Xəbərlər

Hansı layihə idarəetmə prosesləri avtomatlaşdırılmalıdır?

Hansı layihə idarəetmə prosesləri avtomatlaşdırılmalıdır?

Alexander Sadov, "Rosseti Ural" layihə ofisinin rəhbəri

Məqalə, "Layihə idarəçiliyinin tətbiqi" VI Ümumrusiya konfransında "Layihə idarəçiliyinin avtomatlaşdırılması" bölməsində təqdim olunan bir hesabat əsasında hazırlanmışdır. Uğurlu layihə ofisi "-2021. Hesabatında, Rusiyanın ən böyük elektrik şəbəkəsi şirkətlərindən birinin RPO, layihə fəaliyyətlərinin avtomatlaşdırılması təcrübəsini və bəzi layihə idarəetmə prosesləri ilə bağlı qeyri -adi bir nöqteyi -nəzərini bölüşür.

Layihə yanaşmasını tətbiq etdikdən 3 il sonra gəldiyimiz ilk və ən əhəmiyyətli nəticə: layihələri idarə etmək mümkün deyil! Yalnız insanların hərəkətlərinə nəzarət edə bilərsiniz. Layihələrdə ən vacib şey, əlbəttə ki, insanlardır. Və layihə idarəçiliyi, nəticələr əldə edə biləcəyiniz bir vasitədir.

Buna görə suala cavab vermək - bir layihə nədir? - bir layihənin bütün səviyyələrdə bir komandanın yaxşı əlaqələndirilmiş bir işi olduğu qənaətinə gəldik. Həm müəyyən bir layihə daxilində, həm də bütün şirkət çərçivəsində. Şirkətimiz olduqca böyükdür: 15 mindən çox işçi, 450 -dən çoxu layihələrdə və 60 -dan çox layihədə iştirak edir. Eyni zamanda, layihə ofisində yalnız 3 nəfər çalışır. Layihənin əsas mənbəyi layihə menecerləri də daxil olmaqla funksional struktur bölmələrdən olan iştirakçılardan ibarətdir.

Başqa bir layihəyə başlayanda gücünüzü ağıllı şəkildə qiymətləndirin! İstəklər, ehtiyaclar və fikirlər çoxdur, ən başlıcası, iş proseslərinin avtomatlaşdırılması baxımından qabiliyyətlərinizi dəqiq qiymətləndirməkdir.

Hər şeyi bir anda avtomatlaşdırmağa çalışmayın. Hər şey üçün fiziki cəhətdən kifayət etməyəcəksən. Təcrübə göstərir ki, iş tarixində şirkətlər bütün prosesləri bir anda avtomatlaşdırmağı öhdələrinə götürdükdə kifayət qədər uğursuz avtomatlaşdırma layihələri var.

Şirkətimiz olduqca mühafizəkar bir sahəni - elektrik enerjisi sənayesini təmsil edir. Bir qayda olaraq, klassik layihə idarəetmə vasitələrindən istifadə edərək, çox sayda iştirakçı və mənbəyə malik genişmiqyaslı, kompleks layihələr həyata keçiririk. Ancaq hətta klassik alətlərdə də 40 -dan çox proses var. Buna görə də, bu prosesləri avtomatlaşdırmaq üçün İT həlli hazırlayarkən ilk nəticələrini göstərməyə başlayacaq korporativ layihə idarəetmə sisteminin (CPMS) MVP -ni yaratmaq kifayətdir.

Əlbəttə ki, avtomatlaşdırmaya başlamaq üçün əvvəlcə iş proseslərini rəsmiləşdirməlisiniz və prioritetləri təyin etməlisiniz - ilk növbədə avtomatlaşdırmanın nə mənası var, nə ağrıyır və ya ən böyük effekti verir. Sistem kommersiya fəaliyyət mərhələsinə çatdıqda, obyektləri əlavə edərək və əlaqəli iş proseslərini avtomatlaşdıraraq daha da inkişaf etdirə bilərsiniz.

Hansı prosesləri avtomatlaşdırmağa qərar verdik?

1. Layihələrin başlanması prosesi. Bu prosesin əsas vəzifəsi, layihə iştirakçılarına hər birinin məqsədlərini, vəzifələrini və layihədəki rolunu çatdırmaqdır.

Ünsiyyət qurmaq vacibdir. İştirakçılar ilə görüşlər keçirin, qarşılıqlı əlaqə üçün fərqli kanallar seçin-həm üz-üzə, həm də onlayn. Və burada rəqəmsallaşma və müasir interaktiv qarşılıqlı əlaqə üsullarının istifadəsi baxımından keçən il yaranan pandemiya ilə bağlı çətin vəziyyət ələ keçdi. Çıxardığımız bir neçə müsbət məqamdan biri - iş proseslərinin əhəmiyyətli bir hissəsini interaktivə köçürdük və KSUP -də qeyd etdik. Layihə Komitəsi yaradıldı - layihələrə başlamaq üçün ən yaxşı qərar verənlər arasından kollegial bir orqan.

Lazımsız bürokratiyanı incitməmək və idarəetmə vaxtına qənaət etməmək üçün layihələrin Baş direktor və Layihə Komitəsi səviyyəsinə təqdim edilməli olduğu meyarları təyin etdik. Başlamazdan əvvəl tam hazırlıq dövrü keçirlər - Xartiya yazılır, büdcə təsdiqlənir və texniki -iqtisadi əsaslandırma hazırlanır.

Ancaq layihə yanaşması vasitələrindən istifadə edərək layihə olaraq həyata keçirilə biləcək əhəmiyyətli bir resurs bölgüsü tələb etməyən təşəbbüslər var. Bunları həyata keçirmək üçün tam sənədlər toplusuna ehtiyac yoxdur. Bu cür fəaliyyətlərə başlamaq qərarı layihə idarəsi tərəfindən qəbul edilir, onun vəzifələri, digər məsələlərlə yanaşı, layihə idarəçiliyinin meyarlarının və metodologiyasının hazırlanmasıdır. Hal -hazırda sistemdəki bu cür layihələr üçün kartlar hazırlayırıq və tamamlanmasını asanlaşdırmaq və nəticə əldə etmək üçün daha sürətli olmaq üçün bir sıra məhdudiyyətləri aradan qaldırırıq.

Başqa bir vacib amil və buna təhrikedici tezis:

Heç bir şirkətin layihəyə ehtiyacı yoxdur. Layihənin son məhsulunun gələcəkdə gətirəcəyi onların həyata keçirilməsindən, dəyərindən və qazancından bir təsirə ehtiyacımız var. Buna görə də hər hansı bir layihə şirkətin qəbul etdiyi inkişaf strategiyasına uyğun olmalıdır. Və korporativ layihə idarəetmə sistemi onun həyata keçirilməsi üçün əvəzolunmaz bir vasitəyə çevrilməlidir.

2. Planlaşdırma prosesi. Hansı vasitədən istifadə etməyinizdən asılı olmayaraq - şəlalə, çevik və ya başqa - layihələrinizi və işlərinizi planlaşdırın. Layihənin uğuru bundan asılıdır.

Özümüz üçün aydın şəkildə müəyyən etdik və informasiya sistemində planlaşdırırıq. Burada Nizamnaməni formalaşdırırıq - vahid əsas sənəd, əslində müştəri, layihə meneceri və komanda arasında layihənin əsas parametrlərini təyin edən bir razılaşma.

Sistemdə layihələri həyata keçirmək üçün lazım olan parametrləri - yoxlama məntəqələrini, vəzifələri, mərhələləri qurduq. Konsepsiyanın inkişaf mərhələsində bir layihəyə başlayarkən, genişləndirilmiş bir cədvəl formalaşdırırıq. Layihə başlanğıc üçün təsdiqlənərsə, parçalanma aparırıq, planı aydınlaşdırırıq, iştirakçıları təyin edirik, qaynaqları paylayırıq. Bir layihə ofisi olaraq, layihənin mərhələlərini düzgün təyin etmək üçün komandalara metodiki dəstək veririk. Məsələn, bir İT layihəsidirsə, o zaman mütləq texniki tapşırıqların hazırlanma mərhələsinə, dizayn mərhələsinə, pilot əməliyyatına, lisenziyaların çatdırılmasına və s. Malik olmalıdır. Əgər layihə təşkilati xarakter daşıyırsa, o zaman fərqli bir mərhələlər və vəzifələr tətbiq olunur.

3. Layihənin həyata keçirilməsi prosesi. Bu mərhələdə atmalı olduğumuz daha bir təxribatçı addımı vurğulamaq istəyirəm. Şirkətin əsas fəaliyyəti ciddi şəkildə tənzimlənir. Və iş prosesləri mütəmadi olaraq layihələrdəki işlərlə üst -üstə düşür. Buna görə dizayn vəzifələrini əməliyyat vəzifələri ilə qarışdırmağa qərar verdik. Bu addımdakı əsas məqam, layihə iştirakçıları arasında vəzifələri dəqiq bir şəkildə təyin etmək və paylamaq və onların informasiya sistemində tətbiqini izləməkdir.

Bundan hansı nəticə çıxarmaq olar? Təcrübə və vasitələr tətbiq edərkən, qlobal bir məqsədə çatmaq üçün qaydalardan kənara çıxmaqdan, onlarda dəyişiklik etməkdən qorxmayın. Və bir qlobal məqsədimiz var - layihələrdə istənilən nəticəni əldə etmək.

4. Monitorinq prosesi layihənin icrası zamanı əsas mərhələlərdən biridir. Burada ən başlıcası, Excel -də sertifikatlar, izahlı qeydlər və cədvəllər şəklində hesabatların "əllə" idarə edilməsindən və toplanmasından tamamilə imtina etməkdir. Və birbaşa sistemin özündə işləməyə gedin, ondan layihələrin gedişi haqqında bütün məlumatları alın və yalnız alınan məlumatlar əsasında qərar verin. Yəni alətlərə gedin və real faktlara əsaslanaraq qərarlar verin.

Artıq sistemdəki bütün lazımi hesabatları hazırlamağa başlamışıq, layihələr haqqında məlumatların avtomatik toplanması prosesini düzəldirik və tədricən sistemdən alınan məlumatlar əsasında qərar verməyə başlayırıq.

5. Layihənin bağlanması prosesi. Mərhələ daha az əhəmiyyət kəsb etmir. Ancaq tez -tez unudulur. Layihəni bitirdik, nəticəni əldə etdik və növbəti mərhələyə keçdik. Təcrübə ümumiləşdirilməli, oxşar layihələrin həyata keçirilməsində daha da istifadə etmək üçün layihələrin arxivləri, məlumat bazası yaradılmalıdır. Şirkətinizin xüsusiyyətlərinə və vəzifələrinə birbaşa uyğun gələn sənaye təcrübəsi xüsusilə dəyərlidir.

İndi verilənlər bazasının doldurulması ilə fəal şəkildə məşğul oluruq, müxtəlif tamamlanma mərhələlərində tamamlanmış layihələri və layihələri ona əlavə edirik. Korporativ sistemimizdə, layihənin hər hansı bir mərhələsi və hər hansı bir vəzifəsi haqqında hesabatlar yarada, həyat dövrünün mərhələlərinə bölmək, həyata keçirilmənin gedişatını - son tarixlərin neçə dəfə təxirə salındığını, planlarda dəyişikliklər etmək olar. Yəni bu proses üçün KSUP əvəzolunmaz bir vasitədir.

Ümumiyyətlə, yuxarıda göstərilənlərin hamısını ümumiləşdirərək, bir daha vurğulamaq istərdim: layihə idarəçiliyi kimi çətin bir fəaliyyət sahəsini avtomatlaşdırmağa başlayanda hansı nəticələrə nail olmaq istədiyinizi dəqiq başa düşməlisiniz və güclü tərəflərinizi dəqiq qiymətləndirməlisiniz. Və ən əsası, vasitələrdən istifadə etməyi mümkün qədər asanlaşdırın ki, layihə iştirakçılarınızın onları ən aşağı xərclə, minimum hesabatla və maksimum təsirlə tamamlamasını asanlaşdırsın.

15.09.2021