Xəbərlər

Aysel Yusifova - Layihələrin idarəedilməsi metodologiyaları

Layihələrin idarə olunması Şöbəsinin rəhbəri Aysel Yusifova Layihələrin idarəedilməsi metodologiyalarının müsbət və mənfi cəhətlərini bu  məqalədə izah edir:

Hal-hazırdakı dövrdə strateji düşüncəli rəhbərlər və liderlər layihə idarə olunmasında tək bir metodologiyaya bağlı qalmırlar. Təcrübə onu göstərir ki, layihədə lazımı bütün vəziyyətlərə uyğun olan müxtəlif metodları birləşdirərək istifadə etmək daha yaxşı nəticə əld etməyə şərait yaradır.

Bu məqalədə layihə idarə olunması sahəsində bu gün istifadə olunan populyar metodların müsbət və mənfi cəhətləri izah olunacaqdır.

1. Waterfall – İlk olaraq Dr. Winston Royce tərəfindən 1970-ci ildə İT sahəsinin getdikcə inkişafının sürətləndiyi bir vaxtda proseslərin idarə olunması üçün yaradılmışdır. Waterfall qeyd edəcəyimiz metodologiyalar arasında ilk yaranan metodologiyadır.

 

Waterfall metodologiyası üzrə işlər növbəlidir və tam olaraq ehtiyaclara yönəlmişdir. Layihənin başlanğıcından etibarən layihənin sonunda əldə edilən məhsuldan gözlənilən nəticənin nə olduğundan zərgər dəqiqliyində əmin olmanız lazımdır. Layihə başladıqdan sonra əhatə dairəsinin dəyişilmə ehtimalı olmamalıdır. Waterfall idarəetməsi ayrı-ayrı hissələrdən ibarətdir. Digər tapşırıqlara yönəlmədən əvvəlki işinizi tamamlamanız mütləqdir.

Metodologiyanın müsbət və mənfi cəhətlərinə nəzər yetirək:

Müsbət cəhətləri

1. Metodologiyanın istifadəsi və başa düşülməsi asandır.

2. İdarəetmənin hər hansı mərhələsində əvvəlki tapşırığa geri dönməyəcəyimiz üçün mövcud işi “mükəmməl” icra etməlisiniz. Bu da nəticədən məmnunluğu artırır.

3. İntizamlı olmağa məcbur edir.

4. Yaxşı sənədləşmənin mövcudluğunu təmin edir.

Mənfi cəhətləri

1. Dəyişikliklərin idarə olunması çətindir. Hətda dəyişiklik baş verərsə layihənin əvvəlinə geri dönmək lazım gələcəkdir.

2. Layihənin başlağıcında düzgün tələbləri toplamaq çətin olacaqdır. Çox vaxt İT layihələrində müştərilər istəklərini layihənin irəli mərhələlərində dəqiq bildirə bilirlər. Layihə dəyişikliklərə açıq olmadığı üçün bu müştəri məmnuniyyəti azaldacaqdır.

1. Agile – Agile metodlogiyası qarışıq layihələrin idarə olunması üçün Waterfall idarə etməsinin uğursuzluğu səbəbi ilə yaranmışdır. Agile Waterfall metodologiyasının tam olaraq tərsidir. Adından məlum olduğu kimi bu metodologiya çevik olmağı tələb edir.

Agile manifestasında 4 əsas dəyər aşağıdakılardır:

• İnsanlar əməliyyat və alətlərdən üstündür.

• Tapşırıq üzərində işləmək sənəd üzərində işləməkdə üstündür.

• Müştərinin istəyi və töhfəsi müştərilər ilə bağlanan müqavilələrdən üstündür.

• Dəyişikliklərə reaksiya planlamadan üstündür.

Metodologiyanın müsbət və mənfi cəhətlərinə nəzər yetirək:

Müsbət cəhətləri

1. Sabit mərhələləri olmadığı və ya sabit tələblərə yönəlmədiyi üçün layihəyə sərbəstlik verir. Bu xüsusi ilə yaradıcı layihələr üçün avantajdır.

2. Çevik idatəetmə ilə maraqlı tərəflərdən müntəzəm rəy alınmalıdır və buna görə də dəyişikliklər etmək lazım gəlir. Maraqlı tərəflər layihənin hər mərhələsində iştirak etdikləri üçün layihənin uğursuz olma riski xeyli azalır.

3. Aşkarlanan problemlər çox vaxt “problem” kimi yox, dəyişiklik kimi qəbul edilir.

Mənfi cəhətləri

1. Agile metodologiyası üzrə dəyişikliklər baş verdikdə dərhal reaksiya verilməlidir. Bu da öz növbəsində dəyişikliyin tələbinə uyğun resursların idarə edilməsini çətinləşdirir. Resursları daim nəzarətdə saxlamaq lazımdır.

2. Dəyişikliklər tez-tez baş verdiyindən büdcə planlamasını düzgün qurmaq dümək olar ki mümkün olmur.

3. Maraqlı tərəflərdən rəy almaq hər zaman uğurlu və ya çevik olmaya bilər.

4. Dəyişikliklərə görə layihəni zaman intervalı xeyli elastikləşir. Bu da layihənin bitmə tarixi dəqiq hesalamağa icazə vermir.

1. Scrum – Layihə iştirakçılarının qısa “sprint” lərlə və gündəlik “stand-up” görüşlərinə fokuslanmalarına şərait yaradır. Prosesdə bir “sprint” arxada qalan tapşırıqlar üçün fəaliyyətə başlayır. Gündəlik iclaslar isə Scrum masterin irəliləməni izləməyə və komandanı “sprint” in bitməsinə doğru istiqamətləndirməyə imkan verir. Tamamlanmış “sprint” in analiz olunması bir sonrakı qrupun ilk tapşırığıdır. Proses  “sprint” ləri tamamladıqda və ya “deadline” üzrə layihəni bitirənə qədər davam edir.

Metodologiyanın müsbət və mənfi cəhətlərinə nəzər yetirək:

Müsbət cəhətləri

1. Bir sprint ən çoxu 30 günlük planlanmışdır. Qısa müddətli uğurlar layihə iştiraçılarını motivasiya edir.

2. 30 günlük tapşırıqlar icraçıları daha çevik işləməyə məcbur edir.

3. Layihənin daha öncə müəyyən edilmiş bir “sprint” ində layihə tamamlanmamış olsa belə məhsul bazara çıxarıla bilər. Bu metodologiya məhsulun bazara çıxma sürətini və gəlirliliyi artırır.

4. Tamamlanan hər bir “sprint” məhsulun yeni versiyası kimi başa düşülür.

Mənfi cəhətləri

1. Dəqiq tələblər olmadığı üçün planlama mərhələsinin nəticəsi uğurlu olmaya bilər.

2. Sabit bitiş tarixi və büdcə yoxdur.

3. Layihə qrupu öz-özünü idarə etdiyi üçün intizamlı və yüksək motivasiyaya sahib olmalıdır. Qrup yetərincə təcrübəyə sahib olmazsa, Scrum-ın uğursuz olma riski yüksəkdir.

4. Böyük komandalar üçün dəyişikliklərdə resursların idarə olunması çətinləşir.

4. Kanban  – Layihənin idarə olunmasında vizual bir yanaşmadır. İş axını və irəliləmənin bütün iştiraklarçılar üçün aydın olduğu bir kanban lövhəsinə tapşırıqlar qoyaraq iş axınının vizual idarə olunmasına kömək edir. Bu metod Agile layihələrinin yanaşmasına əsaslanır.

Bu gün Trello kimi proqramlarda vizual planlaşdırmanın lövhədə meydana gəlməsi ilə yeni kanban alətləri və metodları inkişaf edir.

Kanban aşağıdakıları tələb edir:

• İş axınını vizuallaşdırın

• Davam edən tapşırıqlara sərhəd qoyun

• Axını idarə edin

• Strategiyaları açıq elan edin

• Çevik “feedback” sistemi qurun

• Dəyərləndirmə, analiz və yaxşlaşdırma prinsiplərinə komanda şəklində yönəlin.

Metodologiyanın müsbət və mənfi cəhətlərinə nəzər yetirək:

Müsbət cəhətləri

1. Davamlı inkişafa əsaslanır.

2. Proseslər vizuallaşdığı üçün uzun sənədləşmələrə ehtiyac yaranmır.

3. Daha çox diqqət tələb olunan, potensial problem sahələrinə yönəlir.

4. Kanban prosesi kiçik proseslərə bölərək kartlar vasitəsi ilə idarə etdiyi üçün kartların dəyişdirilməsi və cavablandırılması tezləşir.

Mənfi cəhətləri

1.Tapşırıqlar daim kanban lövhəsinin sütünları arasında dəyişdirildiyi üçün “deadline”proqnozlaşdırmaq çətinləşir.

2. Bir layihədə bir çox fəaliyyət və ya tapşırıq bir-biri ilə əlaqəli olarsa, kanbanın həyat keçirilməsi çətin olacaqdır.

5. Lean – Bu metodologiya effektivlik statusuna əsaslanmış bir layihə idarəetmə metodologiyasıdır. Layihə üçün nəzərdə tutulan son dəyəri müəyyənləşdirməklə başlayır və daha sonra  axının optimallaşdırılması ilə davamlı inkişaf yolunun səmərəliliyini artırır. Bu metodologiya sondakı istəyi “çılpaq” olaraq dəyərləndirməyə və zəruri olmayan əlavələrə ehtiyacların azaldılmasına yönəlmişdir.

Metodologiyanın müsbət və mənfi cəhətlərinə nəzər yetirək:

Müsbət cəhətləri

1. Əsas hədəf mənfəəti artırmaqdır.

2. İsrafdan uzaqlaşdırır.

3. Nəticə yönümlüdür. Yalnız zəruri ehtiyaca yönəlir.

Mənfi cəhətləri

1. Lean metodologiyası sabit fikirli komanda üçün əlverişlidir. Böyük komandası olan layihələrdə layihə iştirakçılarının sabit fikirli olmama ehtimalı yüksəkdir.

2. Daha əvvəl Lean metodologiyası istifadə etməmiş şirkətlərdə bu metodologiyanı istfadə etmək yüksək risk daşıyır. Bu hal şirkətin başlıca dəyərlərinə ziyan verə bilər

6. Critical Path Metod (CPM) – Bu metodologiyanı bir layihənin modelləşdirilməsi kimi düşünün. Bu metod bir işi mümkün olan ən az yavaş müddətə başa çatdırmaq üçün nə qədər vaxt lazım olduğunu hesablamağa imkan yaradır. Buna görə də CPM layihə tapşırıqlarını yerinə yetirmək üçün tələb olunan ən uzun müddətdir.

Metodologiyanın müsbət və mənfi cəhətlərinə nəzər yetirək:

Müsbət cəhətləri

1. Daha yaxşı planlaşdırma – Əgər X tapşırığının başa çatması ondan əvvəl olan Y tapşırığından asılıdırsa, CPM onu müəyyənləşdirmə və planlaşdırmağa kömək edəcəkdir.

2. CPM metodologiyasının uğuru kritik və kritik olmayan fəaliyyətlərin müəyyənləşdirilməsindən asılıdır.

Mənfi cəhətləri

1. Tapşırıqlar hər zamankı vaxtından daha uzun müddətdə tamamlanır.

2. Planlaşdırma ilə bağlı real təcrübəniz yoxdursa, hər bir fəaliyyət üçün vaxtı səhv hesablamalı olacaqsınız. Waterfall metodologiyası kimi planlaşdırma mərhələsi çətindir.

3. Dəyişikliklərə açıq deyildir. Dəyişiklik ehtiyacı yaranarsa, bütün proqram ləğv oluna bilər.

7. Critical Chain Project Management (CCPM) – Bazardakı ən yeni layihə idarəetmə metodologiyalarından biridir. CPM-a əsaslanaraq alternativ olaraq yaradılmışdır. CCPM -də son hədəfdən geriyə doğru fəaliyyət göstərirsiniz. Bu metodologiya tək bir tapşırığa fokuslanmağa məcbur edir və çox tapşırığı paralel aparan proseslərdən yayınır.

 

Müsbət cəhətləri

1. Tək bir tapşırığa yönəldiyi üçün nəticənin mükəmməllilik dərəcəsini artırır.

2. Paralel aparılan çox saylı işlərdən uzaqlaşdırır. Effektivliyi artırır.

3. Son hədəfdən geriyə doğru fəaliyyət göstərildiyi üçün kompleks layihələrdən bu metod daha yaxşı nəticələr verir.

Mənfi cəhətləri

1. Bu metodun çox layihəli mühitlərdə işləməsi çətindir.

2. Planlaşdırma riski yüksəkdir.

Bir layihə rəhbəri olaraq seçim etmək üçün bir neçə layihə idarəetmə metodologiyalarınız var. Bu metodologiyaların hər birinin öz güclü və zəif tərəfləri vardır. Doğru olanı seçmək layihənizi daha sürətli və daha səmərəli şəkildə idarə etməyə şərait yaradacaqdır.

22.06.2021