kimi qavraması

Problem Agile metodologiyada deyil, icra intizamının zəifliyindədir. Agile mühitlərdə də scope prioritetləşdirmə və sprint öhdəlikləri ilə idarə olunur. Bu mexanizmlər işləmədikdə çeviklik nəzarətsiz genişlənməyə çevrilir.

Scope Creep layihələrə nə vaxt zərər verməyə başlayır?

Scope creep çox vaxt layihə uğursuzluğu kimi qəbul olunur, amma bu həmişə belə deyil. Layihələrdə müəyyən səviyyədə dəyişiklik normaldır: prioritetlər dəyişə bilər, yeni anlayışlar ortaya çıxa bilər, tələblər zamanla inkişaf edə bilər.

Əsl problem bu dəyişikliklərin aktiv şəkildə idarə olunmamasından başlayır.

Scope dəyişiklikləri düzgün idarə edildikdə, layihəni daha da yaxşılaşdıra, daha uyğun həllərin tətbiqinə və real biznes ehtiyaclarına adaptasiyaya imkan yarada bilər. Amma idarə olunmayan dəyişikliklər səssizcə xaosa çevrilir.

Scope Creep-in əsas nəticələri

1. Vaxt qrafiki pozulmağa başlayır

Layihəyə əlavə işlər daxil edilir, amma ilkin vaxt planı dəyişmir. Komandalar tələsir, tapşırıqlar üst-üstə düşür və çatdırılma tarixləri yavaş-yavaş sürüşür — çox vaxt bu, son ana qədər hiss olunmur. Bu isə layihənin gecikmə riskini artırır və proqnozlaşdırmanı zəiflədir.

2. Xərclər artır

Büdcə yenilənmədən görülən əlavə işlər layihənin səmərəliliyini azaldır. Resurslar həddən artıq yüklənir, amma ümumi səylər və ya büdcə artmır. Bu da layihəni uzunmüddətli perspektivdə davamlı olmayan hala gətirir.

3. Komanda motivasiyası aşağı düşür

Daim artan iş yükü, qeyri-müəyyən prioritetlər və davamlı təzyiq burnout-a səbəb olur. Məhsuldarlıq azalır, səhvlər artır və komandanın gələcək layihələrə olan həvəsi zəifləyir.

Acı həqiqət:

Scope creep-in özü əsas düşmən deyil.
Əsas problem — görünürlülüyün, intizamın və kommunikasiyanın zəifliyidir.

Layihələrdə Scope Creep-dən yayınmaq üçün tövsiyələr

1. Layihənin əvvəlində scope-u dəqiq müəyyən edin

Layihə başlamazdan əvvəl bütün deliverable-ları, scope-dan kənar olan işləri, vaxt qrafikini və təsdiq mexanizmlərini sənədləşdirin. Bu, bütün maraqlı tərəflərin eyni gözlənti ilə hərəkət etməsini təmin edir və fərziyyələrin qarşısını alır.

2. Hər dəyişiklik tələbini rəsmi şəkildə izləyin

Yeni daxil olan bütün tələbləri rəsmi change request kimi qəbul edin. Təsdiqdən əvvəl onların vaxta, büdcəyə və resurslara təsirini qiymətləndirin. Şəffaflıq üçün hər bir dəyişiklik mütləq sənədləşdirilməlidir.

3. İşləri prioritetləşdirin və backlog-u idarə edin

Hətta kiçik tələblər belə zamanla yığılıb ciddi problemə çevrilə bilər. Yeni tələbləri mövcud işlərlə müqayisə edin və prioritetləri yenidən müəyyən edin. Agile layihələrdə backlog yenilənməli və tapşırıqlar yenidən prioritetləşdirilməlidir ki, yüklənmə yaranmasın.

4. Komandaya sərhəd qoymağı öyrədin

Komandanı razılaşdırılmış scope-dan kənar işlərə peşəkar şəkildə “yox” deməyə təşviq edin. Fərziyyələrin və aydınlaşdırmaların sənədləşdirilməsi gizli tapşırıqların layihəyə səssizcə daxil olmasının qarşısını alır.

Scope Creep baş verdikdə necə bərpa etmək olar?

Scope creep layihənin uğursuz olduğu demək deyil.

Bu, nəzarətin zəiflədiyini göstərən bir siqnaldır və bundan sonrakı reaksiya layihənin taleyini müəyyən edir.

Vaxtında və şüurlu şəkildə müdaxilə edildikdə, scope creep etimadı, keyfiyyəti və nəticəni zədələmədən düzəldilə bilər.

Scope Creep-dən çıxış üçün mərhələli yanaşma

1. Scope-un sürüşdüyünü qəbul etmək

Bərpa prosesi fərqindəliklə başlayır. Komandalar işin ilkin razılaşmadan kənara çıxdığını və icranın artıq başlanğıc plana uyğun getmədiyini vaxtında dərk etməlidir.

Bu siqnalları görməzlikdən gəlib “adi qaydada” davam etmək problemi daha da dərinləşdirir.

2. Faktiki scope üzrə aydınlığı yenidən bərpa etmək

Scope sürüşməsi qəbul edildikdən sonra əsas prioritet aydınlıqdır. Komanda açıq şəkildə müəyyən etməlidir:

• İlkin olaraq nə razılaşdırılmışdı

• Hansı əlavə işlər sonradan daxil edilib

• Hansı işlər tamamlanıb, hansılar hələ qalır

Bu yanaşma fərziyyələri aradan qaldırır və layihənin real vəziyyəti ilə bağlı ortaq anlayış yaradır.

3. Real təsiri anlamaq

Aydınlıq yaradıldıqdan sonra növbəti addım dəyişikliklərin layihəyə real təsirini dürüst şəkildə qiymətləndirməkdir:

• Vaxt qrafiki

• Komandanın iş yükü

• Büdcə və ya ümumi səylər

Bu mərhələ günahkar axtarmaq üçün deyil, qərar verməzdən əvvəl reallığı düzgün görmək üçündür.

4. Stakeholder-lərlə gözləntiləri yenidən uyğunlaşdırmaq

Açıq və şəffaf kommunikasiya layihədə yenidən uyğunlaşmanı təmin edir. Stakeholder-lər aşağıdakıları başa düşməlidir:

• Scope necə dəyişib

• Niyə ilkin plan artıq real olmaya bilər

• Effektiv davam etmək üçün hansı düzəlişlər lazımdır

Gözləntilər vaxtında uyğunlaşdırıldıqda, çətin söhbətlərdə belə etibar qorunur.

5. Layihəni sabitləşdirmək və nəzarəti bərpa etmək

Nəzarəti bərpa etmək üçün müvəqqəti sərhədlər qoymaq lazım ola bilər:

- Yeni tələblər müvəqqəti olaraq dayandırılır

- Qeyri-rəsmi əlavələr qəbul edilmir

- Bütün dəyişikliklər sənədləşdirilmiş təsdiq prosesindən keçir

Bu qoruyucu mexanizmlər komandaya nəfəs almağa və əsas məqsədlərə yenidən fokuslanmağa imkan yaradır.

Scope creep, görünməyən işlərdən yaranır. Kiçik dəyişikliklər izlənmədikdə aydınlıq itir, vaxt qrafiki pozulur və komandalar tükənir.

PMI-PMP təlimləri haqqında məlumat almaq üçün bu linkə keçid edə bilərsiniz

10.02.2025