Xəbərlər

Layihəni necə planlaşdırmalı və komanda və maraqlı tərəflərin gözləntilərini necə qarşılamaq olar

Layihəni necə planlaşdırmalı və komanda və maraqlı tərəflərin gözləntilərini necə qarşılamaq olar

Hər bir layihənin mərkəzində planlaşdırma mərhələsi dayanır. Bu mərhələdə təməl qoyulur, onun gücü komandanın işi nə qədər uğurla və vaxtında başa çatdırmasını müəyyən edir.

Beynəlxalq Layihə İdarəetmə Assosiasiyasının (IPMA, 2019) məlumatına görə, təşkilatların yalnız 19%-i layihələri müntəzəm olaraq uğurla tamamlayır, 30%-i son tarixləri yerinə yetirir və 36%-i büdcədə qalır.

Planlaşdırma layihənin həyat dövrünün ən vacib mərhələlərindən biridir. Onun üzərində işləyərkən menecer işə salınmağa hazırlanan layihə haqqında ətraflı məlumat toplayır və layihə cədvəlinə yerləşdirir.

Layihə planı nədir? Məqaləmizdə bu suala cavab alacaqsınız, həmçinin bir layihənin həyata keçirilməsi üçün təqvim planını bacarıqla necə tərtib edəcəyinizi və onun üstünlükləri nədən ibarət olduğunu öyrənəcəksiniz.

Beləliklə, başlayaq.

Layihə planı nədir

Layihə planı nümunəsi

Layihə plan şablonu

Layihə planını necə tərtib etmək olar

Layihə planı nədir

Layihə planı layihə haqqında ətraflı məlumatı özündə əks etdirən sənəddir: onun əhatə dairəsi və məqsədləri, icraçılar və vəzifələr, son tarixlər və büdcələr.

Sənəd planlaşdırma mərhələsinin yekun nəticəsidir, hər hansı bir işə başlamazdan əvvəl təsdiqlənir və qarşıdan gələn layihə haqqında ən vacib və etibarlı məlumat mənbəyinə çevrilir.

Layihə cədvəli yaratarkən menecerlərin istifadə etdiyi vasitələrdən biri də Gantt diaqramıdır. O, maraqlı tərəflərlə məlumat mübadiləsini asanlaşdırır və iştirakçılara onların qarşısında ümumi iş mənzərəsi yaratmağa kömək edir.

Bununla belə, layihə cədvəlini yaratmaq və vizuallaşdırmaq üçün başqa yollar da var:

CPM (Critical Path Method və ya Critical Path Method).

WBS (İşin Dağılımı Strukturu və ya İerarxik İş Strukturu).

PERT diaqramı.

Layihə İdarəetmə Təlimatının beşinci nəşri layihənin planlaşdırma prosesinin köməkçi planların yaradılmasından ibarət olduğunu bildirir:

Layihə komandasında insan resurslarının idarə edilməsi, onların mövcudluğu və peşəkar bacarıqları nəzərə alınmaqla.

Hər növ satınalma və podratçılar qarşısında öhdəliklər daxil olmaqla, xərclərin idarə edilməsi.

Komanda və maraqlı tərəflərlə ünsiyyətin necə, nə vaxt və hansı formatda həyata keçiriləcəyini müəyyən edən kommunikasiya prosesləri.

Mümkün risklərlə işləyir.

Layihə üçün əsas keyfiyyət göstəricilərini sadalayan keyfiyyət balları.

Bir az qorxuducu sənədləşdirmə miqdarı, elə deyilmi? Əslində menecerlər nadir hallarda belə ayrıca sənədlər verirlər. Bunun çox mənası yoxdur.

 

Uğurlu bir cədvəl hazırlamaq üçün yuxarıda sadalanan bütün elementləri bir sənəddə danışmaq kifayətdir.

Sənədə adətən aşağıdakılar haqqında məlumatlar daxildir:

- layihə tələbləri.

- Onun vaxtı.

- İşin əhatə dairəsi.

- maraqlı tərəflər.

- Ayrılmış büdcə.

- Cəlb olunan resurslar.

- Layihə üzrə potensial risklər.

Layihə planının məqsədi

Əsasən, layihə cədvəli müqavilələri sənədləşdirmək, maraqlı tərəflər arasında qarşılıqlı əlaqəni asanlaşdırmaq, işin həcmini və maliyyə investisiyalarını təyin etmək üçün istifadə olunur.

Sənəddə 4 suala cavab olmalıdır:

Niyə? Bunun üçün vəsait ayırmaq niyə lazımdır? Hansı problemi həll edəcək?

Nə? Qarşıya qoyulan məqsədlərə çatmaq üçün nə etmək lazımdır?

ÜST? İş prosesində kimlər iştirak edəcək və onların məsuliyyəti nə olacaq?

Nə vaxt? Mərhələlər nə vaxt başa çatacaq, layihənin qrafiki nədir?

Layihə planı nümunəsi

Təcrübəli layihə menecerləri layihə cədvəllərini yaratmaq üçün layihə idarəetmə sistemlərindən istifadə edirlər. Bu cür həllər bir çox prosesləri avtomatlaşdırır və bununla da iş vaxtına qənaət edir və işin gedişatına nəzarəti asanlaşdırır.

Layihə komandasını və iş axınını idarə etmək üçün proqram təminatından istifadə bir çox menecerlər, xüsusən də böyük şirkətlər üçün kifayət qədər ümumi təcrübədir.

Və yaxşı səbəbə görə: PWC-nin (PricewaterhouseCoopers, beynəlxalq konsaltinq və audit şirkəti) araşdırmasına görə, yüksək performanslı layihələrin 77%-i iş axınını idarə etmək üçün proqram təminatından istifadə edir.

GanttPRO onlayn Gantt diaqramında bir plan nümunəsidir.

Alətin köməyi ilə siz aşağıdakıları edə biləcəksiniz:

Tapşırıqlar və alt tapşırıqlar yaradın.

Onlara bir və ya bir neçə ifaçı təyin edin.

Virtual resursları idarə edin.

Resursların dəyərini təyin edin.

Asılılıqlar və mərhələlər yaradın.

Hər tapşırığın gedişatını izləyin.

Hər bir komanda üzvünün iş yükünü idarə edin.

Şəxsi təqvimlər yaradın.

Diaqramı linklə paylaşın.

Hesabatlar yaradın.

Layihə portfelləri ilə işləmək.

Diaqramı məşhur formatlara ixrac edin.

Şəxsi iş təqvimləri yaradın.

 

Tapşırıqlar üçün şərhlər və təsvirlər buraxın, həmkarlarınızı qeyd edin, fayllar əlavə edin

və daha çox.

Layihə plan şablonu

Əvvəlcədən hazırlanmış şablonlar hər dəfə planlaşdırma mərhələsinə sıfırdan başlamaq məcburiyyətindən qaçmağa kömək edir. GanttPRO-da bir çox peşəkar sənayelərə uyğun pulsuz Gantt chart şablonları tapa bilərsiniz:

Proqram təminatının inkişafı.

Tikinti.

Tədbirlərin təşkili.

Marketinq.

Ticarət.

İstehsal.

Dizayn

və bir çox başqaları.

Bundan əlavə, onlayn planlayıcımızda siz Excel və Google Sheets-də müxtəlif sahələr üçün layihə planı şablonlarını tapa bilərsiniz.

Siz həmişə hər bir şablonu məşhur PDF və PNG formatlarında yükləyə bilərsiniz. Siz həmçinin əvvəllər yaradılmış istənilən sənədi saxlaya və gələcəkdə istifadə edə bilərsiniz.

Layihə planını necə tərtib etmək olar

Təcrübəli menecer komanda və onun üzvləri haqqında hər şeyi bilir. Bundan əlavə, o, iş prosesi zamanı yarana biləcək bütün mümkün suallara cavab verməyə hazırdır.

Beləliklə, hər bir mərhələnin maksimum öyrənilməsinə və hazırlanmasına əmin olmaq üçün layihə cədvəlini yaratmağa başlayaq.

 

1. Layihə iştirakçıları ilə tanış olun

Ünsiyyət uğur qazanmağın əsas köməkçisidir. Birlikdə işləyəcəyiniz şəxslərlə tanış olun, iştirakçıları bir-biri ilə tanış edin və təşkilati məsələləri müzakirə edin. Həmkarların ehtiyaclarını və gözləntilərini qiymətləndirin və iş zamanı komanda və müştərilər arasında əks əlaqənin necə həyata keçiriləcəyini müzakirə edin.

Gələcəkdə bu, anlaşılmazlıqları minimuma endirməyə və xoş iş mühitini saxlamağa kömək edəcək.

 

2. Layihənin əsas məqsədlərini müəyyənləşdirin

Menecer bu layihənin nə üçün olduğu, hansı məqsədləri güddüyü və nə üçün qoyulan pula dəyər olduğu barədə aydın təsəvvürə malik olmalıdır. Bu suallara cavab vermək komandaya, rəhbərliyə, investorlara və digər maraqlı tərəflərə ideyanın diqqətə layiq olduğuna əmin olmağa kömək edəcək və onun həyata keçirilməsi təkcə məmnunluq deyil, həm də mənfəət gətirəcək.

 

3. İşin həcmini müəyyənləşdirin

Əhatə dairəsi sənədlərin işlənib hazırlanmasında əsas elementdir. Bu mərhələdə menecer:

 

Son nəticəni göstərir.

Layihənin müddətini müəyyənləşdirir.

Onu əsas mərhələlərə ayırır, mərhələlər yaradır.

Layihənin idarə edilməsi metodologiyasını seçir.

Texniki tələbləri və məhdudiyyətləri müəyyən edir.

Təxmini dəyəri verir.

 

4. Ətraflı layihə planı yaradın

Siz layihənin məqsədlərini, son tarixlərini və mərhələlərini müəyyən etdiniz, həmçinin onun əsas məqamlarını qeyd etdiniz. Hər bir tapşırığı və onu tamamlamaq üçün vaxt ayıracaq ətraflı cədvəl yaratmağın vaxtı gəldi.

Mümkün olan ən yaxşı vəziyyəti simulyasiya edərkən çox optimist olmayın. Həmkarların gücünü real qiymətləndirin, tətillər, tətillər və digər səbəblərdən mümkün gecikmələr haqqında unutmayın.

 

5. Rol və məsuliyyətləri müəyyənləşdirin, resursları təyin edin

Resurslar işçilər və ya cəlb edilmiş mütəxəssislər, habelə şirkətin biznes məqsədlərinə çatmaq üçün lazım olan vəsaitlərdir. İşçiləri tapşırıqlara ayırın və təyin edin, onlara tapşırdığınız məsuliyyət sahəsini və gözləntilərini aydın şəkildə formalaşdırın.

Hər bir mütəxəssisin təcrübəsini, peşəkar keyfiyyətlərini və sözdə "yumşaq bacarıqları" nəzərə alın. Bütün bunlar resursların səriştəli bölüşdürülməsinə və idarə olunmasına kömək edir, həmçinin komandanın səmərəliliyini artırır.

 

6. Riskləri qiymətləndirin

 

Təcrübəli menecer həmişə mümkün fövqəladə halları əvvəlcədən təxmin edir və onların həlli yollarını nəzərdən keçirir. Ola bilər:

Əlavə xərclər.

Üçüncü tərəf mütəxəssislərinin cəlb edilməsi.

Bir və ya bir neçə tapşırığın icrasını gecikdirin.

Bir işçinin xəstəliyi və ya işdən çıxarılması.

təcili işgüzar səfərlər,

və daha çox.

Mümkün riskləri komanda ilə əvvəlcədən müzakirə edin ki, işçilər buna hazır olsunlar.

Beləliklə, layihənin həyata keçirilməsi üçün müfəssəl plan hazırdır. Təqdimat keçirin, hər bir iştirakçını və həmkarını onunla tanış edin. İndi bu, layihə haqqında ən dəqiq və aktual məlumatları özündə əks etdirən əsas sənəddir.

Sənədi işçilər və maraqlı tərəflərlə paylaşın. Onlayn iş axını idarəetmə aləti bu işdə sizə kömək edəcəkdir. Bununla hər kəs sənədə gecə-gündüz giriş əldə edəcək, həmçinin real vaxt rejimində düzəlişlər edə və dəyişikliklərə nəzarət edə biləcək.

 

Nəticə

 

Planlaşdırma hər bir menecerin işinin vacib hissəsidir. Əvvəlcədən tərtib edilmiş ətraflı cədvəl olmadan komandanın işini yaxşı əlaqələndirilmiş, uğurla başa çatmış və vaxtında təsəvvür etmək çətindir.

 

Komanda üzvlərinin bir neçə layihədə iştirakı, həmçinin beynəlxalq təşkilatlarla işləmək və uzaqdan işləmək daha diqqətli planlaşdırma və idarəetmə proseslərini tələb edir.

 

Ətraflı bir layihə planı əla bir həll olardı. Bununla menecer əmin ola bilər ki, işçilərin və maraqlı tərəflərin ümumi biznes məqsədləri və iş prosesləri ilə bağlı baxışları var və həmçinin bütün dəyişikliklərdən xəbərdar olacaqlar.

 

Menbe : https://blog.ganttpro.com/ru/plan-proekta/

16.05.2022