Xəbərlər
Effektiv görüş idarəçiliyi
Effektiv görüş idarəçiliyi
Yəqin ki, görüşlərin çox vaxt vaxt itkisi ilə əlaqələndirilməsi sizi təəccübləndirmir. Atlassian hesabatına görə, insanlar ayda 31 saata qədər səmərəsiz iclaslarda oturaraq vaxt keçirə bilərlər. Bu, demək olar ki, tam bir həftəlik işdir!
Aydındır ki, komanda liderləri və menecerlər görüş xərclərini azaltmaq üçün bəzi addımlar atmağa çalışırlar. Bəzi şirkətlər üçün bu, məsələn, bütün status görüşlərinə qadağa ola bilər. Digərləri üçün bu, görüşləri daha səmərəli etmək üçün proqramlar və metodların tətbiqi deməkdir. Bu yazıda uğurlu görüşləri planlaşdırmaq və keçirmək üçün istifadə edə biləcəyiniz məsləhətləri paylaşacağıq.
Görüşü effektiv edən nədir?
Effektiv görüşlər layihənizə və ya bütövlükdə təşkilatınıza müsbət təsir göstərən nəzərəçarpacaq nəticələr verir. Bu, onların ümumi fikridir. Təfərrüatlar görüşünüzün məqsədindən asılıdır. Yığıncaq rəhbərinin qarşıya qoyduğu məqsədlərə nail olan görüşlər təsirli olur. Beləliklə, ev sahibliyi etdiyiniz hər görüş üçün aydın bir məqsəd tapmaq və məqsədləri iştirakçılarla bölüşmək çox vacibdir. Bu barədə daha ətraflı növbəti bölmədə.
Effektiv görüşü necə planlaşdırmaq olar?
Bir məqsədlə başlayın. Bu görüşlə nəyə nail olmaq istəyirsiniz? Vacib iş qərarları vermək lazımdırmı? Beyin fırtınası planlaşdırırsınız? Layihənin şəffaflığı ruhunda komandanızla bölüşmək üçün yeniliklər varmı? Müəyyən etdiyiniz məqsədlər, çox güman ki, görüşün təbiətinə təsir edəcək. Hətta sizi razı sala bilərlər ki... heç görüş təşkil etməməyə.
Həqiqətənmi bu görüşü keçirməlisən?
Bir çox şirkətlərin standart görüş siyasəti var: şübhə olduqda, görüş çağırın. Təəssüf ki, bu, işçilərin vaxtını itirməyin ən məhsuldar yolu deyil. Son illərdə dərc olunan bir çox hesabatlar lazımsız görüşlərin çoxluğunu vurğulayır. Atlassian məlumatları təhlil edərək, görüşlərin yarısının vaxt itkisi hesab edildiyi qənaətinə gəlib. Onların yarısı! Bu, məni inandırır ki, demək olar ki, hər kəs ev sahibliyi etmək üçün seçdiyi sessiyaların sayını azalda bilər.
Tez-tez tənqid edilən görüşlərdən biri də bədnam status görüşüdür. Basecamp-ın təsisçisi və baş direktoru Ceyson Frid yazır ki, status görüşləri ən pis görüşlərdir. Onları aradan qaldırın və həqiqətən daha çox şey biləcəksiniz, tonlarla pula qənaət edəcəksiniz və ayda onlarla saat geri alacaqsınız. O, bu hissdə tək deyil. Bir sıra təşkilatlar açıq şəkildə etiraf edirlər ki, onlar sırf mövcud irəliləyişləri mübadilə etmək üçün görüşlərdən imtina edirlər. Bunun əvəzinə yazılı statuslarla daha effektiv ünsiyyət qururlar. Bu yanaşma xüsusilə paylanmış komandalar üçün dəyərlidir, burada bir qrup insanı real vaxtda zəng etmək üçün əhəmiyyətli planlaşdırma səyi tələb olunur. Slack-də və ya seçdiyiniz layihə idarəetmə proqramında yerləşdirilən status hesabatları onların şəxsi ekvivalentlərindən daha az vaxt tələb edir.
Təsəvvür edə bilərəm ki, bəziləriniz bu fikirdən ehtiyatlı ola bilər: axı, insanlar yazdıqlarından daha tez danışırlar. Görüşlər yazmaqdan daha təsirli deyilmi? Yaxşı, bu vəziyyətdə deyil. Qruplar üçün status görüşləri irəliləyiş qeydi yazmaqdan daha çox vaxt aparır. Bundan əlavə, iclas iştirakçıları çətin ki, müəyyən bir görüşdə bütün iştirakçıların söylədiklərinə eyni dərəcədə diqqət yetirsinlər.
Bundan əlavə, yazı məlumatı ümumiləşdirmək və hər bir elementi qısa şəkildə ifadə etmək üçün əla fürsətdir. Nəticədə, dərin və davamlı məlumat parçaları yarada bilərsiniz. Şirkətinizin şəxsi status görüşlərindən asinxron xülasələrə keçməsinə kömək etmək üçün çoxlu proqramlar və əlavələr mövcuddur. Məsələn, Standuply və ya Yerkökü cəhd edin.
Status müzakirələri təqviminizdən xaric edilə bilən yeganə görüş növü deyil. Əgər müəyyən bir görüşün olub-olmayacağına əmin deyilsinizsə, əyləncəli, lakin faydalı proqramdan məsləhət ala bilərsiniz: Bu görüş olmalıdırmı?
İndi işgüzar görüş keçirmək üçün əsaslı səbəblər müəyyən etdiyiniz üçün onu diqqətlə planlaşdırmalısınız. Burada “Mən sadəcə sizin masanızın yanından keçirdim” seansına yer yoxdur: məlumatlar göstərir ki, insanların 40%-i bunu diqqəti yayındırmaq üçün vacib hesab edir.
Görüşə düzgün insanları dəvət edin
Məhsuldar görüşlərin əsas komponentlərindən biri düzgün insanları bir araya toplamaqdır. Görüşünüzün məqsədinə töhfə verə biləcək işçiləri dəvət edin. Əgər vacib xəbərləri bölüşmək istəyirsinizsə, layihə komandasının iclasını keçirin və sonra qısa sual və cavablar təşkil edin. Məqsədiniz bu sessiya zamanı icraedici qərar qəbul etməkdirsə, qərar qəbul edənlərin həqiqətən orada olduğundan əmin olun. Əks halda, bu, çətin ki, effektiv müzakirə olacaq.
Görüş ölçüsünə gəldikdə, siz Jeff Bezos tərəfindən populyarlaşan iki pizza qaydasına rast gəlmiş ola bilərsiniz. Orada deyilir ki, bütün qrupu qidalandırmaq üçün iki pizza kifayətdir. Bu lazımlı bir qaydadır, amma sizə məsləhət görərdim ki, ölçü düsturuna çox deyil (axı pizzalar çox fərqli ölçülərdə olur). Bunun əvəzinə, dəvət göndərməzdən əvvəl üzvlük siyahısı haqqında düşünmək fürsəti kimi istifadə edin.
Nəzərə almalı olduğunuz başqa bir məqam görüşünüzün dəyəridir. Bəzən özümüzə elə gəlir ki, görüş təşkil etməklə və beləliklə, “işləri irəli apararaq” şirkətin puluna qənaət edirik. Bununla belə, görüş nə qədər uzun və nə qədər çox insan iştirak etsə, biznes xərcləri bir o qədər çox olacaq. Növbəti dəfə görüşə kimi dəvət edəcəyinizə qərar verərkən, Harvard Business Review tərəfindən paylaşılan görüş xərcləri kalkulyatorunu yoxlaya bilərsiniz. Nəticələr sizi təəccübləndirə bilər.
Görüş gündəliyi yaradın
Planlaşdırılan görüşün məqsədlərini və iştirak edən işçilərin siyahısını nəzərə alaraq, bir fəaliyyət planı hazırlamalısınız. İclasın gündəliyini hazırlamaq üçün aşağıdakı suallara cavab verməyə çalışın:
- Görüş necə olmalıdır?
- Kim və nə vaxt danışmalıdır?
- Məqsədə çatmaq üçün hansı addımlar lazımdır?
- Hansı qərarlar qəbul edilməlidir?
- Hər bir gündəm məsələsi üçün nə qədər vaxt planlaşdırmalısınız?
- Görüş saat neçədə başlamalıdır?
- Qeydləri kim və necə aparacaq?
Görüşünüz üçün düzgün vaxt aralığını seçmək çətin ola bilər, xüsusən də mövcudluğu müəyyən edilməyən insanları dəvət edirsinizsə. Əvvəlcə görüşünüz üçün düzgün tarixi müəyyən etmək üçün komandanızın resurs təqviminə nəzər salın. Nəzərə alın ki, sessiyanızın başlama vaxtı təsadüfi olmamalıdır. 2019-cu il Doodle State of Meetings hesabatında göstərildiyi kimi, insanların yalnız 12%-i görüşləri saat 14:00-dan sonra keçirməyə üstünlük verir. Calendly və ya Meetingbird kimi alətlər sizə görüşmək üçün düzgün vaxtı tapmağa kömək edəcək.
Nəzərə alın ki, komanda görüşləri üçün gündəmlər dəvətnamələrlə birlikdə göndərilməli və sonradan tədbirin təsvirinə əlavə edilməməlidir. Sonuncu seçim bəzi iştirakçıların gündəliyi atlaması və nəticədə görüş zamanı nə gözlədiyini bilməməsi ilə nəticələnə bilər. Cədvəlinizdə bu görüşün lideri və/yaxud fasilitatoru olduğunuz açıq şəkildə göstərilməlidir. Kolleksiyanın ayrıca sahibi yoxdursa, bütün addımları uğurla tamamlamaq çətindir. Görüşdəki hər kəsin əvvəlcədən nəyin hazırlanmalı olduğunu bildiyinə əmin olun. Əks halda, müzakirəni effektiv idarə etmək sizin üçün çətin olacaq.
Effektiv görüş necə keçirilməlidir?
İclasın aparıcısı kimi siz görüşə cavabdehsiniz. İclasın nə vaxt başlayacağına və fəaliyyət planının həyata keçirilib-keçirilməyəcəyinə siz qərar verirsiniz. Həmişə müzakirənin əsas məqsədini xatırlayın. Effektiv görüşlərin əsas elementləri bunlardır:
Zaman - vaxtı nəzərə alın. Məsələn, görüş başlamaq üzrədirsə, lakin iştirakçılardan biri gecikirsə, yəqin ki, müzakirəyə onlarsız başlamalısınız. Təbii ki, hər şey ola bilər və bəzən gecikmə xarici şəraitdən də yarana bilər. Bəs sizin komandanızda bədnam olaraq gecikən və həmişə görünmək üçün "çox məşğul" olan biri varsa, necə? Əminəm ki, siz vaxt intervalını diqqətlə seçmisiniz və bu görüşün dəyərini təxmin etmisiniz. Kimsə yığıncaqlara hörmət etmədiyi üçün niyə bütün bu səyləri boşa çıxarırsınız?
Qaydalar. Yığıncağın fasilitatoru bütün iştirakçıların əməl etməli olduğu qaydaların müəyyən edilməsinə cavabdehdir. Yığıncaq iştirakçılarının məhsuldarlığını həqiqətən artıran bir təcrübə multitasking deyil. Bu, adətən, bütün noutbukların söndürülməsi və telefonların kənara qoyulması deməkdir. Görüşünüzdə oturub internetə göz gəzdirən və sonra “Son hissəni təkrarlaya bilərsinizmi? Mən fikir vermədim”. Bu, dəhşətli vaxt və pul itkisidir. Bundan əlavə, otaqdakı hər kəsin enerjisinə mənfi təsir göstərir.
Qeydlər - Qeydlər demək olar ki, hər görüş üçün vacibdir. Sessiya zamanı qəbul edilən qərarları yazmaq üçün şəxs təyin edə bilərsiniz və ya özünüz edə bilərsiniz. Alternativ olaraq, bütün iştirakçıları məlumat yazmağa dəvət edə bilərsiniz (bu, poçt qutusuna və ya Slack-ə baxmaq üçün səbəb olmamaq şərti ilə). Tədqiq etməyə dəyər bir fikir əsas metod kimi vizual qeydlərdən (eskizlərdən) istifadə etməkdir. Hər kəsin vizual qeydlər apara biləcəyini görmək üçün layihə menecerləri üçün eskiz bələdçimizə baxın (rəsm çəkmə bacarığı tələb olunmur!). Əgər görüş üçün bir fasilitator seçmisinizsə, onların qeydlərini digər iştirakçılara göndərin. Görüşünüzün nəticələri ilə bağlı hər kəsin eyni səhifədə olmasını istəyirsiniz. Bu barədə daha çox məqalənin son hissəsində oxuyun.
Müxtəlif növ görüş iştirakçılarını səmərəli şəkildə idarə edin
Qarşılaşdığınız müxtəlif tip insanları (bu, bu və ya digəri kimi) təsvir edən çoxlu onlayn resurs tapa bilərsiniz. Bu məqalələrin hamısı rast gəlinən simvolların sayına və ya adlarına gəldikdə bir qədər fərqlidir. Bununla belə, onların hamısının ortaq cəhəti odur ki, siz öz fikirləri, çılpaqlığı və ya hətta mövzudan kənar müzakirələri ilə görüşdə üstünlük təşkil edəcək iştirakçılarla rastlaşa bilərsiniz. Digər tərəfdən, çox dəyərli bir şey deyə bilən, lakin bu və ya digər səbəbdən susacaq insanlar olacaq.
Gəmidə müxtəlif şəxsiyyətlərlə məhsuldar görüşlər keçirməyin bir yolu güc strukturunu aradan qaldırmağa çalışmaqdır. Bu yolla siz bütün iştirakçıları töhfə verməyə təşviq edirsiniz və onlar növbəsiz danışmaqdan narahat olmayacaqlar. Bu yanaşmanın gözəl nümunəsi Pixar-ın həmtəsisçisi Ed Catmulldur. O, Slack-in CEO-su ilə müsahibəsində bu barədə ətraflı danışdı: [görüş zamanı] heç kim, yaradıcı direktordan tutmuş Catmulla qədər, rəy üçün gələn prodüser komandasına qalib gələ bilməz. Səbəb sadədir: onlar artıq bilirlər ki, nəsə işləməyib – onlara mühakimə lazım deyil, həll yolları lazımdır. Catmull etiraf edir ki, onlar həmişə düzgün başa düşmürlər. "Bəzən bu, dəhşətli bir fəlakətdir" deyir. “Ancaq bəzən sehr olur. Sehrlə desəm, eqo otağı tərk edib”.
Otaqdakı eqo gündəmi atıb mövzudan kənar müzakirələrə başlamaqla da sözlə ifadə edilə bilər. Yığıncağın rəhbəri bu davranışı ilə asanlıqla ehtiyatsız qala bilər. Buna görə də, bu cür fasilələrə əvvəlcədən hazırlaşmaq daha yaxşıdır. Siz ideyalar üçün sözdə dayanacaq qura bilərsiniz: iştirakçılar tərəfindən təklif edilən, lakin fəaliyyət planına daxil edilməmiş şeyləri yazdığınız lövhə və ya kağız parçası. “Bu maraqlı məqamdır, gəlin bunu bir kənara qoyaq və bu görüşdən sonra ona qayıdaq” deyə bilsəniz, effektiv görüş keçirmək çox daha asandır.
Görüşdən sonra hərəkətlər
Effektiv görüşlər konfrans zalından çıxanda nadir hallarda başa çatır. Adətən bəzi tədbirlər görmək lazımdır. Ola bilsin ki, görüş zamanı qəbul edilmiş qərarı icra etmək məcburiyyətindəsiniz. Və ya ola bilsin ki, qrupun başqa insanlarla paylaşılması lazım olan ideyalar siyahısı var.
Görüşdən qeydləri iştirak edən hər kəslə paylaşın. Qeydlərinizə fəaliyyət elementlərini və növbəti addımları daxil etməyinizə əmin olun. Sahiblər tamamlanmalı olan bütün vəzifələrə təyin edilməlidir.
Görüşdən sonra onu qiymətləndirin və gələcəkdə təkmilləşdirilə biləcək hər hansı görüş nəzarətinin olub olmadığını yoxlayın. Bu yanaşma sizə görüşün daha çox mübarizə deyil, effektiv iş aləti olmasına kömək edəcək. Uğurlar!
Menbe : https://teamdeck.io/project-management/effective-meeting-management/
09.03.2022
