Xəbərlər
Resursların idarə edilməsi niyə vacibdir?
Resursların idarə edilməsi hər bir şirkət üçün vacibdir, çünki o, səmərəliliyi, işçilərin məmnunluğunu artırır, vaxta və pula qənaət edir. Bu yazıda biz resursların idarə edilməsi mövzusunu və onu təşkilatınızda necə tətbiq edəcəyinizi təqdim edəcəyik.
Resursların idarə edilməsi nədir?
9 Yaxşı Resurs İdarəetməsinin Faydaları
Xaosun qarşısının alınması
Xaos işin optimallaşdırılmasının ən pis düşmənidir. Bu, çox sayda vəzifəniz və çox az işçiniz olduqda və ya heç bir işi olmayan çox sayda işçiniz olduqda baş verə bilər. Layihələr zəif planlaşdırıldıqda və ya komanda lazımi bacarıqlara malik olmadıqda. Və ya zəif strukturlaşdırılmış və idarə olunan emal etmək üçün çoxlu ehtiyaclarınız və məlumatınız olduqda. Şirkətiniz nə qədər böyükdürsə, nə qədər çox proses və layihəniz varsa, işçilərinizin məsuliyyətləri, son tarixləri və bacarıqları labirintində itmək bir o qədər asan olar. Və məhz xaosun qarşısının alınması resursların idarə edilməsinin əsas vəzifələrindən biridir.
Bu sizə imkan verəcək:
Layihələrin vəziyyətini izləyin
Tapşırıqları paylayın və onların tamamlanmasını yoxlayın
Son tarixləri qarşılayın
Layihəyə lazımi miqdarda insan ayırın...
...və onların düzgün bacarıqlara malik olduğundan əmin olun
Görüşləri bir-biri ilə ziddiyyət təşkil etməməsi üçün planlaşdırın
Tətil İdarəetmə
Bir çox üstünlüklər var, amma bunu necə etmək olar?
Əvvəla, sizə hansı resursların olduğunu və harada ehtiyacınız olduğunu görə biləcəyiniz bir sistem lazımdır. Hansı sistemdən istifadə etməyiniz biznesinizin xarakterindən asılıdır: bu, şəxsi noutbukunuz, konfrans zalında lövhə, Excel faylı və ya xüsusi iş idarəetmə aləti ola bilər. İstənilən üsul işlədiyi və məlumatların yeni olduğu müddətcə yaxşıdır.
Daha şəffaf proses
İştirak edən insanlar layihənin harada olduğunu, konkret tapşırıqlara kimin cavabdeh olduğunu və ya cədvəlin necə göründüyünü bilmədikdə işləri davam etdirmək çətindir. Proqram təminatının hazırlanması şirkətinin işi bir çox şöbə və bölmələri əhatə edir: tərtibatçılar, layihə menecerləri, marketinq şöbəsi, müştərilər. Bu halda proseslərin şəffaflığı vacib olur.
Şəffaflıq həm də potensial problemlərə və gecikmələrə tez cavab verməyə imkan verir, çünki o, hardasa darboğaz olub-olmadığını dərhal hiss etməyə kömək edir. Prosesləri şəffaf etmək üçün layihə cədvəlləri, mərhələlər və cədvəllər kimi alətlər kömək edir. Layihəni qrafik formada göstərmək də faydalı ola bilər, məs. diaqram, cədvəl və ya zaman çizelgesi.
Komandanızın potensialı sizin əsas resursunuzdur, onsuz heç nə irəli gedə bilməz. Resursların idarə edilməsi işçilərin vaxtını və işini mümkün qədər səmərəli şəkildə idarə etməyə imkan verir. Bunu necə etmək olar? Balans əsasdır: komandanızın tapşırıqlarla həddindən artıq yüklənməməsi vacibdir, çünki bu, motivasiya, öhdəlik və iş məmnunluğunu azaldır. İşçilərin istismarının performansla heç bir əlaqəsi yoxdur.
Digər tərəfdən, az məsuliyyətə sahib olmaq və ya öz səlahiyyətindən aşağı işləmək də pisdir, çünki işçilər cansıxıcı və məyus ola bilər. Əlinizdə olan məlumatlarla orta zəmin tapın: komandanın çox iş vaxtı və ya çox az işlədiyini görmək üçün cədvəl hesabatlarını yoxlayın. Təkbətək görüşlər həm də birbaşa işçilərdən onların iş tərzindən razı olub-olmadıqlarını öyrənmək üçün yaxşı fürsətdir.
Hamar iş axını
Həddindən artıq və ya yanlış kontekstdə istifadə etsəniz, hətta ən faydalı proses belə bir maneəyə çevrilir. Komanda ünsiyyəti vacibdir. Status görüşləri vacibdir. İş planlaması çox vacibdir. Müştəri rəyi vacibdir... AMMA, əgər işçilər hər gün iki saat cari işi bir-biri ilə müzakirə etməyə, daha iki saat qrup planlaşdırma və status görüşlərinə, daha sonra isə daha bir saat müştəri rəyini dinləməyə sərf etməli olsalar, birdən bu, xeyli azalır. İşə gözləniləndən daha çox vaxt qalıb. Yuxarıdakı nümunə absurd görünə bilər, amma mənə inanın, heç bir proses avtomatlaşdırılmadığı və başa düşülən olmadığı üçün hər gün uzun saatlarla cari tapşırıqları haqqında danışan bir çox şirkət var.
Beləliklə, yaxşı resursların idarə edilməsi hamar iş axınının açarıdır. Status görüşlərinin tez-tez (məsələn, hər səhər), lakin qısa (15-20 dəqiqə) olmasını təmin edin. İşi müntəzəm olaraq planlaşdırın, lakin çox tez-tez deyil (işi həftəlik sprintlərə bölmək olar). Qoy bütün komanda yox, iki xüsusi insan müştəri rəyinə qulaq assın. İşçilərə fasilə vermədən uzun müddət diqqətlərini bir maraqlı işə yönəltmək də yaxşıdır. İşçilərə lazım olduqda Skype və ya Slack-də Narahat Etməyin rejimindən istifadə etməyə icazə verin. Resursların düzgün idarə edilməsi işçilərin nə gözlədiklərini, ofisin gündəlik iş rejiminin necə olduğunu və onların məsuliyyətlərinin nə olduğunu bilmələrini təmin edir. Münasibət daha hamar və daha səmərəli iş axını üçün güclü psixoloji qüvvədir və resursların idarə edilməsi bunu mümkün edir.
Layihə üzərində daha çox nəzarət
Daim gözlənilməz situasiyalara təəccübləndiyiniz zaman layihəni yaxşı idarə etmək çətindir. Əlbəttə ki, elastiklik çox vacibdir. Biznes dinamikdir və siz qəfil dönüşlərə uyğunlaşa bilməlisiniz. Ancaq bu hallar baş verəndə və hər zaman baş verəndə iş çox fərqlidir. Buna görə də, mümkün olduqda, bu aspektlərdə nəzarət və proqnozlaşdırıla bilənlik əldə etmək sizin marağındadır. Beləliklə, gözlənilməz problemlər bütün proqram evini pozmayacaq. Bu, həm də düzgün həll yolunu tapmağınızı çox asanlaşdıracaq.
Resursların idarə edilməsi biznesinizin əsaslarından biridir, çünki siz mövcud olanları olduqca dəqiq proqnozlaşdıra bilərsiniz. Nə qədər işçiniz var, nə qədər layihə üzərində işləyirlər, nə qədər vaxtları var, büdcə nə qədər böyükdür, təşkilatınız hansı texnologiyalardan istifadə edir, təşkilatınız hansı texnologiyalardan istifadə edir. Bu bilik və bacarıqlı resursların idarə edilməsi, işlər istədiyiniz kimi getməsə belə, sizə layihə üzərində daha çox nəzarət imkanı verir.
Resursların idarə edilməsi sizə lazım olduqda daha çox nəzarət imkanı verir:
Müştəri ilə danışıqlar aparın - işin əhatə dairəsini genişləndirə biləcəyinizi, son tarixləri yenidən nəzərdən keçirməyiniz lazım olub-olmadığını, əhəmiyyətli dəyişikliklər etmək üçün kifayət qədər vaxtınız və büdcəniz olub olmadığını qiymətləndirmək sizin üçün daha asan olacaq.
Son tarixləri qarşılayın - resurslarınızı bilmək və onları məharətlə idarə etməklə, gecikmələrdən qaça bilərsiniz.
Layihəni planlaşdırın - hansı xüsusiyyətləri həyata keçirə biləcəyiniz və iş qrafikinin necə olması barədə dəqiq və real fərziyyələr verə bilərsiniz.
Yanğınsöndürmə - Fövqəladə hallar sizin ixtiyarınızda olan resurslardan yaxşı xəbərdar olsanız və böhran zamanı lazım olanı edirsinizsə, fövqəladə hallar təşkilatınızın fəaliyyəti üçün daha az təhlükə yaradacaq.
Vaxt və puldan səmərəli istifadə
Vaxt və pul çatışmazlığı şirkətin fəaliyyətində ən çox rast gəlinən maneələrdən biridir. Üstəlik, bu amillərin hər ikisi bir-birini qidalandıraraq, qapalı dairə yaradır. Vaxtın olmaması pul qazana bilməyəcəyiniz deməkdir. Pulun olmaması o deməkdir ki, daha çox insanı işə götürə bilməyəcəksiniz və yeni layihələr üçün kifayət qədər vaxtınız yoxdur.
Bilirsinizmi ki, şirkətlərin yalnız 43%-i layihələri həyata keçirərkən adətən və ya həmişə büdcəyə riayət etdiklərini deyirlər? Bu statistika problemin miqyasını açıq şəkildə göstərir. Resursların idarə edilməsinin vəzifəsi şirkətinizin imkanlarını işin rəvan getməsi üçün idarə etməkdir. Böhran zamanı şirkətinizin fəaliyyətini pozmamaq üçün maliyyə yastığı yaratmaq da eyni dərəcədə vacibdir.
Zəif idarə olunan şirkətdə işləmək xoşagəlməzdir. İşçilərin vaxtının boşa getməsi, təşkilatın onların inkişafına sərmayə qoymaması, işəgötürənin yalnız öz mənfəətlərini düşünməsi, işin həddən artıq çox olması, şirkətdə həddən artıq çox tapşırıq və xaos hökm sürdüyü hissi - bütün bu amillər Bir çox insanlar üçün sual yaranır: mənim üçün ən yaxşı seçim işlədiyim yerdirmi? Cavab "yox" olarsa, bu, bildiriş göndərmək üçün ilk addım olacaq. Biz artıq korporativ amansız mənfəət axtarışı dövründə yaşamırıq. İşçilərin şirkətdən onların iş-həyat balansına və məmnuniyyətlərinə diqqət yetirməsini gözləmək hüququ var. Yaxşı resurs idarə etmədən bu mümkün deyil.
Resursların idarə edilməsi ilə daha böyük uğur şansı
Yuxarıda göstərilən amillərin hamısı ilk növbədə təhlükə altında olanlara kömək edir, yəni. daha böyük uğur şansı. Çox danışmağa dəyməz: öz resurslarını daha yaxşı idarə edən şirkətlər bazarda daha yaxşı performans göstərirlər, çünki vaxtlarını, imkanlarını və pullarını daha səmərəli istifadə edirlər, daha xoşbəxt və buna görə də daha fədakar və məhsuldar işçilərə malikdirlər, daha çox vaxtında işləyirlər, daha az səhv edirlər və xaosun hökm sürdüyü təşkilatlardan daha çox layihə tamamlayır. Resursların idarə edilməsi sadəcə vacib deyil, çünki təqdimatınızda onları göstərmək əyləncəlidir. Daha da əhəmiyyətlisi, proqram təminatı şirkətinizə əsl rəqabət üstünlüyü verir.
Şirkətinizdə resursların idarə edilməsini necə təkmilləşdirmək olar?
Artıq ilk addımı atmısınız. Siz bu dərslik məqaləsini oxumusunuz və indi resursların idarə edilməsi haqqında bir az daha çox şey bilirsiniz və siz...
Tədqiqat şirkətinizdə hər hansı bir dəyişikliyə başlamalı olduğunuz yerdir. Məsələni öyrənin, bunun nə olduğunu, sizə hansı faydalar gətirə biləcəyini və onun həyata keçirilməsinin xərclərinin nə olacağını öyrənin. İnternet resursların idarə edilməsi ilə bağlı məlumatlarla doludur. Bunu performans optimallaşdırma şirkətlərinin məqalələrində, youtube-da, forumlarda, biznes kitablarında, ticarət mətbuatındakı məqalələrdə tapmaq olar. Eyni sənayedəki digər şirkətlərin bloqları da çox dəyərli olacaq, çünki onlar öz şirkətinizdə təcrübələrinizlə oxşar fikirləri paylaşa bilərlər.
Daxili diaqnostika. Problemlə bağlı əsas anlayışa sahib olduqdan sonra, biznesinizdə hansı problemlərin olduğunu və resursların idarə edilməsinin hansı sahələrinin təkmilləşdirilməsinə ehtiyac olduğunu müəyyən etmək sizin üçün daha asan olacaq.
Alətlər. Resursların idarə edilməsi böyük miqdarda məlumatın işlənməsini nəzərdə tutur. Cədvəlləri, tətilləri, tapşırıqları, cədvəlləri, görüşləri və layihə vəziyyətini bildirəcək alətlər. Mükəmməl bir nümunə, digər alətlərlə inteqrasiya oluna bilən və fərdi ehtiyaclarınıza uyğunlaşdırıla bilən Teamdeck-dir.
Təlim – İşçilərinizin bacarıqlarını daim təkmilləşdirmək vacibdir. Xüsusilə bu səlahiyyətlər bütün təşkilatın daha yaxşı işləməsinə kömək edərsə. Layihə menecerləriniz üçün dəyərli təlim mütləq investisiya qoymağa dəyər.
Menbe : https://teamdeck.io/project-management/why-resource-management-is-important/
30.01.2022
