Xəbərlər

Yeni bir layihə idarəetmə işinin uğurlu başlanğıcı

Yeni bir layihə idarəetmə işinin uğurlu başlanğıcı

  Yeni bir layihənin idarə edilməsi işinə başlamaq stresli ola bilər: istər təcrübəli layihə meneceri, istərsə də layihə meneceri karyerasına yeni başlayan biri olsanız, bəzi yeni çətinliklərlə qarşılaşacaqsınız.  Yaxşı xəbər budur ki, iş tapdınız, ona görə də yeni işəgötürəniniz layihənin idarə edilməsi bacarıqlarınıza arxayındır.  Hazırlaşmaq və sağ ayaqda yeni işə başlamaq vaxtıdır.  Yeni vəzifənizdə parlamağa necə hazırlaşmaq barədə bəzi məsləhətləri bir araya gətirdik.

  Yeni layihə idarəetmə işinə necə hazırlaşmaq olar?

  İlk iş günündən əvvəl edə biləcəyiniz şeylər var.  Əvvəlcə lazımi sənədləri doldurun.  Yeni şirkətinizin kadrlar departamentinə təqdim etməli olduğunuz hər hansı sənədlər varmı?  Siz həmçinin işçi mükafatlarınızı iki dəfə yoxlaya bilərsiniz.  Bəzən onlar əlavə paketlərlə gəlirlər, ona görə də onlar haqqında əvvəlcədən düşünmək daha yaxşıdır.

 

  Logistikanı unutmayın: Gərəksiz stressdən qaçmaq üçün edə biləcəyiniz ən yaxşı şeylərdən biri gediş-gəlişinizi planlaşdırmaq və yoxlamaqdır.  Yeni ofisinizin geyim kodu, parkinq prosedurları, binaya giriş və s. haqqında dəqiq təsəvvürünüz olduğundan əmin olun. Avadanlığınızı nəzərdən keçirmək üçün bir az vaxt ayırın.  Bir ofisdə işləyirsinizsə, yəqin ki, bir iş stansiyası sizi gözləyir.  Bununla belə, uzaq bir vəziyyətdə, tələb olunan avadanlığın təşkilinə cavabdeh ola bilərsiniz.  Bu hazırlıq dövründə hər hansı bir sualınız olarsa.  Yeni işəgötürəninizlə əlaqə saxlamaqdan çekinmeyin.

  Yeni şirkətiniz haqqında öyrənmək dəyərli bir addım ola bilər.  Əlbətdə ki, siz müsahibə hazırlığı ilə bağlı bir az araşdırma aparmısınız, ona görə də onların nə etdikləri və necə təşkil olunduğu barədə yaxşı təsəvvürünüz var.  Korporativ mədəniyyəti daha yaxşı başa düşməyin vaxtıdır.  Onların korporativ sosial media kanallarını ziyarət edin və ya işçi kitabçasını artıq almısınızsa, ona baxın.  Bunu aşmayın!  Bu tapşırıq sizə bəzi qırmızı bayraqlar axtarmaqdansa, gələcək karyera dəyişikliyinizlə bağlı daha inamlı hiss etməyə kömək etməlidir.

  Nəhayət, iş arasındakı vaxtdan yaşamaq və bir az dincəlmək üçün istifadə etdiyinizə əmin olun.  Siz bu boş vaxta layiqsiniz: bundan maksimum yararlanın!  Prioritetiniz yeni iş yerinizə çoxlu müsbət enerji ilə gəlmək, işə hazırlaşarkən yuxunu itirməmək olmalıdır.

  Yeni İşdə Uğur: İlk Günlər

  Yeni işçilərin uyğunlaşması bütün təşkilatlarda mühüm prosesdir.  Yeni işəgötürəninizin, ehtimal ki, yeni layihə menecerlərinin komandaya qoşulması üçün sabit bir prosedur və ya hətta xüsusi bir yolu var.  İşə qəbul prosesinin təfərrüatları şirkətdən şirkətə fərqli olacaq.  Ancaq bir addım əmindir: bir çox yeni məlumat öyrənəcəksiniz.  Yorulmamaq üçün yeni biliklərinizi sistemləşdirərək və aydınlaşdırıcı suallar verərək bu dörd aspekti əhatə etməyə çalışın:

 

-  proses

-  alətlər

-  layihə(lər)

-  müştəri(lər)

  Gəlin onları bir-bir nəzərdən keçirək.

 

  Proses.  Əgər bir təşkilat üçün layihələri idarə etməlisinizsə, layihələrlə bağlı bütün müəyyən edilmiş prosedurları bilməlisiniz.  Çox güman ki, siz artıq işə qəbul prosesində əsasları müzakirə etmisiniz və məsələn, yeni şirkətinizin müdafiə etdiyi layihənin idarə edilməsi metodologiyasını bilirsiniz.  Nümunələr, hesabat vərdişləri, görüşlər, ünsiyyət prosedurları, layihənin həyat dövrü və s. haqqında soruşun. Məqsədiniz layihəni komandanız üçün səmərəli, lakin tanış bir şəkildə idarə etməkdir.

 

  Əlbəttə ki, müəyyən bir şirkətdə yeni proseslərin yaradılması və layihənin idarə edilməsi mədəniyyətinin yaradılması ilə məşğul ola bilərsiniz.  Bununla belə, onları təkmilləşdirmək üçün keçmiş prosesləri bilmək faydalıdır.

 

  Alətlər.  Əksər layihə menecerləri öz işlərini mütəşəkkil qalmağa və komanda üzvlərini məlumatlandırmağa kömək edən proqram təminatı olmadan təsəvvür edə bilməzlər.  Əgər yeni şirkətiniz artıq tanış olduğunuz proqramlardan istifadə etmirsə, yeni alətdən necə istifadə edəcəyinizi öyrənməli ola bilərsiniz.  Çox güman ki, bu cür onlayn alətlərlə məşğul olacaqsınız:

 

  Kanban lövhələri, tapşırıq siyahıları, Gantt diaqramları, layihə təqvimləri ilə layihə idarəetmə proqramı.  Layihə menecerləri arasında Jira, Asana, Trello və ya Basecamp kimi alətlər populyardır.

  Resursları planlaşdırmağa, vaxtı izləməyə və ya komanda üzvlərinizin mövcudluğunu idarə etməyə kömək edən layihə planlaşdırma proqramı.  Teamdeck belə bir alətə misaldır.

  Komandanız və müştərilərinizlə asinxron (Slack və ya Skype kimi) ilə əlaqə saxlamağa imkan verən adətən söhbət proqramı olan kommunikasiya proqramı.  Zoom və ya Google Hangouts kimi telekonfrans proqramı da bu kateqoriyaya aiddir.

  Həmçinin baxın: Layihə menecerləri üçün Slack məhsuldarlıq proqramları.

 

  Əgər proqram layihəsini idarə edirsinizsə, siz həmçinin komandanızın hansı alətlərdən istifadə etdiyini öyrənməlisiniz (məsələn, səhv izləyiciləri, kod anbarları, maket alətləri).  Komanda üzvlərinizin hansı proqram və alətlərdən istifadə etdiyini bilmək tikinti kimi yüksək ixtisaslaşmış sənayelər üçün də vacibdir.  Müəyyən bir proqramla necə işləməyinizi bilmirsiniz, lakin onun nə etdiyini və ondan kimin istifadə etdiyini bilməlisiniz.  Bunun sayəsində siz komandanızla effektiv ünsiyyət qura biləcəksiniz.

 

  Layihələr.  Adətən bir təşkilatda yeni layihə rəhbəri kimi işə başladığınız zaman bunun səbəbi liderə ehtiyacı olan bir layihənin olmasıdır.  İlk prioritetlərinizdən biri onun haqqında mümkün qədər çox şey öyrənmək olmalıdır.  Əhatə dairəsi, müddətlər, tələblər, büdcələr, risklər, asılılıqlar: başlamaq üçün lazım olan hər şey.  Layihənin mərhələsindən asılı olaraq, sələfinizlə də danışmaq lazım ola bilər: layihəni başqasından təhvil aldığınız zaman belə ola bilər.  Qazanılan tərəqqi, yol boyu hər hansı çətinliklər və maraqlı tərəflərlə əlaqələr haqqında soruşun.  Səmimi cavabları təşviq etməyə çalışın: bəzəmək yalnız uzun müddətdə işinizi çətinləşdirəcək.  Layihə sənədlərini nəzərdən keçirin və onun aktuallığını və tamlığını qiymətləndirin.  Yoxdursa, əmin olmadığınız hər hansı bir şey haqqında soruşun.

 

  Mümkünsə, şirkətinizin digər layihələri haqqında məlumat toplamağa çalışın.  Siz bəzi nümunələri aşkar edə, təkmilləşdirmə üçün sahələri və ya riskləri müəyyən edə bilərsiniz.  Bu prosesdə siz həmçinin komanda üzvləriniz haqqında daha çox məlumat əldə edəcəksiniz.

 

  Müştərilər.  Hər bir layihənin maraqlı tərəfləri var.  İstər daxili layihəni idarə edirsinizsə, istərsə də şirkətinizi işə götürmüş xarici müştəri var, bunun kim olduğunu bilməlisiniz.  Layihə menecerinin rolunun ən mühüm hissələrindən biri maraqlı tərəflərlə yaxşı əlaqələr qurmaqdır.  Bu, razılaşmalı olduğunuz demək deyil, əksinə: müştəriniz sizin mühakimənizə güvəndikdə, sizin və komandanızın dəstəkləmədiyi bir şeydən danışmağınız daha asan olacaq.  Müştərinizi tanıdıqca, onun işi haqqında daha çox öyrənməyə çalışın.  İdarə etməyə başladığınız layihənin məqsədi, istifadəçi bazası, işə başlamazdan əvvəl etdikləri hər hansı araşdırma: bu anlayışlar sizə layihə haqqında daha yaxşı qərarlar qəbul etməyə kömək edəcək.

 

  Həmkarlarınızla tanış olun

  Yeni bir layihənin idarə edilməsi işinə başladığınız zaman, düzgün öz imicinə sahib olmaq böyük fərq yaradacaq.  Üç işçi qrupunun olduğunu xatırlamalısınız:

 

  layihə komandanız.  Yəqin ki, təxmin edə bildiyiniz kimi, layihə menecerinin komandası ilə əlaqəsi çox vacibdir.  Əvvəlcə layihə komandanızda kimlərin olduğunu və onların rollarının nə olduğunu öyrənin (həm şirkət səviyyəsində, həm də layihə daxilində).  Onların fikirlərini fəal şəkildə dinləyin: onlar sizə layihə və ya müştəri haqqında komandada işləməmiş insanlardan öyrənə bilməyəcəyiniz bir şey deyə bilərlər.

 

  Geribildirim və səmimi ünsiyyəti təşviq edin.  Layihə şəffaflığı mədəniyyətinin yaradılması sizinlə komandanız arasında inam yaratmağınıza kömək edəcək.  Əvvəldən layihə meneceri kimi öz rolunuzu aydın şəkildə müəyyənləşdirməyə və bəzi əsas qaydaları yaratmağa çalışın.  Bu, iş-həyat balansınızı saxlamağa və karyeranızın genişlənməsinin qarşısını almağa kömək edəcək.

 

  menecerləriniz.  Rəhbərinizlə görüş, işə qəbul prosesinin qaçılmaz (və vacib) hissəsidir.  Bu əlaqə ilə bağlı daha maraqlı məsləhətlərdən biri yazan Owen Gadekendən gəlir:

 

  “Ola bilər ki, siz artıq “Yeni müdirimlə görüşmək haqqında nə demək olar?”  Bəli, bu həmişə vacibdir və yəqin ki, siz artıq ən azı bir görüş keçirmisiniz.  Ancaq layihənizin ən azı ilkin qiymətləndirilməsini aparmaq üçün kifayət qədər məlumat toplayana qədər hər hansı növbəti görüşləri bilərəkdən təxirə salmağı tövsiyə edirəm;  əks halda, yerinə yetirə bilməyəcəyiniz vədlər və ya öhdəliklər verərkən tapa bilərsiniz.  "

 

  Mənbə: Gadeken, O.K.  (2009).  Beləliklə, siz yeni layihə menecerisiniz: yaxşı başlanğıc üçün məsləhətlər.  PMI® Qlobal Konqresi 2009-da təqdim olunmuş məqalə - Şimali Amerika, Orlando, Florida.  Newtown Square, Pensilvaniya: Layihə İdarəetmə İnstitutu.

 

  Digər işçilər.  Çox güman ki, mümkün qədər çox həmkarla tanış olmaq sizin üçün faydalı olacaq, xüsusən də təşkilatınız, məsələn, 500-dən az adamı işlədirsə (böyük korporasiyalarda bu vəzifə mümkün olmaya bilər).  Hətta komandanızdan “Kimi tanımalıyam?” sualını verə bilərsiniz.  Layihə meneceri olaraq, İnsan Resursları, Ofis Menecerləri, Satış, Maliyyə və s. ilə əməkdaşlıq etməli ola bilərsiniz. Kimin sizi üstün mövqeyə qoyduğunu bilmək.  Təbii ki, siz həm də layihə həmkarlarınızla tanış olmalı və mümkünsə, mentorunuz olacaq birini tapmalısınız.

 

  Sonra nə var?  İşin ilk həftələri üçün plan hazırlayın

  Bir anda işə başlamalı olacaqsınız: bir çox təşkilatlarda bu, təşkilatla tanış olduqdan bir neçə gün sonra baş verəcək.  Siz qayğıkeşlikdən (çox güman ki) təkbaşına olmağa keçdiyiniz zaman məskunlaşmaq və "real iş" arasında keçid çətin ola bilər.  Bu çətin dövrlə necə məşğul olmalısınız?

 

  Ölçülə bilən məqsədlər və prioritetlər təyin edin: həm layihə komandası, həm də özünüz üçün.  Belə bir siyahı şübhə etdiyiniz zaman ən dəyərli mənbəniz olacaqdır.

 

  Gözləntilərinizi komandanızla bölüşün.  Birbaşa hesabatlarınız onların məqsədləri və əsas məsuliyyətlərinin nə olduğunu bilməkdən faydalanacaq.  Siz isə strategiyanızın həyata keçiriləcəyinə daha çox əmin olacaqsınız.

 

  Narahatlıqlarınızı və fikirlərinizi, xüsusən də layihənin idarə edilməsi prosesləri ilə bağlı olduqda bildirin.  Komandaya qoşulub ilk gündən 180 etmək istəyəni təbii ki, heç kim bəyənmir.  Ancaq təzə görünüş üçün deyiləcək bir şey var: siz başqalarına nisbətən daha çox çatışmazlıqlar və təkmilləşdirilməli sahələr görə bilərsiniz.  Sakit və nöqtəli şəkildə ünsiyyət qurduğunuz müddətcə heç bir probleminiz olmamalıdır.  Unutmayın ki, son nəticədə qeyri-kamil proseslərin və metodların nəticələri ilə qarşılaşmalı olacaqsınız.  Yəqin ki, konkret sahələri təkmilləşdirmək üçün həmkarlarla əməkdaşlıq etmək daha yaxşıdır.

 

  Yeni layihə idarəetmə işində necə mütəşəkkil qalmaq olar?

  Yeni işinizin çətin ilk həftələrində mütəşəkkil olmağınıza kömək edəcək bəzi məsləhətlər:

 

  suallar vermək və suallara aydınlıq gətirmək

  qeydlər aparın (bu, bəzi eskizlər etmək üçün əla fürsət ola bilər)

  mövcud şablonlardan istifadə etmək və ya onları təşkilata və komandaya təqdim etmək,

  görüşləri planlaşdırın və effektiv görüşlər üçün qaydalara əməl edin.

  Yeni vəzifədə ilk bir neçə həftə çətin ola bilər.  Bununla belə, təlimatlarımıza əməl etsəniz, qarşıdan gələn məsuliyyət və vəzifələrinizdən yaxşı xəbərdar olacaqsınız.  Şübhə yarandıqda, siz həmişə PM üçün onlayn resurslara müraciət edə bilərsiniz.  Biz müntəzəm olaraq layihə menecerləri üçün faydalı təlimatlar dərc edirik, ona görə də Teamdeck bloqunu işarələdiyinizdən əmin olun!  Əgər tətbiqimizi hələ sınamamısınızsa, digər məhsul menecerlərinin nəyə heyran olduğunu görmək üçün qeydiyyatdan keçin.

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/starting-a-new-project-management-job/

07.03.2022