Xəbərlər

Layihə Portfelinin İdarə edilməsində (PPM) daha yaxşı addımlar

Layihə Portfelinin İdarə edilməsində (PPM) daha yaxşı addımlar

  Layihəni idarə edərkən, məqsədiniz onu uğurla çatdırmaqdır: vaxtında, büdcəyə uyğun, yüksək səviyyədə müştəri və komanda məmnuniyyətini qoruyaraq.  Şirkətiniz eyni anda bir neçə layihə üzərində işləyə bildikdə nə baş verir?  Fərdi layihə səviyyəsində məqsəd eyni qalır, lakin daha yüksək səviyyədə komandanızın doğru zamanda və düzgün layihə qrupları ilə düzgün layihələr üzərində işlədiyinə əmin olmaq istəyirsiniz.  Bu, çətin bir iş kimi görünür, lakin xoşbəxtlikdən Layihə Portfolio İdarəetmə (PPM) sizə kömək edə bilər.

  Bu məqalə sayəsində oxucumuz əldə edir:

-  PPM - Biznes Təhlilində Layihə Portfelinin İdarə Edilməsinin Önəmi

-  Təşkilatın Portfelinin İdarə Edilməsi vasitəsilə Strateji Məqsədlərə çatmaq üçün addımlar

-  Xüsusi Layihə Portfelinin İdarə Edilməsi Proqramının Biznesin İdarə Edilməsi üçün Yaxşı Olmasının Səbəbləri

  Layihə portfelinin idarə edilməsi nədir və onun əsas üstünlükləri nələrdir?

  Layihə Portfelinin İdarə edilməsi şirkətinizin layihə portfeli üçün mərkəzləşdirilmiş idarəetmə və biznes strategiyası kimi təsvir edilə bilər.  Portfel bir-biri ilə əlaqəli olması lazım olmayan bir yerdə qruplaşdırılmış layihələr toplusudur.  Qeyd etmək vacibdir ki, layihə portfeli strateji biznes məqsədinə xidmət etmək və şirkətinizə müəyyən dəyər gətirmək üçün nəzərdə tutulub.

  Təbii ki, bu biznes dəyəri layihə portfelinin idarə edilməsinin əsas üstünlüklərindən biri olacaqdır.  Bundan əlavə, bu strategiya həm də bir neçə layihənin həyata keçirilməsi ilə bağlı risklərin idarə edilməsi üçün əla tədbirdir.  Aşağıdakı addımlara əməl etsəniz, şirkətinizin potensial layihələrini həyata keçirməzdən əvvəl yoxlamaq imkanınız olacaq.  Nəticədə təxminləriniz daha dəqiq olacaq və mümkün problemlər əvvəlcədən nəzərə alınacaq.

  PPM yanaşmasının qəbul edilməsi həm də şirkət menecerlərinin layihələr və onların icrası haqqında daha aydın ümumi təsəvvürə malik olması ilə nəticələnir.  Bundan əlavə, bu strategiya rəqabətdən çox müxtəlif layihə komandaları arasında əməkdaşlığı təşviq edir.

  Layihə Portfelinin İdarə edilməsində Vacib Addımlar

  Şirkətinizdə layihə portfelinin idarə edilməsini həyata keçirmək istədiyiniz zaman nəzərə alınmalı olan addımlar bunlardır.

  1. Təşkilatınız üçün strateji hədəflər hazırlayın

  PPM prosesi müəyyən edilmiş biznes strategiyası və ya strateji məqsədlərlə başlayır.  Strateji məqsədlər şirkətinizin portfeli üçün layihələrin seçilməsi prosesində təlimatlarınızdır.  Onların nə olduğunu bilmək çox vacibdir.  Biznes məqsədləriniz gəlirin artırılması, gəlirliliyin qorunması və ya gəlir axınınızın şaxələndirilməsi ilə bağlı ola bilər.  Lakin, digər tərəfdən, şirkətinizin çox fərqli bir məqsədi ola bilər.  Özünüzü tək bir ümumi məqsəd qoymağınız lazım olduğunu düşünməyin - onlardan bir neçəsini sadalamaq çox yaxşıdır.

  2. Potensial layihələri müəyyən edin və onları təhlil edin

  Şirkətinizin portfelində ola biləcək layihələri daraltmağa başlamazdan əvvəl layihə hovuzunuzun nə qədər böyük olduğunu bilməlisiniz.  Bütün layihə sorğularını toplayın, hansı satış imkanlarının olduğunu öyrənin və bütün potensial layihələri sadalayın.  İndi onların hər birinə daha yaxından nəzər salın.  Bilməlisiniz ki, onlar hansı resurslara (insan və ya başqa) ehtiyac duyurlar, onların vaxt çərçivəsi nədir, hansı risklər və potensial problemlər var və s.) Bu layihələrdən mümkün gəliri hesablayın.

  Komandanızın portfelinin bir hissəsi ola biləcək potensial layihələr haqqında çox yaxşı təsəvvürünüz olduqda, uyğun təhlil aparmalısınız: bu layihələrin ümumi strategiyanıza uyğun olub olmadığını yoxlayın.

  Siyahınızdakı layihələri şirkətinizin biznes məqsədləri baxımından qiymətləndirməyə çalışın: onlar bu məqsədləri dəstəkləyirmi və ya bəlkə də onları riskə atırlar?  Komandanızın bu layihəni başa çatdırmaq və istədiyiniz biznes dəyərini yaratmaq şansları nə qədərdir?  Portfel menecerləri biznes məqsədlərinə çatmaq, eləcə də iş yükü və resurs bölgüsü baxımından birlikdə yaxşı işləyən layihələri seçməlidirlər.  Hansı layihələrin kriteriyalarınıza uyğun olduğunu bilirsinizmi?  Onları işə salmazdan əvvəl daha çox planlaşdırma etməyin vaxtı gəldi!

  3. Təşkilatın seçilmiş layihələrini prioritetləşdirin

  Bu nöqtədə, şirkətinizin bütün portfelinin bir hissəsi ola biləcək layihələrin siyahısı olmalıdır.  Bu, onlara üstünlük vermək və lazım gələrsə, bəzi düzəlişlər etmək üçün yaxşı vaxtdır.  Yaxşı xəbər budur ki, şirkətiniz üçün uyğun layihələr tapmısınız.  Problem ondadır ki, bu layihələri birlikdə icra etmək üçün onların vaxt qrafikini və ya büdcəsini tənzimləməlisiniz.

  Resursların idarə edilməsi haqqında da düşünün: Hər bir layihədə hansı komanda üzvlərinin və nə qədər müddətə iştirak edəcəyinə qərar verin.  Bu mərhələdə siz, layihə portfeli meneceri olaraq, resurs və ya layihə menecerləri ilə əməkdaşlıq etməli olacaqsınız.  Yeni layihə cədvəllərinizi nəzərdən keçirmək üçün bir az vaxt ayırın - planlaşdırma ziddiyyətlərinin qarşısını almaq üçün hər şeyi köçürməli ola bilərsiniz.

 

  İndi portfelinizdə hansı layihələrin olacağını və onların vaxt və ya resurslar baxımından necə həyata keçiriləcəyini bildiyiniz üçün onları işə salmağı planlaşdıra bilərsiniz.  Layihə qrupları öz layihələri üzərində işə başladıqdan sonra nə baş verir?

  4. Layihələri idarə edin

  Portfel layihələrinizi işə salmaq portfel idarəetmə prosesinin sonu deyil.  Təbii ki, hazırda diqqət layihənin idarə edilməsinə yönəlib, lakin layihə menecerləri öz layihələri üzərində müəyyən irəliləyiş əldə etdikcə, layihə portfelinə daha yüksək səviyyədə baxmaq faydalıdır – layihələrinizə necə nəzarət edə biləcəyinizi görmək üçün növbəti bölməyə keçin.

  Bu, həm də bütün münaqişələrin (resursla bağlı və ya başqa cür) və dəyişiklik tələblərinin portfel və onun strateji məqsədləri işığında həll edilməli olduğunu təkrarlamaq üçün yaxşı vaxtdır.

  5. Davam edən layihələri izləyin və təkmilləşdirmələr barədə hesabat verin

  Layihə menecerləri mütəmadi olaraq layihə KPI-lərini izləməli və komanda üzvlərinin iş yükünü/cədvəllərini izləməlidirlər.  Lakin layihə hesabatı həm də layihə portfelinin idarə edilməsinin vacib hissəsidir, çünki o, verilmiş layihənin plana uyğun getdiyini və planlaşdırılan dəyərə nail olub-olmadığını müəyyən etməyə imkan verir.

  Layihə portfelinizə gəldikdə nəyi ölçməlisiniz?

-  Resurs istifadəsi (layihələrdə və ümumiyyətlə)

-  Layihə komandalarında çalışan insanların sərf etdiyi vaxt

-  Təxminlər faktiki ilə (planlı və izlənilən saatlarla)

-  Layihə tükənməsi və ya tükənməmesi,

  Layihə portfelinin idarə edilməsi proqramına ehtiyacınız varmı?

  Çox güman ki, layihə portfelinin idarə edilməsi xüsusiyyətləri ilə fəxr edən bir neçə proqramla rastlaşacaqsınız.  Bu xüsusiyyətlərə adətən aşağıdakılar daxildir:

-  Layihə idarəetmə xüsusiyyətləri (tapşırıqların planlaşdırılması, Gantt diaqramları)

-  Resursların idarə edilməsi xüsusiyyətləri (resursların planlaşdırılması, vaxtın izlənməsi, yoxluğun izlənməsi)

-  Hesabat xüsusiyyətləri

-  Layihə arxivi

  Bütün bunlar effektiv layihə portfelinin idarə edilməsi üçün son dərəcə əlverişli olsa da, yəqin ki, oxşar variantların artıq istifadə etdiyiniz layihə idarəetmə proqramlarında tapıla biləcəyini görəcəksiniz.  Siz öz layihə portfelinizi PPM üçün nəzərdə tutulmayan alətlərlə idarə edə bilərsiniz.  Bunu edə biləcəyinizə əmin olun:

-  layihələrinizin gedişatını görüntüləyin - bu, Gantt diaqramı, Kanban lövhəsi və ya hər bir layihə üzrə planlaşdırılmış saatları olan təqvim görünüşü və ya hətta layihənin irəliləyiş hesabatları ilə ola bilər.  Layihələrinizin harada olduğunu və görüləcək nə qədər işin qaldığını bilmək vacibdir.

-  seçilmiş KPI-ləri izləyin – istər resurs istifadəsi, istərsə də layihəyə sərf olunan vaxt, siz portfelinizdəki layihələrin yaxşı getdiyini və ya müəyyən sahələrin təkmilləşdirilməsinə ehtiyac olduğunu deyə bilmək istəyirsiniz.

-  Bu alətdən istifadə edərək layihə menecerləri, müştərilər və digər komanda üzvləri ilə əməkdaşlıq edin: layihə mərkəzli tətbiqin layihə menecerindən (və ya layihə portfelinin menecerindən) daha çox insanla paylaşılması çox gözəldir.  Bu, ünsiyyəti asanlaşdırır və şəffaflığı təşviq edir.

-  proqram təminatınızı gündəlik istifadə etdiyiniz digər alətlərlə inteqrasiya edin - biz bunu çox vurğulaya bilmərik: effektiv portfel idarəetmə prosesi (və ya bu mövzuda layihənin idarə edilməsi prosesi) yaratmaq istəyirsinizsə inteqrasiya vacibdir.  Hansı inteqrasiyaları nəzərdə tuturuq?  Hər şeydən əvvəl sevimli ünsiyyət proqramınız (Slack, Skype və ya ah e-poçt) orada vacib bildirişlər və yeniləmələr əldə edə bilərsiniz.  Siz həmçinin portfel idarəetmə alətinizi şirkətinizin istifadə etdiyi CRM-ə qoşmağı düşünməlisiniz - beləliklə siz satış hunisi haqqında ümumi məlumat əldə edəcəksiniz və tezliklə layihə hovuzunuza hansı layihələrin qoşula biləcəyini biləcəksiniz.  Nəhayət, proqram təminatının hazırlanması layihələri üzərində işləyirsinizsə, BitBucket və ya GitHub kimi tərtibatçı alətləri ilə inteqrasiya etmək istəyə bilərsiniz: mühüm repozitor məsələlərini qaçırmaq istəmirsiniz.  Tətbiq inteqrasiyası proqramlaşdırma bacarığı olan insanlar üçün nəzərdə tutulmuş çətin iş kimi görünür, lakin Zapier kimi tapşırıqların avtomatlaşdırılması proqramlarından birini istifadə edərək bunu özünüz edə bilərsiniz.

-  proqram təminatını ehtiyaclarınıza uyğunlaşdırmaq üçün fərdiləşdirin – əmin olun, portfelinizin idarə edilməsi prosesiniz bütün layihələr üçün eyni ola bilər, lakin siz yenə də iş axınınıza uyğun olaraq redaktə edilə və fərdiləşdirilə bilən alətdən istifadə edə bilərsiniz.  Xoşbəxtlikdən, bir çox proqramda fərdiləşdirmə seçimləri var: xüsusi sahələr əlavə edin, öz kateqoriyalarınızı və etiketlərinizi yaradın, fərdi hesabatlar və ya layihə görünüşləri yaradın.  Yalnız alətləriniz prosesinizə yaxşı uyğunlaşdıqda, hamısı həqiqətən təsirli ola bilər.

  Ümid edirik ki, bu layihə portfelinin idarə edilməsi təlimatı bu strategiyanı daha yaxşı başa düşməyinizə və onu təşkilatınızda həyata keçirməyinizi asanlaşdırmağa kömək etdi.  Effektiv layihə və resursların idarə edilməsi ilə bağlı hər hansı sualınız varsa, zəhmət olmasa, bizimlə söhbət vasitəsilə əlaqə saxlayın: biz sizə bəzi məsləhətlər verməkdən və məhsulumuzla tanış etməkdən məmnun olarıq.

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/key-steps-in-project-portfolio-management-ppm/

09.03.2022