Xəbərlər
Daha səmərəli layihə meneceri olun
Daha səmərəli layihə meneceri olun
Layihənin idarə edilməsi bəzi çətinliklərlə gəlir. Mürəkkəb maraqlı tərəflərdən tutmuş resurs məhdudiyyətlərinə qədər, layihə meneceri mürəkkəb vəziyyətləri necə idarə edəcəyini bilməlidir. Tapşırığı daha da çətinləşdirən odur ki, layihə menecerləri çox vaxt çoxlu sayda tapşırıqlar və sıx son tarixlərlə mübarizə aparırlar.
Əslində, bu yaxınlarda Rəqəmsal Layihə Meneceri ilə müsahibə verən bir çox layihə menecerləri vaxt çatışmazlığının onların ən böyük problemi olduğunu etiraf etdilər.
Əgər siz layihə menecerisinizsə və Hermione Granger-in vaxt çeviricisinin satın alına bilməsini istəyirsinizsə, sizin üçün yaxşı xəbərimiz var. Xeyr, sehrli təchizat deyil. Vaxtınız haqqında. Siz çox güman ki, təşkilatınızda etibarlı proqramlardan istifadə etməklə və layihə idarəetmə proseslərini təkmilləşdirməklə işinizi optimallaşdıra biləcəksiniz. Bundan əlavə, peşəkar məqsədlərinizə çatmağınıza kömək edəcəkdir.
Layihə meneceri olaraq məqsədlərinizə çatın
Effektiv layihə menecerlərinin əsas məqsədləri hansılardır? Birincisi, onlar öz layihələrini vaxtında və büdcə daxilində çatdırmaq istəyirlər. Bundan əlavə, onlar risklərin idarə edilməsi, layihənin qiymətləndirilməsi və ya komanda ünsiyyəti kimi prosesləri təkmilləşdirməyə ümid edirlər. Bu məqsədlərə çatmağa necə yaxınlaşa bilərik?
Əlbəttə ki, problem həlli, liderlik və layihə idarəetmə bacarıqlarınız üzərində işləməyə davam etməlisiniz. Bununla belə, bəzən sadəcə vaxtınıza qənaət etməyə və daha səmərəli işləməyə imkan verəcək bir alətə ehtiyacınız olur. Bu bloq yazısında biz sizə hərtərəfli resurs idarəetmə proqramı olan Teamdeck-in layihənin bütün ömrü boyu layihə menecerlərinə necə kömək etdiyini göstərəcəyik.
Teamdeck layihənin idarə edilməsi üzrə ekspertlərin işini necə dəstəkləyir?
Effektiv layihə meneceri bilir ki, layihənin hər mərhələsi onun ümumi uğuruna və təsirinə töhfə verir. Əlbəttə ki, hər bir layihənin özünəməxsus xüsusiyyətləri və çətinlikləri var, lakin layihənin əsas mərhələləri dəyişməz olaraq qalır. Gəlin Teamdeck kimi proqramın layihə menecerlərinə işlərini hər addımda optimallaşdırmağa necə kömək edə biləcəyinə nəzər salaq.
Layihənin Planlaşdırılması
Layihə menecerləri başa düşürlər ki, resurs bölgüsü layihənin uğurunun ayrılmaz hissəsidir. Doğru insanları doğru layihələrə göndərin və qarşınızda uğurlu layihənin olma ehtimalı daha yüksəkdir.
Komanda üzvlərini layihələrə təyin etmək bir layihə meneceri kimi məsuliyyətlərinizdən biridirsə, bunun çox çətin bir iş ola biləcəyini bilirsiniz. Şirkətiniz kiçik olduqda, yəqin ki, siz bütün işçiləri tanıyırsınız, lakin resurslar hovuzu böyüdükcə, asanlıqla itirə və “Bu layihə üçün doğru insan kim olardı?” sualına başlaya bilərsiniz.
Resurs bölgüsü
Teamdeck sizə işçilərin siyahısını görə biləcəyiniz şirkət miqyasında resurs təqvimi təqdim edir. Bununla belə, onları komandanıza daxil etmək barədə məlumatlı qərar qəbul etmək üçün sadəcə adları deyil, onlar haqqında daha çox bilməlisiniz. Təşkilatınızın ehtiyaclarından asılı olaraq, siz fərdi kateqoriyalar əlavə edə və komanda üzvləriniz haqqında əlavə məlumat daxil edə bilərsiniz: onların texniki bacarıqları, iş stajı səviyyəsi, yerləşmə yeri və s. Layihə meneceri kimi siz bu şəxsin hansı əvvəlki layihələrdə iştirak etdiyini də görə bilərsiniz. oxşar layihəyə resurslar ayırarkən faydalı ola biləcək şirkətinizdə.
Planlaşdırma
Layihə menecerlərinin layihəni planlaşdırarkən qarşılaşdıqları digər problem təxminləri cədvələ necə çevirməkdir. Əlbəttə ki, dizayn mərhələsinin, məsələn, 120 saat çəkəcəyini bilirsiniz, ancaq bunun üç həftə olduğunu düşünə bilməzsiniz. Bayramları, işçilərin məzuniyyətlərini, eləcə də insanların mövcud imkanlarını nəzərə almalısınız. İnsanların cari rezervasiyaları və planlaşdırılan tətillər haqqında məlumatları olan resurs təqvimi burada əvəzolunmaz olardı. Siz asanlıqla layihə cədvəli yarada və onun mühüm layihə tarixlərinə uyğun olub olmadığını yoxlaya bilərsiniz.
Effektiv layihə menecerləri bilirlər ki, müştərinizdən komandanızın yadda saxlamalı olduğu hər hansı xarici son tarixlər, məsələn, başqa agentlik tərəfindən koordinasiya edilən marketinq kampaniyası haqqında soruşmaq vacibdir. Belə çıxa bilər ki, siz bu tarixlərin bəzilərini müştəri ilə razılaşmalı və ya layihənin əhatə dairəsini dəyişdirməli olacaqsınız, lakin bu barədə layihənin əvvəlində bilmək daha yaxşıdır.
Layihənin icrası və monitorinqi
Layihə həyata keçirildikdən sonra yaxşı bir layihə meneceri prosesin müxtəlif aspektlərindən xəbərdar olmalıdır. Komandanızın dəyişən əlçatanlığını idarə etməkdən büdcənizi idarə etməyə qədər, Teamdeck məhsuldar qalmağınıza kömək edir.
Yoxluq İdarəetmə
Effektiv layihə menecerləri bilirlər ki, layihə cədvəlini planlaşdırmaq bir şeydir, lakin siz hələ də barmağınızı nəbzdə saxlamalı və lazım olduqda düzəlişlər etməlisiniz. Layihə cədvəlinizdə və insanların imkanlarından xəbərdar olmanıza kömək edəcək şeylərdən biri komanda üzvlərinizin tətil cədvəllərini görə bilməkdir. Teamdeck sizə bu seçimi təqdim edir - siz resurs təqvimində məzuniyyət müavinətləri və vaxt sorğularını görə bilərsiniz.
Bütün məzuniyyətləri vaxtından əvvəl planlaşdırmaq mümkün olmadığından, yeni məzuniyyət sorğuları barədə bildirişlər alsanız (məsələn, Slack vasitəsilə) daha yaxşı olar. Siz heç kimə ikiqat sifariş verməkdən qaça biləcəksiniz və lazım gələrsə, bütün cədvəli redaktə edə biləcəksiniz.
Əlavə iş vaxtının idarə edilməsi
Resurslardan balanslaşdırılmış istifadə komandanızın rifahı üçün çox vacibdir. İşçilər çox işləsələr, əllərindən gələni edə bilməzlər. Bununla belə, kifayət qədər istifadə edilməməsi komandanızı da bədbəxt edir. Həm də bu halların heç biri biznes üçün uyğun deyil. Layihə meneceri olaraq siz resurs istifadəsini izləməlisiniz. Teamdeck-də olduğu kimi, əlavə vaxt aydın şəkildə qeyd edildikdə daha asandır. Yetərsiz istifadəni də aşkar etmək asandır, çünki insanların nə qədər imkanlar buraxdığını dəqiq görə bilərsiniz.
İnsanların istifadəsini mərkəzi resurs təqvimi ilə izləmək nə üçün vacibdir? Layihə cədvəli hesabatı yaxşı olmazdımı? Layihə hesabatları, şübhəsiz ki, faydalıdır. Bu bloqun növbəti bölməsində onlar haqqında daha ətraflı danışacağıq. Bununla belə, siz təkcə idarə etdiyiniz layihəni deyil, komandanızın ümumi iş yükünü izləməlisiniz. Bir işçinin layihəniz üçün vaxt cədvəlinə "düzgün" saat sayını qeyd etdiyi və yeni işçilərin təlimi kimi digər layihələrə əlavə vaxt ayırdığı bir vəziyyəti təsəvvür edin. Yalnız layihənizin vaxt cədvəllərini təhlil etsəniz, bunu asanlıqla əldən verə bilərsiniz. Bununla belə, Teamdeck resurs təqviminə baxdığınız zaman hər kəsin iştirak etdiyi bütün layihələri görə bilərsiniz.
Büdcə İzləmə
Büdcəyə nəzarət uğurlu layihə idarəçiliyinin vacib hissəsidir. Layihə menecerləri layihənin istənilən nöqtəsində indiyə qədər nə qədər xərc çəkildiyini bilməlidirlər. Bu hesablamaların dəqiq olması üçün komanda üzvləri işlərini ideal vaxtda izləməlidirlər.
Teamdeck burada necə kömək edə bilər? Başlamaq üçün biz işçilərə mobil vaxt izləyicisi və ya veb proqramından istifadə edərək vaxt cədvəllərini doldurmağın rahat yolunu təklif edirik. Bundan əlavə, siz vaxt cədvəlində hər dəfə yeni vaxt qeydi görünəndə avtomatik yenilənəcək layihə dəyəri hesabatı yarada bilərsiniz. Bu, çox böyük vaxta qənaətdir: siz layihənin əvvəlində bir dəfə belə bir hesabat qurursunuz və sonra yenidən riyaziyyatla məşğul olmaq əvəzinə onu mütəmadi olaraq yoxlayırsınız.
Faturalandırılan və ödənilməyən vaxtın izlənməsi
Ödənişli və ödənilməmiş fəaliyyətlərə gəldikdə düzgün tarazlıq yaratmaq çox vacibdir. Axı, işçiləriniz ödənilməmiş işlərə çox vaxt sərf edərsə, layihə zərərli ola bilər. Layihə meneceri olaraq siz ödənişli və ödənilməmiş saatların bölünməsini bilməkdən faydalanırsınız. Teamdeck ilə bu mümkündür.
Komandanız vaxtını qeyd etdikdə, vaxt qeydlərini təsdiq edilmiş əlavə iş, ödənişsiz, R&D və s. kimi etiketlərlə etiketləyə bilər. Siz şirkətinizin ehtiyaclarına uyğun olaraq öz etiketlərinizi müəyyən edə bilərsiniz. Layihə meneceri öz komandasının vaxt cədvəli hesabatında müxtəlif etiketlər üzrə bölgünü görə bilər.
Dataya əsaslanan optimallaşdırmanın təqdimatı
Layihə boyunca, çox güman ki, layihənin icrası iş axınının təkmilləşdirilməsi və ya layihənin idarə edilməsi proseslərinin tənzimlənməsi üçün ideyalar irəli sürəcəksiniz. Bəzən komanda üzvlərinizin özləri müxtəlif optimallaşdırma ideyaları ilə çıxış edirlər. Məsələn, onlar müştərilərlə ünsiyyətin dəyərli vaxtlarının çox hissəsini aldığını bildirə bilərlər. Şirkətiniz Teamdeck-dən istifadə etdikdə, bu müşahidənin düzgünlüyünə əmin olmaq üçün hər zaman məlumatlara baxa bilərsiniz. Cədvəl etiketləri sizə komandanızın müştəri görüşlərinə nə qədər vaxt sərf etdiyini göstərə bilər ki, təkmilləşdirmə üçün yer olub-olmadığını biləsiniz.
Layihənin bağlanması
Layihənin bağlanması, layihə meneceri geriyə baxıb bütün layihəni nəzərdən keçirə bildiyi zamandır. Yaratmağı tövsiyə etdiyimiz hesabatlardan biri təxmini və faktiki saatların müqayisəsidir.
Bu, komandanızın təxminlərinin dəqiq olub-olmadığını görməyə və planlaşdırılan saatlarla izlənilən saatlar arasında ən əhəmiyyətli uyğunsuzluqları olan mərhələləri müəyyən etməyə imkan verir. Məsələn, fərqli layihələrdə dizayn mərhələsinin qəsdən qiymətləndirilmədiyi ortaya çıxa bilər. Bəlkə bunu qiymətləndirməyə cavabdeh olan insanlar ilkin təxminlərinə əlavə bufer əlavə etməlidirlər?
Belə bir təhlil təkcə sizin üçün deyil, həm də digər PM-lər və şirkətinizin rəhbərliyi üçün faydalı olacaqdır. Bu, hər kəsə keçmiş səhvlərdən qaçmağa və şirkətinizin gələcək layihələri üçün uğurlu layihə idarəetmə təcrübələrinin mövcud olmasını təmin etməyə kömək edə bilər.
Teamdeck ilə layihənin uğurlu idarə edilməsi daha asandır
Mükəmməl proqram liderliyi və ya komanda üzvlərinizlə ünsiyyət qurmaq bacarığını əvəz edə bilməz. Bununla belə, o, məhsuldarlığınızı artırmağa, xəbərdarlıq nümunələrini erkən tutmağa və ya bəzi layihə idarəetmə vəzifələrini avtomatlaşdırmağa kömək edə bilər. Nəticə? Şirkətinizin nəticələrinə və komandanızın rifahına müsbət təsir göstərən effektiv layihə idarəetmə prosesi.
Menbe : https://teamdeck.io/project-management/effective-project-manager-with-teamdeck/
02.03.2022
