Xəbərlər

Layihə idarəçiliyinin miqyas sürüşməsi - bunun qarşısını necə almaq olar

Layihə idarəçiliyinin miqyas sürüşməsi - bunun qarşısını necə almaq olar

 

  Bir layihəyə cavabdeh olduğunuz zaman, adətən komandanızın layihənin tələblərinə cavab verməsi üçün nə etməli olduğunu çox yaxşı bilirsiniz.  Bəs müştəriniz nə qədər kiçik olsa da, layihənin mövcud miqyasına əlavə olaraq üzərində işləməyə başlamalı olduğunuz yeni bir xüsusiyyət təklif edərsə necə?

  Layihə meneceri olaraq, istifadəçilərin rəyi və ya dinamik bazar şərtləri səbəbindən layihələr tez-tez dəyişdiyi üçün bu ssenari ilə yəqin ki, tanışsınız.  Bu təbiidir və çox müsbət nəticələrə səbəb ola bilər (məsələn, daha yaxşı son məhsul).  Bununla belə, məsələ ondadır ki, bu gözlənilməz dəyişikliklər layihənin gedişatına çox az nəzarət etdiyiniz nöqtəyə qədər miqyas almağa gətirib çıxara bilər.

  Gəlin layihənin əhatə dairəsinə daha yaxından nəzər salaq və layihə meneceri kimi karyeranızda bununla necə məşğul ola biləcəyinizi müzakirə edək.

  Layihə İdarəetməsində Ölçmə nədir?

  Əhatə dairəsinin genişləndirilməsini təsvir etməyin ən asan yolu məhsulun razılaşdırılmış əhatə dairəsindən kənara çıxan xüsusiyyətlər və tələblər əlavə etməkdir.  Bu tərifin hər iki hissəsi vacibdir, çünki layihənin əhatə dairəsinin dəyişdirilməsi və ya genişləndirilməsi əhatə dairəsinin genişləndirilməsi ilə mütləq eyni deyil.  Əksinə, layihənin idarə edilməsində dəyişiklik tamamilə normal bir hadisədir.  Dəyişikliklər razılaşdırılmadıqda və layihə tələbləri nəzarətdən kənarda olduqda əhatə dairəsi genişlənir.

  PMBOK® Təlimatlarında (5-ci Buraxılış) verilmiş tərifdə deyilir ki, miqyasın genişləndirilməsi zaman, xərc və ya resurslarda düzəlişlər edilmədən məhsul və ya layihənin əhatə dairəsinin nəzarətsiz genişlənməsidir.  Bu təsvir genişlənmənin potensial təsirini təsəvvür etməyə kömək edəcək mühüm amili vurğulayır.  Dediyim odur ki, layihə daxilindəki bu yeni funksiyalar vaxt qrafikləri, resurslar və ya büdcələrlə bağlı deyil.  Əslində, bu o deməkdir ki, bu dəyişənlərdən hər hansı biri (və ya hamısı) səhv gedə bilər və layihəniz batacaq.

  İndi əhatə dairəsinin sürüşməsini müəyyən etdikdən sonra onun əsas səbəblərini müzakirə edək.

  Layihənin idarə edilməsində əhatə dairəsinin sürüşməsinə nə səbəb olur?

  Ölçeğin sürünməsinə aşağıdakı amillərin birləşməsi səbəb ola bilər:

  Zəif layihə əhatəsi.  Bu, adətən, miqyasını artırmaq üçün əsas sürücüdür.  Layihənizin əhatə dairəsi qeyri-müəyyən olduqda və ya çatışmadıqda, ona necə nəzarət edə bilərsiniz?  Bununla belə, əhatə dairəsinin dəqiq tərifinin olması bu problemin qəti həlli deyil.  Siz əhatə dairəsini təsdiq etməli və onu layihənin bütün maraqlı tərəfləri ilə imzalamalısınız.

  Tələblər üçün komandanızdakı düzgün insanlarla məsləhətləşməsəniz, başqa bir problem yarana bilər.  Məsələn, əhatə dairəniz aydın olsa və müştəriniz ona yaşıl işıq yandırsa belə, bəzi tələblər texniki cəhətdən mümkün olmaya bilər.  Buna görə də siz vacibdir:

-  bütün maraqlı tərəflərdən layihə tələblərini toplamaq,

-  tələbləri (və onların nəticələrini) təhlil etmək;

-  komandanızla tələbləri müzakirə edin,

-  aydın əhatə dairəsi təsviri və iş bölgüsü strukturu (WBS) yaratmaq,

-  Bütün maraqlı tərəflərdən əhatə dairəniz üçün təsdiq alın.

  Bu proses haqqında daha çox bilmək istəyirsiniz?  Layihənin əhatə dairəsinin idarə edilməsinə dair bələdçimizə baxın.  Bu, əhatə dairəsini uğurla idarə etməyə kömək edəcək.

  Dəyişiklik sorğularını idarə etmək üçün müəyyən edilmiş prosedurlarınız yoxdursa, miqyasda sürüşmə də baş verə bilər.  Və ya ola bilsin ki, siz bir növ dəyişikliyə nəzarət qaydalarını yaratmısınız, lakin maraqlı tərəflər onlar haqqında bilmirlər.  Bu bloq yazısının növbəti bölməsində dəyişiklikləri idarə etmək haqqında bir az danışacağıq ki, onlar layihənizi pozmasın.

  Genişlənmənin daha az gözlənilən səbəblərindən biri, komanda üzvlərinizin yeni bir xüsusiyyət əlavə etmək və ya mövcud funksiyanı genişləndirmək üçün müştərinin birbaşa təsiri altında olmasıdır.  Layihə menecerləri üçün bu cür kənar təzyiqləri müşahidə etmək çətin ola bilər, xüsusən də komanda üzvləri bunu şəffaf şəkildə bildirməsələr.

  Digər mümkün təhlükə maraqlı tərəflərin layihədə fərqli iştirak nümayiş etdirməsidir.  Tələblərin toplanması mərhələsində müştərinizin layihənin əhatə dairəsinə kifayət qədər diqqət yetirmədiyi bir vəziyyəti təsəvvür edin.  Ola bilsin ki, onlar başqa işlərlə məşğuldurlar və ya sadəcə layihədə iştirak etmirlər.  Bununla belə, onlar işinizin ilk nəticələrini görən kimi birdən-birə daha çox işə qarışacaq və yeni xüsusiyyətlər ortaya qoymağa və ya layihənin məqsədlərinə yenidən baxmağa başlayacaqlar.  Bunun necə asanlıqla miqyasda sürüşməyə səbəb ola biləcəyini təsəvvür edə bilərsiniz.

  Nəhayət, çox vaxt sizin nəzarətinizdən kənarda olan xarici təsirləri qeyd etməliyik.  Gözlənilməz hallara hazırlaşmaq çətindir, lakin bir layihə meneceri olaraq fövqəladə hallarla bağlı planlarınız olmalıdır.  Sizi təəccübləndirsə belə, dəyişiklikləri idarə etməyə kömək edəcəklər.

  Gördüyünüz kimi, əhatə dairəsinin sürüşməsinin bir çox mümkün səbəbləri var - siyahımız mütləq tam deyil.  Nəzərə almaq lazımdır ki, miqyas da müxtəlif amillərin birləşməsinə görə baş verəcək.  Buna görə də əhatə dairəsinin sürüşməsindən necə qaçınacağınızı bilmək faydalıdır.

  Layihənin əhatə dairəsinin sürüşməsinin qarşısını necə ala bilərsiniz?

  Başlayanlar üçün deyək ki, əhatə dairəsi dəyişiklikləri nəyin bahasına olursa olsun çəkinməli olduğunuz bir şey deyil.  Əgər çevik bir mühitdə işləyirsinizsə, yəqin ki, dəyişiklik olacağını gözləyirsiniz.  Yumşaltmaq istədiyiniz şey, ərazinizin nəzarətsiz böyüməsinin nəticəsidir.  Gəlin əhatə dairəsinin sürüşməsinin qarşısını almaq üçün bəzi strategiyalara baxaq:

-  Həm əhatə dairəsinə daxil olanları (əsasən əhatə dairəsinin təsviri), həm də əhatə dairəsindən kənar olanları (məsələn, müştəri ilə müzakirə etdiyiniz, lakin ərazidən qovulduğunuz tələblər kimi) dəqiqləşdirən aydın iş bəyanatı (SoW) hazırlayın. .  Layihənin bütün maraqlı tərəflərinin məzmunu nəzərdən keçirib imzaladığına əmin olun.

-  Dəyişikliyə nəzarət prosesini həyata keçirin.  Bu, layihənin icrası zamanı baş verən hər bir dəyişikliyi diqqətlə nəzərdən keçirməyə kömək edən layihənin idarə edilməsinin vacib elementidir: səbəbləri, həmçinin vaxta, büdcəyə və ya resurslara təsirini araşdırın.  Bütün maraqlı tərəflərin dəyişikliklərin idarə edilməsi prosesinizi bildiyinə və qəbul etdiyinə əmin olun.

-  Bütün maraqlı tərəflər üçün ünsiyyət qaydalarını təyin edin.  Onlara yeni tələbləri müzakirə etmək üçün uyğun vaxtda hansı kanallardan istifadə etməli olduqlarını, komanda daxilində kiminlə əlaqə saxlamalı olduqlarını və s. bildirin. Bu, komandadan kənar təzyiqlərdən qaçmağa kömək edə bilər.

-  Vədlər/sövdələşmələrlə həddi aşmayın.  Layihənin əvvəlindən bütün dəyişikliklərin düzgün sənədləşdirildiyinə və onların əhatə dairəsinə təsirinin təhlil edildiyinə əmin olun.  Müştərini xoşbəxt saxlamaq üçün “bonus maddələri” təqdim etmək layihəyə (və müştərinizin xoşbəxtlik səviyyəsinə) mənfi təsir göstərə bilər.  Komandanızla "qızıldamaq" haqqında danışmağı unutmayın: onlar öz tapşırıqlarına əhatə dairəsindən kənar tapşırıqları əlavə etməməlidirlər.  Layihənin şəffaflığı ruhunda siz ilk növbədə yarana biləcək hər hansı məsələləri müzakirə etməlisiniz.

-  Büdcə/vaxt baxımından bəzi çevikliyə sahib olun.  Layihənin idarə edilməsində dəyişikliklər qaçılmazdır.  Özünüzü rahat hiss etmək və yalnız büdcəni aşmaq qorxusundan qərarlar qəbul etməmək üçün təhlükəsizlik marjasına sahib olmalısınız.

-  Hansı tələblərin ən vacib olduğunu bilin.  Layihə tapşırıqlarının prioritetləşdirilməsi sizə çox kömək edəcək.  Layihə daxilində hansı vəzifələrin potensial olaraq uyğun olmadığını bildiyiniz zaman miqyasda sürüşmə ilə daha yaxşı məşğul ola bilərsiniz.

-  Müştəriyə göstərdiyiniz hər hansı bir layihə elementinin vəziyyətini bildirin.  Maraqlı tərəflərdən istənməyən rəylər asanlıqla miqyasının genişlənməsinə səbəb ola bilər.  Rəy və ya yeni ideyaların faydalı olduğu və layihənin bəzi hissələrini başqa məqsədlə göstərdiyiniz zaman aydın olun.

-  Layihə analitikasını izləyin.  Layihəniz və ya resurs idarəetmə proqramınız çox güman ki, bir sıra hesabat xüsusiyyətlərinə malikdir - onlardan yaxşı istifadə edin!  Xüsusilə təxminləri və faktları izləməyi tövsiyə edirik: planlaşdırılmış saatları komanda üzvləriniz tərəfindən qeydə alınan faktiki işlərlə müqayisə etdikdə, işin daha sürətlə genişlənməsinin əlamətlərini görəcəksiniz.  Layihə hesabatları haqqında daha çox oxuyun.

  Bəzi layihə menecerləri düşünə bilər ki, "aydın bir layihə məqsədi yaratmaq" çox vaxt etməkdən daha asandır və onlar haqlı olacaqlar.  Bir çox layihələr, xüsusən də innovativ layihələr üçün hazır məhsulun necə görünəcəyinə 100% əmin ola bilməzsiniz.  Bu, istifadəçi rəyi və testləri əsasında dəyişikliklərin tez-tez edildiyi bir çox proqram təminatı layihələrinə aiddir.  Layihə komandaları qabaqcıl texnologiyalardan və ya eksperimental həllərdən istifadə etmək qərarına gəldikdə başqa problemlə üzləşirlər.

 

  Lakin bu, bu ssenarilərdə miqyasda sürüşmənin mütləq baş verəcəyi demək deyil.  Siz hələ də bir layihənin sözdə tədqiqat mərhələsindən başlayaraq ağlabatan miqyasda tikinti şansınızı artıra bilərsiniz.  Bu, fərziyyələri sınaqdan keçirə, fərziyyələrə etiraz edə və ya prototiplər qura biləcəyiniz dövrdür.  İdeyalarınızı sınamaq və təklif olunan həllərin həyat qabiliyyətini yoxlamaq üçün hər şey.

 

  Layihəmin əhatə dairəsi eksponent olaraq genişləndi.  Mən nə etməliyəm?

  Biz indicə əhatə dairəsinin sürüşməsinin qarşısını almağın ən yaxşı yollarından bəzilərini müzakirə etdik, bəs siz bunu artıq yaşayırsınızsa necə?  Ola bilsin ki, bu, kiçik görünən dəyişiklik tələbləri ilə başlayıb və ya bəlkə də maraqlı tərəflər layihənin başlanğıcından əlavə funksiyaları gözləyirdilər.  Ərazinin genişlənməsinə nəzarət mümkündür və burada sizin üçün bəzi seçimlər var.

 

  Birincisi, miqyasda sürüşmə məyusedici ola bilər, lakin indi passiv olmaq və məğlub olmaq vaxtı deyil.  Miqyaslı sürünən layihələr hələ də uğurlu ola bilər.

 

  Bütün dəyişiklik sorğularını diqqətlə nəzərdən keçirin və onların təsirini diqqətlə təhlil edin.  Dəyişikliklərin layihənizin büdcəsinə və vaxtına necə təsir edəcəyini qiymətləndirin.  Komandanız dəyişikliyi artıq həyata keçirmiş olsa belə, onun layihənizin qalan hissəsinə potensial təsirini araşdırmaq hələ də yaxşı fikirdir.

 

  Bu həm də resursların proqnozlaşdırılmasına diqqət yetirmək üçün əla vaxtdır.  Dəyişiklik sorğuları layihənin bu aspektinə də təsir etmiş ola bilər.  Bu layihəni həyata keçirmək üçün kifayət qədər pulsuz komanda üzvləriniz varmı?  Bəzi insanları işə götürməli/outsorsinq etməlisiniz?  İşçilərin mövcudluğunu və komanda iş yükünü nəzərə alın.  Siz komanda üzvlərinizi həddən artıq istifadə etmək və hətta miqyasda sürüşmə səbəbindən onları yandırmaq istəmirsiniz.

 

  Ölçək sürünməsi ilə mübarizə üçün başqa bir strategiya, bəzi orijinal tələblərdən imtina etməkdir.  Əgər geridə qalan işlərə üstünlük verilirsə, siz yeni əlavə edilmiş maddələrlə əvəz edilə bilən elementləri müəyyən edə bilməlisiniz.  Nəticədə, layihə üçün əlavə vaxt və xərclərə qənaət edə bilərsiniz.

 

  Dəyişiklik sorğuları gəlməyə davam etdikcə, komandanız layihənin nə olması lazım olduğu barədə bir az çaşqın ola bilər.  Bu, öz növbəsində, zərləməyə və müəyyən işlərə daha çox vaxt sərf etməyə səbəb ola bilər.  Hər bir komanda üzvünün layihə üçün yeni tələbləri başa düşdüyünü iki dəfə yoxlamalısınız.

 

  Layihənizin böyük şəklinə baxmağı unutmayın.  Ərazinin sürüşməsi də buna təsir edir.  Bəlkə indi sizin və layihənin maraqlı tərəflərinin bir alt layihə(lər)in yaradılmasını və ya MVP-ni işə salmağı müzakirə etməyin mənası var?  Ölçək sürüşməsinin mənfi tərəflərindən biri komandaların sürətini itirməsi və layihələrin gözləniləndən daha uzun sürməsidir.  Layihənizin əhatə dairəsinin bir hissəsini ayrıca buraxılış kimi təqdim etmək bu sürəti bərpa etməyə və komandanızı daha uğurlu hiss etməyə kömək edə bilər.  Bu yanaşmanın biznes faydaları da var: MVP-nin (Minimum Canlı Məhsul) erkən buraxılması müştərinizə məhsulu sınaqdan keçirməyə və tez bir zamanda müştəri uğuruna nail olmağa kömək edə bilər.

 

  Nəhayət, miqyasda sürüşmə ilə qarşılaşsanız belə, layihənizin vəziyyətini mütəmadi olaraq izləməlisiniz.  Layihə hesabatları komandanın fəaliyyətini qiymətləndirməyə və miqyasının artırılmasının təsirini hesablamağa kömək edir.

 

  Daha çox layihə idarəetmə resurslarını oxuyun

  Ölçək sürüşməsi nadir deyil.  Layihə meneceri olaraq, demək olar ki, karyeranızın bir nöqtəsində bununla qarşılaşacaqsınız.  2018 Peşənin Nəbzi sorğusunun bir hissəsi olaraq Layihə İdarəetmə İnstitutu tərəfindən sorğu edilən respondentlərin yarısı son 12 ayda miqyasda sürüşmə müşahidə edib.  2020-ci ildə bu hesabatın yeni versiyası müəyyən etdi ki, imkanları daha yetkin olan şirkətlər aşağı yetkinliyə malik olan təşkilatlara nisbətən (30% - 47% arasında) miqyasdan daha az təsirlənir.

 

  Bu tapıntılar təəccüblü deyil, çünki miqyasının genişləndirilməsi potensial təhlükəli olsa da, idarə oluna bilər, xüsusən də yaxşı bilən layihə menecerləri və rəhbərləri üçün.  Ümid edirik ki, bu bloq yazısı komandanız üçün miqyaslaşdırmanı idarə etməyin yollarını tapmaqda sizə kömək etdi.

 

  Layihənin idarə edilməsi haqqında daha çox öyrənmək istəyirsiniz?  Nə üçün dərc etdiyimiz layihə menecerləri üçün digər resursları nəzərdən keçirmirsiniz:

 

-  Resursların İdarə Edilməsi Təlimatı - Resursların planlaşdırılmasından tutmuş bölüşdürülməsi və planlaşdırılmasına qədər, bu bələdçi sizin və komandanızın effektiv resursların idarə edilməsindən necə faydalana biləcəyini sizə göstərəcək.

-  Layihə planlaşdırma ziddiyyətlərinin qarşısını necə almaq olar?  Planlama münaqişəsi layihələrinizi poza bilər.  Planlama ziddiyyətlərinə yol vermədən bir neçə layihəni necə planlaşdırmağı öyrənin.

-  Layihə İdarəetməsində Mikromenajment – ​​Bu bloq yazısı mikromenajer olduğunuzu qiymətləndirməyə kömək edəcək.  Mikro idarəçiliyin həmişə pis olub olmadığını da öyrənəcəksiniz (spoiler xəbərdarlığı: mütləq deyil).

-  Resurs Planlaşdırma Bələdçisi - Layihənizin əhatə dairəsini müəyyən etdikdən sonra komandanızın imkanlarını nəzərə almalı və layihə ehtiyaclarını insanların mövcudluğu ilə uyğunlaşdırmalısınız.

-  Effektiv Görüş İdarəetmə - Layihələri daha effektiv idarə etmək istəyirsiniz?  Görüşləri unutmayın: onlar sizə çox vaxt və pul bahasına başa gələ bilər.  Bu bloq yazısında siz effektiv görüşlərin necə keçirilməsinə dair bəzi məsləhətlər tapacaqsınız.

-  Layihə İdarəetməsində İşin Yayılması – Siz artıq miqyasların yayılması haqqında bilirsiniz, lakin işin yayılması haqqında eşitmisiniz?  Bu, kimsə öz rolundan kənar tapşırıqları yerinə yetirdikdə baş verir.  Kadrların genişlənməsi layihə menecerləri üçün əsl problemdir - bunun səbəbini öyrənin.

-  Uzaq komandalar üçün effektiv ünsiyyət.  İstər seçiminizlə uzaqdan işləyirsiniz, istərsə də mövcud şəraitə görə bunu etməlisiniz, bu bloq yazısı sizə layihə komandanız üçün ünsiyyət qaydaları hazırlamağa kömək edəcək.

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/scope-creep-in-project-management/

06.04.2022