Xəbərlər
Bacarıqların Planlaşdırılması Alətləri, Məsləhətlər, Texnikalar
Biznesdə biznesinizin böyüməsinə təkan verən bir neçə kritik resurs müəyyən edə bilərik. Ən vaciblərindən biri qabiliyyətdir, yəni müəyyən bir zamanda nə qədər edə bilərsiniz. Belə bir mühüm amili nəzərdən qaçırmaq olmaz, bu qədər potensialın idarə edilməsi alətləri hazırlanmışdır. Bəs ən yaxşısını necə seçirsiniz?
Bu məqalədə öyrənəcəksiniz:
Tutumların Planlaşdırılması Alətini Seçərkən Mühüm Xüsusiyyətlər
Gücü planlaşdırma aləti proqramı tərəfindən tövsiyə olunur
Bacarıqların İdarə Edilməsi Prosesində Ən Yaxşı Təcrübələrə dair Bir neçə Təklif
Gücü planlaşdırma proqramı prosesi necə daha səmərəli edir
Bacarıqların idarə edilməsi asan məsələ deyil, çünki bu bir amil bir-biri ilə qarşılıqlı əlaqədə olan bir neçə digər amildən ibarətdir. İşçilərin sayı, onların vaxtı, mövcudluğu, səlahiyyətləri - bu məlumatların hər biri şirkətinizin imkanlarına təsir göstərir.
Cəmi 10 işçi ilə bunu başa düşmək çətindir. Bəs təşkilatınızın 100 və ya 200 nəfəri varsa necə? Darboğazların, xaosun və məyusluğun qarşısını almaq üçün sizə xüsusi proqramın dəstəyi lazımdır, xüsusən də resurs planlaşdırma prosesində hər bir iştirakçı tərəfindən döyüş meydanında sınaqdan keçirilmişdir.
Proqram istehsalçısı tərəfindən tövsiyə olunan ən yaxşı resurs potensialının planlaşdırılması vasitələri
Bəlkə də yuxarıda qeyd olunmayıb - bu məqalənin müəllifləri proqram evinin adamlarıdır. Aşağıdakı hər bir potensial planlaşdırma aləti bizim tərəfimizdən sınaqdan keçirilmişdir - CEO-lar, layihə menecerləri, tərtibatçılar, marketoloqlar və s. Onların bəziləri biz hazırkı şirkətin bir hissəsi olanda, bəziləri isə karyeramızın əvvəlki mərhələlərində idi.
Resurs Tutumlarının Planlaşdırılması Alətlərini Tədqiq edərkən Nəzərə Alınmalı Xüsusiyyətlər
İstifadəsi asandır. UX tez-tez bəzilərinin testdən dərhal sonra layihə menecerləri tərəfindən rədd edilməsinin səbəbidir.
Hər kəs - şəxsi və biznesdə - müxtəlif proqramlardan istifadə edir. Biznesdə mövqedən asılı olaraq bir çox interfeyslərdən istifadə edirik. Vərdişlər yaradır. Gücü planlaşdırma alətinin xüsusiyyətlərinin bezdirici olmasının səbəbi də budur.
Beləliklə, alətin yalnız həqiqətən faydalı xüsusiyyətləri ehtiva edib-etmədiyini, interfeysin şirkətdəki hər kəs üçün başa düşülən olub olmadığını, yüksək səviyyədə avtomatlaşdırmaya malik olub olmadığını və şirkətinizin xüsusi ehtiyaclarına cavab vermək üçün kifayət qədər çevik olub olmadığını düşünün. Və eyni dərəcədə vacibdir, şirkət strukturunuz və ya biznes məqsədləriniz dəyişərsə, alətin hələ də faydalı olub-olmadığını öyrənin.
istifadəçi əlçatanlığı. Müasir biznesdə, səhər saat 9-dan axşam 5-ə qədər ofisdə standart iş modelini tapmaq getdikcə daha nadirdir. İnsanlar müxtəlif vaxtlarda, part-time, müxtəlif vaxt zonalarında işləyirlər.
Bu dəyişənlər və parametrlər dəqiq potensial hesablamaları üçün kritik əhəmiyyətə malikdir, buna görə də ideal alət hər bir işçinin mövcudluğunu və lazım olduqda istənilən vaxt tənzimləyə bilməlidir. İstifadəçilərin hər dəyişdikdə əlçatanlıqlarını və iş saatlarını redaktə edə bilmələri də vacibdir.
Hesabat hazırlamaq. Bəzi potensial planlama proqram təminatçıları bir çox hesabat təklif edir, lakin onlardan yalnız bəziləri fərdiləşdirilə bilər.
Şirkətlər sənaye və ya şirkət strukturundan asılı olaraq iş performansını ölçmək üçün müxtəlif ölçülərdən istifadə edirlər. Bir çox sistem təminatçıları, təklifin ayrılmaz hissəsi olan əvvəlcədən müəyyən edilmiş hesabatlar təklif edir... o qədər ayrılmazdır ki, onu dəyişdirmək mümkün deyil və ya daha da pisi, layihə komandalarının gözləntilərini qarşılamaq üçün fərdiləşdirilə bilməz.
Odur ki, nəinki gözləntilərinizə cavab verən, lakin təşkilatınız böyüdükcə dəyişməyə açıq olmayan hesabatlar təklif edən potensial planlaşdırma aləti təchizatçılarına diqqət yetirin. Bir sözlə, hesabatlar paylaşılacaq və ixrac ediləcək qədər fərdiləşdirilə bilər. Əgər məlumatları təhlil etməyi bilirsinizsə, şirkətdə yaxşı təcrübələri inkişaf etdirmək, zəif və güclü tərəfləri tapmaq daha asandır. İdeal alət zəngin hesabat funksiyasına malik olmalıdır.
Tutumun icmalı. Bacarıq planı vəziyyətində potensialın effektiv planlaşdırılması və/yaxud potensialın planlaşdırılması strategiyasının şəffaflığı vacibdir.
Məlumata giriş diqqəti kiçik bir müddətə cəmləməyə, eləcə də daha geniş tarix diapazonu haqqında məlumat əldə etməyə imkan verməlidir. Komanda liderləri və layihə menecerləri tələb olunan bacarıq dəstinə, həmçinin ilkin və ya təsdiqlənməmiş layihələrə münasibətdə öz komandalarının iştirakını planlaşdırırlar.
Yeni işçilərin şirkətə qoşulduqları və getməyə hazır olduqları zaman onların görünməsi də vacibdir. Müxtəlif şöbələrin və komandaların işi bir-biri ilə sıx bağlıdır, ona görə də seçdiyiniz alət bütün əsas məlumatların başa düşülməsini təmin etməlidir. Xüsusilə satış şöbəsinin məlumatları.
Teqlər. Bacarıqları qiymətləndirmək üçün təkcə işçilərin vaxtı və sayı deyil, həm də onların səlahiyyətləri vacibdir.
Böyüklər üçün 8 saat, kursant üçün 8 saat görülən iş baxımından tamam fərqli dəyərə malikdir. Eynilə, xüsusi tapşırıqları yerinə yetirməyə gəldikdə - əgər qrafik dizayna ehtiyacınız varsa, HR mütəxəssisinizin bir az iş vaxtı olsa, bu kömək etməyəcək.
Resursları optimal şəkildə planlaşdırmaq və layihələrə düzgün insanları ayırmaq üçün layihədə hər kəsin rolunu müəyyən etmək üçün bacarıqlar, başlıqlar, şöbələr və digər etiketlər kimi əlavə məlumatlara ehtiyacınız olacaq. Hesabat xüsusiyyətlərindən istifadə edərək tarifləri daha yaxşı hesablamaq üçün hər bir məlumatı qeyd edə bilmək, yəni ödənişli və ödənilməmiş layihələri ayırd etmək və ya görüşlərdə sərf olunan vaxtı izləmək də vacibdir.
Nəzarət funksiyasını tərk edin. Gücün qiymətləndirilməsində ən çox yayılmış səhvlərdən biri bayram və həftə sonlarının nəzərə alınmamasıdır. Yaxşı idarə olunan bir təşkilatda hər bir işçi vacibdir və təkcə gündəlik iş axınına deyil, həm də layihələrin və resursların ümumi iş axınına təsir göstərir.
Komandanızın iş yükünü və iş axınını optimal şəkildə planlaşdırmaq üçün sizə müxtəlif növ məzuniyyətləri nəzərə alan sistem lazımdır: məzuniyyət, xəstəlik məzuniyyəti, analıq məzuniyyəti və bayram günləri (beynəlxalq qurumda hər bir lokalizasiya üçün fərqli ola bilər).
Cari işə qəbul prosesləri. Hər bir şirkət kadr dəyişikliyi ilə üzləşir.
Bu günün reallıqlarında bu tamamilə normaldır, lakin siz bunun biznesinizi iflic vəziyyətinə salmasına icazə verə bilməzsiniz. Bacarıqların planlaşdırılması vasitələri davam edən işə qəbul prosesləri və bildiriş müddətlərini nəzərə almalıdır. Beləliklə, siz bir baxışda təyyarədə nə qədər insanın getməyə hazır olduğunu, o cümlədən düzgün uçuş prosesini görə bilərsiniz.
İnteqrasiyalar. Təkcə loqoları deyil, həm də API-nin potensialını və tez inteqrasiya etmək qabiliyyətini nəzərə alın.
Veb saytlardakı parlaq loqoların sayına aldanmayın. Yeni alətlərin sayı hələ də artır, ona görə də loqoların sayı da artacaq. Beləliklə, nə qədər loqo gördüyünüz önəmli deyil, potensial planlama proqram təminatçısı yeni texnologiya həlli ilə nə qədər tez inteqrasiya edə bilər.
Beləliklə, inteqrasiyalar və yenilərə açıq olan bir alət axtarırsınızsa, desək, bağlantılar, təkcə loqoları deyil, həm də API-nin çevikliyini nəzərə alın.
Bacarıqların idarə edilməsi proqramı prosesi tam olaraq necə daha səmərəli edir?
Potensial planlaşdırma alətləri özlərini “iş axınınızı optimallaşdıran”, “təşkilatınızı tamamilə yeni səviyyəyə qaldıran”, “sizə əvvəllər heç vaxt görünməmiş nəticələr əldə etməyə imkan verən” vasitələr kimi reklam edir. Bütün bunlar gözəl səslənən şüarlardır, amma gəlin işə başlayaq. Potensial planlaşdırma vasitələri sizə həqiqətən nə verir?
İstifadə görünüşü - şirkətdəki hər kəs üçün görünüş
Bunun sayəsində hər bir işçinin, komandanın və şöbənin hazırda nə işlə məşğul olduğunu və nə qədər iş görməli olduğunu görə bilərsiniz. Bu, bəzi insanların həddən artıq yüklənəcəyi, qalanlarının isə həddən artıq az məsuliyyət daşıyacağı bir vəziyyətə gətirib çıxarmamaq üçün kimə daha çox tapşırıq verəcəyinizə qərar verməyə kömək edəcək.
Bildirişlər - hər şey və ya yalnız seçilmiş məsələlər haqqında
Güc vəziyyəti çox dinamikdir. Bayramlar, vəzifələr, yeni layihələr, yeni işçilər. Bunlar işinizi planlaşdırma qərarlarınıza təsir edən çox vacib amillərdir, ona görə də kifayət qədər bilik olmadan bunu effektiv şəkildə yerinə yetirmək sizin üçün çox çətin olacaq.
Gücü planlaşdırma proqramı sizə şirkətinizdə dəyişikliklər və ya potensial darboğazlar barədə davamlı bildirişlər göndərəcək. Əlbəttə ki, bir çox potensial planlayıcıları üçün resurs idarəetmə alətinin hansı bildirişin aktiv və ya qeyri-aktiv edilməsinə qərar verməyə imkan verməsi çox vacibdir.
Vaxt cədvəli - evdə müəyyən bir işə çox vaxt sərf olunurdu
Bu funksiya əməkdaşlarınızın müəyyən işlərə nə qədər vaxt sərf etdiyini, yerinin olub-olmadığını və ya əksinə, iş vaxtından artıq işləməsini izləməyə imkan verir. Bu bilik komandanın imkanlarını qiymətləndirmək, hansı layihələrə və şöbələrə əlavə dəstəyə ehtiyacı olduğuna və kimə yeni vəzifələr təyin edilə biləcəyinə qərar vermək üçün həyati əhəmiyyət kəsb edir.
Layihələrin statusu - hansıların tamamlanmağa yaxın olduğu
Hər bir şirkətdəki layihələrin fərqli prioritetləri və son tarixləri var. Bir layihə meneceri olaraq, yəqin ki, hazırda nəyin ən vacib olduğuna və müqaviləni yerinə yetirmək üçün nə edilməli olduğuna bir dəfədən çox qərar verməli olacaqsınız. Gücün planlaşdırılması aləti sizə layihələrinizin vəziyyətini izləməyə və ehtiyaclarınıza uyğun olaraq resursları ayırmağa imkan verəcək.
Məlumat optimallaşdırma mənbəyidir
Əgər onların effektiv olub olmadığını bilmirsinizsə, yaxşı strategiyaları təkmilləşdirə və ya saxlaya bilməzsiniz. Və hər şeyi sadə müşahidədən çıxarmaq olmaz. Gücün planlaşdırılması proqram təminatının ən mühüm xüsusiyyətlərindən biri sizə işin planlaşdırılması ilə bağlı əsas performans göstəriciləri haqqında məlumat təqdim etməkdir. Bunlara daxildir:
Gücün və tələbatın müqayisəsi, yəni. şirkətinizin imkanları və ehtiyacları.
Resursdan istifadə, yəni təşkilatınızın potensialından nə qədər istifadə olunur, hər hansı bir səlahiyyət və ya resursların çatışmadığı və ya onların həddindən artıq çox olub-olmaması.
Proqnozlar, yəni daxil etdiyiniz məlumatlara (planlaşdırılmış layihələr, qarşıdan gələn tədbirlər, yeni işə qəbul və s.) əsaslanaraq gələcəkdə imkanlarınızın necə görünəcəyi ilə bağlı proqnozlar.
Komandanın spesifikasiyası müəyyən bir layihəyə hansı insanların təyin edildiyini, onların mövcudluğunu, mövqeyini və səlahiyyətlərini göstərir.
Potensialın planlaşdırılması prosesi - addım-addım
Ən yaxşı potensialın idarə edilməsi vasitəsini necə seçəcəyini və onların biznesimizə necə kömək edəcəyini artıq müzakirə etdik. Yaxşı bir alət sizin üçün çirkli işlərin çoxunu görəcək, lakin ondan maksimum nəticə əldə etmək üçün ilk növbədə potensialın planlaşdırılması prosesini başa düşməlisiniz. İndi biz bunu addım-addım müzakirə edəcəyik.
Addım 1 - mövcud vəziyyətin təhlili
Bir təşkilatda hər hansı bir proses üzərində işləməyin başlanğıc nöqtəsi onun hazırda necə göründüyünü bilməkdir. Yalnız bundan sonra güclü və zəif tərəfləri qiymətləndirə və nəyə ehtiyacınız olduğuna qərar verə bilərsiniz. Şirkətinizin nə qədər güclü olduğunu yoxlayın: nə qədər işçiniz var, onların mövcudluğu və bacarıqları nədir.
Mərhələ 2 – tələbin qiymətləndirilməsi
Sonra, şirkətinizin müxtəlif resurslara ehtiyacını qiymətləndirməlisiniz. Bu amili öz imkanlarınızla müqayisə edərək, hansı resursların çatışmadığını asanlıqla görə bilərsiniz. Bu, böyümə strategiyanızı planlaşdırarkən kritik olacaq.
Addım 3 - Resursdan istifadəni optimallaşdırın
Bu mərhələdə şirkətinizin bütün resurslarının ən səmərəli şəkildə planlaşdırılıb-planlaşdırılmadığını yoxlayın. Ola bilsin ki, bəzi işçilərin istifadə olunmayan səlahiyyətləri var və ya uzun görüşlər və ya baxış sessiyaları kimi müəyyən proseslər lazım olduğundan daha uzun çəkir.
Addım 4 - İşçilərinizlə danışın
Böyük bir şirkətin rəhbəri olaraq hər şeyi bilmək və fərq etmək iqtidarında deyilsiniz və bu, tamamilə normaldır. Bununla belə, mümkün qədər çox bilmək faydalıdır və heç kim sizə şirkətinizin prosesləri haqqında bu proseslərdə iştirak edən işçilər qədər məlumat verə bilməz. 1:1 nisbətində müntəzəm görüşlər keçirin və komandanızdan onları əsəbiləşdirən, işləri çətinləşdirən, vaxtlarını itirən və ya səmərəsiz olan şeylər barədə rəy alın. Onların nöqteyi-nəzəri strategiyanıza böyük təsir göstərə bilər.
Addım 5 - Strategiya hazırlayın
İndi təşkilatınızın nəyə sahib olduğunu və ehtiyaclarını bildiyiniz üçün həll yollarını planlaşdırmağın vaxtı gəldi. Biznesin optimal işləməsi üçün nə baş verməli olduğunu göstərən bir strategiya hazırlayın. Daha çox insan işə götürməli, digər layihələri dəstəkləmək üçün işçilər təyin etməlisiniz və ya müəyyən prosesləri yenidən qurmalısınız. Həmçinin planınıza əsas məqsədləri və mərhələləri daxil edin. Bu, tərəqqinizi izləməyinizi asanlaşdıracaq.
Addım 6 - Həmişə, Həmişə optimallaşdırın!
Bacarıqların Planlaşdırılması üzrə Ən Yaxşı Təcrübələr
Bacarıqların idarə edilməsi prosesinin optimallaşdırılması demək olar ki, hər bir şirkətin üzləşdiyi problemdir. Bəziləri başqalarından daha yaxşı iş görəcəklər, çünki onlar məqsədə çatmaq üçün müxtəlif yollar seçəcəklər, həmişə şirkətlərinin fərdi ehtiyaclarına uyğun gəlmir. Bununla belə, potensial planlaşdırma ustası olmağa kömək edəcək bəzi universal məsləhətlərimiz var.
Mövcud resursları və tələbatı daim yoxlamaq və bütün vacib şirkət məlumatlarını bir yerdə toplamaq üçün yaxşı potensial planlama proqramından istifadə edin.
Birdəfəlik dəyişikliklər etmək əvəzinə yaxşı düşünülmüş strategiya planlaşdırın
İstifadənizi optimallaşdırmaq üçün gələcək imkanlarınızı və tələbinizi proqnozlaşdırın
Təkmilləşdirə biləcəyiniz proseslər haqqında işçilərin rəyini toplayın
Səmərəli prosedurlara vaxt itirməyin və gözləmə müddətini azaldın
İşçilərinizin bütün potensialını üzə çıxarın və onların bacarıqlarının üstündə qalın
Hər bir şöbənin imkanlarına əsaslanaraq işə qəbul prosesinin planlaşdırılması
Bacarıqların idarə edilməsi hər bir təşkilatda ən vacib proseslərdən biridir. Bu, səmərəliliyi artırmağa, büdcənizdən daha yaxşı istifadə etməyə, işçilərin məmnuniyyətini və məhsuldarlığını artırmağa, potensial darboğazların qarşısını almağa və şirkətinizin iş prosesini daxildən tanımağa imkan verir. Bu çox işdir, lakin onun nəticələrini qiymətləndirmək olmaz. Və bazar bu prosesi rahat və intuitiv etmək üçün mükəmməl hazırlanmış alətlər təklif edir.
Menbe : https://teamdeck.io/project-management/capacity-planning-tools-tips-techniques/
30.01.2022
