Xəbərlər
Layihə İdarəetməsində Resurs Bacarıqlarının Planlaşdırılması
Layihə İdarəetməsində Resurs Bacarıqlarının Planlaşdırılması
Layihə menecerlərinin son məqsədi nədir? Layihələrinizi uğurla tamamlayın. Məhsul menecerləri özləri də etiraf edirlər ki, bu, tez-tez baş vermir: "Peşənin nəbzi" son sorğusuna əsasən, layihələrin 60% -dən az hissəsi ya vaxtında, ya da ilkin büdcə çərçivəsində tamamlanır.
Bu məqalədən nə əldə edəcəksiniz:
- Bacarıqların planlaşdırılması proseslərində resursların idarə edilməsi vasitəsinin rolu
- Gücün planlaşdırılmasının məqsədi
- Resurs planlaşdırması ilə potensialın planlaşdırılması arasındakı fərqi başa düşmək
- Effektiv potensial planlamasını yaxınlaşdırmaq üçün nə etməli
Effektiv resurs potensialının idarə edilməsi şirkətlərə bu rəqəmləri artırmağa kömək edə bilər. Bu yazıda siz layihənin idarə edilməsində potensialın planlaşdırılması haqqında daha çox məlumat əldə edəcəksiniz, lakin biz şirkət səviyyəsində potensialın idarə edilməsinin faydalarına da toxunacağıq. Bəzi zəruri təriflərlə başlayaq.
Potensial planlaşdırma nədir?
Layihə səviyyəsində potensialın planlaşdırılması, müəyyən bir layihəni başa çatdırmaq üçün kifayət qədər resursunuz olub-olmadığını müəyyən etməyə başlayır. Onun rolu şirkətin (və ya birliyin) proqnozlaşdırılan vaxtda gözlənilən layihə və ya tapşırıq üçün lazım olan gözlənilən resurslara malik olduğundan əmin olmaqdır. Beləliklə, resurs planlaşdırması müəyyən bir məqsədə (tapşırıq, layihə) nail olmaq üçün nə qədər resurs lazım olduğuna dair dəqiq bir fikir verə bilməlidir.
Başqa sözlə, resurs potensialının planlaşdırılması potensial və resurs tələbi arasındakı intervalın proqnozlaşdırılmasından ibarətdir. Beləliklə, potensialın planlaşdırılmasına nəzarət edənlər iş saatları, bacarıq, bacarıq və iş boyu ortalama kimi amilləri nəzərə alacaqlar. Komandanızın imkanlarını hesablamaq üçün onların mövcudluğunu və cari iş yükünü bilməlisiniz.
Qeyd. "Resurslar" sözü insanlar, avadanlıq, proqram təminatı, qurğular və s. mənalarını verə bilər. Bu bloq yazısında biz onu layihənin tələblərini yerinə yetirmək üçün lazım olan bacarıqları olan insanlara istinad etmək üçün istifadə edirik.
Güc planlaması ilə resurs planlaşdırması arasında fərq nədir?
Açıq desək, potensialın planlaşdırılması resurs planlaşdırması (və ya resursların idarə edilməsi) ilə müqayisə edilərsə, birincisi “gələcək biznes tələblərini qabaqcadan görməyə və layihəni işə salmaq üçün lazımi resursların mövcud olmasını təmin etməyə” endirilə bilər. Resursların planlaşdırılması "bir layihə və ya tapşırıq üçün və zamanı xüsusi resursların seçilməsi və təyin edilməsidir".
Həm də demək olar ki, potensialın planlaşdırılması, işi həqiqətən planlaşdırmadan əvvəl, gələn işi yerinə yetirmək üçün tələb olunan komanda üzvlərinin, rolların və bacarıqların mövcud olub olmadığını yoxlamaqdan ibarətdir. Resurs planlaması bu seçim qutusundan seçir, təyin edir və cədvəlləri seçərkən.
Wrike bloqunda oxuya biləcəyimiz kimi:
Bacarıqların planlaşdırılması təşkilatın və ya müştərinin gələcək biznes tələblərinin proqnozlaşdırılması prosesidir. Bacarıqların planlaşdırılması həmçinin dəyişən müştəri və biznes ehtiyaclarını ödəmək üçün lazımi bacarıqlar dəsti ilə resursların mövcud olmasını təmin etmək məqsədi daşıyır.
Resursların planlaşdırılması daha çox real vaxt işçi qüvvəsinin koordinasiyası ilə bağlıdır: siz resurs istifadəsini izləməklə insanları layihələrə təyin edirsiniz. Gördüyümüz kimi, resurs planlaması bir işi və ya layihəni başa çatdırmaq üçün lazım olan resursları idarə etmək, istiqamətləndirmək, əlaqələndirmək deməkdir.
Uğurlu Potensial Planlaşdırma üçün Üç Addım
Yeni bir layihəni idarə etmək sizə tapşırılanda adətən nə edirsiniz? Komandanı necə toplayır və bütün tapşırıqları yerinə yetirmək üçün komandanızın kifayət qədər üzvlərinin olduğundan əmin olursunuz? Onların sərəncamında kifayət qədər resurs olduğuna əmin olmağa çalışan layihə menecerləri aşağıdakı addımları atmalıdırlar:
Layihə tələblərini və büdcəni toplayın. Layihənin uğurla həyata keçirilməsi üçün nə edilməli olduğunu başa düşməlisiniz. Texniki əhatə dairəsi nədir? Layihə komandasına hansı rollar lazımdır? Bu layihə üçün təxmin edilən vaxt nədir?
Mövcud resursları müəyyənləşdirin. Resursların mövcudluğunu təhlil edin və layihə meyarlarınıza cavab verən hansı insanların layihə komandanıza qoşula biləcəyini müəyyənləşdirin.
Bacarıqları layihə ehtiyacları ilə uyğunlaşdırın. Layihəyə kimin təyin ediləcəyinə və onların neçə saat bron edilməsinə qərar verin. İdeal olaraq, layihəniz hələ işləməsə belə, bu resursları ehtiyatda saxlamalısınız.
Qeyd. Bəzi şirkətlərdə resurs meneceri potensialın planlaşdırılması prosesinin əsas hissəsinə cavabdeh olacaq. Layihə menecerindən xüsusi rollar və ya bacarıqlar tələb etməsi xahiş olunur və resurs meneceri resurs imkanlarını təhlil edəcək.
Gücün tələblərinə uyğun olaraq resurs planlaşdırma proqramından istifadə edin
Layihə menecerləri öz layihələrinin tələblərini qiymətləndirə bilməlidirlər, lakin resurs mövcudluğunun təhlili işçi fonduna nəzarət etmədən daha çətin ola bilər. Xoşbəxtlikdən, təşkilatların ixtiyarında tez-tez bütün resursların idarə edilməsi prosesini sadələşdirə, bir çox layihələrdə effektiv işləyə və uzunmüddətli resurs planlaşdırma strategiyaları hazırlaya bilən resurs planlaşdırma proqramı var.
Teamdeck kimi resurs idarəetmə vasitələri sizə hər biri üçün mövcudluq və iş yükü məlumatı ilə vahid resurslar hovuzu təqdim edir. Layihə meneceri olaraq siz layihənizin tələblərinə cavab vermək üçün lazım olan rolları süzgəcdən keçirə və həmin insanların nə vaxt mövcud olduğunu yoxlaya bilərsiniz.
Resurs münaqişələrinin qarşısını almaq üçün seçilmiş komanda üzvlərini əvvəlcədən sifariş edə bilərsiniz. Layihəniz hələ 100% təsdiqlənməyibsə, əvvəlcədən rezervasiya əlavə edə bilərsiniz. Digər layihə menecerləri görəcəklər ki, bu insanlar nəhayət baş verərsə, layihənizə təyin olunacaqlar. Yaşıl işıq yandıqdan sonra layihə üzərində işə başlamağa hazır olan bir qrup insan, həmçinin şirkətinizin resursların idarə edilməsi proqramında digər menecerlər üçün görünəcək bir cədvəliniz olacaq.
Resursların idarə edilməsi proqramı resurs tutumunun qiymətləndirilməsini asanlaşdırır. İnsanların artıq başqa layihələrə təyin olunub-olunmadığını görə bilməzsiniz, həm də onların məzuniyyətlərini və ya tətillərini hesabınızda keçirə bilərsiniz. Siz komandanızın faktiki imkanlarını hesablaya və layihəni təklif olunan vaxt çərçivəsində həyata keçirməyə hazır olub-olmadığınıza qərar verə biləcəksiniz.
Maliyyə məsələlərini də nəzərə almaq imkanınız olacaq. Bəzi resurs idarəetmə proqramları (o cümlədən Teamdeck) komandanızın təklif məlumatlarını saxlamağa imkan verir. Layihəniz üçün işə götürmək istədiyiniz heyəti təmin etmək üçün büdcəyə nə qədər pul lazım olduğunu hesablamaq üçün Teamdeck hesabatlarından istifadə edin. Bu komandaya qoşulmazdan əvvəl layihənin cari büdcəsi ilə onları ödəyə bildiyinizə əmin olun. Təxmini xərclərlə resurs imkanlarının çarpaz təsdiqlənməsi layihənizin uğurunu təmin etməyin başqa bir yoludur.
Yükün planlaşdırılması komandanızın həddən artıq işləməsindən və lazımınca istifadə etməməsindən qaçınmanıza kömək etməlidir. Bununla belə, layihə irəlilədikcə resurs istifadəsinə müntəzəm olaraq nəzarət etmək hələ də yaxşı fikirdir. Komanda istifadəsini ölçmək üçün bələdçimizə baxın. Və ya layihənin idarə edilməsi aspektləri ilə maraqlanırsınızsa, potensialın planlaşdırılması alətləri və üsulları haqqında məqaləni oxuyun.
Şirkət səviyyəsində resursların planlaşdırılması
Layihə ehtiyaclarını komandanızın imkanları ilə uyğunlaşdırmaq layihənin idarə edilməsi səylərinin mühüm hissəsidir, lakin resurs planlaşdırma strategiyası təkcə istehsal qruplarına deyil, bütün təşkilata fayda verir. Geniş layihələr portfelini idarə edərkən, potensialın idarə edilməsini unutmamalısınız. Bu, sizə daha yaxşı resurs bölgüsü qərarları qəbul etməyə və həmçinin şirkətinizin digər hissələrini dəstəkləməyə imkan verəcək:
HR komandaları işə qəbul ehtiyaclarını aydın şəkildə başa düşür və yeni işçiləri işə götürmək və ya öyrətmək üçün çox vaxta malikdir. Bacarıqların planlaşdırılması gələcəkdə resurs darboğazlarının qarşısını almağa kömək edir.
Satış qrupları istehsal boru kəməri haqqında daha çox məlumat əldə edir, ona görə də müəyyən müddətdə əlavə layihələr üçün yerin olub olmadığını bilirlər.
Maliyyə mütəxəssisləri planlaşdırılmış potensiala və işçilərə təyin edilmiş faktiki layihələrə əsasən mənfəət proqnozlarını hesablaya bilərlər.
Düşünün: şirkətinizin çox böyük və ya çox kiçik komanda imkanları üçün müəyyən edilmiş prosedurları varmı? Əgər yoxsa, növbəti layihənin idarə edilməsi qrupunun iclasında məsələ qaldırın. Yəqin ki, pulsuz işçi heyətiniz olduqda və üzərində işləmək üçün heç bir layihəniz olmadığı halda, R&D təşəbbüsləri kimi həll yolları tapa bilərsiniz? Nəticə etibarı ilə, az istifadə işçilərin mənəviyyatı üçün yaxşı deyil.
İş yükünün planlaşdırılması ilə işçilərinizi qoruyun
İşçilər həmçinin potensialın planlaşdırılmasını qiymətləndirirlər. Resursların idarə olunmasına bu strateji yanaşma o deməkdir ki, komanda üzvləri özlərini həddi aşmaq məcburiyyətində deyillər. Bundan əlavə, işçilər bilirlər ki, onların mövcudluğu menecerlər tərəfindən görülür və hörmət edilir. Çətin ki, yay tətilinin ortasında onlara təcili layihə tapşırılsın.
Nəhayət, əgər şirkətiniz resurs idarəetmə proqramından istifadə edirsə, işçiləriniz onların cədvəlində nə olduğunu bilir: növbəti layihə üzərində işləyəcəklər, bunun nə qədər vaxt aparacağı və s.
Komandanızın imkanlarını asanlıqla planlaşdırın!
Ümid edirik ki, bu məqalə sizi potensialın planlaşdırılmasının həm mümkün, həm də zəruri olduğuna inandırdı. Komandanızın imkanlarını sınamağı unudun və layihəniz təhlükə altındadır: kifayət qədər ixtisaslı insanlar olmadan, çətin ki, vaxtında çatdırasınız. Eyni zamanda, əgər əlavə işçi qüvvəsini autsorsing etsəniz, büdcənizi üstələyə bilərsiniz. Xoşbəxtlikdən, tutumu tələblə müqayisə etməklə hər iki ssenarinin qarşısını almaq olar. Bütün prosesi daha etibarlı etmək üçün resurs idarəetmə proqramından istifadə etməyi unutmayın.
Teamdeck ilə resursları planlaşdırmağın nə qədər asan olduğunu öyrənmək istəyirsiniz? Hesab ekspertlərimizdən biri olan Aniela ilə zəng planlaşdırın. Bu, effektiv resursların idarə edilməsi vasitəsilə daha yaxşı strateji qərarlar qəbul edə biləcəyinizi sizə göstərəcək.
Menbe : https://teamdeck.io/project-management/capacity-planning-in-project-management/
15.04.2022
