Xəbərlər

2 həftə ərzində layihələrdə işləri qaydaya salmaq və İT həllinin sizin üçün uyğun olduğuna necə əmin olmaq olar?

2 həftə ərzində layihələrdə işləri qaydaya salmaq və İT həllinin sizin üçün uyğun olduğuna necə əmin olmaq olar?

Bu gün çeviklik və xarici mühitə uyğunlaşmaq üçün tez dəyişmək bacarığı sağ qalma və biznes uğurunun açarıdır.  Bir qayda olaraq, şirkətdəki bütün dəyişikliklər və onun inkişafı layihələrin həyata keçirilməsi ilə baş verir.  Bunu əl rejimində idarə etmək əlçatmaz bir lüksdür: bu, çoxlu qiymətli resurs tələb edir - vaxt, pul, səy.  Şirkətlər İT həlləri seçməyə doğru irəliləyir, lakin bazarda yüzlərlə müxtəlif alətlər mövcuddur.  Onlardan hansının müəyyən bir şirkətin layihələrinin xüsusiyyətlərinə uyğun olduğunu, əsas biznes vəzifələrini bağlaya biləcəyini və istənilən nəticəyə gətirib çıxara biləcəyini müəyyən etmək çox çətindir.  Necə qərar vermək olar?

Bir şirkətin tarixi

Bir müddət əvvəl bizə yol və sənaye tikintisi ilə məşğul olan böyük bir federal şirkətin İT departamentinin nümayəndələri müraciət etdilər.  Bundan əvvəl onların təsdiq edilmiş qaydaları və ixtisaslaşmış layihə idarəetmə sistemi yox idi.  Layihələr üzrə planlaşdırma və hesabat vermə Excel-də həyata keçirildi, tapşırıqları idarə etmək üçün bir tapşırıq meneceri istifadə edildi, funksionallığı layihələr üzrə cari iş həcmi üçün açıq şəkildə kifayət deyildi.

Tam hüquqlu İT həllinin alınması şirkət rəhbərliyi tərəfindən əsaslandırılmalı idi.  Məsləhətçilərimiz sistemin imkanları ilə tanışlığınızı yoxlama məntəqələri və layihəyə nəzarət funksiyası ilə layihələrin idarə edilməsi üçün quraşdırılmış metodologiya ilə ADVANTA-dan "Layihə Reyestrinin" kiçik həlli ilə başlamağı təklif etdilər.

Layihə reyestri layihə yanaşmasının həyata keçirilməsinin bu mərhələsində şirkət üçün optimal həll yolu oldu - o, işləri tez qaydaya salmağa, İT layihələri portfelinin operativ idarə edilməsinə və onların həyata keçirilməsi zamanı sapmalara operativ reaksiya verməyə kömək etdi.

Eyni zamanda, icra mərhələli şəkildə aparılaraq, işçilərin sakit iş rejimində cari tapşırıqlarını yerinə yetirmələrinə, informasiya sisteminin tətbiqi ilə bağlı yeni layihə ilə məşğul olmalarına şərait yaradılıb.  İlk həftə ərzində istifadəçiləri və şöbənin bütün layihələrini sistemə daxil etdilər.  İkincisi, onlar mərhələləri, son tarixləri və nəticəyə görə məsul şəxsləri təsdiqlədilər.  Üçüncüsü, hesabatı çeşidlədik, onun hazırlanma tezliyini təyin etdik və artıq ilk nəticələri almağa başladıq.

Hətta belə qısa müddətdə və seçmə funksionallığın istifadəsi ilə həllin işlədiyi aydın oldu:

Rəhbərlik istənilən vaxt ayrı-ayrı layihələrin və bütövlükdə bütün portfelin statusları haqqında aktual məlumat əldə edə bilər.

Layihə hesabatlarının planlaşdırılması və toplanması vaxtı bir neçə gündən 20 dəqiqəyə endirilib.

Layihə portfeli üzrə idarəetmə qərarlarının qəbulu sürəti və keyfiyyəti artıb.

Bütün iştirakçıların layihə məlumatlarının vahid mənbəyinə çıxışı var.

Metodologiyanın işlənib hazırlanmasına ehtiyac yoxdur, o, artıq təklif olunan İT həllində qurulub.

Bildiyiniz kimi, "iştaha yeməklə gəlir".  Bu həll çərçivəsində ADVANTA platformasının imkanlarını sınaqdan keçirən şirkət rəhbərliyi sistemi bütün bölmələr üçün genişləndirməyi və tətbiq olunan funksionallığı əhəmiyyətli dərəcədə genişləndirməyi planlaşdırır.  Fərdi parametrlərlə sistemin tətbiqi üçün layihə hazırlanır, layihəyə nəzarət üçün artıq istifadə olunan funksionallıqdan əlavə, strateji idarəetmə, maliyyə menecmenti və şirkət resursları üçün modulları əhatə edəcəkdir.

Bu həll yalnız layihə tapşırıqlarını avtomatlaşdırmağa cəhd etmək istəyən, lakin bir İT məhsuluna əhəmiyyətli büdcələr və həyata keçirilməsi üçün çox vaxt sərf etməyə hazır olmayanlara və artıq layihə idarəetmə sistemi qurmağa başlayanlara tövsiyə edilə bilər. , lakin hələ qabaqcıl funksionallığa ehtiyac yoxdur. ...  Pilot tətbiqetmə başa çatdıqdan sonra, arzu olunarsa, "Layihə Reyestri" həlli xüsusi ehtiyaclar üçün funksionallıq və konturlar əlavə etməklə hazırlana bilər: maliyyə idarəetməsi, risklərin idarə edilməsi, resurslar, dəyişikliklər, ideyalar, aktivlər və s.

"Layihə Reyestrini" necə idarə etmək olar

Əslində, "Layihələrin reyestri"nin həyata keçirilməsi uzun hazırlıq tələb etmir - alətlər artıq sistemə daxil edilmişdir.  Proqramda tam işləməyə başlamaq üçün 5 sadə addımı yerinə yetirməlisiniz:

İstifadəçiləri sistemlə tanış etmək: nəticələrə görə cavabdeh olan layihə menecerləri, yüksək səviyyəli rəhbərlik.

Portfellər yaradın.  Hər bir layihə portfeli üçün bir lider təyin edilir, hesabatların toplanması və təqdim edilməsi üçün xüsusi müddət müəyyən edilir.

Bütün layihələri sistemə daxil edin: layihələrin pasportlarını (kartlarını) doldurun, menecerləri təyin edin.

Mərhələləri təyin edin, son tarixləri göstərin və onlara nail olmaq üçün məsul şəxsləri təyin edin.

Avtomatik rejimdə sistemdən layihələr və yoxlama məntəqələri üçün statuslar toplamağa başlayın.  Bunun üçün həlldə layihələrin vəziyyəti haqqında operativ və xülasə məlumatları olan 7 hesabat və 2 idarə paneli var.  Tablolar layihə portfelinin idarə edilməsinin keyfiyyətini əks etdirir: nizamnamənin, əsas planın olması, hər bir layihə üzrə planların vaxtında həyata keçirilməsi.  Son tarixlərə uyğun gəlməməsi ehtimal olunan və ya proqnozlaşdırılan problemli layihələr ayrıca vurğulanır.

Niyə cəhd edin?

"Layihə reyestri" məhdud funksionallığı ilə adi tapşırıq menecerləri ilə müsbət müqayisə edən və müəyyən bir şirkətin prosesləri və tapşırıqları üçün yaradılmış və ya fərdiləşdirilmiş mürəkkəb ixtisaslaşdırılmış sistemlərdən olan hazır və artıq konfiqurasiya edilmiş bir həlldir.  "Layihə Reyestrinin" əsas üstünlüyü daxili metodologiya və əsas layihə idarəetmə prosesləri üçün dəstək sayəsində sürətli və ucuz yerləşdirmədir.  Bu, sistemi cəmi 2-3 həftə ərzində işə salmağa və dərhal ilk nəticələri əldə etməyə imkan verir:

Layihələr və portfellər haqqında məlumat toplayın və strukturlaşdırın.

Addım-addım nəzarət və layihənin idarə edilməsini həyata keçirin.

Sənədləri layihələrlə əlaqələndirin.

Layihələrin statuslarını və icra dərəcəsini izləyin, onlar üçün riskləri proqnozlaşdırın.

Avtomatik rejimdə müntəzəm olaraq layihələr və onların nəzarət məntəqələri haqqında hesabatlar toplayın.

Belə ki, “Layihələrin reyestri”ni tətbiq etməklə şirkətlər bütün layihələrin aktual reyestrini aparmağa və onların icrasına operativ nəzarət etməyə imkan verən kompleks istifadə həllini əldə edirlər.  O, artıq əsas, lakin başlanğıc üçün yetərli olan, sonradan "yaradılan" və xüsusi tapşırıqlar üçün fərdiləşdirilə bilən layihə funksionallığını ehtiva edir.

Teqlər: PMO Azərbaycan, PMO Rəşad İbrahimov, Project Management Office PMO, Rəşad İbrahimov Head Of PMO, Layihə rəhbəri, Rəşad İbrahimov təlimlər, Layihələrin idarə edilməsi təlimləri, treninq, layihə təlimləri Layihələ təlimi, layihələri idarəetmə kursu

10.11.2021