Xəbərlər
Daha Məhsuldar İş üçün 8 Vaxt İdarəetmə Strategiyaları
Vaxtın idarə edilməsi strategiyaları sizə ayrılan vaxt ərzində sizə tapşırılan işi başa çatdırmağa kömək edir. Layihə meneceri olaraq, siz hər iterasiyada fərqli sayda tapşırıq ala bilərsiniz. Siz həmçinin komandanızı planlaşdırmalı, idarə etməli və izləməlisiniz. Görüşlər, qiymətləndirmələr və planlaşdırma, müştərilər və komandanızla ünsiyyət, rəhbərliyə hesabat vermək. İdeal olaraq, bütün bunları 9-5 iş günü ərzində etmək istərdiniz.Mümkün olmayan bir şey kimi səslənir?
Bu məqalədən nə öyrənəcəksiniz:
İT şirkətləri üçün vaxt idarəetmə aləti üçün tövsiyə
Layihənin Vaxt İdarəetmə Məsləhətləri
Amerika Birləşmiş Ştatları Prezidentinin Layihənin Vaxt İdarəetmə Proseslərinə Təsiri
Tapşırığın tamamlanmasında düzgün vaxt idarəetmə vasitələrinin rolu və təsiri
Zəif planlaşdırma və vaxtın idarə edilməsi ilə sıx son tarixləri qarşılamaq çətin ola bilər. Buna görə də işinizi daha yaxşı planlaşdıra və nəhayət diqqətinizə ehtiyacı olan hər şeyə vaxt tapa biləsiniz deyə mən bu ağıllı vaxt idarəetmə strategiyalarının siyahısını bir araya gətirdim.
Vaxtın idarə edilməsi nədir?
Ümumiyyətlə, vaxtın idarə edilməsi, məqsədlərimizə çatmaq və ya tapşırıqları səmərəli şəkildə yerinə yetirmək üçün əlimizdə olan vaxtı necə istifadə etdiyimizdir.
Vaxtın idarə edilməsinin qısa və birbaşa izahı budur:
"Vaxtın idarə edilməsi xüsusi fəaliyyətlərə, xüsusən də səmərəliliyi, effektivliyi və ya məhsuldarlığı artırmaq üçün sərf olunan vaxta şüurlu nəzarətin planlaşdırılması və həyata keçirilməsi prosesidir."
Bir layihə meneceri olaraq niyə qayğı göstərməlisiniz?
Layihə meneceri kimi işiniz iş vaxtınızı, eləcə də nəzarət etdiyiniz komandaların vaxtını effektiv şəkildə planlaşdırmaq və idarə etməkdir.
Fərqli layihələr və prioritetləri nə qədər yaxşı idarə etdiyinizdən asılı olaraq, komandanızın işini bir o qədər yaxşı planlaşdıra bilərsiniz. Sonuncu isə daha yaxşı layihə idarəçiliyinə gətirib çıxarır, daha çox vaxtında və büdcəyə uyğun başa çatdırılır.
Axı, vaxtın idarə edilməsi strategiyaları da məhsuldarlığınızı və səmərəliliyinizi artırır.
Tədqiqatlar göstərir ki, bu, həmişə o qədər də açıq deyil. Məsələn, Böyük Britaniyada komandaların yalnız 37%-i həmişə və ya çox vaxt layihələrini vaxtında tamamlayır və bunun səbəblərindən biri də zəif idarəetmədir.
İşinizi planlaşdırmaq üçün istifadə edə biləcəyiniz bir neçə vaxt idarəetmə strategiyası var.
Layihə Menecerləri üçün Vaxt İdarəetmə Strategiyaları
1. İşinizi əvvəlcədən planlaşdırın
Tədqiqatlar göstərir ki, müəyyən bir müddət ərzində nəyə nail olmaq istədiyinizi bilmək artıq sizi uğur üçün hazırlayır.
Toronto Universitetindən Pedro Serrador “Planlaşdırmanın Layihənin Müvəffəqiyyətinə Təsiri” adlı məqaləsində planlaşdırma və layihə uğuru arasındakı əlaqəyə diqqət çəkir. Ədəbiyyatın nəzərdən keçirilməsinə əsaslanaraq, Serrador müəyyən etdi ki, layihənin uğuru həm layihənin icrası, həm də səmərəliliyi ilə sıx bağlıdır. Bu o deməkdir ki, yaxşı planlaşdırma yalnız layihənin uğurla başa çatma şansını artırmaqla yanaşı, həm də qənaətcil ola bilər.
Beləliklə, planlaşdırma "keyfiyyətli planlaşdırma" nə qədərdir? Serradorun sözlərinə görə, PMBOK® Bələdçisindən sonra planlaşdırma layihə zamanı layihə meneceri tərəfindən həyata keçirilən bütün proseslərin 48%-ni ala bilər.
Gündəlik tapşırıqlarınızı planlaşdırmaq, məcburi işlərin siyahısı və istək siyahıları yaratmaq qədər sadə ola bilər. Bununla belə, çoxsaylı layihələri planlaşdırarkən yüksək səviyyəli layihə planına malik olmaq müxtəlif işlərə olan tələblərin görünməsini yaxşılaşdıracaq, həmçinin hər bir layihə üçün məqsəd və tələblər qoymağınıza kömək edəcək.
2. Aydın prioritetləri təyin edin
Bəzən etməli olduğunuz şeylərin siyahısı hədsiz görünə bilər. Bunu idarə edilə bilən etmək üçün işlər siyahısını daha kiçik hissələrə bölmək yaxşıdır. Aydın prioritetlərin müəyyən edilməsi sizə vəzifələrin əhəmiyyətinə, aktuallığına və onları tamamlamaq üçün tələb olunan səylərə görə prioritetləşdirməyə kömək edəcək.
Görüləcək işlər siyahısındakı vacib və təcili tapşırıqları vurğulamaq üçün Eyzenhauer Matrisindən istifadə edə bilərsiniz. Bu məşhur vaxt idarəetmə texnikasıdır (həmçinin Təcili-Əhəmiyyətli Matris və ya Eyzenhauer Prinsipi kimi tanınır). Bu fikir (və ya necə deyərlər, çərçivə) bu ABŞ prezidentinin sözlərinə istinad edir:
“Mənim iki növ problemim var: təcili və vacib. Təcili olan vacib deyil, vacib olan isə heç vaxt təcili deyil”.
Bütövlükdə iş yükünün və prioritetlərin təşkilinə yanaşma nəzərdə tutulur. Effektiv vaxt idarəetmə strategiyasını həyata keçirmək istəyirsinizsə, bu çox faydalıdır. Bu, diqqətinizi bütün tapşırıqlarınızı, xüsusən də ən çətin olanları təşkil etməyə kömək edir. Dörd kateqoriyaya bölünür:
Vacib və təxirəsalınmaz ilk növbədə etməli olduğunuz vəzifələrdir.
Vacib, lakin təcili deyil - daha sonra planlaşdıra biləcəyiniz tapşırıqlar
Əhəmiyyətli deyil, amma təcili - mümkünsə, bu vəzifələri həvalə edə bilərsiniz
Vacib deyil və təcili deyil - bu kateqoriyaya aid olan tapşırıqlar atlana bilər.
Eisenhower Matrix-in üstün cəhəti odur ki, tapşırıqları və tapşırıqları tez bir zamanda prioritetləşdirmək üçün sadəcə qələm və kağızla yolda bir matrix yarada bilərsiniz. Matris belə görünür:
Bu matrislə həqiqətən diqqətinizə ehtiyacı olan işləri asanlıqla müəyyən edə bilərsiniz və ilk növbədə onlara diqqət yetirə bilərsiniz.
3. Hər dəfə bir işə diqqət yetirin
Bəziləri çoxlu tapşırıqları tərifləsə də, bu, xeyirdən çox zərər verir. “Entrepreneur” saytında yerləşdirilən çoxtapşırığın təhlükələri ilə bağlı məqaləyə əsasən, eyni zamanda çoxlu tapşırıqların yerinə yetirilməsi həm səmərəsiz, həm də səmərəsizdir. İnsan beyni bir işdən digərinə keçmək üçün vaxt tələb etdiyi üçün, çox şey etməyə çalışmaq, əslində istədiyimiz qədər məhsuldar olmadığımız zaman gecikməyə səbəb olur.
Bunun əvəzinə hər dəfə bir tapşırığa diqqət yetirməyə və onu tamamlamağa çalışın, sonra digərinə keçin. Bu şəkildə, xüsusən də tapşırıqlar arasında özünüzə ən azı bir neçə dəqiqəlik istirahət versəniz, keçid hamar olacaq və beyniniz yeni bir işi görməyə hazır olacaq.
İstifadə edə biləcəyiniz bir texnika Pomodoro Texnikasıdır. O, işi aralarındakı fasilələrlə daha qısa 25 dəqiqəlik seanslara bölür. Bu, məhsuldarlığı artırmaq üçün sübut edilmiş bir yoldur, çünki diqqətinizi tək bir işə yönəltmək daha asandır. Bundan əlavə, yorulmayacaq və uzun müddət məhsuldar işləyəcəksiniz.
İtalyanca pomidor sözündən gələn ad mətbəx taymerindən ilhamlanıb. Bu gün istifadə edə biləcəyiniz cihazlar var ki, bu texnika üçün xüsusi olaraq hazırlanmışdır və işə ayırmalı olduğunuz tam 25 dəqiqə hesablanır.
4. Fasilələri minimuma endir
Bu çətin ola bilər, çünki PMI-ə görə, layihə menecerinin işinin 90%-i ünsiyyətdir, lakin bəzən siz dərin konsentrasiya və fasilələri minimuma endirmək tələb edən tapşırıqları yerinə yetirirsiniz. Bu, layihə sənədləri üzərində işləmək və ya hesabat yaratmaq ola bilər.
Deyək ki, siz Pomodoro Texnikasından istifadə edirsiniz. Ondan səmərəli istifadə etmək üçün bütün mümkün diqqəti yayındıran amilləri aradan qaldırmalısınız ki, 25 dəqiqə ərzində bütün diqqətinizi tapşırığa yönəldə biləsiniz.
Qurtulmanız lazım olan fasilələr e-poçtlar, zənglər, iş yoldaşları və ya söhbət söhbətləri ilə bağlı ola bilər. Zaman zaman e-poçtunuzu yoxlamaq, ofisdə kiçik söhbətlər etmək və ya söhbətdə komanda ilə söhbət etmək cazibədar ola bilər. Ancaq həqiqət budur ki, məhsuldarlığınızı öldürür.
Bunun əvəzinə nə edə bilərsiniz:
Əgər vacib e-poçtu qaçırmaqdan narahatsınızsa, gələnlər qutusunu yoxlamaq üçün özünüzə xüsusi vaxt verin. Hər ikinci dəfə verilən tapşırıqlara həsr olunur.
Komanda yoldaşlarınıza deyin ki, qulaqlıqlarınızdan istifadə edərkən sizi narahat etməsinlər. Eyni zamanda, diqqətinizi cəmləməyə kömək edən musiqi dinləyə bilərsiniz (yaxud istəsəniz ağ səs-küy).
Bildirişləri mürgüləyin və telefonunuzu gözdən uzaqlaşdırın ki, onu müdaxilə edərək yoxlamaq məcburiyyətində qalmayasınız.
Diqqətimizi yayındıran şeylər bizi işdən yayındırır. Onları minimuma endirin və siz tapşırığa diqqət yetirməyin nə qədər asan olacağını görəcəksiniz.
5. Özünüzə daha qısa müddətlər təyin edin
Heç hiss etmisiniz ki, müəyyən bir iş üçün nə qədər çox vaxtınız olarsa, o vaxtdan nəyisə daha erkən etmək üçün istifadə etmək əvəzinə, onu daha gec vaxta qoya bilərsiniz? Parkinson qanunu adlanan bu işi gecikdirmə meyli ilk dəfə 1955-ci ildə bir Economist məqaləsində izah edilmişdir.
Parkinson, "iş onu tamamlamaq üçün mövcud vaxtı doldurmaq üçün genişlənir" dedi. Beləliklə, bir işi başa çatdırmaq üçün həqiqətən ehtiyacınız olandan daha çox vaxtınız varsa, onu daha tez yerinə yetirmək şansınız yoxdur.
Bununla bağlı edə biləcəyiniz şey özünüzə daha qısa müddətlər təyin etməkdir. Əgər siz hələ də özünüzü tapşırığı daha tez başa çatdırmağa məcbur etməkdə çətinlik çəkirsinizsə, komandanızdan kimsədən müəyyən bir gündə işinizi nəzərdən keçirməsini xahiş edin, buna görə də indi nəticələri göstərmək üçün işi tamamlamalısınız.
6. Vəkil etməyi öyrənin
Heç bir insan ada deyil. Çox güman ki, təşkilatınızda qarşılaşdığınız və ya sadəcə vaxtınız olmayan bəzi tapşırıqları yerinə yetirməkdə sizə kömək edəcək bacarıq və vaxta malik insanlar var.
Eyzenhauer matrisini tamamlayarkən gördüyünüz kimi, diqqətinizi daha vacib və təcili olana yönəldə bilmək üçün həvalə edə biləcəyiniz tapşırıqları tapmaq yaxşı bir fikirdir.
Müəyyən bir tapşırıq üçün tələb olunan bacarıqlara malik mövcud komanda üzvlərini müəyyən etmək üçün resurs idarəetmə alətindən istifadə edin. Məsələn, Teamdeck-də siz bütün işçiləri rollarına görə cəld süzgəcdən keçirə və sadə təqvim görünüşündə onların sifarişlərinə və mövcudluğuna baxa bilərsiniz.
İşi həvalə etməklə siz işçilərinizə onların töhfələrinə dəyər verdiyinizi göstərə bilərsiniz. Onlara qərar qəbul etmək imkanı verin və lazım gələrsə, onların nəzarətini məhdudlaşdırın. Beləliklə, nəinki narahatlığınız azalır, həm də tabeçiliyiniz peşəkar səviyyədə inkişaf edə bilər.
7. “Yox” deməyi öyrənin
Müəyyən bir müddət ərzində yerinə yetirə biləcəyiniz işin miqdarına gəldikdə, məhdudiyyətlərinizi bilmək, öhdəliyinizə çatmaqdan daha çox şey üçün çox vacibdir. Bu, həm də işlə bağlı stressdən və nəticədə tükənmişlik hisslərindən qaçmağa kömək edir.
Rəhbərinizə, menecerinizə və ya hətta müdirinizə “yox” demək qorxuducu görünə bilər, lakin bunu nəzakətlə və əminliklə etməyin yolları var:
Səbəbini göstərin - hazırda hansı digər vacib vəzifələri yerinə yetirdiyinizi və yenilərinin qəbulunun onlara necə təsir edəcəyini izah edin.
Onlara üstünlük verin. Əgər görəcəyiniz çox işiniz varsa və müdiriniz sizdən başqa bir işə başlamağı xahiş edirsə, onlara prioritetlər siyahısını təqdim edin. Sizdən tamamlamanızı istədikləri tapşırığın daha yüksək prioritet olub-olmadığına qərar versinlər.
Yalan deməyin - saxta bəhanələr istəkləri həll etməyin ən yaxşı yolu deyil. Nəyə görə hazırda bir şey edə bilməyəcəyinizi açıq şəkildə izah edin.
Bir tapşırığın gecikdirilə biləcəyini soruşun - bir çox hallarda, kimsə sizdən tapşırığı tamamlamağınızı xahiş etdiyi başlanğıc tarixi onun konkret tarixi deyil. Onlara göstərin ki, əgər daha sonra yeni bir tapşırığı planlaşdıra bilsəniz, onu götürə bilərsiniz.
Siz işləməkdən imtina edən bir insan kimi görünmək istəmədiyiniz üçün, niyə daha çox tapşırıq ala bilmədiyinizi nümayiş etdirmək və ya son tarixləri müzakirə etmək yeni tapşırıqları azaltmağa kömək edə bilər.
8. Hər günün hesabını aparın
İşinizin gündəlik xülasəsini saxlamaq sizə harada uğur qazandığınızı və hələ nələrin görüləcəyini bilməyə kömək edəcək.
Hər günün sonunda siyahınızı nəzərdən keçirin və tamamladığınız işləri yoxlayın. Nəyə nail olduğunuzu görmək ertəsi gün motivasiya əldə etmək üçün əla bir yoldur.
Siyahınızda tamamlanmamış işlər varsa, onları niyə bitirmədiyinizi özünüzdən soruşun və onlar üçün həll yolları tapın. Bəlkə tapşırıq çox geniş idi və onu daha kiçik vəzifələrə bölmək işinizi daha yaxşı təşkil etməyə kömək edəcək?
Vaxt idarəetmə strategiyalarınızı düzgün alətlərlə ehtiyat nüsxəsini çıxarın
İş qrafiki sizin və ya komanda üzvlərinizin yerinə yetirməli olduğu tapşırıqlara sürətli çıxış imkanı verən alətlərlə sadələşdirilmişdir. Layihə cədvəlinin və vaxt izləmə alətinin olması da kömək edir, çünki performansınızı izləmək daha asandır.
Biz Jira-dan çoxsaylı layihələr üzrə problemləri idarə etmək üçün istifadə edirik. Bu, bizə hər bir tapşırıq üçün alt tapşırıqlar yaratmağa, onları insanlara təyin etməyə və tamamlanmalı, davam edən, nəzərdən keçirilən və tamamlanan tapşırıqların iş prosesində onları izləməyə imkan verir.
Digər tərəfdən, Teamdeck, işçilərin gündəlik cədvəllərini, cədvəllərini və ümumi məhsuldarlığını izləmək üçün özümüzdən istifadə etdiyimiz bir resurs idarəetmə vasitəsidir (bir proqram şirkəti tərəfindən hazırlanmışdır və əvvəlcə öz məqsədlərimiz üçün hazırlanmışdır). daha sonra xüsusi hesabatlardan istifadə edərək ümumiləşdirə bilərik (məsələn, sifarişləri vaxt cədvəlləri ilə müqayisə etmək üçün).
Xülasə
Bu vaxt idarəetmə strategiyalarından istifadə gününüzü daha yaxşı təşkil etməyə və daha çox işlər görməyə kömək edəcək. Bir neçə gün ərzində siz bunu görəcəksiniz:
Məhsuldarlığınız yaxşılaşdı
Sizə tapşırılan vəzifələri yerinə yetirmək sizin üçün daha asandır
Sanki birdən daha çox vaxtınız var
İşlə bağlı stress əhəmiyyətli dərəcədə azalıb
Bu taktikalar sizin üçün işləsə də, siz onların məhsuldarlığını artırmaq üçün idarə etdiyiniz bütün layihə komandasında onları tətbiq etməyə cəhd edə bilərsiniz.
layihenin linki : https://teamdeck.io/project-management/time-management-strategies/
23.01,2022
