Xəbərlər

iş vaxtınızı necə planlaşdırmaq və təhlil etmək olar

iş vaxtınızı necə planlaşdırmaq və təhlil etmək olar

  "Uf!  Bütün bu vaxtın hara getdiyi barədə heç bir fikrim yoxdur”, - işdə gərgin bir günün ardından deyirsən.  Bununla belə, vaxtınızın və səyinizin çoxunu nəyə sərf etdiyinizi tam dərk edə bilmədən bunu dəfələrlə təkrar edirsiniz.  Xüsusilə məşğul bir layihədə əldə etdiyiniz müvəqqəti bir hissdirsə, sadəcə bunun öhdəsindən gəlmək istəyə bilərsiniz.  Əgər siz və ya menecerləriniz komandanızın tapşırıqlarının mahiyyəti ilə bağlı vacib məlumatların günün sonunda mütəmadi olaraq yoxa çıxdığını görsəniz, problem daha da ağırlaşır.  Belə hallarda, sifarişlərinizi və vaxt möhürlərini təsnif etmək üçün etiketlərdən istifadə etmək yaxşı həll yoludur.  Təkcə onlara həvalə edilmiş layihələrə uyğun olaraq deyil, həm də onların növü, büdcəsi, ehtimalı və ya yerinə yetiriləcək fəaliyyətləri kimi daha spesifik xüsusiyyətlərə malikdir.

  Rezervasyon

  Ümumiyyətlə, rezervasiya insanları qarşıda nə gözlədiyini proqnozlaşdırmaq və məlumatlandırmaq üçün əladır.  Bütün öhdəliklərə təqvim görünüşündə baxmaq kommunikasiya dövrlərini azalda bilər və qabaqcadan planlaşdırmağın effektiv yolu ola bilər.  Bununla belə, sadə bir layihə adının idarə edə biləcəyi daha çox məlumat daxil etmək istədiyiniz vaxtlar ola bilər.  Bu halda, əvvəlcədən təyin edilmiş etiketlər geniş və bəzən şübhəli təsvirlərə əla alternativ olacaqdır.  Onlar aşağıdakıları ifadə edə bilər:

  Növ

  Çox vaxt siz sifarişlərinizin dəqiq xarakterini potensial qeyri-müəyyən təsvirlərdən istifadə etmədən komandaya təsvir etmək istəyirsiniz.  Məsələn, əgər siz Apptension kimi texniki xidmət göstərirsinizsə və ya zəmanət təklif edirsinizsə, komandanızın yerinə yetirməli olduqları öhdəlikləri başa düşməsi vacibdir.  Bu tapşırıqlar asanlıqla "Zəmanət" və "Xidmət" sifariş etiketləri ilə işarələnə bilər ki, siz onları tez əlavə edə biləsiniz və onlar bütün şirkətdə ümumi şərtlərdir.  Beləliklə, siz eyni layihə çərçivəsində bu və ya oxşar xidmətlərin sizə nə qədər vaxt və pula başa gəldiyini hesabatlar bölməsində qarışdırmadan asanlıqla təhlil edə bilərsiniz.

  Layihənin büdcəsi

  Bütün sifarişlər ödənişli iş demək deyil.  Bu vacib məlumatı ödənişli və ya ödənişsiz etiket kimi rezervasiyalarınıza daxil edə bilərsiniz.  Beləliklə, sifariş etdiyiniz saatlardan hansının və komandanızın saatlarının daha sonra yaradacağınız fakturalara hesablanacağı çox aydın olur.  Nəticədə, Apptension sifarişin ətraflı təsviri olmadan adi layihə işlərinin ödənilməsi ilə pulsuz məsləhətləşmələr, menecer dəstəyi və ya satışdan əvvəlki fəaliyyətləri heç vaxt qarışdırmır.

  Ehtimal

  Apptension-da komanda göyərtəsi təqvimi komandamızın mövcudluğu və müəyyən bir müddət ərzində bütün şirkətin ümumi istehsal gücü haqqında əla və əslində yeganə məlumat mənbəyidir.  Xüsusi layihələrin nə vaxt planlaşdırıldığı və yeni layihəyə başlamaq üçün hansı komandaların mövcud olduğuna dair ümumi icmalı görmək çox faydalıdır.  Bununla belə, biz həmişə başlama ehtimalının çox olduğunu bildiyimiz, lakin hələ rəsmi olaraq təsdiqlənməmiş layihələrin boz sahəsinə rast gəlmişik.  Bu cür vəziyyətlərdə çaşqınlığın qarşısını almaq üçün digər komanda istifadəçilərini bu cür layihələrin tam imzalandığına inandırmadan planlaşdırmağa başlamaq istədiyimiz işi göstərmək üçün əvvəlcədən etiket icad etdik.

  Vaxt cədvəli

  Vaxt cədvəli bütün faktlara aiddir.  Biz onlardan gündəlik olaraq şirkətimizdə, eləcə də xarici və daxili layihələrimizdə baş verənləri anlamaq üçün istifadə edirik.  Bununla belə, təqvimə sadəcə olaraq nəzər salmaq komandanızdakı tendensiyalar haqqında sizə lazım olan bütün məlumatları təmin etməyə bilər.  Teqlər daha mürəkkəb və mürəkkəb hesabatlar üçün möhkəm zəmin təmin etməklə yanaşı, bu çətinliyin öhdəsindən gəlməyə kömək edə bilər.  Teamdeck vaxt cədvəli etiketləri ilə yarada biləcəyiniz bir neçə kateqoriya var:

  Növ

  Bir çox təşkilatlar zəmanət düzəlişləri və ya yeni komanda üzvləri və ya işçilərin işə qəbulu üçün ödəniş tələb etmir;  və buna görə də ayrıca saxlanmalıdır.  Biz bunu vaxt cədvəllərimizdəki Zəmanət və Onboarding etiketləri ilə edirik.  Siz həmçinin komandanızı eyni komanda daxilində RnD, Maintenance və ya İstehsal kimi müxtəlif xidmətlərə bölmək olar.  Onlar həmçinin cədvəl etiketlərinə çevrilə bilər ki, komandanız əlavə ayrı-ayrı layihələr yaratmadan hansı xidmətləri təqdim etdiyini bildirsin.

  Layihənin büdcəsi

  Layihə sifarişlərində olduğu kimi, vaxt cədvəlləri də düzgün büdcə ilə əlaqələndirilməlidir.  Əgər komandanızın iş saatlarında və ya əlavə iş saatlarında işləməsindən asılı olaraq fərqli tarifləriniz varsa, Ödənişli Əlavə İş etiketindən istifadə etməklə bu məlumatı özündə əks etdirən əmək haqqı hesabatları yaratmağa kömək edəcək.  Bu, həmçinin müştərilərinizdən komandanızın xidmətləri üçün düzgün məbləğ ödəməyi asanlaşdıracaq.  Digər tərəfdən, pulsuz təqdim olunan xidmətlər ola bilər və siz onları büdcə hesabatınızdan çıxarmaq istəyirsiniz.  Belə olan halda layihənin ümumi büdcəsinə nəzarət etmək üçün onları Ödənişsiz və Faturalandırıla bilən teqlərdən istifadə edərək digər vaxt qeydlərindən ayırmaq lazım gələ bilər.

  Fəaliyyət

  Apptension-da menecer kimi mən həmişə komandamın ən vacib tapşırıq növlərinə nə qədər vaxt sərf etdiyini bilmək istəyirəm.  Bunun sayəsində müəyyən bir layihənin ehtiyaclarını başa düşə və zamanın idarə edilməsi ilə bağlı problemlərlə qarşılaşsaq, həll yollarını təklif edə bilirəm.  Komandalarımız daxilində biz razılaşdıq ki, sənədləşmə üzərində işləmək, komandalarımız və müştərilərimizlə ünsiyyət qurmaq, görüşlərdə iştirak etmək, yeni komanda üzvlərini işə qəbul etmək və ya şəxsi məqsədlərimizə doğru işləmək kimi fəaliyyətləri fərqli etiketlərlə qeyd edəcəyik: sənədləşdirmə, daxili ünsiyyət, xarici rabitə.  , görüşlər, uyğunlaşma və özünü inkişaf etdirmə.  Bu, bizə ən çox hansı sahələrə diqqət yetirdiyimiz və hansının daha çox layihə vaxtını aldığı barədə fikir verir.  Onlar müəyyən edildikdən sonra biz proseslərin optimallaşdırılması üzərində asanlıqla işləyə bilərik və əmin ola bilərik ki, bir tərəfdən konkret tapşırıqlara kifayət qədər diqqət yetirilir, digər tərəfdən isə onların ən səmərəli şəkildə yerinə yetirilməsidir.

  Teqlər təkrarlanan məlumatları effektiv şəkildə çatdırmaq üçün əla yoldur.  Onlar bizə işimizi kateqoriyalara ayırmağa kömək edir və sadə və başa düşülən şəkildə həmişə baş verənlərdən xəbərdar olmağımıza kömək edir.  Bu cür təsnifat qabaqcıl hesabatlar qədər dərinləşir, burada siz qruplaşdırıb öz proqnozlarınızı faktiki məlumatlarınızla müqayisə edə və daha dəqiq nəticələr və nəticələr çıxara bilərsiniz.  Növbəti dəfə gününüzün necə və niyə bu qədər tez keçdiyini, niyə büdcəniz olmadığını başa düşməkdə çətinlik çəkəndə və ya sadəcə olaraq postun təsvirini yazarkən özünüzü artıq çox şey etmiş kimi hiss edirsiniz. dəfə, teqlərin təcrübənizi necə artıra biləcəyini düşünün.  və Teamdeck-dən tam istifadə edin.

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/plan-your-project-working-time-with-teamdeck/

03.03.2022