Xəbərlər
Layihə İdarəçiliyində Texniki Tapşırıqlar: Layihələriniz üçün birini yaratmalısınız?
Layihə İdarəçiliyində Texniki Tapşırıqlar: Layihələriniz üçün birini yaratmalısınız?
Qısa cavab: bəli, etməlisən! Yaxşı bir texniki tapşırıq (TT) sizə çoxlu stress, vaxt və pula qənaət edə bilər. Sınamağa dəyər bir şey kimi səslənir, elə deyilmi? Bu bloq yazısında biz effektiv iş bəyanatı yazmağın əsaslarını nəzərdən keçirəcəyik. Bu sənədin ən vacib üstünlüklərinə də baxacağıq. Ancaq əvvəlcə TT-un nə olduğunu və onun layihənin idarə edilməsi prosesindəki yerini izah etməyə bir az vaxt ayıraq.
Layihənin idarə edilməsində texniki tapşırıq nədir?
Layihənin İdarəetmə Bilik Orqanına dair Bələdçi layihə üçün texniki tapşırıqları layihə tərəfindən təqdim ediləcək məhsulların, xidmətlərin və ya nəticələrin təsviri təsviri kimi müəyyən edir (mənbə: PMBOK® Bələdçisi - Beşinci Nəşr).
Bu, əsasən layihənin müxtəlif aspektlərini təsvir edən sənəddir, o cümlədən:
- məqsədlər,
- iş çərçivəsində,
- cədvəl və son tarixlər,
- standartları və müvəffəqiyyətin tərifi,
- Ödəniş təfərrüatları.
Texniki tapşırıqlar layihənin bütün maraqlı tərəfləri tərəfindən imzalanmalıdır və çox vaxt layihə müqaviləsinin bir hissəsidir.
Texniki Tapşırıqlar və İş Sayıları arasındakı fərqlə maraqlana bilərsiniz. Birincisi, adətən layihənin məzmununu özündə əks etdirən sənədin adıdır. "İşin həcmi" dedikdə adətən layihəni başa çatdırmaq üçün görülməli olan işləri nəzərdə tuturuq. Əhatə dairəsinin sənədləri layihənin əhatə dairəsinin effektiv idarə edilməsinin vacib elementidir. Siz bunu işin həcmini vizuallaşdırmağa imkan verən sözdə iş bölgüsü strukturu (WBS) yaratmaqla edə bilərsiniz. Texniki şərtlərinizə WBS əlavə etmək də yaxşı fikir ola bilər.
Layihənin idarə edilməsində TT yaratmağın əsas üstünlükləri
Bu bloq yazısının əvvəlində qeyd etdik ki, yaxşı bir TT çoxlu əsəblərə və pula qənaət edə bilər. Bu, xüsusilə xarici maraqlı tərəflərlə işləyərkən və layihəniz olduqca mürəkkəb olduqda doğrudur. Etməli olduğunuz və etməməli olduğunuz iş haqqında tək bir həqiqət mənbəyinə sahib olmaq həyatınızı xilas edə bilər. Texniki Tapşırıqlar sayəsində siz:
Gözləntiləri idarə et - TT layihənizin əhatə dairəsinə daxil olan və olmayanları aydın şəkildə göstərməlidir. Bu, layihə komandası üçün faydalıdır, həm də müştərinizin gözləntilərini idarə etməyə imkan verir. Layihənin şəffaflığı ilə bütün tərəflər nəyi və nə vaxt gözləyəcəklərini bilirlər.
Münaqişələri həll edin - bəzən komandanızın görəcəyi işi dəqiq müəyyənləşdirsəniz belə, hələ də mübahisələr və ya anlaşılmazlıqlar ola bilər. Texniki tapşırıq onları həll etməyə kömək edəcək: şübhəniz varsa, TT ilə əlaqə saxlayın! Aydındır ki, bu o deməkdir ki, TT sizin və müştərinin hər şeyi aydınlaşdırmağa ehtiyacı olduqda faydalı olmaq üçün dəqiq və kifayət qədər ətraflı olmalıdır.
Əhatə dairəsinin yayılmasından çəkinin - Layihənizin əhatə dairəsinin nəzarətsiz böyüməsi, iş zəif müəyyən edildikdə baş vermə ehtimalı daha yüksəkdir. Texniki Tapşırıqlar ilə əlaqədar hər kəs təkcə nə edilməli olduğunu deyil, nə vaxt edilməli olduğunu və “son məhsulun” nə olduğunu bilir. Təbii ki, layihəyə düzəlişlər etmək lazım gəldikdə bəzi dəyişikliklərə nəzarət prosesləri də olmalıdır.
Layihənin idarə edilməsində istinad baxımından nələri daxil etməlisiniz?
Qeyd etmək vacibdir ki, layihələr çox fərqli ola bilər, buna görə də həyata keçirdikləri layihələrin xarakterindən asılı olaraq müxtəlif şirkətlər çox fərqli Texniki Tapşırıqlardan istifadə edə bilərlər. Bununla belə, adətən TT-unuza daxil edilən bəzi elementlər var. Gəlin onları bir-bir nəzərdən keçirək:
Layihənin xülasəsi
Texniki Tapşırıqınızın giriş hissəsində siz layihəni ümumiləşdirə və iştirak edən bütün tərəfləri müəyyən edə bilərsiniz. Layihənin xülasəsi adətən layihənin məqsədini və vizyonunu izah etdiyiniz yerdə yazılır. Bu layihə nədən ibarətdir? Onun çatdırılmasının biznes məqsədi nədir? Son məhsul hansı problemi həll edəcək?
TT-un yuxarı hissəsində bu elementləri izah etmək sizə bütün sənədin tonunu təyin etməyə kömək edəcək, eləcə də işin həcminə xüsusi çatdırılmaların daxil edilməsi və ya daxil edilməməsi üçün əsaslandırma təqdim edəcək.
Layihənin əhatə dairəsi
Texniki şərtlərinizin bu hissəsində siz iki suala cavab verməyə çalışırsınız:
Nə çatdırılacaq?
Nə çatdırılmayacaq?
Aydındır ki, bu bölmə çox qeyri-müəyyən ola bilməz, çünki bu, bəzi anlaşılmazlıqlara səbəb ola bilər. Digər tərəfdən, məsələn, bu mərhələdə bütün vəzifələrin konturlarını tərtib edə bilməyəcəksiniz. Əgər belədirsə, hər şey qaydasındadır. Sizin və digər maraqlı tərəflərin razılaşdığı əhatə dairəsini dəqiq əks etdirməyiniz çox vacibdir.
Siz daha ümumi əhatə dairəsindən layihə qrupunun tamamlamalı olduğu konkret addımların və tapşırıqların siyahısına keçə bilərsiniz. Nəticələri unutmayın və onlar haqqında konkret olun. Birmənalı olmayan ifadələrdən, məsələn, bunu və ya bunu edəcəyiniz ifadələrdən qaçınmaq son dərəcə vacibdir. Müştəri ilə mümkün gələcək danışıqlarda texniki şərtlərinizin faydalı olmasını istəyirsinizsə, o, mümkün qədər aydın olmalıdır.
Mənfi sahəni TT-a daxil etmək də yaxşı fikir ola bilər. Müştəri ilə müzakirə edilən və ya rəqiblərin məhsullarında mövcud olan layihənin bu elementlərindən danışırıq, lakin sonda siz onları həcmdə qoymamağa razılaşdınız.
Cədvəl və mərhələlər
Layihənin müxtəlif mərhələlərini təsvir etdiyiniz üçün, mərhələləri və son tarixləri də daxil etmək istəyə bilərsiniz. Bəzi layihələrin müəyyən edilmiş müddətləri olacaq, digərlərində isə olmayacaq, ona görə də həmişə dəqiq son tarix vermək mümkün olmayacaq. Bununla belə, ən azı layihənin müxtəlif mərhələləri və onların keçməli olduğu təxmini vaxt haqqında TT-a hesabat vermək faydalıdır.
Qəbul meyarları, müvəffəqiyyətin tərifləri
Biz artıq qeyd etmişik ki, Texniki Tapşırıqda dəqiq ifadələrdən istifadə etməli və layihəni düzgün təqdim etməlisiniz. Eyni şey standartlara və qəbul meyarlarına da aiddir ki, onlar da TT-ə daxil edilməlidir.
Təsəvvür edin ki, komandanız müştəri üçün mobil proqram üzərində işləyir. TT-da tətbiqin funksiyalarını sadəcə təsvir etmək kifayət deyil. Tətbiqiniz hamıda deyil, əksər mobil cihazlarda reklam edildiyi kimi işləyirsə nə olacaq? Əgər siz və müştəri tətbiqin hədəf aldığı platformaların siyahısı barədə razılığa gəlməmisinizsə, işin uğurla yerinə yetirildiyini iddia etmək sizin üçün çətin olacaq. Buna görə də bəzi sənaye standartlarını daxil etmək çox vacibdir. Proqram təminatının inkişafı layihələri üçün bura aşağıdakılar haqqında məlumat daxil ola bilər:
- sınaq (məhsul necə sınaqdan keçiriləcək?),
- cihazlar, brauzerlər, əməliyyat sistemləri.
- məhsulun dayanması və texniki xidməti,
- təhlükəsizlik standartları və s.
Siz həmçinin TT sənədində müştərinin öhdəliklərini müəyyən edə bilərsiniz - məsələn, müştəri hər hansı aktivləri təqdim etməlidirmi?
Nəhayət, layihənin uğurunun tərifini yazın: müştəri uğurlu layihənin necə görünməsini istəyir? Layihənin uğurlu olub-olmamasına kim cavabdeh olacaq?
Qiymət və ödəniş şərtləri
Büdcə məlumatı TT-un ayrılmaz hissəsidir. Layihənin dəyərini təsəvvür edə bilirsinizsə, onu yazın. Əgər siz müvəqqəti və natura əsasında işləyirsinizsə və ya başqa bir razılaşma varsa, razılaşmanın şərtlərini aydın şəkildə izah edin. Əlavə layihə xərcləri haqqında unutmayın: lisenziya haqları, avadanlıq, səyahət və s.
Ödəniş cədvəli də NŞ-də göstərilməlidir. Ödənişi nə vaxt gözləmək olar? Ödəniş var? Layihənin icrasına cavabdeh olan şirkət olaraq, NŞ-nin hər hansı bir hissəsində şübhəyə yer qoymamağınız sizin maraqlarınıza uyğundur və təbii ki, bu bölmə də istisna deyil.
Spesifikasiyanız üçün tələb olunan bütün detalları topladınızmı? İştirak edən bütün tərəflərin sənədlə tanış olduğundan əmin olun və onu imzalayın.
Yaxşı layihə idarəetmə TT ilə şirkətinizə çoxlu pul və əngəllərə qənaət edin
İndi siz yaxşı yazılmış TT-un dəyərini başa düşürsünüz. İstər kiçik bir agentliyi idarə etsəniz, istərsə də daha böyük bir təşkilat üçün işləsəniz, bu, komandanızın layihənin idarə edilməsi prosesində faydalı elementdir. Bələdçimizi şirkətinizdəki layihə menecerləri ilə paylaşın və onları iştirak etdikləri müxtəlif layihələr üçün TT sənədləri yaratmağa təşviq edin.
Teamdeck bloqunda biz tez-tez layihənin idarə edilməsi təlimatlarını paylaşırıq. Sizin və komanda yoldaşlarınızın faydalı ola biləcəyi bəzi elementlər bunlardır:
Layihə Xərclərinin İzlənməsi Bələdçisi
Layihə statusu hesabatları haqqında bilmək lazım olan hər şey
Effektiv görüş idarəçiliyi üçün məsləhətlər
və daha çox!
Menbe : https://teamdeck.io/project-management/statement-of-work-in-project-management/
01.03.2022
