Xəbərlər

Effektiv layihə planını necə yazmaq olar?

Effektiv layihə planını necə yazmaq olar?

Layihə planı layihənin uğuru üçün vacib sənəddir. Effektiv bir layihə planı yazmağı öyrənin.

Müfəssəl planlara əməl etmədən ev tikmək və ya reseptə əməl etmədən təmtəraqlı yemək bişirmək mümkün deyil. Eyni şey layihənin idarə edilməsinə də aiddir. Hər bir layihənin icrası təfərrüatları ilə bağlı planı olmalıdır.

Təşkilat, planlaşdırma və görmə qabiliyyətinin olmaması layihənin uğursuzluğunun səbəblərindən biridir. Uğur qazanmaq üçün siz və komandanız layihənizin həyata keçirilməsinə imkan verəcək əsas mərhələləri, müxtəlif vəzifələri, resursları və son tarixləri bilməlisiniz.

Beləliklə, layihə planı məqsədlərinizə çatmağınıza kömək etmək üçün vacib bir nəticədir. Onsuz, detalları unutmaq riski var. Daha sonra qoyulan müxtəlif məhdudiyyətlərə riayət etməklə layihəni həyata keçirmək çətinləşir.

Layihələrin idarə olunması videokurslarımıza qatılın və faydalanın.  

Layihə planı nədir?

Layihə planı layihə menecerinin onu necə idarə edəcəyini müəyyən edən sənəddir, yol xəritəsidir. Buna görə də bu, layihənin idarə edilməsinin ilk nəticələrindən biridir. O, müştərinin ehtiyac və tələblərini rəsmiləşdirən spesifikasiyalara əsaslanır. Layihə idarəetməsində biz “layihənin idarə edilməsi planı”ndan (PMP) də danışırıq.

PMP-nin oxucusu orada əldə ediləcək məqsədləri, layihənin müxtəlif mərhələlərini, eləcə də maraqlı tərəfləri tapır. Bu təqdimat həm də büdcəni, cədvəli və yerinə yetiriləcək vəzifələri təsvir edir. O, həmçinin cəlb olunan hər bir işçinin rolunu müəyyənləşdirir. Beləliklə, bu başlanğıc faylından siz layihənin həyata keçirilməsi zamanı fərqlərinizi də hesablaya biləcəksiniz.

Yeri gəlmişkən bu mövzüya dair qısa video layihə düşüncə YouTube kanalımızda baxa bilərsiniz 

Layihənin idarə edilməsi planı hər bir tapşırığın planlaşdırıldığı kimi yerinə yetirilməsini və bütün maraqlı tərəflərin yaxşı məlumatlandırılmasını təmin etmək üçün vacibdir. Bu, əslində bir neçə planı ehtiva edir:

risklərin idarə edilməsi planı;

ünsiyyət planı;

və resursların idarə edilməsi planı.

Layihə menecerinə mümkün çətinlikləri qabaqcadan görməyə və hazırlamağa imkan verən də bu dəstəkdir. Layihənin uğurlu olması üçün nə edilməli olduğunu müəyyənləşdirir. Beləliklə, bu vacib nəticə bir neçə vacib suala cavab verməyə imkan verir:

• Son məqsəd nədir?

• Büdcə nədir?

• Bu layihəni necə həyata keçirək?

• Nə vaxt bitir?

• Nəyisə dəyişmək lazımdırsa?

• Layihənin gedişatını necə izləyirik?

• Komanda üzvlərindən biri olmadıqda nə olar?

Effektiv layihə planının sirləri nələrdir?

Effektiv olmaq üçün layihə planı spesifik və nəticəyönümlü olmalıdır. Çox qeyri-müəyyən bir məqsəd qoymaqdan çəkinin, məsələn: “avtomobil istehsalını artırmaq”. Əksinə, mümkün qədər dəqiq olmalısınız: “4 həftə ərzində nəqliyyat vasitələrinin istehsalını gündə 200-dən 400-ə qədər artırın”.

Layihə menecerləri üçün beynəlxalq dərəcəli IPMA ICB4 sertifikatı barədə

Əksər layihə planlarında üfüqi vaxt qrafiki var. Tapşırıqlar ardıcıllıqla, bir-birinin ardınca yerinə yetirilir. Bununla belə, nəticələr əldə edən bir PMP istəyirsinizsə, şaquli bir zaman çizelgesi üzərində işləməlisiniz. Bu tip təşkilat, mərhələlərdə bir-birini izləyən bir sıra tapşırıqlar üzərində eyni vaxtda bir neçə komandanın işləməsindən ibarətdir.

Çox uzun olan layihələr komandada yorğunluq və motivasiya itkisinə səbəb ola bilər. Sonuncu artıq başlanğıcda olduğu kimi səmərəli ola bilməz. Effektiv olmaq üçün bir PMP 100 gündən çox olmamalıdır.

Həmçinin müxtəlif maraqlı tərəflərin təşkilati metodlarına uyğunlaşın. Bəzi işçilər Gantt diaqramlarından istifadə edərək özlərini təşkil etməyi xoşlayırlar. Digərləri görüləcək işlər siyahısında işləyirlər. Layihənizin idarə olunmasını transversal alətlər ətrafında mərkəzləşdirməyə nail olduğunuz müddətcə hər şey mümkündür. Bu mənada layihə idarəetmə proqramı xüsusilə faydalıdır.

Nəhayət, effektiv layihə planı komanda üzvlərinizi gücləndirməlidir. Nəticələrə cavabdeh olan işçilər layihəyə daha çox sadiq olduqlarını və daha yaxşı performans göstərdiklərini göstərirlər. Bu, həm də onları həvəsləndirmək üçün əla bir yoldur.

Layihə planınızı yazmaq üçün 9 addım

Layihənin əsas elementləri hansılardır? Layihənin idarə edilməsi layihənin uğurlu olması üçün görüləcək işlər siyahısına əməl etməyin kifayət olduğu günlərdən getdikcə uzaqlaşır. Bundan sonra, layihənin idarə edilməsinin performansı müxtəlif məlumatları keçmək üçün kifayət qədər transversal planlardan asılıdır, lakin bunların hamısı stratejidir.

1) İlk addım, PMP-niz üçün lazımi məlumatları toplayın

Layihə planını yazmaq üçün ilk addım layihəniz haqqında bütün məlumatları toplamaqdır:

• maliyyə resursları;

• insan resursları;

• çəkilən xərclər;

• müxtəlif mərhələlərin inkişafı;

• planın hər bir elementinin icra edilməli olduğu sıra.

2) Layihənin xülasə səhifəsini yazın

Layihənin idarə edilməsi planına missiyanı, məqsədi və gözlənilən nəticələri izah edən xülasə ilə başlamaq vacibdir. Beləliklə, maraqlanan və maraqlanan hər kəs layihə haqqında ümumi məlumat əldə edəcək.

Layihə planının xülasəsini yazmağın mənası nədir? Bu xülasə sizin PMP -ni bütün maraqlı tərəflər üçün əlçatan edir , hətta ilk növbədə ona aid olmayan şəxslər də. O, həmçinin layihə menecerlərinə mərkəzi məlumatlara diqqət yetirməyə kömək edir. Anlaşılmazlıqların qarşısını almaq üçün ünsiyyəti optimallaşdırmaq üçün hər hansı digər üsul kimi.

3) Hər bir tapşırığın nailiyyətini təfərrüatlandırın

Əgər siz avtomobillər qurursanız, layihənin idarə edilməsi planı hər bir tapşırığı yerinə yetirmək üçün lazım olan bütün addımları təfərrüatlandırmalıdır. Beləliklə, bu, planınızın üçüncü addımıdır. Bizim nümunəmizdə ştamplama, montaj, rəngləmə və s. müxtəlif mərhələlərin hər birini müəyyən etmək vaxtıdır.

4) Komandaları müxtəlif vəzifələrə təyin edin

Komandanızdakı hər kəsin ixtisaslı, səriştəli və layihə çərçivəsində öz rol və məsuliyyətlərini tam dərk etdiyinə əmin olun. Hər tapşırıq üçün menecer təyin edin. Bu bölməyə təşkilat sxemini əlavə etməkdən çekinmeyin.

5) Son tarixləri təyin edin

Hər bir tapşırığın başlanğıc tarixi, təxmini tamamlanma vaxtı və bitmə tarixi olmalıdır. Son tarixlər ağlabatan və əldə edilə bilən olmalıdır. Bu müddətlərə əməl edilmədikdə nəticələri də göstərə bilərsiniz.

6) Layihənin planlaşdırılmasını təfərrüatlandırın

Planlaşdırmanız layihənin ümumi müddətini, müxtəlif mərhələləri və onların çatdırılma tarixlərini göstərir. O, həmçinin tapşırıqların sırasını, müştəri tərəfindən təsdiqləmə tarixlərini, son tarixləri və mərhələləri təyin edə bilər.

Xatırladaq ki, son tarix mütləq çatdırılma tarixini təyin etmir. Bu, məsələn, beyin fırtınası mərhələsinin sonu kimi əsas layihə son tarixləri də ola bilər.

Bu arada, bəzən "mərhələ" də adlandırılan mərhələ layihənin gedişatında bir anlıq fasiləni təcəssüm etdirir. Bu fasilə, işə davam etməzdən əvvəl tamamlanan mərhələni tez qiymətləndirməyə imkan verir. İdeal olaraq, layihənin planlaşdırılması zaman mərhələlərini nəticələrlə, yəni nəzərəçarpacaq nəticə ilə birləşdirməlidir.

Layihə cədvəlinizi hazırlayarkən təhlükəsizlik marjalarını planlaşdırmağı da nəzərə alın. Müasir layihə idarəetmə üsulları gözlənilməz hadisələr və istiqamət dəyişiklikləri üçün getdikcə daha çox yer buraxır.

7) Müvəqqəti büdcəni daxil edin

Bu layihə planını tamamlamaq üçün lazım olan ümumi büdcəni müəyyənləşdirin. Layihənin dəyərini təxmin edin. Hər tapşırığı yerinə yetirmək üçün həm saatların sayı, həm də xərclər gözlənilməlidir.

Bu addım həmişə planlaşdırma mərhələsində baş verir. Bu, həm xərcləri məhdudlaşdırmağa, həm də mümkün daşqınların tez bir zamanda baş verməsini görməyə, həll yollarını tapmağa imkan verir.

8) Rabitə planını təfərrüatlandırın

Ünsiyyət planınızın təfərrüatlarını PMP-yə daxil etməyi unutmayın. Bu, həmçinin layihə boyu hansı kommunikasiya vasitələrini yerləşdirəcəyinizi izah edən xülasə ola bilər:

Görüşlərin tezliyini verin;

Bunların yerində və ya onlayn görüşlər olduğunu müəyyənləşdirin;

Mühüm məlumatların və yeniliklərin komanda üzvlərinə, eləcə də maraqlı tərəflərə necə çatdırıldığını təfərrüatlı şəkildə izah edin;

Əgər birindən istifadə edirsinizsə, layihə idarəetmə proqramınızı qeyd edin;

Cədvəllərinizin formatı, tapşırıq siyahılarınız və layihə hesabatlarınız haqqında məlumat verin.

9) Layihə planınızı imzalayın

Layihə planınızı təsdiq vərəqi ilə bitirin. Bu, layihə meneceri, müştəri, sponsor və layihə ilə razılaşmalı olan hər hansı digər maraqlı tərəf tərəfindən imzalanmalıdır.

 

Oxumağı asanlaşdırmaq üçün layihə idarəetmə planınızı necə yazmalısınız?

Layihə ətrafında ünsiyyəti asanlaşdırmaq üçün layihə planınızı iki hissədə düşünün. Yuxarıdakı 9 əsas şey kağıza düşdükdən sonra icraçı xülasənizə başlayın. Onun bütün effektivliyi onun yığcamlığından asılıdır, ona görə də onu mətnin bir səhifəsi ilə məhdudlaşdırmağa çalışın.

PMP-nizi yazarkən onu da nəzərə alın ki, bütün maraqlı tərəflər onu çətinlik çəkmədən başa düşməlidirlər. Buna görə də oxucuya suallar yarada biləcək bütün anlayışları izah etmək daha yaxşıdır. Çatdırılma ölçüsü baxımından, bu iş adətən kiçik layihələr üçün bir neçə səhifənin redaktə edilməsi ilə nəticələnir. Bir neçə təşkilatı əhatə edən uzunmüddətli layihələr, məsələn, infrastruktur tikintisi layihələri yüzlərlə səhifəni tərtib edir.

Layihə planını kim yazır? Bu sualın cavabı situasiyadan vəziyyətə dəyişir. Əksər hallarda bu layihə meneceridir. Yazı da layihə idarəetmə komandası tərəfindən həyata keçirilə bilər.

ümumiləşdirmək

Layihə planı layihənin əsaslarını qurmağa imkan verən vacib bir nəticədir. Bu, nəyin, kim tərəfindən, hansı büdcə ilə və hansı müddət ərzində edilməli olduğunu təsvir edir. Layihə irəlilədikcə hər şey dəyişdikdə onu yeniləməyi unutmayın.

Menbe : https://www.planzone.fr/blog/creer-plan-projet-efficace

06.06.2022