Xəbərlər

Layihə İdarəetmə Uğursuzluqları: Effektiv resurs bölgüsü ilə layihələrinizi uğursuzluqdan xilas edin

Layihə İdarəetmə Uğursuzluqları: Effektiv resurs bölgüsü ilə layihələrinizi uğursuzluqdan xilas edin
Bir komandaya və ya şirkətə rəhbərlik etmiş hər kəs sizə bunu kimin etməli olduğunu və nə vaxt edilə biləcəyini planlaşdırmadan bir layihəni başa çatdırmağın olduqca çətin olduğunu söyləyəcək. Bununla belə, bir çox şirkətlər ad hoc resurs bölgüsünə və “ümid edək ki, bu işləyər” münasibətinə arxalanır.

Oxucular bu məqalədən nə əldə edirlər:

• bilik: Təşkilatların 62%-i resursları qiymətləndirmək və bölüşdürmək üçün həmişə və ya tez-tez resurs idarəetmə proqramından istifadə edir.
• ciddi təkliflər: layihənin uğursuzluğunun qarşısını almaq üçün addımlar və bu prosesdə bulud proqramının rolu
• əyləncə: giphy.com-dan giflərlə qarışıq resurs planlayıcısı ekranları

Layihənin, portfelin və proqramın idarəolunmasına daxil olan faydalar AZS ISO 21500 

Layihə İdarəetmə İnstitutu resurs idarəetmə proqram təminatının layihənin idarə edilməsi proseslərində rolu ilə bağlı araşdırmanı yekunlaşdırır.

Əslində, Layihə İdarəetmə İnstitutu tərəfindən sorğu edilən təşkilatların yalnız 62%-i öz resurslarını qiymətləndirmək və bölüşdürmək üçün həmişə və ya tez-tez resurs idarəçiliyindən istifadə etdiklərini etiraf edib.

Bu, xüsusilə narahatedicidir, çünki eyni araşdırma göstərir ki, resursların az olması bir çox layihələri risk altına qoyur. Keçmiş layihələrinin uğursuzluğunun əsas səbəbləri barədə soruşduqda respondentlərin 23%-i “resursların qeyri-adekvat proqnozlaşdırılması” və “resursdan asılılıq” adlandırıb.

Etiraf etmək lazımdır ki, bu, ən çox rast gəlinən problem deyil, lakin “təşkilata yenidən prioritet vermək”lə müqayisədə (respondentlərin 41%-i qeyd edib), resursların planlaşdırılması sizin əlinizdə olan amil kimi görünür.

Resursların idarə edilməsi başa düşülən şəkildə böyüməyə yönəlmiş gənc şirkətlər üçün ən vacib vəzifə olmaya bilər.

Bununla belə, sözügedən artım baş verdikdə, uğur qazanmaq üçün planlaşdırma oyunlarını sürətlə artırmalıdırlar. Bu xüsusilə eyni vaxtda bir neçə layihədə iştirak edən şirkətlər üçün doğrudur - agentliklər, konsaltinq şirkətləri və ya proqram istehsalçıları.

Dərs 26. Tapşırıq və resursların qruplaşdırılması - ANONS

Komandanızın ölçüsündən asılı olmayaraq mənbənin idarə edilməsi proseslərinin yaradılmasına böyük inanıram. Əslində, düşünülmüş komanda planlaması erkən böyümənizi sürətləndirə və şirkətinizi sağlam saxlaya bilər.

Resursların idarə edilməsinin faydalarını əldə etmək üçün atmalı olduğunuz ən vacib addımlara nəzər salaq.

Uğurlu layihələri uğursuz layihələrdən uzaq tutmaq üçün komandanın görmə qabiliyyətini artırın.

Bir çox komandalar məhdud komanda görünürlüğü ilə mübarizə aparır, nəticədə işçilərin həddən artıq işləməsi, layihənin gecikmələri və ya müxtəlif layihə menecerləri arasında anlaşılmazlıqlar yaranır.

Qlobal Resurs Təqvimi, ölçüsündən asılı olmayaraq şirkətlər üçün zəruridir. Şirkətinizdə resursların bölüşdürülməsinə cavabdeh olan yeganə şəxs sizsiniz? Siz hələ də gəmidə kimin olduğunu və onların iş yükünün nə olduğunu dəqiq bilməlisiniz. (Layihə menecerləri olaraq... biz iş yükünün idarə edilməsinin vacibliyini bilirik).

İşçilər siyahısı bir başlanğıcdır, lakin mən çox tövsiyə edirəm ki, resurslarınızı asanlıqla filtrləyə biləsiniz deyə, başlıqlar, iş stajı və ya yer (əgər virtual komandadasınızsa) kimi atributlar təyin edin. Hələ konkret komanda üzvləri ilə işləməmiş layihə menecerləri öz bacarıqlarını bilməyə bilərlər, ona görə də xüsusi etiketləri olan bu qlobal layihə qrafiki onlara verilmiş layihəyə kimin təyin ediləcəyinə qərar verməyə kömək edir.

Resursların bölüşdürülməsinin səmərəliliyini artırmağa çalışarkən nəzərə almalı olduğunuz başqa bir şey iş yüküdür. Şirkətlər tez-tez bəzi işçilərə həddən artıq güvənirlər, eyni zamanda işi yerinə yetirə biləcək digərlərini kənarda qoyurlar. Cədvələ baxaraq, siz həm həddən artıq işləyən, həm də az yüklənmiş insanları müəyyən edə və sonra onların tapşırıqlarını bərabərləşdirə bilərsiniz.

Komandanın görmə qabiliyyətinin artırılması satış və məhsul komandalarınız tərəfindən də yüksək qiymətləndiriləcəkdir. Yeni sövdələşmələr barədə danışıqlar apararkən və ya tətbiqiniz üçün əlavə funksiyalar seçərkən, onlar vaxtla bağlı əsaslandırılmış qərarlar qəbul edə bilərlər.

Uğurlu layihələri uğursuz layihələrdən uzaq tutmaq üçün komandanın görmə qabiliyyətini artırın.

Deyək ki, təcili tapşırıqları olmayan və buna görə də bu yaxınlarda qalib gələn layihə üzərində işləyə bilən üç daxili dizayneriniz var. Yalnız iş yükü cədvəlini nəzərə alsaq, getməyə hazırsınız və ya hətta seçimlər üçün korlanmışsınız. Lakin məlum oldu ki, bu dizaynerlərdən biri xəstəlik məzuniyyətində, digəri məzuniyyətdədir, üçüncü dizayner isə bu ay yarım ştat iş üçün sadəcə müraciət edib.

Və eynilə, layihəniz risk altındadır və onu rəfdə saxlamalı və ya əlavə dizaynerlər işə götürməli ola bilərsiniz. Hər iki seçim adətən qazancınıza təsir edir.

Uğurlu resurs bölgüsü üçün komandanızın mövcudluğunu başa düşmək vacibdir.

İşçinizin uzunmüddətli məzuniyyətə getməsindən və ya sadəcə yarım gününü qaçırmasından asılı olmayaraq, siz və layihə menecerləriniz kimin real şəkildə yeni tapşırıqlar öhdəsinə götürə biləcəyini bilməlisiniz.

İdeal olaraq, siz həm komandanızın tapşırıqlarını, həm də mövcudluq məlumatlarını bir cədvəldə göstərərdiniz ki, layihələrinizi planlaşdırarkən hər ikisini nəzərə ala biləsiniz. Tez-tez işlədiyiniz part-time işçilərinizdən və frilanserlərdən onların gündəlik mövcudluğunu sizinlə bölüşmələrini xahiş edin.

Teamdeck-in işləmə üsulu ondan ibarətdir ki, işçilər öz mövcudluqlarını özləri daxil edə və hətta istirahət günləri tələb edə bilərlər. Onların sorğuları daha sonra menecerlər tərəfindən qəbul edilir və ya rədd edilir və cədvəl dərhal yenilənir.

Topladığınız məlumatları istifadə edin

Proqnozlaşdırma və resurs bölgüsü üçün deyiləcək bir şey var, bu qismən elm və qismən təcrübədir. Bu formulun elmi hissəsindən tam istifadə etmək üçün tarixi məlumatlardan istifadə etməyə başlamalısınız - bu, aydındır, lakin o qədər də sadə deyil.

Bir çox şirkətlər üçün vaxtın izlənməsi müştəriləri ilə razılaşdıqları bir şeydir. Digərləri bunun korporativ miras olduğunu düşünürlər ki, onlar yaratdıqları rahat mədəniyyətə tam uyğun gəlmir.

Vaxt izləmə ilə bağlı mövqeyim ondan ibarətdir ki, düzgün aparıldıqda, bu, işçilər üçün müdaxilə etmir və menecerlər üçün faydalıdır. Mən işin real vaxt rejimində izlənilməsini və ya heç olmasa eyni gündə vaxt cədvəllərini doldurmağı məsləhət görürəm. Bu, məlumatlarınızın dəqiqliyini artırır.

Yeni bir layihə üçün resurslar ayırarkən, komanda üzvlərinizin əvvəlki tapşırıqlarına sərf etdiyi vaxtı nəzərə alın. Əgər onlar təxmin edilən vaxtı təkrar-təkrar aşsalar, son tarixləri olan bir layihə üçün uyğun olmaya bilərlər.

Alternativ olaraq, siz komandanızın iş yükünü qiymətləndirə bilərsiniz (insanların sifarişlərini onların cədvəlləri ilə müqayisə edərək) və son layihələrdə hansı işçilərin həddən artıq işlədiyini görə bilərsiniz. Ola bilsin ki, oxşar bacarıqlara malik yeni bir insanı işə götürməyə ehtiyac var.

Dəyişikliyə uyğunlaşın

Ola bilsin ki, siz bütün xanaları işarələmiş və komandanız üçün ən yaxşı cədvəlləri müəyyən etmişsiniz. Bununla belə, istər-istəməz bir şey dəyişəcək və planlarınıza təsir edəcək: bu, layihənizin əhatə dairəsi və ya onun vaxtı ola bilər. İnsanlar bir layihənin ortasında xəstələnə və ya şirkəti tərk edə bilər.

Dəyişikliyə hazır olmaq və onunla qarşılaşdıqda tez hərəkət edə bilmək çox vacibdir. Şirkətimə eyni vaxtda bir neçə fərqli layihəni idarə etməyə kömək edən bir şey bizim real vaxt cədvəlimizdir. Hər bir layihə meneceri hər kəsin cari mövcudluğunu və iş yükünü görə bilər.

Layihəyə başlamazdan əvvəl diqqətlə hazırladığınız cədvəllər və sənədlərlə bağlı bir problem var. Nə isə dəyişən kimi köhnəlirlər. Əksər layihələr üçün bu, həqiqətən tezdir. Siz yalnız məhdud sayda şeylərə nəzarət edə bilərsiniz, ona görə də dəyişikliklərə daha yaxşı hazır olun.

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/project-management-failures-save-projects-resource-allocation/

20.06.2022