Xəbərlər

WBS layihədə nədir və nə üçün lazımdır

WBS layihədə nədir və nə üçün lazımdır

 Nə yaxşı ki, yay tam sürətlə gedir, müştərilər məzuniyyətdədir və siz nəzəriləşdirə bilərsiniz.  Bu gün WBS layihədə nə olduğu və nə üçün lazım olduğu haqqında məqaləmiz var. 

Təcrübəli PM-lər oxumaya bilər, orada yeni heç nə olmayacaq. 

Gənclər - mütləq oxuyun.

 WBS layihəsi nədir

 Layihənin WBS-i (İş Bölməsi Strukturu və ya WBS, İş Bölməsi Strukturu) layihənin məqsədlərinə çatmaq üçün əldə edilməli olan xüsusi nəticələrə bölünməsidir.

 Sözlə, həmişə olduğu kimi, az şey aydındır, buna görə təmirlə bağlı ən sevimli nümunəm (şəkil böyükdür, ətraflı görünüş üçün onu yeni bir nişanda açmaq daha yaxşıdır):

 Anlamaq vacibdir ki, WBS bu nəticələri əldə etmək üçün yerinə yetirilməli olan tapşırıqları deyil, nəticələri toplayır.

 WBS niyə lazımdır?

 WBS layihənin planlaşdırılmasında son dərəcə faydalıdır və bunun səbəbi:

 WBS - layihənin bütün miqyasını vizual şəkildə əks etdirməyin yeganə olmasa da, əlbəttə ki, ən təsirli yoludur.

 WBS prosesə deyil, gözlənilən nəticəyə diqqət yetirir və düzgün “mesaj” yaradır.

 İdeal olaraq, müştəri və ya onun nümayəndəsi və bütün komanda WBS-nin hazırlanmasında iştirak edir ki, bu da a) layihənin nəticələri və onun əhatə dairəsi haqqında vahid anlayışı təmin etməyə, b) ayrı-ayrı elementlərin ümumi nəticəyə əhəmiyyətini və töhfəsini görməyə imkan verir.

 WBS-nin köməyi ilə siz maliyyə və ya insan resurslarına olan ehtiyacı aydın şəkildə əsaslandıra bilərsiniz, çünki "niyə orada bir sistem yazın, bir proqramçı həbsxanaya salın və bu qədər" deyilsə, konkret təsvir edilmiş həcmə etiraz etmək daha çətindir.

 WBS risklərin və dəyişikliklərin qarşısını almağa və ya ən azı əhəmiyyətli dərəcədə (çox əhəmiyyətli dərəcədə!) Onların ehtimalını və təsirini azaltmağa kömək edir, çünki burada əvvəllər aşkar olmayan bir çox şeylər ortaya çıxacaq və "və biz tamamilə fərqli bir şey istədik" (və bu belə olmalıdır) , bunun üçün alət və nəzərdə tutulmuşdur).

 WBS səviyyəsində artıq layihənin nəzarət nöqtələrini müəyyən etmək və razılaşdırmaq mümkündür (həm növbəti mərhələdən sonra layihənin davam etdirilməsi ilə bağlı qərarlar, həm də insan və maliyyə resursları xərclərinə nəzarət üçün).

 Artıq bu mərhələdə müştəriyə "Əgər WBS-də tapşırıq yoxdursa, onlar da layihədə deyillər" mövqeyini çatdırmaq yaxşı olardı.  Birincisi, hər kəs inkişaf zamanı və ya razılaşarkən bir az daha çox cəhd edəcək, ikincisi, gələcək üçün yaxşı təsir imkanınız olacaq.

 WBS qruplaşdırılması və parçalanması

 WBS-nin yaradılmasının əvvəlində yaranan ilk sual, İKS elementlərini necə, hansı prinsiplə qruplaşdırmaqdır?

 

 Qruplaşdırma üsulu, bir qayda olaraq, layihədən asılı olaraq seçilir, burada əsas meyar odur ki, sizə və komandaya aydın olsun.

 Klassik WBS qruplaşdırma seçimləri:

 Layihənin həyat dövrünün mərhələləri üzrə (məsələn, planlaşdırma, təhlil, inkişaf, qəbul və s. mərhələlərin nəticələri ayrıca təsvir olunur) - bu, ən sadə və populyar yanaşmadır, xüsusən də layihə təsdiq edilmiş prosesə əməl edirsə və hər kəs hansı mərhələnin sonunda nə olması lazım olduğunu başa düşür.

 Layihənin yüksək səviyyəli nəticələrinə əsasən (layihə əsas nəticələrə bölünür, məsələn, hazır sistem, təlim keçmiş istifadəçilər, hazırlanmış normativ sənədlər, sistemin dövlət qurumları ilə əlaqələndirilmiş istifadəsi və s.) - I ən çox bu variantdan istifadə edirəm, mən layihənin konkret nəticələrini görməyi xoşlayıram və fikrimcə, bu format müştəri tərəfindən daha yaxşı başa düşülür.

 Təşkilati quruluşa görə (məsələn, siz, sifarişçi, podratçı (lər) və s.) - bu seçim işin nəticələrinə görə məsuliyyəti ciddi şəkildə müəyyənləşdirmək lazım olduqda rahatdır.

 Şərtlər haqqında (məsələn, rüblər üzrə) - əgər şərtlərin bağlanması layihə üçün vacibdirsə.

 Texniki sahəyə görə (istehsal, marketinq, satınalma və s.)

 Maliyyələşdirmə mənbələri üzrə (nəticələrin hansı hissəsi hansı vəsaitlər və ya hansı ilin büdcəsi üçün əldə edilir, məsələn).

 Ölkə üzrə (Mən bunu yalnız bir dəfə beynəlxalq layihələrdən birində görmüşəm və bu, son dərəcə əlverişsiz görünürdü).

 Bir sözlə, rahat olsa, öz seçimlərinizdən hər hansı birini tapa bilərsiniz.

 Baş nazir olmaq istəyənlərin ikinci sevimli sualı odur ki, sizə WBS-ni nə dərəcədə təfərrüatlandırmaq lazımdır?  Gülməli, amma bu sualın düzgün cavabı yoxdur.  Parçalanma dərəcəsi həm layihənin ölçüsündən, həm də növündən, həmçinin inkişafa sərf edə biləcəyiniz vaxtdan asılıdır.

 Buna görə də, cavab çox sadədir - layihəni planlaşdırarkən və WBS hazırlayarkən, sadəcə olaraq, aşağı səviyyədə nə qədər işin sizin üçün məqbul olduğuna qərar verməlisiniz ki, ona nəzarət edə biləsiniz.  Çox böyük tapşırıqlar pisdir, çünki real mənzərəni başa düşmək olmayacaq, çox kiçik olanlar da pisdir, çünki nəzarət üçün vaxt tapmaq çətinləşəcək (məsələn, həftədə bir dəfə nəticəyə nəzarət edirsinizsə, bir günlük nəticələr üçün tapşırığı döyməyin mənası yoxdur, onsuz da yalnız kompleksdə yoxlaya bilərsiniz).

 Rita Mulcahy kitabında PMP keçməyə hazırlaşarkən aşağıdakı orta tövsiyələr verilir:

 Kiçik layihələr üçün - 4-40 saat,

 Orta səviyyəli layihələr üçün - 8-80 saat

 Böyük layihələr üçün - miqyasdan asılı olaraq, lakin tercihen 300 saatdan çox olmamalıdır.

 Həyatda belə ideal tarazlığı tapmaq həmişə mümkün olmur, ona görə də nəticəsi layihə üçün kritik əhəmiyyət kəsb edən həm kiçik vəzifələr, həm də böyük işlər WBS-ə düşür.  Beləliklə, məsələn, təmir nümunəsində həm maksimum müddəti 30 dəqiqə olan "cari mənzil idarəsi ilə müqavilə bağlamaq" var (mənim mənzil ofisim növbəti girişdə 1-ci mərtəbədədir), həm də gips üzərində bir neçə gün çəkəcək mayak fənərləri (lakin mən bundan rahatam, çünki mən hələ də ara nəticəyə nəzarət edə bilmirəm və ya gipsin qurudulma sürətinə ciddi şəkildə təsir edə bilmirəm).

 WBS-nin dibinə çatdığınızı yoxlaya biləcəyiniz ən sadə meyar, müəyyən edilmiş iş paketini tamamlamaq üçün bir ifaçıya xüsusi tapşırıq təyin etmək bacarığıdır.  Bir neçə ifaçı varsa və onların arasında bir məsul şəxsi ayırmaq mümkün deyilsə, daha da parçalamaq lazımdır.

 Dövrün ruhunu əks etdirən üçüncü sual budur ki, layihə çevik metodologiya ilə həyata keçirilirsə və nəticələri təkrar-təkrar əldə edirsinizsə, nə etməli?

 Düzgün cavab da yoxdur, lakin variantlar var:

 İterasiyaları qruplaşdırma metodu kimi əks etdirmək (hər iterasiya və ya sprint WBS-də ayrıca blokda gedir) sprint nəticələri əvvəlcədən məlum olarsa əlverişlidir.

 Nəticələrin hər birini iterasiyaya bölmək, bütün həcmi bir anda yerinə yetirdiyiniz təqdirdə rahatdır və gələcəkdə o, yalnız daha yaxşı və daha ətraflı olur (lakin burada layihənin həcmini çox yaxşı başa düşmək lazımdır, bu o qədər də tez-tez deyil. çevik)

 Adi WBS-dən istifadə edin və onu hər iterasiya üçün dəqiqləşdirin (yəni sonda WBS sayı təkrarların sayına bərabər olacaq)

 Sadəcə adi WBS-dən istifadə edin və özünüzü bu zərifliklə məhdudlaşdırın.

 İstədiyiniz anlayış və təfərrüat dərəcəsini verən hər hansı digər seçim.

 WBS İnkişaf Alətləri

 Burada yeganə qayda əlverişli olanda inkişaf etməkdir.  Bir növ qrafik alətiniz varsa - əla, əgər olmasa da - Mind Manager, Excel, MS Project, Visio və ya hər hansı bir onlayn ekvivalent kimi hər hansı digər alət kömək edəcəkdir.

 MS Project-də WBS hazırlayanların tipik səhvi eyni zamanda nəticələri təsvir etməyə və asılılıqları göstərməyə çalışmaqdır (ən ağır hallarda - həm də zəhmətkeşlik və resurslar).  WBS-nin məqsədi layihənin tam məzmununu əldə etməkdir və planlaşdırma tapşırığını bir anda bağlamaq deyil.  MS Project-də təqdimat vizual olmadığı üçün nəyisə qaçırmaq da çox asandır.

 WBS Dictionary və ya IHD Dictionary

 WBS Dictionary (aka IBS Dictionary) hər bir iş paketi üçün A4 səhifəsində (və ya daha çox) təsvirdir, o cümlədən iş paketinin kodu, adı, nəticənin ətraflı təsviri, qəbul meyarları, məsul şəxs (bu, yəqin ki, ən qiymətlidir. lüğət), məhdudiyyətlər və fərziyyələr və ümumiyyətlə sizin üçün faydalı görünən hər şey.

07.01.2022