Xəbərlər

Layihə İdarəetməsində İş Sürünməsi: Tərif, Səbəblər və Həll yolları

Layihə İdarəetməsində İş Sürünməsi: Tərif, Səbəblər və Həll yolları

  Layihə meneceri olmağın mənfi tərəfləri haqqında soruşduqda, bəzi insanlar uzun iş saatlarını və çox təzyiqi qeyd edirlər.  Danılmazdır ki, PM işi sizdən çətin zənglər etməyi və ya işdən artıq işləməyi tələb edə bilər.  Lakin bu, o demək deyil ki, bu, stresli və yorucu bir peşədir.

  Digər tərəfdən, layihə menecerləri tez-tez gördükləri işin həcminə görə həddən artıq yüklənmiş hiss edirlər.  Əgər onlardan birisinizsə, iş yükünüzə daha yaxından nəzər salıb özünüzdən soruşa bilərsiniz:

  İşdən qaçmaq mənə təsir edirmi?

  Sürünmə işinin nə olduğunu və nəyin səbəb olduğunu öyrənmək üçün oxuyun.  Biz həmçinin iş həyatınızı yoluna qaytarmaq üçün atacağınız addımları sadalayacağıq.

  İş/rol yayılması nədir?

  Rol yayılması da adlandırılan iş genişlənməsi, kimsə öz rolunun və ya razılaşdırılmış iş həcminin xaricində olan tapşırıqları yerinə yetirdikdə baş verir.

  Nəzərə alın ki, işlərin genişlənməsi müxtəlif rollarda çalışan insanlara təsir edə bilər.  Əsasən, bu, digər komanda üzvlərinin etməli olduğu vəzifələri yerinə yetirmək deməkdir.  Layihə menecerləri üçün bu vəzifələr adətən layihənin icrası, komandanın idarə edilməsi və ya müştəri əlaqələrinin saxlanması ilə bağlıdır.

  Michael Wellin, "Psixoloji Müqavilənin İdarə Edilməsi: Biznes Performansını Yaxşılaşdırmaq üçün Şəxsi Müqavilənin İstifadəsi" kitabında rolların yayılması ilə bağlı çox maraqlı bir sual ortaya qoyur:

  İş sərxoşluğu işçilərə işlərinin normal tələb etdiyindən daha çox iş görmələri üçün daimi təzyiqi əhatə edir.  Bu, zamanla inkişaf etmiş qarşılıqlılıq normasının artıq tətbiq olunmadığı bir vəziyyətdir.  Bunun əvəzinə işəgötürən işçilərə olan tələblərini tədricən artırır.  Əvvəllər öz istəklərinə uyğun olan davranış və performans indi işəgötürən tərəfindən getdikcə daha çox gözlənilməkdədir və ya qəbul edilir.  (Wellin, 2007, s. 90)

  Gördüyünüz kimi, iş genişlənməsi sizi müəyyən bir müddət ərzində (məsələn, layihənin başlamazdan əvvəl) daha çox işləməyə məcbur edir, lakin eyni zamanda işəgötürəninizin sizdən bütün bu öhdəlikləri yerinə yetirməyi gözlədiyi daimi bir vəziyyətə çevrilə bilər.  Layihə menecerləri üçün rol sürüşmələrini müəyyən etmək və dayandırmaq və ya ilk növbədə onun qarşısını almaq faydalıdır.

  Fenomenin özünü daha yaxşı başa düşmək üçün işdən qaçmağın bəzi ümumi səbəblərini nəzərdən keçirək.

  Layihənin idarə edilməsində rolların yayılmasının əsas səbəbləri

  Layihə menecerləri arasında yayılmanın əsas amili onların peşələrinin xarakteridir.  Bir sözlə, digər insanlar bu rolu başa düşməyə meyllidirlər.  Rebel's Guide to PM kitabının müəllifi Elizabeth Harrin etiraf edir ki, işdəki insanlar "çox vaxt onun nə etdiyini başa düşmürlər".  Bu halda layihə menecerləri üçün gözləntilər əsassız ola bilər.

  Şəxsin “layihəyə cavabdeh” olması anlayışı layihə menecerlərini rolların yayılmasına qarşı həssas edir.  Sonda demək olar ki, hər hansı bir tapşırıq layihə kimi silinə bilər.  Nəticədə, məhsul menecerləri, komandada tapşırığı yerinə yetirməli olan başqa insanlar olsa belə, nəticədə bir şey etməli olduqlarını hiss edə bilərlər.

  Bəs müəyyən vəzifələri yerinə yetirmək üçün daha yaxşı təchiz edilmiş insanlar yoxdursa?  İş yerlərinin genişlənməsi həm də kadr çatışmazlığı və zəif işçi qüvvəsinin proqnozlaşdırılması səbəbindən baş verə bilər.  Tapşırığı yerinə yetirəcək heç kim yoxdursa, bu, çox vaxt məhsul meneceri tərəfindən edilir.

  Layihə menecerləri istehsal tapşırıqlarına müdaxilə etmək və kömək etmək ehtiyacını hiss edə bilərlər.  Onlar layihənin nəticələrini maraqlı tərəflərə çatdırarkən təzyiq altında olurlar.  Alexander Olic yazarkən bunu gözəl ifadə etdi:

  Bu, şəxsiyyət böhranına səbəb ola bilər.  Onlar veb-saytın və ya tətbiqin necə işləyəcəyinə və ya görünməsinə birbaşa nəzarət edə bilməzlər, lakin son nəticəyə görə məsuliyyət daşıyırlar.  Həm də əsərin təqdimatına gəlincə, onlardan hər şeyi bilməsi və onu yaradan kimi danışması gözlənilir.

  Layihə menecerlərini rolların genişlənməsinə meylli edən başqa bir amil, hər bir layihənin unikal olması və buna görə də layihə menecerindən müəyyən çeviklik tələb etməsidir.  Bu çox yönlülük tez-tez müvafiq alətlər və texnikaların istifadəsi ilə məhdudlaşdırıla bilsə də, bu, həm də məhsul menecerlərini layihələrinin bunu tələb etdiyini hiss etdikləri üçün daha geniş tapşırıqları öhdəsinə götürə bilər.  Əgər layihə inkişaf etdikcə bu sahə daha da genişlənir və genişlənirsə, söhbət iş yerlərinin genişlənməsindən gedir.

  Nəhayət, layihə menecerləri üçün iş təcrübəsi çox vacibdir.  Bu, rola gəldikdə də belədir.  Təcrübəsiz məhsul menecerləri çox güclü nəzəri biliklərə malik ola bilsələr də, onlar çoxlu məsuliyyətlərin öhdəsindən gəlməkdə və rolların yayılmasını tanımaqda çətinlik çəkə bilərlər.

  İş yerində yayılmamaq üçün necə?

  Layihə idarəetməsində genişlənmənin qarşısı alına bilər.  Artıq onun təsirlərini hiss etsəniz belə, hələ də bəzi düzəldici tədbirlər görə bilərsiniz.

  Əsas hərəkət hər kəsin layihədəki rolunuzla razılaşdığına əmin olmaqdır.  Bütün bunları nəzərdə tuturuq:

-  Komanda üzvləri,

-  Müştərilər,

-  Daxili maraqlı tərəflər.

  Məsuliyyətlərinizi müəyyən etməklə və hətta rolunuzdan kənar olan şeylərə nümunələr verməklə, işiniz üçün gözləntilər təyin edə bilərsiniz.  İdeal olaraq, bunu layihənin başlanğıcında (və ya iş təklifi ilə bağlı danışıqlar apararkən) etməlisiniz, ancaq rolların yayılmasının mənfi təsirlərini hiss edən kimi bunu edə bilərsiniz.

  PM rolundan kənara çıxanlar layihədən layihəyə bir qədər dəyişə bilər, lakin əsas vəzifələrinizi sadalamaq üçün ilham lazımdırsa, Rəqəmsal Layihə Menecerindən bu məqaləyə baxın.

  Məsuliyyətləriniz və potensial vəzifələriniz müəyyən edildikdən sonra - nə üzərində işləməyinizi bilirsiniz - bunun necə həyata keçiriləcəyi ilə bağlı bəzi qaydalar təyin etməyin vaxtı gəldi.  Vaxtınız haqqında düşünün və onu qorumağa çalışın: komandanıza kömək edə biləcəyiniz iş saatlarını təyin edin, istirahət günlərinizi danışın, iş yükünüzü idarə etmək çətinləşdikdə nə edəcəyinizi planlaşdırın.

  Layihə menecerləri üçün iş-həyat balansı haqqında daha çox məsləhətləri burada oxuyun.

  Ola bilsin ki, siz artıq fərqinə varmısınız ki, rolların sürünməsinin qarşısını almaq üçün bu məsləhətlərin əksəriyyəti düzgün ünsiyyətlə bağlıdır.  Layihənin şəffaflığı sizə iş yükünüzü nəzarət altında saxlamağa kömək edəcək və həmçinin komanda üzvlərinizin işlərini yaymasının qarşısını alacaq.  Resurs təqvimləri və cədvəlləri ilə sizin və komandanızın tapşırıqlarını görmə qabiliyyətini əldə edin.  Layihənin idarə edilməsi və resursların planlaşdırılması proqramı işinizi səmərəli planlaşdırmağınıza, həmçinin ən uyğun bacarıqlara malik olan insanlarla tapşırıqların bölüşdürülməsinə kömək edəcəkdir.

  Qabiliyyət və səriştələrdən danışarkən, bir layihə meneceri olaraq, keçmiş peşəkar təcrübənizə və ya şəxsi maraqlarınıza görə özünüzü bir şeyə (məsələn, veb formasının inkişafı) mükəmməl uyğun hiss edə bilərsiniz.  Və nadir hallarda məhsul menecerləri eyni vaxtda istehsalın bəzi aspektlərinə cavabdeh ola bilərlər.  Bununla belə, əgər rolunuz hibrid deyilsə, layihənizin uğuru naminə PM vəzifələrinizə sadiq qalın.

  Bu, dizaynınızın və ya kodunuzun keyfiyyətsiz olması demək deyil.  Bu, mütləq belə deyil.  Bununla belə, özünüzü "kursdankənar" işlərə həsr etdiyiniz zaman əsas vəzifələrinizi yerinə yetirmək üçün daha az vaxtınız olur.

  Son məsləhət xüsusilə sənayedə işə yeni başlayan layihə menecerləri üçün faydalı olacaq.  Rol üçün mütləq uyğun olsan da, burada öyrənmə əyrisinin olduğunu unutmayın.  Bu, xüsusilə daha az nəzərə çarpan şeylərə aiddir: onlardan biri sürünən bir iş ola bilər.

  Çox güman ki, şirkətinizdə daha təcrübəli layihə menecerləri var.  Bəlkə də mentorluq sistemi var?  Yoxdursa, bilik mübadiləsi görüşləri üçün bir fikir verin.  Siz həmçinin yerli icmaların təşkil etdiyi tədbirlərdə və konfranslarda iştirak edə bilərsiniz.

  Üzbəüz görüşlərdə iştirak edə bilməsəniz belə, yenə də faydalı resurslara çıxışınız var.  Təcrübə yoldaşları tərəfindən yaradılmış layihə idarəetmə kanallarını və bloqlarını izləyin.

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/job-creep-in-project-management/

08.03.2022