Xəbərlər

Effektiv resursların idarə edilməsi - layihə menecerinin nöqteyi-nəzəri

Effektiv resursların idarə edilməsi - layihə menecerinin nöqteyi-nəzəri

  Layihəni planlaşdırarkən həmişə onu başa çatdırmaq üçün lazım olan resursları düşünməlisiniz.  Layihəni başa çatdırmaq üçün tələb olunan rolların və bacarıqların siyahısının yaradılması, şirkətinizdə lazımi insanları tapmaq, onların cədvəlini və iş yükünü idarə etmək resursların idarə edilməsi ilə bağlıdır.  Bunu necə uğurla etmək olar?  Bu bloq yazısı sizə layihə əsaslı mühitdə resursların idarə edilməsi üçün ən yaxşı təcrübələri təqdim edəcək.

  Qeyd.  Resurs müəyyən bacarıq, avadanlıq və ya hətta müəyyən vaxt və ya pulu olan bir şəxs ola bilər.  Bununla belə, bu məqalədə biz yalnız bir layihə komandasının idarə edilməsi kimi başa düşülən resursların idarə edilməsinə diqqət yetirəcəyik.

  Layihə idarəçiliyində resursların idarə edilməsi nədir?

  Ən son PMBOK® bələdçisi bunu yaxşı deyir: layihə resurslarının idarə edilməsi layihəni uğurla başa çatdırmaq üçün lazım olan resursların müəyyən edilməsi, əldə edilməsi və idarə edilməsi proseslərini əhatə edir.  Bu proseslər layihə meneceri və layihə komandası üçün lazımi vaxt və yerdə düzgün resursların olmasını təmin etməyə kömək edir.

  Beləliklə, layihə resurslarının idarə edilməsi sizdən layihə ehtiyaclarını müəyyən etmək və müvafiq resursları əldə etməkdən tutmuş layihə boyu komandanızı idarə etməyə və onların performansını ölçməyə qədər müxtəlif prosesləri idarə etməyi tələb edir.

  Effektiv resursların idarə edilməsi layihənin uğurla başa çatdırılması deməkdir: vaxtında, büdcədə və tələb olunduğu kimi.  Bu heç də asan uğur deyil.  Xoşbəxtlikdən, işi yerinə yetirmək şansınızı artırmaq üçün layihənin həyat dövrünün müxtəlif mərhələlərində ata biləcəyiniz bir neçə addım var.  Bu yazıda biz resursların uğurlu idarə edilməsi üçün ən yaxşı təcrübələrdən bəzilərinə daha yaxından nəzər salacağıq.

  1. Layihəni içəridən və xaricdən tanıyın

  Layihə meneceri və ya resurs meneceri kimi siz layihənin özü ilə çox maraqlanmalısınız.  Bunun arxasında biznes məqsədi nədir?  Hansı istifadəçi ehtiyaclarını qarşılamağa çalışırsınız?  Müştərinin son məqsədi nədir?  Bu suallara cavab verməklə, siz layihəni daha yaxşı başa düşəcəksiniz, həm də onun əhatə dairəsini bilməyəcəksiniz (əlbəttə ki, bu da lazımdır).  Bu mərhələdə hazırladığınız əlavə səylər sonradan bəhrəsini verə bilər: müştəri ilə müxtəlif ssenariləri müzakirə edərkən başlamaq üçün daha çox arqumentiniz olacaq, lakin unutmayın ki, yaxşı məlumatlı Baş nazir də komanda üçün son dərəcə faydalıdır.

  Müştərilər/maraqlı tərəflər haqqında da çoxlu məlumat əldə etməyə çalışın.  Bəlkə həmkarlarınızdan biri artıq onlarla əməkdaşlıq edib?  Seçilən proseslər, alətlər, iş etikası baxımından nə gözlədiyiniz haqqında nə qədər çox bilsəniz, gələcəkdə çətinliklərlə üzləşmək üçün bir o qədər yaxşı təchiz edilmiş olarsınız.

  Nəhayət, potensial məhdudiyyətlər haqqında məlumat əldə edin.  Vaxt qrafiki və ya büdcəni bilmək sizə yol boyu daha ağıllı qərarlar verməyə kömək edəcək.

  2. Layihənizi başa çatdırmaq üçün kimin və nəyin lazım olduğunu anlayın

  Bunun nə haqqında olduğunu yaxşı təsəvvür etdikdən sonra layihənin büdcəsini tərtib etməyə hazırsınız.  Layihənin tapşırıqlarını yerinə yetirmək üçün lazım olan resursların (məsələn, rolların) siyahısını tərtib etməlisiniz.  Sonra onların ehtiyac duyduğu potensialı qiymətləndirməli olacaqsınız.

  Təbii ki, burada siz öz layihə idarəetmə təcrübənizdən faydalana və təxminlərin yaradılmasına töhfə verə bilərsiniz.  Bununla belə, digər insanların bu prosesdə iştirakını xahiş etməkdən və ekspert rəylərini verməkdən çəkinməyin.

  3. Lazım olan resurslar haqqında yaxşı təsəvvür əldə edin

  Burada işlər bir az ağırlaşa bilər.  Niyə?  Yaxşı, şirkətinizin ölçüsündən və strukturundan asılı olaraq, yüzlərlə və ya minlərlə işçidən ibarət bir hovuza baxmaq lazım ola bilər.

  Xoşbəxtlikdən, prosesin bu hissəsini resurs idarəetmə proqramından istifadə etməklə idarə etmək nisbətən asandır.  Təsəvvür edin ki, sizdə onların imkanları, mövcudluğu və səriştələri ilə birlikdə resursların siyahısı var.  Sizə lazım olan tək şey layihənizin tələblərinə uyğun gələn resursları sifariş etməkdir.  Resurs planlaşdırma vasitələri, onlardan biri də bizim öz Teamdeckimizdir.

  Siz təşkilatınızın resurslarını bacarıq/ofis yeri/staj və ya sizə lazım olan hər hansı digər parametrlər üzrə filtrləyə bilərsiniz.  Uyğun insanlar arasından siz sadəcə olaraq layihəni planlaşdırdığınız müddət ərzində mövcud olanları seçirsiniz.  Hazır!

  Layihəyə kimin təyin ediləcəyinə qərar verərkən aşağıdakı mülahizələri nəzərə ala bilərsiniz:

  Büdcə - Bəzi hesablamalar aparın və büdcə baxımından hansı resursların daha çox mənalı olduğunu görün.  Məsələn, daha təcrübəli bir şəxslə işləmək daha yaxşıdır, çünki onların təcrübəsi hər halda müəyyən xərcləri azalda bilər.  Əks ssenari də mümkündür;  Buna görə müxtəlif marşrutları diqqətlə qiymətləndirmək lazımdır.

  Potensial komanda üzvlərinin keçmiş təcrübəsi (yenə orada toplanmış bütün tarixi məlumatlarla resursun idarə edilməsi proqramı lazımlı ola bilər) - onlar əvvəllər oxşar layihə üzərində çalışıblarmı?  Əgər belədirsə, bu bir üstünlük ola bilər - çox güman ki, oxşar şəraitdə yaxşı nəticə göstərəcəklər.  Digər tərəfdən, işçinin özü üçün fərqli və potensial olaraq daha maraqlı bir şey üzərində işləmək imkanı əldə etmək daha maraqlı ola bilər.

  Potensial dəyişikliklər - bəzi dəyişiklikləri, məsələn, layihənin müddəti baxımından hesablamağa çalışın.  Bunu nəzərə alaraq, layihənin planlaşdırılan dövründə pulsuz olan, lakin nəzərdə tutulan başa çatdıqdan bir neçə gün sonra uzunmüddətli məzuniyyətə çıxan komanda yoldaşına çox etibar etmək ən yaxşı fikir deyil.  Əgər vaxt qrafikiniz dəyişirsə, böyük problemlə üzləşəcəksiniz.

  4. Sağ ayaqla başlayın

  Yaxşı bir ilk təəssürat yaratmaq üçün yalnız bir şansınız olduğunu söyləmək klişe kimi səslənə bilər, lakin resurs idarəetməsində işə salma mərhələsi tamamilə vacibdir.  Bu, komandanızı tanıdığınız və varlığınızı bildirdiyiniz zamandır.  Aşağıdakı məqamları vurğuladığınızdan əmin olun:

-  layihənin əhatə dairəsini və istədiyiniz nəticəsini komandanıza bildirin,

-  rolları üçün gözləntilər təyin edin: hər kəsin layihədə nə etməli olduqları barədə aydın olmasını istəyirsiniz,

-  komandanız və müştərinizlə ünsiyyət planı hazırlayın (məsələn, gündəlik stand-up və həftəlik sprint rəyləri),

-  komandanızdakı hər kəsin ehtiyac duyduğu bütün alətlərə (həm onlayn, həm də oflayn) çıxışı olduğundan əmin olun.

  Layihənin bütün ömrü boyu, xüsusən də yeni layihənin başlanğıcında faydalı ola biləcəyiniz bu resurslar siyahısına nəzər salın:

-  Komandanızla necə daha dürüst olmağı öyrənin: layihənin şəffaflığı

-  Məhsuldarlığı artıran bu Slack proqramları ilə əla onlayn iş mühiti yaradın.

-  Resurs planınıza frilanserlər və ya part-time işçilər daxildirmi?  Onları necə effektiv idarə etməyi öyrənin.

  Əgər komandanıza əlavə adamlar təyin etmək lazımdırsa?  Yeni komanda üzvlərini layihə komandanıza necə inteqrasiya etmək olar.

  5. Dəyişikliyi qəbul edin

  Əgər çevik layihə idarəetmə metodologiyasından istifadə edirsinizsə, yəqin ki, layihə dəyişikliklərindən qorxmursunuz.  Sağlam bir çeviklik dozası işin ayrılmaz hissəsidir və məsələn, daxil olan istifadəçi rəylərinə cavab vermək son nəticədə layihənin uğuruna təsir edir.

  Bununla belə, digər dəyişikliklər əlbəttə ki, xoş qarşılanmır: burada yaxşı nümunə resursların miqdarıdır.  İnsanlar xəstələnir, işlərini dəyişir, ayaqlarını sındırır və s. Komandanıza yeni resurslar ayırmağa və ya hazırkı komanda üzvlərinin imkanlarını dəyişməyə hazır olmalısınız.

  Çevik layihə planlaması burada da lazımlı olacaq: əgər siz ən pis/ən yaxşı ssenari əsasında səxavətli təxminlər yaratsanız, dəyişikliklər baş verdikdə çox ehtiyac duyduğunuz tərpəniş otağınız olacaq.

  6. Komandanızın performansını ölçün

  Məlumata əsaslanan layihə idarəçiliyi, layihə menecerlərini gördükləri işdə daha səmərəli etmək üçün sadə səbəbdən yaxın gələcək layihələrində çox populyarlıq qazana bilər.  Məlumat komandanız haqqında məlumat və nümunələrin mənbəyidir.  O, həmçinin təxminlərinizi təsdiq və ya təkzib edə bilər.  Nəhayət, fikrinizi sübut etməyə çalışdığınız zaman bundan yaxşı arqument yoxdur.  Qərarlarınızı məlumatlarla ehtiyat nüsxəsini çıxara bilsəniz, onları həyata keçirməkdə daha rahat olacaqsınız.

  Digər tərəfdən, nəyi ölçəcəyinizi bilmədən məlumat toplamaq sizi səs-küydə necə itirə bilər.  Başlamaq üçün siz layihə resurslarınızın performansını ölçməyə imkan verəcək məlumatları toplaya bilərsiniz (yeri gəlmişkən, bütün bu hesabatları Teamdeck-dən istifadə etməklə asanlıqla qurmaq olar):

  Layihə qruplarının istifadəsini ölçün.  Komandadan istifadənin iki fərqli aspektini izləyə bilərsiniz.  Birincisi, resurslarınızın ümumi mövcudluğunu layihə cədvəli ilə müqayisə edin.  Bu, əmrinizin hansı məqsədlə istifadə olunduğunu sizə göstərəcək.  Bu hesablama mümkün qədər tez aparılmalıdır, çünki o, təkmilləşdirməyə ehtiyacı olan sahələri müəyyən etməyə kömək edə bilər (məsələn, potensial yükə görə bir işçidən digərinə ötürülən tapşırıqlar).

  Komandanız layihə üzərində işləməyə başladıqdan və vaxtını qeyd etdikdən sonra siz komandanın faktiki istifadəsini hesablamaq üçün onların vaxt cədvəllərindən istifadə edə bilərsiniz.  İş yükünün bərabər paylandığını görmək üçün izlənilən vaxtı komandanızın mövcudluğu ilə müqayisə edin.

  Təxminləri faktiki məlumatlarla müqayisə edin.  Təxmini iş saatlarını komandanızın qazandığı faktiki saatların yanına qoymaq sizə layihə planınızın düzgünlüyünü göstərəcək.  Siz təxminlərin və faktiki məlumatların tam olaraq eyni olmasını gözləməməlisiniz;  bu məşqin məqsədi orijinal planlarınızın işləmədiyini sübut etmək deyil.  Bu uyğunsuzluqların harada və nə vaxt baş verməsi bizi daha çox maraqlandırır.  Ola bilsin ki, layihənin kifayət qədər qiymətləndirilməmiş müəyyən hissəsi var?  Bunun ölçülməsi zəif cəhətləri müəyyənləşdirməyə və erkən mərhələdə onları optimallaşdırmağa imkan verir.

  Layihə büdcənizi izləyin.  Komandanızın layihəyə sərf etdiyi hər iş saatı büdcəyə bölünür, beləliklə, siz həmçinin faktiki xərcləri təxmini büdcə ilə tutuşdura bilərsiniz.  Bu hesablama əvvəlki ilə çox oxşardır (təxmin edilən və faktiki).  Buradakı fərq odur ki, komandanızın layihəyə sərf etdiyi saatlara pul dəyəri təyin etməlisiniz.

  Effektiv resurs planlaması və idarə edilməsi layihənin həqiqətən yaxşı başa düşülməsini və yalnız tapşırıqların yerinə yetirilməsi baxımından deyil, həm də optimal iş yükünün və komandadan istifadənin qorunması baxımından irəliləyişin fəal şəkildə izlənilməsini tələb edir.  Bu çoxşaxəli prosesdir, lakin siz bu mürəkkəbliyi düzgün texnologiya ilə uğurla idarə edə bilərsiniz.

  Teamdeck-in missiyası bütün ölçülü komandalar üçün resursların idarə edilməsini asanlaşdırmaqdır.  Tətbiqimizin iddialı tikinti layihələrində işləyən, yaradıcılıq sərhədlərini itələyən və ya effektiv qeyri-kommersiya kampaniyaları vasitəsilə dünyanı sözün əsl mənasında yaxşılığa doğru dəyişən komandaları bir araya gətirmək üçün istifadə edilməsindən qürur duyuruq.

  Resursların bölüşdürülməsini və planlaşdırılmasını sadələşdirmək istəyirsinizsə, Teamdeck sizin üçün doğru vasitə ola bilər - bu gün qeydiyyatdan keçin.  Sizi müştərilərimiz siyahısında salamlamaqdan çox şad olarıq.

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/effective-resource-management/

09.03.2022