Xəbərlər

Hər layihənin ehtiyat planına niyə ehtiyacı var? (və onu necə hazırlamaq olar)

Ehtiyat planı — layihəyə təsir edən hadisə baş verdikdə komandanın əvvəlcədən müəyyənləşdirdiyi addımlar toplusudur. Əksər komandalar layihənin planlaşdırılması və əsas risklərin idarə olunmasında bacarıqlıdır, lakin ehtiyat planı bu prosesi bir addım irəli apararaq, hər kəsin vəziyyət pisləşdiyi halda necə hərəkət edəcəyini bilməsini təmin edir.

Bu məqalədə layihə ehtiyat planının əhəmiyyətini, onun necə və nə vaxt tətbiq edilməli olduğunu araşdıracağıq və real layihə nümunələri ilə ehtiyat planlarının layihələri düzgün yolda saxlamaqda niyə bu qədər effektiv olduğunu göstərəcəyik.

Daha çoxu üçün bizi sosial şəbəkələrdə izləyin

Ehtiyat planı nədir və nələri əhatə etməlidir?

Ehtiyat planı — layihəyə təsir edən hadisə baş verdikdə görülə biləcək əvvəlcədən planlaşdırılmış addımlar toplusudur.

Ehtiyat planları təkcə layihələrdə deyil, həyatın bir çox sahəsində istifadə olunur. Bir çox şirkətlər təbii fəlakətlər, kadr çatışmazlığı və ya gözlənilməz maliyyə vəziyyətləri kimi hadisələr üçün bu cür planlar hazırlayır.

Ehtiyat planları layihə risklərinin idarə edilməsi prosesi ilə sıx əlaqəlidir — burada risklər müəyyən edilir və onlara qarşı cavab tədbirləri planlaşdırılır.

Ən ciddi və ya ən çox təsir potensialına malik risklər üçün ehtiyat planı, vəziyyət pisləşdiyi halda, dərhal tətbiq oluna biləcək əvvəlcədən razılaşdırılmış tədbirlər toplusunu təmin edir.

İndi isə gəlin layihə ehtiyat planının əsas xüsusiyyətlərinə real bir nümunə ilə daha dərindən baxaq.

 

1. Risklər

Bütün layihələr müəyyən risklərlə üzləşir və bu risklər reallaşarsa, layihənin uğuruna mənfi təsir göstərə bilər. Hər bir ehtiyat planının ilk komponenti layihə üçün təhlükə yaradan riskin müəyyən edilməsidir.

Real nümunə: Yeni şirkətin əməkhaqqı sisteminin qurulması layihəsində əsas istehsal serveri ilə şəbəkə əlaqəsinin itməsi riski müəyyən edilir.

2. Risk analizi

Bütün risklər eyni səviyyədə təhlükəli deyil. Hər biri ehtimal və təsir baxımından analiz edilməlidir. Təhlükə nə qədər böyükdürsə, ehtiyat planı da bir o qədər detallı və sınaqdan keçirilmiş olmalıdır.

Real nümunə: Layihə komandası əlaqənin itməsi riskini və onun layihəyə təsirini təhlil edir.
Son 12 ayda əməkdaşların əsas xidmətlərlə əlaqəni itirməsi ilə bağlı 8 hadisə baş verib və bu, hər hadisə üçün təxminən iki günlük vaxt itkisinə səbəb olub. Bu müddətdə layihə ilə bağlı konfiqurasiya işləri aparıla bilməyib. Buna görə də bu risk “orta səviyyəli” kimi qiymətləndirilir.

3. Fəaliyyət planı

Ehtiyat planının növbəti hissəsi risk baş verdiyi halda görülə biləcək tədbirlərin müəyyən edilməsidir. Hadisənin şiddətindən asılı olaraq, bir neçə alternativ tədbir planı ola bilər.

Real nümunə: Layihə komandası qərara gəlir ki, istehsal serverinə qoşulma itkisi halında ehtiyat serverə qoşulma təmin edilməlidir. Bunun üçün hostinq provayderinə məlumat verilir və provayder 20 dəqiqə ərzində, 1000 ABŞ dolları qarşılığında ehtiyat qoşulmanı bərpa edə bilər.

4. Kommunikasiya planı

Hər hansı problem baş verdikdə layihə komandası maraqlı tərəfləri məlumatlandırmalıdır. Fəaliyyət planı ilə yanaşı, kimə, nə vaxt və nə qədər tez-tez məlumat veriləcəyini müəyyən edən kommunikasiya planı da hazırlanmalıdır.

Real nümunə: Layihə komandası istehsal serverinin sıradan çıxması halında məlumat veriləcək maraqlı tərəflərin siyahısını müəyyənləşdirir. Razılaşdırılır ki, məlumatlar e-poçt və ani mesajlaşma vasitəsilə göndəriləcək, zərurət yaranarsa, İT və İnsan Resursları direktorlarına birbaşa zəng ediləcək.

5. Ehtiyat planının işə salınma nöqtəsi

Risk, fəaliyyət planı və kommunikasiya planı müəyyən edildikdən sonra, ehtiyat planının nə vaxt tətbiq olunacağına dair razılıq əldə edilməlidir. Bu, obyektiv qərarların verilməsi üçün ölçülə bilən şəkildə ifadə olunmalıdır.

Real nümunə: Layihə komandası razılaşır ki, istehsal serveri iki iş saatından artıq işləmədiyi halda, şəbəkə bağlantısına dair ehtiyat planı aktivləşdiriləcək.

6. Layihəyə təsirlər

Əksər hallarda ehtiyat planı tətbiq edildikdə, layihənin müddətinə, xərclərinə və ya əldə ediləcək faydalara təsir göstərə bilər. Ehtiyat planı bu təsirləri əvvəlcədən açıq şəkildə göstərir ki, maraqlı tərəflər planın işə salınmasının nəticələrini əvvəlcədən bilsinlər.

 

Real nümunə: Əlaqənin itməsi layihə cədvəlinə təxminən iki günlük gecikmə gətirə bilər. Bunun əvəzinə, ehtiyat planı 20 dəqiqə ərzində, 1000 ABŞ dolları qarşılığında ehtiyat server vasitəsilə əlaqənin bərpasını təmin edir. Bu, zərurət yarandıqda əsas maraqlı tərəflərə əvvəlcədən bildirilib.

 

Ehtiyat planının 5 əsas üstünlüyü

Ehtiyat planı yalnız fövqəladə vəziyyətlərdə çevik reaksiya imkanı yaratmır, həm də layihə və biznes üçün bir çox başqa faydalar təmin edir:

Fəaliyyətin dayanmasının qarşısını alır. Layihə səviyyəsindəki problemlərlə yanaşı, ehtiyat planları ümumi biznes proseslərinin davamlılığını qoruyur və fasilələri minimuma endirir.
Komanda və şirkətin dayanıqlılığını artırır. Problemlər baş verdikdə komanda ruhdan düşə bilər. Ehtiyat planı isə hər kəsə nə etməli olduğunu aydın göstərərək inam və çevikliyi gücləndirir.
Maliyyə itkilərini azaldır. Gözlənilməz hadisələr gəlir itkisinə və əlavə xərclərə səbəb ola bilər. Ehtiyat planları bu itkiləri minimuma endirir və bərpa prosesini sürətləndirir.
Maraqlı tərəflərlə etimad yaradır. İnvestorlar və rəhbərlik, layihənin fövqəladə vəziyyətlərə hazır olmasını gördükdə, layihə komandasına daha çox güvənir.
Tələblərə uyğunluğu təmin edir. Xüsusilə dövlət, maliyyə və səhiyyə sektorlarında ehtiyat planlarının olması qanuni və normativ uyğunluğun qorunmasına kömək edir.

 

Layihəniz üçün nəzərdə tutula biləcək 4 növ ehtiyat planı

Hər layihə fərqli olsa da, çoxunda oxşar risklər mövcuddur. Aşağıdakı ehtiyat plan növləri istənilən layihə üçün faydalıdır:

1. Resurs ehtiyat planı
Əsas komanda üzvlərinin itirilməsi layihəni çətin vəziyyətə sala bilər.

Digər layihələrdən resurs cəlb etmək imkanı yaratmaq

Əməkdaşların xəstələnməsi və ya işdən ayrılması halında agentliklər vasitəsilə əvəzləmə təmin etmək

Lazım gəldikdə konsaltinq şirkətlərinin resurslarından istifadə etmək

 

2. Texnoloji ehtiyat planı
Texnologiya hər layihənin əsas hissəsidir. Sistem nasazlıqları və kibertəhlükələrə qarşı plan hazırlanmalıdır.

Sistem ehtiyat nüsxələrinin və alternativ mühitlərin yaradılması

Əsas xidmətlər üçün texnoloji müxtəlifliyin təmin edilməsi

Kibertəhlükə zamanı bərpa planlarının olması

 

3. Təchizat zənciri ehtiyat planı
Təchizatçılardan asılı olan layihələrdə təchizatın dayanması riski yüksəkdir.

Dayanıqlı subpodratçılarla işləyən təchizatçılar seçmək

Alternativ təchizatçıları əvvəlcədən müəyyənləşdirmək

Eyni məhsul üçün bir neçə təchizatçı ilə müqavilə bağlamaq

 

4. Ətraf mühit ehtiyat planı
İqlim dəyişiklikləri və təbii fəlakətlər xüsusilə tikinti, logistika və infrastruktur layihələrinə təsir edə bilər.

Sığorta vasitəsilə itkiləri kompensasiya etmək

Alternativ logistika marşrutlarını planlaşdırmaq

Fövqəladə hallar üzrə dövlət qurumları ilə əlaqə saxlamaq

16.10.2025