• İş saatları 09:00 - 18:00

    Bazar ertəsi - Cümə

  • Bakı, Azərbaycan

    8 Noyabr prospekti, 25
    Bakı Ağ Şəhər biznes mərkəzi

Xəbərlər

Layihə kommunikasiya planını qurmaq üçün hansı addımlar atılmalıdır?

Layihə kommunikasiya planını qurmaq üçün hansı addımlar atılmalıdır?

Layihənin idarə edilməsində ünsiyyətə laqeyd yanaşmaq olmaz. Effektiv layihə ünsiyyət planı yaratmaq üçün 7 addımı kəşf edin.

Manager-go.com-a görə, yaxşı ünsiyyət düzgün məlumatı lazımi şəxsə, lazımi zamanda, düzgün formatda və düzgün mühitlə çatdırmaq deməkdir.

Bir çox digər sahələrdə olduğu kimi, layihənin idarə edilməsində də ünsiyyət uğurun vacib elementidir. Bu, səmərəli əməkdaşlıq etməyə və qarşıya qoyulan məqsədlərə nail olmağa imkan verir. Müxtəlif profilli bir çox həmsöhbətə təsir edən böyük layihələr üzərində işləyirsinizmi? Mesajınızı mənimsəməyinizə kömək etmək üçün ünsiyyət planının olması vacibdir.

Həqiqi istinad çərçivəsi olan kommunikasiya planı layihə ilə bağlı bütün kommunikasiya hərəkətlərini onun ritminə uyğun olaraq strukturlaşdırmağa imkan verir.

Effektiv layihə ünsiyyət planı yaratmaq üçün 7 addımı kəşf edin.

Preambula: layihənin kommunikasiya planı nədir?

Kommunikasiya planı kommunikasiya strategiyasını təfərrüatlandıran sənəd kimi müəyyən edilir. Bu, bir şirkəti, brendi, hadisəni və ya məhsulu tanıtmaq üçün planlaşdırılan ünsiyyət fəaliyyətlərinə aid ola bilər.

Layihənin kommunikasiya planına gəldikdə, o, digər məsələlərlə yanaşı, layihənin məzmunu və gedişatı haqqında maraqlı tərəflərin biliklərini təkmilləşdirməyə xidmət edir.

Layihələrin idarə olunması videokurslarımıza qatılın və faydalanın. 

Layihənin idarə edilməsində kommunikasiya planının elementləri hansılardır?

Layihənin idarə edilməsi üçün kommunikasiya planları digərləri kimi təşkil edilir. Buna görə də, ümumiyyətlə bunlara daxildir:

kommunikasiya strategiyasının tətbiq olunduğu kontekstin təhlili: onun hədəfləri hansılardır? Ünsiyyət qurmaq üçün hansı logistik çətinliklərimiz var? Hansı məhdudiyyətlərlə qarşılaşacağıq?

  • kommunikasiya strategiyası, yəni mesajın və ya mesajların hədəflərinə çatması üçün uyğunlaşdırıldığı bucaq;

  • fəaliyyət planı;

  • cədvəl və hər hansı büdcə təxminləri;

  • fəaliyyət planının monitorinqi strategiyası;

  • onun qiymətləndirməsi.

Layihənin kommunikasiya planının məqsədi nədir? https://youtu.be/HSb2JuGGtzA 

Sənəd olaraq, layihənizin ünsiyyət planı ünsiyyət fəaliyyətlərinizin gedişatına rəhbərlik etmək məqsədi daşıyır. Daha qlobal nöqteyi-nəzərdən, layihə üzrə ünsiyyətin müxtəlif məqsədləri var:

  • komandanın idarə edilməsini asanlaşdırmaq;

  • bütün işçilər üçün məqsədləri aydınlaşdırmaq;

  • yüksək rəhbərliyin etimadını təmin etmək;

  • layihə mədəniyyətini qorumaq;

  • layihəyə xas olan risklərin qarşısını almaq üçün onları görünən etmək;

  • müştəri münasibətlərini asanlaşdırmaq;

  • maraqlı tərəfləri birləşdirir.

Rabitə planını necə rəsmiləşdirmək olar?

Layihəniz üçün ünsiyyət planı Word-də yazılmış mətn, Excel cədvəli və ya hətta "ağıl xəritəsi" şəklində ola bilər. Yalnız bir şərt, başa düşməyi asanlaşdırmaq üçün həmişə eyni təşkilata əməl edin:

  • layihənin ünsiyyət kontekstinin təhlili: kim kiminlə danışır, hansı məqsədlər üçün;

  • strategiya: qəbul edilmiş rabitə bucaqları və onları yerləşdirmək üçün istifadə olunan kanallar;

  • fəaliyyət, monitorinq və qiymətləndirmə üsulları.

Buna görə də, internetdə yayılan ünsiyyət planlarının nümunələri ilə diqqətli olun. İllüstrasiyalar kimi təqdim edilən bir çox cədvəl və ya diaqramlar yalnız “fəaliyyət üsulları” hissəsini göstərir. Bunlar tez-tez ünsiyyət vasitələrini və onların paylama kanallarını və hədəf auditoriyalarını kəsən cədvəllərdir. Beləliklə, bu illüstrasiyalar kommunikasiya vasitələrinin nümunələridir, lakin layihə üzrə ünsiyyətə həsr olunmuş planlar deyil.

Yeri gəlmişkən bu mövzüya dair qısa video layihə düşüncə YouTube kanalımızda baxa bilərsiniz

1) Strategiyanın yerləşdirilməsi kontekstini təhlil edin

Başlamaq üçün layihənin ümumi kontekstini bilməlisiniz. Bu elementlər əlaqəli ünsiyyət planını müəyyən etmək üçün vacibdir. Məsələn, yalnız kiçik bir ünsiyyət büdcəniz varsa və yalnız bir işçiniz varsa, ekssentrikliyi ödəyə bilməzsiniz.

Buna görə də aşağıdakı məlumatları bilməlisiniz:

  • rabitə büdcəsi sizin ixtiyarınızdadır;

  • ona ayıra biləcəyiniz vaxt;

  • mövcud maddi və insan resursları;

  • mümkün məhdudiyyətlər və məhdudiyyətlər, həm də imkanlar;

  • layihənin bütün maraqlı tərəflərinin siyahısı.

 

2) Layihənin kommunikasiya planının hədəflərini müəyyən edin

İndi siz ünsiyyətinizlə əlaqə saxlamaq istədiyiniz bütün insanları və ya qrupları sadalaya bilərsiniz.

Auditoriyanız müxtəlif ola bilər. Məsələn, ayırd edirik:

  • layihə komandası;

  • layihə müştərisi/sponsoru;

  • rəhbər komitə;

  • idarəetmə komitəsi;

  • müxtəlif maraqlı tərəflər;

  • şirkət işçiləri;

  • ictimai və ya istifadəçilər.

Bu hədəf qruplarının hər biri üçün ünsiyyət ehtiyaclarını təhlil etməlisiniz. Sizin ünsiyyət strategiyanız layihədə hər kəsin rolundan asılıdır. Həqiqətən, layihə komandasına ötürülən məlumat mütləq müştəriyə və ya idarəetmə komitəsinə aid deyil və əksinə.

Hər bir qrupun mümkün məhdudiyyətlərini nəzərə almaq da vacibdir. Məsələn, bəzi insanların kompüterə çıxışı yoxdur. Buna görə də onlara e-poçtla bir əlaqə göndərmək faydasızdır. Bu spesifiklikləri nəzərə almaq sizi müxtəlif ünsiyyət növlərini qəbul etməyə səbəb ola bilər: qeyri-rəsmi, formal, iyerarxik, üfüqi və s.

3) Ünsiyyət məqsədlərini müəyyənləşdirin

Niyə ünsiyyət qurmaq istəyirsən? Hansı məlumatları ötürmək istəyirsiniz? Bu layihə kommunikasiyasından gözlənilən nəticələr hansılardır?

Ünsiyyət planınızın canlı və effektiv olması üçün siz ünsiyyət məqsədlərinizi müəyyənləşdirməlisiniz. Budur bəzi nümunələr:

  • Layihəyə riayət etmək;

  • Layihənin gedişatı haqqında məlumat vermək;

  • Problem və ya çətinlik barədə xəbərdarlıq;

  • Qərarların qəbulunda köməklik etmək;

  • Əlavə dəstək və ya resurslar əldə edin;

  • Dəyişikliklərin idarə edilməsi üçün zəmin hazırlamaq.

Qarşıya qoyulan məqsədlərə nail olub-olmadığını qiymətləndirməyə imkan verəcək göstəriciləri (KPI) qoymağı unutmayın.

4) Hansı mesajların hansı hədəflər üçün olduğunu müəyyənləşdirin

İndi ünsiyyət məqsədlərinizi bilirsiniz. Bu, müxtəlif hədəflərin gözləntiləri ilə əlaqə qurmağın vaxtıdır.

Ünsiyyətinizin təsir göstərməsi üçün siz müxtəlif auditoriyalarınız tərəfindən gözlənilən məlumatın növünü və təfərrüat səviyyəsini müəyyən etməlisiniz. Əks halda, iki ehtimal. Birincisi, həmsöhbətləriniz oxumadıqları bir məlumat dağı altında boğulurlar. Əks halda, siz onları işləri üçün vacib məlumatlardan məhrum etmə riskiniz var.

Effektiv ünsiyyət üçün, həmçinin hər bir hədəf qrupa uyğunlaşdırılmış ton və dildən istifadə etməyinizə əmin olun. Mesajın məzmununu və formasını hədəf auditoriyaya uyğun olaraq dəyişdirin. Rəhbər komitə üçün aktual rəqəmləri olan Excel cədvəli kifayətdir. Digər tərəfdən, yaxşı təqdim edilmiş xəbər bülleteni daha çox istəksiz işçiləri layihənin faydalarına inandırır.

 

Budur, ötürüləcək məlumat növlərinin tam olmayan siyahısı:

  • qrafik monitorinqi;

  • büdcə monitorinqi;

  • gecikmələr və qarşılaşılan digər çətinliklər;

  • potensial risklər;

  • qəbul edilmiş son qərarlar;

  • çatdırılmaların monitorinqi;

  • layihənin faydaları.

5) Məqsədlərə uyğun olaraq fəaliyyət planını təyin edin

 

Bu addım, fəaliyyət planınızı yazmaq üçün əvvəllər əldə edilmiş bütün məlumatları toplamaqdan ibarətdir. Bunun üçün QQOQCP metodundan istifadə edə bilərsiniz:

  • Nə: probleminiz nədir? Rabitə layihənizi təsvir edin.

  • Kim: İştirak edən insanlar kimlərdir? Kiminlə ünsiyyətə girəcəksən? Hədəfləriniz nələrdir? Siz həmçinin layihə ünsiyyətinə kimin cavabdeh olacağı ilə maraqlana bilərsiniz. Bu, layihə meneceri, rabitə işçisi, layihə komandasının üzvü, sponsor və s. ola bilər.

  • Harada: Lazım olan məlumatı haradan əldə edəcəksiniz?

  • Nə vaxt və nə qədər: Nə vaxt və nə qədər tez-tez ünsiyyət quracaqsınız (hər həftə, ayda bir dəfə, növbəti iclasda və s.)?

  • Necə: istifadə edəcəyiniz müxtəlif ünsiyyət vasitələri hansılardır? Kağız və ya rəqəmsal formatlardan, görüşlərdən, e-poçtlardan, əməkdaşlıq platformasından, daxili sosial şəbəkədən istifadə edəcəksiniz? Dəstəkləriniz hədəflərinizə uyğunlaşmalıdır.

  • Niyə: Kommunikasiya strategiyanızın məqsədi nədir? Bu ünsiyyət planının səbəbləri nələrdir?

Müxtəlif kommunikasiya hərəkətlərini hazırladıqdan sonra bir ünsiyyət planı qurmalısınız. O, hər bir hərəkəti, onun ardıcıllığını və cədvəlini ətraflı şəkildə əhatə edir.

 

6) Ünsiyyət hərəkətlərini izləyin

Rabitə planı daş üzərində qurulmayıb. Əksinə, layihənin gedişatına uyğun olaraq inkişaf etməli və uyğunlaşmalıdır. Cədvəlinizə yeni tədbirlər əlavə oluna bilər. Məsələn, yeni bir mərhələyə çatdıqda təbrikləri nəzərdən keçirə bilərsiniz. Siz həmçinin gecikmə halında xəbərdarlıq etməyi və ya çətinliklər yarandıqda təşviq etməyi və s. seçə bilərsiniz.

Siz həmçinin ötürülmüş mesajların aydın olmasını, hər kəs tərəfindən başa düşülməsini və istədiyiniz təsirə malik olmasını təmin etməlisiniz. Həyata keçirilən tədbirlərlə bağlı rəy və rəy soruşmaqdan çəkinməyin. Sonra ünsiyyətinizi daha uyğun etmək üçün tənzimləyin.

7) Strategiyanın fəaliyyətini qiymətləndirin

Layihə tamamlandı, hesablaşmanın vaxtı gəldi. Layihə ünsiyyət planınız effektiv idimi? Qarşıya qoyduğunuz məqsədlərə nail oldunuzmu? Bu, qoyulmuş göstəriciləri təhlil etmək, həm də gələcək layihələriniz üçün kapitallaşdırmaq vaxtıdır. Nə yaxşılaşdıra bilərsiniz? Gələcək layihələrdə nədən istifadə edə biləcəyinizi düşünürsünüz?

Bu qiymətləndirmə layihə ünsiyyətində bacarıqlarınızı və təcrübənizi təkmilləşdirmək üçün vacibdir.

Menbe : https://www.planzone.fr/blog/etablir-plan-communication-projet

02.06.2022

Karbonu günahlandırmağı dayandırın - Əsl təhlükə ...

Xəbərlər

Karbonu günahlandırmağı dayandırın - Əsl təhlükə ...

Bəli, qəribə səslənə bilər, amma karbon düşmən deyil. Əksinə, o, həyatın ...

PMO.az-ın təqdimatında Veysəloğlu ailəsi ilə birgə ...

Xəbərlər

PMO.az-ın təqdimatında Veysəloğlu ailəsi ilə birgə ...

Veysəloğlu ailəsi ilə birgə keçirdiyimiz bu tədbir layihə düşüncəsinin əsl bayramına ...