Xəbərlər

Hələ də layihənin idarə edilməsi üçün elektron cədvəllərdən istifadə edirsiniz?  Yenidən baxmaq istəyə bilərsiniz.

Hələ də layihənin idarə edilməsi üçün elektron cədvəllərdən istifadə edirsiniz?  Yenidən baxmaq istəyə bilərsiniz.

  İnternetdə siz Excel-də müxtəlif layihə idarəetmə şablonlarını tapa bilərsiniz: Gantt diaqramı şablonu, büdcə şablonu, layihənin qrafiki şablonu və s.

  Göründüyü kimi, bir çox şirkət öz layihələrini planlaşdırmaq və idarə etmək üçün hələ də elektron cədvəllərə etibar edir.  Teamdeck istifadəçiləri ilə söhbət edərkən biz tez-tez onların iş saatlarını izləmək və ya işçilərin istirahət günlərini qeyd etmək üçün elektron cədvəllərdən istifadə etdiklərini eşidirik.

  Bəs onda məqsəd nədir?  Əgər Microsoft Excel şablonları şirkət üçün işləyirsə, onlar hələ də xüsusi layihə idarəetmə alətinə investisiya qoymalıdırlar?  Bu bloq yazısının məqsədi elektron cədvəllərin təşkilatınız üçün həqiqətən faydalı olub olmadığını qiymətləndirmək imkanı verməkdir.  Əgər belədirsə, əladır, lakin siz çox güman ki, onlardan layihə və resursların idarə edilməsi üçün istifadə edərkən gizli xərcləri görəcəksiniz.

 

  Niyə şirkətlər layihənin idarə edilməsi üçün elektron cədvəllərdən istifadə edirlər?
  Layihəni izləmək və ya planlaşdırmaq üçün elektron cədvəllərə etibar edərkən qarşılaşa biləcəyiniz bir çox problemi müzakirə etməzdən əvvəl gəlin əvvəlcə onlardan istifadənin səbəbləri haqqında danışaq.  Fikrimizcə, şirkətlər öz layihələrini Excel ilə idarə etməyi seçirlər, çünki elektron cədvəllər sərfəli, istifadəsi asan və pulsuz görünür.  Axı, demək olar ki, hər kəsin kompüterində quraşdırılmış elektron cədvəl proqramı var.  Google Sheets kimi bulud alternativləri də geniş şəkildə mövcuddur.  Məsələ ondadır ki, elektron cədvəllər populyar olsa da, layihənin idarə edilməsi məqsədləri üçün nəzərdə tutulmur.  Nəticədə, onların istifadəsi sadə, pulsuz və effektiv ola bilər.

  "Excel-də layihənin idarə edilməsi"nin əsas tələləri

  Gəlin layihə planı yaratmaq və ya davam edən tapşırıqları idarə etmək üçün elektron cədvəllərdən istifadə edərkən layihə menecerlərinin qarşılaşdıqları ən böyük çətinlikləri müzakirə edək.

  Elektron cədvəllər:

-  istifadə etmək uzun müddət tələb edir.  Deyək ki, komandanız elektron cədvəllərdən istifadə edərək layihələri planlaşdırmaq və idarə etmək üçün effektiv yollar tapıb.  Siz hətta biznesinizə çox uyğun olan layihənin idarə edilməsi üçün Excel şablonları hazırlamış ola bilərsiniz.  Bununla belə, elektron cədvəllərin təşkili, yenilənməsi və birləşdirilməsi çox yorucu və vaxt aparan proses ola bilər.  Təsəvvür edin ki, Excel Gantt diaqramında ən kiçik dəyişiklikləri belə edərək və bir dəstə hüceyrəni yenidən rəngləməlisiniz.  Bu, böyüklər üçün rəngləmə kitabı ilə ünsiyyətə bənzəyir, lakin əyləncəli şəkildə deyil.

-  real vaxtda layihə izləmək üçün uyğun deyil.  Excel fayllarına güvəndiyiniz zaman onların yeni olduğundan və ya bir neçə versiyanın yayılmadığından əmin ola bilməzsiniz.  Bulud cədvəlləri daha yaxşıdır, lakin digər cədvəl məhdudiyyətləri hələ də tətbiq olunur.

-  mənimsəmək asan deyil.  Hər kəsin elektron cədvəllərlə müəyyən təcrübəsi olduğundan, onlar komanda üzvləriniz üçün intuitiv alət olmalıdır, elə deyilmi?  Əlbəttə ki, söhbət çox sadə cədvəllər və siyahılardan gedir.  Bununla belə, çatışmayan PM xüsusiyyətlərini düzəltmək üçün çox güman ki, işçiləriniz üçün kəskin öyrənmə əyrisi tələb edə bilən qabaqcıl düsturları və ya əlavələri aktivləşdirməlisiniz.

-  məhdudlaşdıran.  Yenə də elektron cədvəllər layihə və ya resursların idarə edilməsi üçün nəzərdə tutulmayıb.  Beləliklə, təəccüblü deyil ki, onlar komandanızın bir üzvünün tez-tez ehtiyac duyacağı bir çox faydalı xüsusiyyətdən məhrumdurlar.  Siz orada faylları saxlaya, qeydlər əlavə edə və ya rəy toplaya bilməzsiniz.  İndi biz əminik ki, sizlərdən bəziləri bu açıqlamaya etiraz edib, “Əlbəttə, bunları edə bilərsiniz.  Sadəcə həll yollarını tapmaq lazımdır”.  Ancaq bu cür həll yollarının yaradılması uzun müddət çəkə bilər və buna görə də ciddi pula başa gələ bilər.  Həmçinin, onlar uzun müddətdə sadə bir PM tətbiqi qədər təsirli olmaya bilər.

-  əməkdaşlıq üçün uyğun deyil.  Elektron cədvəllərdə layihənin idarə edilməsinə gəldikdə xüsusi bir paradoks var.  Bir tərəfdən, komanda üzvlərinizi prosesə daxil etmək və onlara tapşırıqların idarə edilməsində və ya cədvəl planlaşdırılmasında iştirak etmələrinə icazə vermək istəyirsiniz.  Digər tərəfdən, elektron cədvəllərin strukturunu və onlarda istifadə olunan düsturları qarışdırmaq çox asandır, ona görə də onlar üzərində bir neçə insanın işləməsini istəməyə bilərsiniz.

-  daha da çətinləşir.  Bəli, siz elektron cədvəldə layihənin konkret aspektini planlaşdıra bilərsiniz.  Bununla belə, şirkətiniz böyük layihələr üzərində işləyərkən elektron cədvəl strukturu tezliklə birdən çox fayl/vərəqə çevriləcək.  Bunun səbəbi bir vərəqdə birdən çox layihə asılılığını və əlaqələrini tutmağın çətin olmasıdır.  Əlbəttə ki, elektron cədvəlin mürəkkəb strukturunu idarə etmək, xüsusən də yeni komanda üzvləri üçün çox çətin ola bilər.

-  müştərilərinizə təqdim edilə bilməz.  Müştərilər adətən layihənin gedişatı və ya büdcənin cari vəziyyəti haqqında müəyyən təsəvvürə malik olmaq istəyirlər.  Onlara - - --  mürəkkəb və sirli bir cədvəl göndərmək ən yaxşı həll yolu olmaz.  Nəticədə layihə menecerləri layihə statusu hesabatlarını yazmağa və müştərilər üçün təqdimatlar yaratmağa saatlarla vaxt sərf edirlər.  Bu, tamamilə qarşısı alına bilən əlavə işdir (necə? Bu bloq yazısının növbəti bölməsinə baxın).

  Resurs və layihə idarəetmə proqramından necə faydalana bilərsiniz?

  Birincisi, ixtisaslaşmış layihə və resursların idarə edilməsi vasitələri əvvəlki bölmədə təqdim olunan problemləri həll edir.  Onlar bu xüsusi proseslər nəzərə alınmaqla yaradılmışdır, ona görə də təbii olaraq layihə planlamasını, resurs planlamasını və ya layihə cədvəli yeniləmələrini dəstəkləmək üçün xüsusiyyətlərə malikdirlər.  Bundan əlavə, onlar adətən komandanızın məhsuldarlığını daha da artıra və sizə çox vaxt və pula qənaət edə biləcək aşağıdakı funksiyaları təklif edirlər:

  Layihə hesabatları.  Təsəvvür edin ki, kritik ölçüləri izləmək və ya müştəriniz üçün vizual cəlbedici hesabatı ixrac etmək üçün tez bir zamanda layihənin idarə paneli yarada bilərsiniz.  PM və resurs idarəetmə proqramları tükənmə dərəcəsi, resurs istifadəsi və ya mənfəət marjası kimi əsas KPI-ləri hesablamağı asanlaşdırır.  Yalnız dəqiq hesabatlarla müştərilərinizi heyran edə bilməzsiniz, həm də təşkilatınız daxilində optimallaşdırma imkanlarını tapmaq üçün bu analitikadan istifadə edə bilərsiniz.

  Real vaxt bildirişləri.  Əlbəttə ki, bəzi yaradıcı həllər və ya Zapier kimi proqramlardan istifadə edərək elektron cədvəl bildirişlərinizi fərdiləşdirə bilərsiniz.  Bununla belə, layihə meneceri alətləri adətən daxili bildirişlər və inteqrasiyalar təklif edir.  Məsələn, hər dəfə bir tapşırıq tamamlandıqda və ya işçinizdən yeni məzuniyyət sorğusu göndərildikdə bir dürtmə ala bilərsiniz.

  Əlbəttə ki, etibarlı bir layihə idarəetmə proqramı bu gün qarşılaşdığınız bir çox problemləri həll etməyə kömək edəcəkdir.  Əsas odur ki, komandanızın ehtiyaclarına uyğun və şirkətinizin büdcəsinə uyğun proqram seçməkdir.

  Elektron cədvəllərə pulsuz alternativlər

  Bir çox təşkilat Microsoft Excel kimi pulsuz alternativ olduqda proqramlara pul xərcləməli olub-olmaması ilə maraqlanır.  Xoşbəxtlikdən, bazarda çoxlu pulsuz və ya çox sərfəli proqramlar var.  Bəzi nümunələri blog yazılarımızda tapa bilərsiniz:

  - Layihə planlaşdırma vasitələri

  - Ən yaxşı Resurs İdarəetmə Vasitələri

  - Potensial planlaşdırma vasitələri

  - Layihə planlaşdırma proqramı

  - Tətil idarəetmə sistemi - necə seçmək olar

  - Nəzərə alın ki, proqram üçün ödəniş uzun müddətdə pula qənaət etmək deməkdir.  Güclü PM aləti ilə komandanıza hər həftə bir neçə saat qənaət etdiyinizi düşünün.  Bu rəqəmi işçilərinin saatlıq tariflərinə vurun və ROI-nizi hesablayın - təəccüblənə bilərsiniz.  Teamdeck-dən istifadə edən şirkətlərdən biri hesablayıb ki, onlar təqribən qənaət edir.  Xüsusi resurs idarəetmə proqramına təkmilləşdirməklə ayda $10,000.  Tam nümunə araşdırmasını burada oxuya bilərsiniz.
Menbe : https://teamdeck.io/project-management/spreadsheets-for-project-management/

02.03.2022