Xəbərlər

Komandalarınızı vaxt cədvəllərindən istifadə etməyə necə təşviq etmək olar?

Komandalarınızı vaxt cədvəllərindən istifadə etməyə necə təşviq etmək olar?

Komandanız vaxt cədvəllərindən istifadə etmək istəmir? Onu bu vacib aləti qəbul etməyə təşviq etmək üçün bəzi məsləhətlər.

Vaxt itkisi, izlənilmək qorxusu, yersiz giriş metodu... Komandanızın vaxt cədvəlinə daxil olmaq istəməməsinin bir çox səbəbi var. Ancaq bu gün bu həlldən istifadə vacibdir. Vaxtınızı yaxşı idarə etmək layihənin idarə edilməsində vacibdir. Bundan əlavə, vaxt cədvəllərinin daxil edilməsi mövcud müxtəlif proqram təminatı ilə çox asanlaşdırılır.

Komandanızı bu dəyərli alətdən istifadə etməyə inandırmağa kömək edəcək bəzi arqumentlər və məsləhətlər.

Layihələrin idarə olunması videokurslarımıza qatılın və faydalanın. 

Layihə komandasına vaxt cədvəllərinin əhəmiyyətini izah edin

Komandanızın vaxt cədvəllərini qəbul etməsini istəyirsiniz? Bu həlli niyə istifadə etmək istədiyinizi onlara izah etməklə başlayın. Layihənizin idarə olunması üçün onun müxtəlif faydalarını təfərrüatlandırın:

• Gələcək layihələrinizi daha yaxşı planlaşdırmaq üçün hər tapşırığı yerinə yetirmək üçün lazım olan vaxt haqqında dəqiq məlumat əldə edin

• Müxtəlif layihə tapşırıqları üzrə komandanızın tərəqqisini izləyin

• Cədvəlinizi lazım olduqda tənzimləmək üçün layihənizin vaxt idarəçiliyində daha yaxşı görünür

• Komandanın hər bir üzvünün iş yükünü daha yaxşı paylamaq üçün bilin

• Mümkün iş yükünün qarşısını alın

• Layihənin dəyərini təxmin edin

Komandanızı da əmin edin. Vaxt cədvəlləri işlərində onlara casusluq etmək üçün mikro idarəetmə vasitəsi deyil. Əksinə, mikro-idarəetmə layihənin idarə edilməsinə böyük ziyan vurur. Həm də vaxt cədvəlləri onlara kifayət qədər saat qoymamaq barədə mühazirə etmək üçün bir yol deyil.

Layihənizin uğuru masa arxasında oturmaq üçün sərf olunan saatların sayı ilə deyil, əldə edilən nəticələrlə ölçülür. Beləliklə, işçiləriniz müstəqil olaraq öz vəzifələrini və iş günlərini istədikləri kimi idarə etməkdə sərbəst qalırlar. Ən vacibi: yekun məqsədlərə nail olmaq və müəyyən edilmiş müddətlərə riayət etmək.

Beləliklə, bütün komanda ilə görüşdə vaxt cədvəlinə daxil olmaq məsələsini gündəmə gətirin. Həm də onların bütün suallarına dəqiq cavab vermək üçün vaxt ayırın.

Yeri gəlmişkən bu mövzüya dair qısa video layihə düşüncə YouTube kanalımızda baxa bilərsiniz

Vaxt cədvəlinə daxil olma prosesinin asanlığını göstərin

Vaxt cədvəllərinizi daxil etmək üçün asan və intuitiv proqram seçin. Əməkdaşlarınızı bunu kağız formatda, Excel cədvəlində və ya hətta özünüz başa düşmədiyiniz mürəkkəb proqram paketində etməyə inandırmağa çalışmaq lazım deyil. Onlara bunun sadə bir iş ola biləcəyini göstərin. Seçdiyiniz proqram təminatının nümayişini həyata keçirin.

Vaxt cədvəllərini qiymətləndirməyin 3 səbəbi haqqında məqaləmizdə ətraflı izah etdiyimiz kimi, onlar da vaxt itkisi deyil. Cari vaxt cədvəli xüsusiyyətlərinə girişi qismən avtomatlaşdıran bir çox əvvəlcədən qeydə alınmış məlumat daxildir. Tapşırıqları, məsələn, saxlamaq olar ki, vərəqi doldurmaq üçün klikləmək kifayətdir. Təcrübəmiz göstərir ki, vaxt cədvəlinə daxil olmaq nadir hallarda beş dəqiqədən çox çəkir.

Vaxt cədvəlinə qarşı arqumentlərə hazır olun

Komandanızda vaxt cədvəllərindən istifadəni zəruri etmək üçün müəyyən insanların sizə məlum arqumentlərlə qarşı çıxmasına hazır olun:

• vaxt cədvəlləri istifadəçiləri demotivasiya edir;

• nadir hallarda sədaqətlə yerinə yetirilir;

• çünki onlar zəif yerinə yetiriləcək, həm də zəif idarəedici qərarlar qəbul edəcəklər.

Əslində, Coel Spolski də daxil olmaqla bir çox layihənin idarə edilməsi üzrə ekspertlər hesab edirlər ki, vaxt cədvəli layihə komandasının tapşırıq tarixçəsinə əsaslanaraq çatdırılma tarixlərini dəqiq proqnozlaşdıra bilər. Deməli, onların nəzərdə tutduğu idarəetmə qərarlarının öz yeri var.

Onu da qeyd etmək lazımdır ki, təcrübə ilə istifadəçi hər bir tapşırıq üzrə təxmin edilən vaxtı və faktiki əldə olunan vaxtı müqayisə edir. Buna görə də vaxt cədvəllərinə olan maraq ona vaxtın idarə edilməsini təkmilləşdirmək üçün aydın görünür. Vaxt cədvəli həm də layihənin gəlirliliyini qiymətləndirmək üçün vacib alət olaraq qalır.

Nəhayət, qeyd edək ki, layihənin idarə edilməsi ilə əlaqə olmasa belə, vaxt cədvəlləri hər bir işçinin işini maddi etməyə imkan verir. Menecerlər həddən artıq yüklənmələri təxmin edə və tapşırıqları yenidən bölüşdürə bilərlər. Onlar həmçinin müştəriyə faktiki işlədiyi saatlar üçün hesab-faktura yazmaq üçün vaxt uçotundan istifadə edə bilərlər.

İşçilərinizi layihənin idarə edilməsində öyrədin və dəstəkləyin

Vaxt cədvəllərindən istifadə ideyası qəbul edildikdən və proqram paketi seçildikdən sonra siz indi öz komandanızı yaratmalısınız. Əgər siz artıq vaxt cədvəli funksiyasını özündə birləşdirən layihənin idarə edilməsi proqramından istifadə edirsinizsə, bu, daha da asandır. Ümumiyyətlə, istifadə intuitivdir və təlimə ehtiyac yoxdur.

Dərs 27. Qantt diaqramının çubuqlarının formalaşdırılması - ANONS

Başlanğıcda, tez-tez layihənizin uğuru üçün vaxt cədvəllərindən istifadənin marağı və üstünlüklərini xatırlatmalı olacaqsınız. Aləti quraşdırmanın ilk həftəsində komandanızın hər bir üzvünə dəstək olmanız vacibdir:

• onlara vaxt cədvəlini daxil etməyi xatırlamaq üçün xatırlatmalar göndərin;

• lazım olduqda prosesdə onlara kömək etmək üçün orada olduğunuzu bildirin;

• təqdim etməzdən əvvəl vaxt cədvəlini yoxlamağı təklif edin;

• onlara nəzarət etmək üçün bu həlldən istifadə etmədiyinizi xatırladın.

Ən çətini vaxt cədvəllərindən istifadəni vərdişə çevirməkdir. Məqsəd: komandanızın günün sonunda saatlarını avtomatik doldurması.

Vərəqlərin doldurulmasını təşkil edin

Əgər siz indicə vaxt cədvəli alətini yerləşdirmisinizsə, işçilərinizdən əvvəllər başqa vəzifələrə həsr etdikləri vaxt ayırmalarını xahiş edirsiniz. Bu yeni fəaliyyətin zərər görməməsi üçün prosesi təşkil etmək lazımdır.

Dəqiq bir təşkilat planlaşdırın, lakin çox sərt deyil. O, hər bir istifadəçinin gözlənilən davranışını, onları məhdudlaşdırmaq təəssüratı yaratmadan aydınlaşdırmalıdır. Bu şəkildə aydınlaşdırın:

• vaxt cədvəllərinin daxil edilmə tezliyi və onların doldurulmasında hər hansı gecikmələr;

• onların təsdiqinə məsul olan şəxslər;

• nasazlıq və ya texniki nasazlıq zamanı əlaqə saxlamalı olan şəxs;

• məzuniyyət, planlaşdırılmamış məzuniyyət, uzaqdan iş zamanı riayət edilməli olan qaydalar.

Daxil ediləcək məlumatları çərçivəyə salın

İşçiləri yeni bir vasitə ilə təmin etmək üçün bir neçə element aydın deyil. Beləliklə, komandanıza onların vaxt cədvəllərindən hansı səviyyədə dəqiqlik gözlədiyinizi bildirmək üçün vaxt ayırın. Bu proses əvvəlcədən özünüzə bir neçə sual vermənizi tələb edir:

• Missiya ilə daxil olmaq istərdinizmi? Tapşırıqlara görə?

• Siz çatdırılma metoduna üstünlük verirsiniz?

• Baxım fəaliyyətlərini ona inteqrasiya etmək istəyirsiniz?

• Tətilləri, məşqləri, məzuniyyətləri göstərmək lazımdırmı?

Nöbetlərin nəticələrini paylaşın

Vaxt cədvəllərindən nəticələri toplayın və onları komandanızla paylaşın. İşçilərinizə bu həll yolu ilə toplanmış məlumatların faydalılığını anlamağa kömək edin. Vaxt cədvəllərinin daxil edilməsi gecikmələri qabaqcadan görməyə və iş yükünü daha yaxşı paylamağa imkan verir. O, həmçinin tapşırığı yerinə yetirmək üçün lazım olan vaxtı düzgün hesablamağa kömək edir.

 

Komandalarınız əmin olacaqlar ki, vaxt cədvəllərinin əsl məqsədi var və onlara baxmaq və ya onları daha çox işləməyə məcbur etmək deyil.

Vaxt nəzarətçisi təyin edin

Əməkdaşlarınızdan birini vaxt nəzarətçisi kimi təyin edin. Bundan sonra o, komandanın digər üzvlərinə vaxt cədvəlini doldurmağı xatırlatmağa cavabdehdir. Hər həftə və ya iki həftədən bir bu rolu başqa bir komanda üzvünə təyin edin. Bu məsuliyyəti öz üzərinə götürməklə, komanda üzvləri gündəlik olaraq vaxt cədvəllərini doldurmağın vacibliyini dərk edirlər.

Komandanızla beyin fırtınası aparın

Komandalarınız yaxşı ideyalarla doludur. Komandanızla beyin fırtınası sessiyası təşkil edərək bu fikirləri toplayın. Onlardan vaxt cədvəllərindən istifadə etməyə nəyin təşviq edəcəyini və bu tapşırığı necə daha az ağrılı, hətta xoşagəlməz hala gətirəcəyini soruşun.

Vaxtı pula çevirin

Komandanıza vaxtın pul olduğunu göstərin. Növbəti görüşünüzdə komandanızın layihəyə sərf etdiyi saatların həcmini götürün və onu pula çevirin. Bunun üçün hər birinin saatlıq tarifinə əsaslana bilərsiniz.

Beləliklə, əldə edilən məbləği layihənin təxmini büdcəsi ilə müqayisə edin. Layihənizin gəlirli olub olmadığını və ya pul itirdiyinizi tez başa düşürsünüz. Bu, əməkdaşlarınıza vaxt cədvəllərinin faydalılığını göstərmək üçün yaxşı bir yoldur. Ümumiyyətlə, pula gəldikdə, insanlar dərhal daha çox qəbul edir və daha çox narahatlıq hiss edirlər.

Yekun olaraq

Layihənin idarə edilməsində vaxtın idarə edilməsi vacibdir. Layihənizin uğuru üçün komanda üzvlərinizi vaxt cədvəllərini daxil etməyə təşviq etmək vacibdir.

Bunun üçün layihənin müxtəlif uğurlarını vaxt cədvəllərindəki məlumatlarla əlaqələndirməkdən mümkün qədər çəkinməyin. Bu, bir fəaliyyətdə gecikmə və ya əvvəlcədən tamamlanmış bir tapşırıq ola bilər. Əməkdaşlarınıza göstərin ki, onlar öz vaxt cədvəllərini düzgün doldurduqları zaman layihənin düzgün işləməsinə töhfə verirlər.

Menbe : https://www.planzone.fr/blog/comment-inciter-equipes-utiliser-feuilles-temps

03.06.2022