Xəbərlər

Effektiv resurs bölgüsü ilə layihələrinizi pozulmaqdan xilas edin

  Bir komandaya və ya şirkətə rəhbərlik etmiş hər kəs sizə bunu kimin etməli olduğunu və nə vaxt edilə biləcəyini planlaşdırmadan bir layihəni başa çatdırmağın çox çətin olduğunu söyləyəcək.

  Bununla belə, bir çox şirkətlər ad hoc resurs bölgüsünə və “ümid edək ki, bu işləyər” münasibətinə arxalanır.

  Əslində, Layihə İdarəetmə İnstitutu tərəfindən sorğu edilən təşkilatların yalnız 62%-i öz resurslarını qiymətləndirmək və bölüşdürmək üçün həmişə və ya tez-tez resurs idarəçiliyindən istifadə etdiklərini etiraf edib.

  Bu, xüsusilə narahatedicidir, çünki eyni araşdırma göstərir ki, resursların az olması bir çox layihələri risk altına qoyur.  Keçmiş layihələrinin uğursuzluğunun əsas səbəbləri barədə soruşduqda respondentlərin 23%-i “resursların qeyri-adekvat proqnozlaşdırılması” və “resurslardan asılılıq” adlandırıb.

  Etiraf etmək lazımdır ki, bu, ən ümumi problem deyil, lakin "təşkilati prioritetlərin dəyişdirilməsi" ilə müqayisədə (respondentlərin 41%-i qeyd edib), resursların planlaşdırılması sizin əlinizdə olan bir amil kimi görünür.

  Resursların idarə edilməsi başa düşülən şəkildə böyüməyə yönəlmiş gənc şirkətlər üçün ən vacib vəzifə olmaya bilər.

  Bununla belə, sözügedən artım baş verdikdə, uğur qazanmaq üçün planlaşdırma oyunlarını sürətlə artırmalıdırlar.  Bu, xüsusilə eyni vaxtda bir neçə layihə ilə məşğul olan şirkətlər üçün doğrudur - agentliklər, konsaltinq şirkətləri və ya proqram istehsalçıları.

  Komandanızın ölçüsündən asılı olmayaraq mənbənin idarə edilməsi proseslərinin yaradılmasına böyük inanıram.  Əslində, düşünülmüş komanda planlaması erkən böyümənizi sürətləndirə və şirkətinizi sağlam saxlaya bilər.

  Resursların idarə edilməsinin faydalarını əldə etmək üçün atmalı olduğunuz ən vacib addımlara nəzər salaq.

  Komandanın görmə qabiliyyətini artırın
  Bir çox komandalar məhdud komanda görünürlüğü ilə mübarizə aparır və bu, işçilərin həddən artıq işləməsinə, layihənin gecikməsinə və ya müxtəlif layihə menecerləri arasında anlaşılmazlıqlara səbəb olur.

  Qlobal Resurs Təqvimi, ölçüsündən asılı olmayaraq şirkətlər üçün zəruridir.  Şirkətinizdə resursların bölüşdürülməsinə cavabdeh olan yeganə şəxs sizsiniz?  Siz hələ də gəmidə kimin olduğunu və onların iş yükünün nə olduğunu dəqiq bilməlisiniz.

  İşçilər siyahısı bir başlanğıcdır, lakin mən çox tövsiyə edirəm ki, resurslarınızı asanlıqla süzgəcdən keçirə bilmək üçün başlıqlar, iş stajı və ya yer (əgər virtual komandadasınızsa) kimi atributlar təyin edin.  Hələ konkret komanda üzvləri ilə işləməmiş layihə menecerləri öz bacarıqlarını bilməyə bilərlər, ona görə də xüsusi etiketləri olan bu qlobal qrafik onlara verilmiş layihəyə kimin təyin ediləcəyinə qərar verməyə kömək edir.

  Resursların bölüşdürülməsinin səmərəliliyini artırmağa çalışarkən nəzərə almalı olduğunuz başqa bir şey iş yüküdür.  Şirkətlər tez-tez bəzi işçilərə həddən artıq güvənirlər, eyni zamanda işi yerinə yetirə biləcək digərlərini kənarda qoyurlar.  Qrafikə baxaraq, siz həm həddən artıq işləyən, həm də az yüklənmiş insanları müəyyən edə və sonra onların işlərini bərabərləşdirə bilərsiniz.

  Komandanın görmə qabiliyyətinin artırılması satış və məhsul komandalarınız tərəfindən də yüksək qiymətləndiriləcəkdir.  Yeni sövdələşmələr barədə danışıqlar apararkən və ya tətbiqiniz üçün əlavə funksiyalar seçərkən, onlar vaxtla bağlı əsaslandırılmış qərarlar qəbul edə bilərlər.

  Cədvəl və mövcudluğu yoxlayın
  Deyək ki, təcili tapşırıqları olmayan və buna görə də bu yaxınlarda qalib gələn layihə üzərində işləyə bilən üç daxili dizayneriniz var.  Yalnız iş yükü cədvəlini nəzərə alsaq, getməyə hazırsınız və ya hətta seçimlər üçün korlanmışsınız.  Lakin məlum oldu ki, bu dizaynerlərdən biri xəstəlik məzuniyyətində, digəri məzuniyyətdə, üçüncü dizayner isə bu ay yarım ştat iş üçün sadəcə müraciət edib.

  Və eynilə, layihəniz risk altındadır və onu rəfdə saxlamalı və ya əlavə dizaynerlər işə götürməli ola bilərsiniz.  Hər iki seçim adətən qazancınıza təsir edir.

  Uğurlu resurs bölgüsü üçün komandanızın mövcudluğunu başa düşmək vacibdir.

  İşçiniz daha uzun məzuniyyətlərə gedir və ya sadəcə yarım gün itkin olsun, siz və layihə menecerləriniz kimin real olaraq yeni tapşırıqlar öhdəsinə götürə biləcəyini bilməlisiniz.

  İdeal olaraq, siz həm komandanızın tapşırıqlarını, həm də mövcudluq məlumatlarını eyni cədvəldə göstərməlisiniz ki, layihələrinizi planlaşdırarkən hər ikisini nəzərə ala biləsiniz.  Tez-tez işlədiyiniz part-time işçilərinizdən və frilanserlərdən gündəlik mövcudluqlarını sizinlə bölüşmələrini xahiş edin.

  Teamdeck-in işləmə üsulu ondan ibarətdir ki, işçilər öz mövcudluqlarını göstərə və hətta istirahət günlərini tələb edə bilərlər.  Onların sorğuları daha sonra menecerlər tərəfindən qəbul edilir və ya rədd edilir və cədvəl dərhal yenilənir.

  Topladığınız məlumatlardan istifadə edin
  Proqnozlaşdırma və resurs bölgüsü üçün deyiləcək bir şey var, bu qismən elm və qismən təcrübədir.  Bu formulun elmi hissəsindən tam istifadə etmək üçün tarixi məlumatlardan istifadə etməyə başlamalısınız.

  Bir çox şirkətlər üçün vaxtın izlənməsi müştəriləri ilə razılaşdıqları bir şeydir.  Digərləri bunun korporativ miras olduğunu düşünürlər ki, onlar yaratdıqları rahat mədəniyyətə tam uyğun gəlmir.

  Vaxtın izlənməsi ilə bağlı mövqeyim ondan ibarətdir ki, düzgün aparılarsa, bu, işçilər üçün müdaxilə etmir və menecerlər üçün faydalıdır.  Mən işin real vaxt rejimində izlənilməsini və ya heç olmasa eyni gündə vaxt cədvəllərini doldurmağı məsləhət görürəm.  Bu, məlumatlarınızın dəqiqliyini artırır.

  Yeni bir layihə üçün resurslar ayırarkən, komanda üzvlərinizin əvvəlki tapşırıqlarına sərf etdiyi vaxtı nəzərə alın.  Əgər onlar təxmin edilən vaxtı təkrar-təkrar aşsalar, son tarixləri olan bir layihə üçün uyğun olmaya bilərlər.

  Alternativ olaraq, siz komandanızın iş yükünü qiymətləndirə bilərsiniz (insanların sifarişlərini onların cədvəlləri ilə müqayisə edərək) və son layihələrdə hansı işçilərin həddən artıq işlədiyini görə bilərsiniz.  Ola bilsin ki, oxşar bacarıqlara malik yeni bir insanı işə götürməyə ehtiyac var.

  Dəyişikliyə uyğunlaşın
  Ola bilsin ki, siz bütün qutuları işarələmiş və komandanız üçün ən yaxşı cədvəlləri müəyyən etmişsiniz.  Bununla belə, istər-istəməz bir şey dəyişəcək və planlarınıza təsir edəcək: bu, layihənizin əhatə dairəsi və ya onun vaxtı ola bilər.  İnsanlar bir layihənin ortasında xəstələnə və ya şirkəti tərk edə bilər.

  Dəyişikliyə hazır olmaq və onunla qarşılaşdıqda tez hərəkət edə bilmək çox vacibdir.  Şirkətimə eyni vaxtda bir neçə fərqli layihəni idarə etməyə kömək edən bir şey bizim real vaxt cədvəlimizdir.  Hər bir layihə meneceri hər kəsin cari mövcudluğunu və iş yükünü görə bilər.

  Layihəyə başlamazdan əvvəl diqqətlə hazırladığınız cədvəllər və sənədlərlə bağlı bir problem var.  Nə isə dəyişən kimi köhnəlirlər.  Əksər layihələr üçün bu, həqiqətən də tezliklədir.  Siz yalnız məhdud sayda şeylərə nəzarət edə bilərsiniz, ona görə də dəyişikliklərə daha yaxşı hazır olun.

Layihenin linki : https://teamdeck.io/project-management/save-projects-resource-allocation/
 

30.01.2022