Xəbərlər

7 İşarələr Şirkətinizin Resurs İdarəetmə Vasitəsinə ehtiyacı var

7 İşarələr Şirkətinizin Resurs İdarəetmə Vasitəsinə ehtiyacı var

  Eyni anda bir neçə layihə üzərində işlədiyiniz zaman işlər bir az xaotik olur, elə deyilmi?

  Bununla belə, layihələrinizi yolda saxlamaq və komandanızın işinin yaxşı planlaşdırıldığından əmin olmaq üçün bazarda çoxlu həll yollarınız var.  Layihə menecerləri tez-tez layihə idarəetmə vasitələrindən istifadə edirlər, bəs resurs idarəetmə proqramları haqqında nə demək olar?  Hər iki həll növünə sərmayə qoymalısınız?

  Bu bloq yazısında komandanızın işini daha yaxşı planlaşdırmaq və idarə etmək üçün şirkətinizin resurs idarəetmə proqramının tətbiqini ciddi şəkildə nəzərdən keçirməli olduğu bəzi göstəriciləri paylaşacağıq.

  Aşağıda müzakirə etdiyimiz işarələrin hər biri üçün etibarlı resurs idarəetmə proqramının sizə necə kömək edə biləcəyini də göstərəcəksiniz.

  Şirkətlərin üzləşdiyi xüsusi çətinlikləri müzakirə etməzdən əvvəl, resurs idarəetmə vasitələrinin nə olduğunu qısaca nəzərdən keçirək.

  Resurs idarəetmə vasitəsi nədir?

  Resursların idarə edilməsi proqramı komandanızı daha yaxşı planlaşdırmağa və nəticələri ölçməyə kömək edir.  Adından da göründüyü kimi, burada diqqət komandanıza yönəlib: onların mövcudluğu, tutumu, iş yükü, istifadəsi, cədvəlləri.  Resursların idarə edilməsi proqramlarının əksəriyyətinə planlaşdırma və resursların bölüşdürülməsi funksiyaları daxildir.  Siz həmçinin resursların planlaşdırılması, vaxtın izlənməsi və tətilin idarə edilməsini birləşdirən Teamdeck kimi daha əhatəli alətlər tapa bilərsiniz.  Onu sınaqdan keçirmək istəyirsinizsə, pulsuz sınaq üçün qeydiyyatdan keçə bilərsiniz.

  İndi qarşılaşa biləcəyiniz problemlər haqqında danışaq:

  Komanda üzvləriniz layihələri vaxtında və büdcəyə uyğun başa çatdırmaq üçün mübarizə aparır.

  Layihələrin uğursuz olmasının bir çox səbəbi var, lakin resursların idarə edilməsi layihələrinizdə uğur qazanmağınıza kömək etmək üçün uzun bir yol keçə bilər.

  İlk növbədə, resursların bölüşdürülməsinə diqqət yetirməli və lazımi insanların düzgün layihələr üzərində işlədiyinə əmin olmalısınız.  Böyük bir komandanız və böyük layihələr portfeliniz olduqda bunu etmək asan deyil.  Müəyyən bir layihə üçün ən yaxşı insanları seçdiyinizə əmin olmaq üçün şirkət miqyasında resurs təqviminə sahib olmaq faydalıdır.

  Belə bir təqvim, hansı işçilərin layihənizə qoşulmağa hazır olduğunu görməyi asanlaşdırır.  Bundan əlavə, yaxşı resurs planlaşdırma vasitəsi komanda üzvlərini bacarıqlara, iş stajına və ya yerə görə filtrləməyə kömək edəcək.  Buna əsaslanaraq, layihə üçün düzgün insanları ayıra bilməlisiniz.

  Uğursuz layihələrin başqa bir səbəbi onların irəliləyişlərini izləyə bilməməkdir.  Layihənin idarə edilməsi proqramı tez-tez layihə cədvəlini təsvir etmək üçün Gantt diaqramları yaratmağa imkan verir.  Bununla belə, siz həmçinin vaxt cədvəlləri ilə komandanızın işini izləməlisiniz.  Niyə?  Məsələn, insanların bir işə planlaşdırıldığından daha çox vaxt sərf etdiyini gördükdə, bu, bütün layihənin gecikə biləcəyinə işarə ola bilər.

  İşçinizin məhsuldarlığı və istifadə nisbətindən əmin deyilsiniz.

  Nə üçün resurslardan istifadə komandanızın rifahı və layihələrinizin sağlamlığı üçün bu qədər vacibdir?  Bir tərəfdən, bir işəgötürən olaraq, komandalarınızın çox işləməsini istəmirsiniz.  Teamdeck kimi resurs planlaşdırma proqramı işçilərinizin vaxt cədvəllərində artıq vaxtı dərhal qeyd etməyə və onların iş yükünü real vaxt rejimində izləməyə imkan verir.

  Resursların balanslaşdırılmış istifadəsi biznes baxımından da vacibdir.  Komandanızda heç bir işi olmayan insanların olmasını sadəcə olaraq ödəyə bilməzsiniz.  Bu komanda üzvlərinin özləri də tapşırıqların olmamasından məyus olacaqlar.  Təəssüf ki, mərkəzləşdirilmiş resurs planlaşdırma alətiniz yoxdursa, bəzi insanları asanlıqla əldən verə bilərsiniz.  Komandanızdakı resurslardan istifadəni mütəmadi olaraq qiymətləndirmək işçilərinizi xoşbəxt etmək və biznesinizi gəlirli saxlamaq üçün vacibdir.

  Layihələrinizin vəziyyətini onlar tamamlanmadan qiymətləndirməkdə çətinlik çəkirsiniz.

  Layihələrinizin yaxşı olub olmadığını necə bilirsiniz?  Komandanızın Tapşırıq Menecerinin "Bitti" bölməsini yoxlamaq bir seçimdir, lakin komandanızın müəyyən bir layihəyə sərf etdiyi vaxta da diqqət yetirməyi təklif edirik.

  Layihənin təxmin edilən saatlarını komandanızın izlədiyi faktiki vaxtla müqayisə etmək yaxşı fikirdir.  İdeal olaraq, zamanla dəyişən dəyərlərə baxacaqsınız.

  Tünd yaşıl çubuqlar komandanızın sifarişlərini əks etdirir - təxmini saat sayı.  Açıq yaşıl çubuqlar vaxt izləmə proqramı tərəfindən qeydə alınan faktiki saatlardır.  Görə bilərsiniz ki, layihənin əvvəlindən insanlar nəzərdə tutulduğundan bir az daha çox saat izləyirlər.  Təxminlərlə faktlar arasında fərq gözə dəyirdi, amma o qədər də böyük deyildi.  Bununla belə, yanvarın 17-də komanda gözləniləndən iki dəfə çox saat izlədi.  Menecerlər üçün bu, layihədə nəyinsə səhv olduğunun göstəricisidir.  Bəlkə müştəridən gözlənilməz dəyişiklik tələbi olub?  Və ya bəlkə tapşırıqlardan biri gözləniləndən daha çətin oldu?  Əlbəttə ki, işlərin böyük sxemində bir neçə əlavə saat o qədər də əhəmiyyət kəsb etməməlidir, lakin bu vəziyyətin həftələr və ya aylarla davam etdiyini təsəvvür edin.  Vaxt izləmə və resurs idarəetmə proqramınızın monitorinqindən istifadə etmədən siz layihənin düzgün yolda olmadığını fərq edə bilməzsiniz.

  Layihə idarəetmə alətiniz resursları planlaşdırmağa imkan vermir.

  Əksər şirkətlər bir növ layihə idarəetmə proqramından istifadə edirlər.  Bu, sadə kanban lövhəsi və ya resurs planlaşdırma imkanları ilə tam həll ola bilər.  Bununla belə, əgər PM alətiniz yalnız layihə tapşırıqlarına və mərhələlərə yönəlibsə, layihəni və komandanı eyni dərəcədə yaxşı idarə etmək üçün sizə fərqli proqram lazımdır.

  Xoşbəxtlikdən, resurs idarəetmə alətləri adətən layihə idarəetmə proqramları, ictimai API və ya Zapier proqramları ilə daxili inteqrasiyaya malikdir.

  Yeni layihələrin planlaşdırılması təxmin oyunudur.

  Bu bir neçə səbəbə görə baş verə bilər.  Layihə menecerləri üçün əsas məsələ kimi resurs ayrılmasını artıq qeyd etdik.  Digər problem odur ki, bir çox şirkət eyni vaxtda bir neçə layihə üzərində işləyir.  Resurs planlaşdırma aləti olmadan siz insanları asanlıqla təkrarlaya və ya layihənin planlaşdırılması münaqişələrinə səbəb ola bilərsiniz.  Nəhayət, əlçatanlıq və planlaşdırılmış olmama məlumatınız yoxdursa, layihənin planlaşdırılması olduqca çətindir.  Təsəvvür edin ki, sürətlə inkişaf edən bir layihə üçün proqramçı işə götürürsünüz və layihənin ortasında onun iki həftəlik məzuniyyətinin olduğunu öyrənirsiniz.

  Təsəvvür etdiyiniz kimi, resurs idarəetmə proqramları resurs planlaşdırma imkanlarına əlavə olaraq tətilin idarə edilməsi xüsusiyyətlərini təklif edərsə, sizi bütün bu problemlərdən xilas edə bilər.

  Teamdeck-dən istifadə edərək, siz bütün üzvlərin cədvəllərini, mövcudluğunu və məzuniyyətlərini göstərə bilərsiniz.  Beləliklə, layihələrinizi daha inamla planlaşdıra bilərsiniz.  Dəyişikliklər etmək lazımdırsa nə etməli?  Teamdeck-də sürüklə və burax resurs təqvimi var ki, cədvəlinizi asanlıqla redaktə edə və komandanıza yenidən nəzarət edə biləsiniz.

  HR departamentləriniz insanların mövcudluğunu və yoxluğunu izləmək üçün elektron cədvəllərdən və kağız formalardan istifadə edir.

  Siz artıq bilirsiniz ki, bəzi resurs planlaşdırma vasitələri boş vaxtın idarə edilməsi ilə planlaşdırmanı birləşdirir.  Bu, şirkətinizin HR proseslərini növbəti səviyyəyə qaldırmaq üçün əla fürsətdir.

  Təəssüf ki, bir çox komanda hələ də vaxtı idarə etmək üçün elektron cədvəllərə və strukturlaşdırılmamış ünsiyyətə etibar edir.  Bu prosesdə iştirak edən hər kəs üçün səmərəsizdir: işçilər məzuniyyət sorğularını təqdim etmək üçün çox vaxt sərf edirlər, menecerlər xaosda asanlıqla itə bilərlər.

  Nəticədə, layihə menecerləri resurs mövcudluğu və planlaşdırılan məzuniyyətlər haqqında çox az məlumata malik ola bilər.  Əlbəttə ki, bu, bahalı planlaşdırma səhvlərinə səbəb ola bilər.  Effektiv resurs və potensialın planlaşdırılması yalnız komandanızda kimin və nə vaxt mövcud olduğunu bildiyiniz zaman mümkündür.

  Teamdeck ilə işçilər bir neçə kliklə tətil tələb edə bilərlər.  Hər qəbul edilmiş yoxluq resurs təqvimində görünür, belə ki, layihə menecerləri yeni layihələri planlaşdırarkən bunu nəzərə ala bilərlər.

  İşçilərinizin hər həftə nə qədər pullu və ödənişsiz saat sərf etdiyini bilmirsiniz.

  Layihənin gəlirliliyinə nəzarət etmək üçün komandalarınızın neçə fakturalı və qeyri-fakturalı saatları izlədiyini başa düşmək vacibdir.  Saatların bölünməsini gördükdən sonra, hesablanmayan saatları azaltmaq, komanda görüşlərinizi daha səmərəli etmək kimi optimallaşdırma yollarını tapmağa cəhd edə bilərsiniz.

  Fakturalı saatları necə hesablamaq olar?  Teamdeck-də işçilər vaxtı izləyərkən vaxt qeydlərinə "ödənilməmiş" kimi etiketlər təyin edə bilərlər.  Menecer kimi sizə lazım olan yeganə şey seçilmiş komandaları və ya layihələri təhlil etmək üçün sadə hesabat yaratmaqdır.  Üstəlik, eyni hesabatdan işçilərin maaşlarını və ya müştərinizdən ödəməli olduğunuz pul məbləğini hesablamaq üçün istifadə edə bilərsiniz.

  Komandanız üçün ən yaxşı resurs idarəetmə proqramını necə tapmaq olar?

  Ümid edirəm ki, resurs idarəetmə proqramının komandanızın alətlər qutusuna əla əlavə ola biləcəyini görürsünüz.  İndi komandanız üçün düzgün alət tapmalısınız.  Məşhur resurs planlaşdırma vasitələrinə ümumi baxışla başlayaq.  Bazarda mövcud olan müxtəlif bulud alətlərinin xüsusiyyətlərini və qiymətlərini müqayisə etmək üçün ondan istifadə edin.

  Yəqin ki, bu blog yazısında gördüklərinizi bəyəndiniz və xüsusilə Teamdeck haqqında daha çox bilmək istəyirsiniz?  Müştəri təcrübəsi üzrə ekspertimiz Aniela ilə zəng planlaşdırın.  O, sizə Teamdeck-in ən vacib xüsusiyyətlərini göstərəcək və resurs idarəçiliyi ilə şirkətinizin proseslərini necə optimallaşdıra biləcəyinizi izah edəcək.

Menbe : https://teamdeck.io/toolbox/your-company-needs-a-resource-management-tool/

05.03.2022