Xəbərlər

Layihənin başlanğıcı – Layihəyə necə başlamaq olar?

Layihənin başlanğıcı – Layihəyə necə başlamaq olar?
Layihənin başlanğıcı  , nəticədə onu həll edə və ya məhv edə biləcək fərziyyələr və qərarlar qəbul etdiyiniz andır.

Bu mərhələdə mümkün qədər çox məlumat toplamalı, yükü təxmin etməli və resursları ağıllı şəkildə bölüşdürməlisiniz.

Digər tərəfdən, bu həm də bütün layihə üçün ton təyin etməyin və komandanız üçün effektiv və müsbət mədəniyyət yaratmağın vaxtıdır.

Teamdeck-də biz digər layihə menecerlərinə layihələri daha yaxşı qiymətləndirmək, planlaşdırmaq, icra etmək və nəzarət etməkdə kömək etməyə çalışırıq. Buna görə də biz resursların idarə edilməsi üzrə ən yaxşı təcrübələr haqqında pulsuz elektron kitab hazırladıq.

Bu məqalə layihənizin uğurunu təmin etmək üçün lazım olan vacib addımları müzakirə etdiyimiz e-kitabımızdan çıxarışdır.

Layihə menecerləri üçün beynəlxalq dərəcəli IPMA ICB4 sertifikatı barədə

Layihəni anlayın

Layihənin tam başa düşülməsi, bildiyiniz deməkdir:

Son məhsul və komandanızın işinin həcmi ilə bağlı maraqlı tərəflərin gözləntiləri.

Uğur meyarları. Potensial və ölçülə bilənlərdən bəziləri bunlardır: vaxtında çatdırılma, orijinal büdcənin qarşılanması, satış hədəflərinin qarşılanması.

Məqsədlər və məqsədlər, vaxt qrafiki və büdcə kimi layihə təfərrüatları artıq layihə brifinqinə daxil edilməli idi. Onu diqqətlə oxuyun və ondan hansı detalları çıxara biləcəyinizi və nəyin çatışmadığını ümumiləşdirin.

Bir şey aydın deyilsə, müştəri ilə danışıqlar aparmağı gözləməyin. Hətta işi planlaşdırmağa başlamazdan əvvəl layihə haqqında mümkün qədər çox məlumat toplamaq vacibdir.

Kifayət qədər təfərrüata sahib olduğunuzu hiss etdikdə, müştərinizi layihənin başlanğıc görüşünə dəvət edin. Bunu şəxsən və ya Skype vasitəsilə edə bilərsiniz. Məsələ ondadır ki, siz layihənin əhatə dairəsi, müştərilərin gözləntiləri, nə edə biləcəyiniz və necə edəcəyiniz barədə danışırsınız.

PMO.az saytından istifadə təlimatı #Videokurs

Layihədə rolları müəyyənləşdirin

Layihəni tam başa düşdüyünüz zaman, onu həyata keçirmək üçün kimə ehtiyacınız olacağını, kimin nəyə cavabdeh olduğunu müəyyənləşdirməyin vaxtı gəldi.

Bu o deməkdir ki, siz layihədəki rolları müəyyənləşdirməlisiniz - konkret olaraq kimi cəlb etməlisiniz? Və ya: layihənin tamamlana bilməyəcəyi rollar hansılardır?

Layihə və müştəri tələblərindən asılı olaraq sizə front-end və/və ya server tərtibatçıları, qrafik dizaynerlər, hərəkət dizaynerləri, marketinq mütəxəssisləri və kopirayterlər lazım ola bilər.

Bir layihəyə kimi cəlb etməli olduğunuzu dəqiq bildiyiniz zaman iş üçün ən yaxşı insanları tapın. Siz bunu onların bacarıqlarını qiymətləndirərək edə bilərsiniz  - bunun üçün bacarıq matrisindən istifadə edin.

Bacarıqlar matrisi işçilərin bacarıqlarını özündə cəmləşdirən və tapşırıqların öhdəsindən gəlib-gəlmədiklərini görmək üçün onları qiymətləndirməyə kömək edən sadə bir cədvəldir.

Rolları və onları yerinə yetirə biləcək insanları müəyyən etdikdən sonra işçilərinizin mövcudluğunu yoxlayın və onları layihəyə təyin edin.

Faydalı İpucu: Əgər bacarıq matrisindən istifadə etmirsinizsə, onların bacarıq və təcrübələrinin təsviri ilə işçilərin siyahısından istifadə edə bilərsiniz. Bu, işçi qüvvəsinin lazımi səviyyədə istifadə edilməməsi və həddən artıq sifarişin qarşısını almağa kömək edir, çünki mövcud resursların görünməsi işçi qüvvəsinin daha yaxşı bölüşdürülməsini təmin edə bilər.

Layihə planını təyin edin

Planlaşdırma mərhələsinin layihənizin uğur və ya uğursuzluğuna qərar verə biləcəyinə inanmaq üçün hər cür əsas var. Qeyri-dəqiq təxminlər, pis şəxsi qərarlar və potensial risklərə məhəl qoymamaq çox vaxt gecikmələrə və büdcə dəyişikliklərinə səbəb olur.

Resursların idarə edilməsi effektiv planlaşdırma və layihənin başlanması mərhələsinin əsas komponentlərindən biridir. Layihənin uğuru üçün lazım olan rolları və tapşırıqları yerinə yetirmək üçün lazımi insanları artıq müəyyən etmisiniz.

Daha yaxşı heyət və layihənin idarə edilməsi üçün layihədə iştirak edən müəyyən insanlara nə qədər vaxt lazım olacağını təxmin edin. Müasir resurs təqvimi vacibdir və işinizi xeyli asanlaşdıracaq.

Layihənizdə kimə lazım olacağını və nə qədər müddətə lazım olacağını bilməklə, layihə təqvimi təyin edin. Buraya resursların mövcudluğu, onların cəlb oluna biləcəyi digər layihələr və ya öhdəlikləri, istirahət günləri və milli bayramlar kimi şeylər daxil edilməlidir. Uzaqdan komanda üzvləri ilə işləyərkən saat qurşaqlarından xəbərdar olun.

Bu yolla, siz işçilərin həddən artıq sifariş edilməsindən və ya az yüklənməsindən qaçın və başlanğıcdan düzgün layihə axını qurasınız. Teamdeck, işçiləri ayırmaq və onlara nəzarət etmək üçün istifadə edə biləcəyiniz resurs idarəetməsi və vaxt izləmə vasitəsidir.

Resursları və vəzifələri qiymətləndirin

Ətraflı bir layihə planı yaratmaq üçün işçilərinizin fəaliyyətini tamamlaması üçün lazım olan vaxtı təxmin etməlisiniz.

Hesablamalar çətin ola bilər, çünki pis həyata keçirilsə, layihənizə xeyirdən çox zərər verə bilər. “Niyə qiymətləndiririk?” məqaləsində. Con Katler qiymətləndirmədə kontekstin əhəmiyyətini vurğuladı.

Digər tərəfdən, tapşırıqları saatlarla qiymətləndirmək çoxları üçün çay yarpağı oxumaq kimidir. Buna görə də, öz təcrübəmizə əsaslanaraq, hekayə nöqtələrində istifadəçi hekayələrini ölçmək daha təhlükəsizdir.

Hekayə Nöqtələri müxtəlif istifadəçi hekayələrinin ölçüsünü təxmin etməyə imkan verən ölçü vahidləridir. Onlar nisbidir, yəni 4 xal olan hekayə 2 xallı hekayədən iki dəfə böyükdür. Hekayə nöqtələrinizi təyin etdikdən sonra (miqyas 1-dən 10-a qədər ola bilər), onları komandanın sürətinə uyğunlaşdırmalısınız.

Bir komanda əvvəlki iterasiyada hekayələri 14 xal tamamlaya bilsəydi, onların eyni miqdarda işi yenidən tamamlama ehtimalı daha yüksəkdir. Layihənizin bütün istədiyiniz elementləri üçün xal topladıqdan sonra siz bu rəqəmi komandanın sürətinə bölə və layihəni tamamlamaq üçün lazım olan iterasiyaların sayını təyin edə bilərsiniz.

Konkret insanlara vaxt ayırarkən onların həm təcrübələrinə əsasən nə qədər iş görə biləcəyi, həm də gün ərzində “iş saatları” baxımından onların imkanlarını nəzərə alın.

Mükəmməl zaman və keçmiş zaman arasındakı fərqi başa düşdüyünüzə əmin olun. Birincisi, müəyyən bir tapşırığa həqiqətən sərf olunan vaxtdır, ikincisi isə gözləmə, müdaxilə, kontekstdə keçid və hazırlıqdır.

Nəzərə alın ki, tərtibatçılardan müəyyən bir tapşırığı yerinə yetirmək üçün nə qədər vaxt lazım olduğunu soruşduqda, onlar sizə “ideal vaxt”, yəni fasiləsiz iş müddətində təxmin verəcəklər.

Nəticə: layihənin uğuru anlayışdan asılıdır

Yeni bir layihəyə başlamaq bəzilərinin düşündüyü kimi stresli və qorxuducu olmamalıdır.

Başlanğıcdan düzgün prosesi təyin etsəniz və ona addım-addım əməl etsəniz, nəinki işiniz asanlaşacaq, həm də bəzi ümumi səhvlərdən qaça bilərsiniz.

Bu məqalədə danışdıqlarımızı yekunlaşdırmaq üçün bu sadə addımları izlədiyinizə əmin olun:

1. Nə haqqında olduğunu anlayın.
2. Nəyisə planlaşdırmazdan əvvəl müştərinizlə danışın, layihənin başlanması görüşü təşkil edin.
3. Layihədəki rolları başa düşmək
4. İş üçün ən yaxşı işçiləri tapın və onların mövcudluğunu yoxlayın.
5. Layihə planı qurun.
6. Resursları və vəzifələri qiymətləndirin.

Bu yolla siz layihənin tələbləri, öz resurslarınızın mövcudluğu və layihə başlamazdan əvvəl son tarixlər haqqında hər şeyi bildiyinizə əmin olursunuz.

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/project-kickoff-start-successful-project/

19.06.2022