Xəbərlər

Layihə menecerinin bələdçisi: komandanızın konflikt çağırışlarını necə effektiv etmək olar?

Layihə menecerinin bələdçisi: komandanızın konflikt çağırışlarını necə effektiv etmək olar?

Praktiki, qənaətcil və ekoloji, telekonfrans uzaqdan işləyən komandalar arasında əlaqəni saxlamağa, coğrafi maneələri aradan qaldırmağa, vaxta qənaət etməyə və səyahət xərclərini azaltmağa kömək edir. Bununla belə, konf-zəng və ya videokonfrans təşkil etmək üçün sadə görüşdən, xüsusən də texniki baxımdan bir az daha məhdudlaşdırıcıdır.

Layihə menecerləri üçün beynəlxalq dərəcəli IPMA ICB4 sertifikatı barədə

İşçilərinizin böyük bir hissəsi uzaqdan işləyir? Virtual görüşlərinizi necə daha effektiv edəcəyinizi öyrənin.

Covid-19 və həbsdən əvvəl, audio konfrans və/və ya video konfrans (şəkilli) əsasən işçiləri coğrafi cəhətdən səpələnmiş milli və ya beynəlxalq şirkətlərdə istifadə olunurdu. Bu gün, uzaqdan işləmə, konfrans zəngləri və ya intim zənglər üçün konflikt zəngləri, indi çox sayda şirkətdə gündəlik istifadə olunan çox populyar bir ünsiyyət vasitəsinə çevrildi.

Komandanın idarə olunması haqqında Nazim Əliyevlə müsahibə

Praktiki, qənaətcil və ekoloji, telekonfrans uzaqdan işləyən komandalar arasında əlaqəni qorumağa, coğrafi maneələri aradan qaldırmağa, vaxta qənaət etməyə və səyahət xərclərini azaltmağa kömək edir. Bununla belə, konf-zəng və ya videokonfrans təşkil etmək üçün sadə görüşdən, xüsusən də texniki baxımdan bir az daha məhdudlaşdırıcıdır.

Komandanızın konfrans zənglərinin effektivliyini təmin etmək üçün qəbul edilməli olan yeddi ən yaxşı təcrübə buradadır.

1. Gündəmi təyin edin

Məqsədi olmayan layihə, təyinatı olmayan gəmi kimidir: o, bütün resurslarını tükənənə qədər okeanda sonsuza qədər dolaşacaq. Məqsədlər layihənizi istiqamətləndirmək, onu strukturlaşdırmaq və uğurunu təsdiqləmək üçün vacibdir. Onlar sizə layihənin bütün mərhələlərində rəhbərlik edir, sizə nail olmaq üçün hədəflər verir, onlara nail olmaq üçün yerinə yetiriləcək tapşırıqları müəyyənləşdirir və komandalara onlardan nə gözlənildiyini anlamağa imkan verir.

2. Düzgün alət seçin

Başlamaq üçün, avadanlıq eyni olmadığı üçün video və ya audio konfrans keçirəcəyinizi müəyyənləşdirməlisiniz.

Audiokonfrans üçün sizə stolun ətrafındakı bütün iştirakçıların sözlərini qəbul edə bilən və keyfiyyətli səs yayan bir konfrans telefonu lazımdır.

Hər bir iştirakçının fərqli bir yerdə olduğu videokonfrans üçün sizə lazım olacaq:

hər bir iştirakçının başqalarına görünməsi üçün veb-kamera. Ən son kompüterlər ümumiyyətlə onunla təchiz edilmişdir;

hər bir iştirakçının digərləri tərəfindən eşidilə bilməsi üçün mikrofon. Bütün cari kompüterlərdə bir var;

Qulaqlıqlar və ya qulaqlıqlar ki, siz deyilənləri aydın şəkildə eşidəsiniz. Dinamiklərdən istifadə tövsiyə edilmir, çünki bu əks-sədaya səbəb ola bilər;

Zoom, Google Live, Slack, Skype, Komandalar və s. kimi video konfrans sistemi. Siz kompüterinizdə quraşdırılmış proqram təminatı, onlayn xidmət və ya Planzone kimi birbaşa layihənin idarə edilməsi proqramınıza inteqrasiya olunmuş aləti seçə bilərsiniz;

PMO.az Layihə Düşüncə Məktəbi təlim qeydiyyat səhifəsi istifadəyə verildi.

3. Dəqiq olun

Konfrans zəngləri və ya videokonfranslar ilə artıq gecikmək üçün bəhanəniz yoxdur, çünki siz olduğu yerdə görüşə başlaya bilərsiniz. Üstəlik, gec gələnlərin başlamasını və ya görüş artıq başlayandan sonra gəlməsini gözləmək heç vaxt xoş deyil. Uzaq görüşlərinizin effektivliyinə zəmanət vermək üçün dəqiqlik vacibdir. Hər kəsin vaxtında olduğundan əmin olmaq üçün bütün iştirakçılara görüş vaxtı ilə bağlı bildiriş və ya xatırlatma e-poçtu göndərməyi düşünün.

4. Danışıq vaxtınızı təşkil edin

Uzaq görüşlər zamanı bir tərəfdən səsin doyma probleminin qarşısını almaq üçün danışıq vaxtını yaxşı təşkil etmək, digər tərəfdən isə iştirakçıların hər birinin fikir və mülahizələrini aydın və aydın eşitmək vacibdir.

Həmçinin, görüşün məhsuldar olması üçün onun vaxtı təyin olunmalıdır və nəzərdə tutulan vaxtdan çox keçməməlidir. Telekonfransın təşkilatçısı və ya yuxarıda təyin edilmiş moderator çıxışın təşkilinə və hər bir iştirakçıya ayrılmış vaxta riayət olunmasına cavabdehdir. Bu yolla siz dinləməyi təşviq edirsiniz və iştirakçıların bir-birini kəsməsinə mane olursunuz, bu da görüşün vaxt aparan və daha az səmərəli olmasına səbəb olacaqdır.

5. Diqqəti cəlb etməyi bacarın

Konfrans zəngləri ilə auditoriyanızı cəlb etməyin yeganə yolu səsinizdir. Həddindən artıq yumşaq tonlardan çəkinin, çünki siz bütün iştirakçıları yuxuya getməyə, cansıxıcılığa və ya yuxuya sala bilərsiniz. Əksinə, çox tez danışsanız, heç kim sizi izləyə bilməyəcək. Beləliklə, düzgün tarazlığı tapmaq lazımdır.

Həmsöhbətlərinizin diqqətini cəlb etmək üçün siz yığcam olmalı, mətləblərə çatmalı və güclü sözlərlə aydın mesajı çatdırmalı və konkret misallarla göstərməlisiniz. İştirakçıları sual verməklə və onların fikirlərini öyrənməklə cəlb edin. Bu, onları diqqətli olmağa təşviq edəcək.

Conf-zənginə ev sahibliyi etmək göründüyündən daha çətin ola bilər və təcrübə tələb edir. Özünüzü inkişaf etdirmək üçün özünüzü qeyd etməkdən və özünüzü yenidən dinləməkdən çəkinməyin. Səsini eşitmək heç vaxt çox xoş deyil, amma təkmilləşdirmək çox təsirlidir.

6. Şənliyi təşviq edin

Bəzi işçilər uzaqdan işləmək və həmkarlarından uzaq, tək qalmaqla çox yaxşı yaşamırlar. Sadəcə səslə edilən konflikt zəng, bir-birinizi görə biləcəyiniz üz-üzə görüşdən və ya videokonfransdan daha soyuqdur.

Telekonfranslarınızı dostcasına keçirmək üçün siz başlanğıcda bir neçə dəqiqənizi ayırıb hər kəsin xəbərlərini soruşa, atmosferi yüngülləşdirmək və hətta uzaqdan belə isti atmosfer yaratmaq üçün bir neçə gülməli şəxsi və ya peşəkar lətifə paylaşa bilərsiniz.

Bu yolla siz işçilərinizin motivasiyasını artırırsınız ki, bu da görüşün daha təsirli olmasına kömək edir.

7. Xülasə ilə bitir

Effektiv görüş istər konfrans, istərsə də videokonfrans və ya üzbəüz görüş olsun, həmişə müzakirə olunan müxtəlif məqamların, qəbul edilmiş qərarların və görüləcək tədbirlərin qısa xülasəsi ilə başa çatır. Beləliklə, hər bir iştirakçı görüş başa çatan kimi nə edəcəyini və nə edəcəyini bilir.

Nəhayət, yazılı qeyd saxlamaq üçün qəbul edilmiş mühüm qərarların siyahısı ilə iclas protokolunu yazın. Onu mümkün qədər tez (gün ərzində və ya növbəti gün) bütün iştirakçılara, eləcə də olmayanlara göndərin.

Yekun olaraq

Layihənizi başa düşülən və əldə edilə bilən etmək üçün aydın şəkildə tərtib edilmiş məqsədlər lazımdır. Məqsədlər işçilərinizin işinə məna verir və onlara nə etməli olduqlarını, hansı vaxt çərçivəsində və hansı büdcə ilə etməli olduqlarını bilməyə imkan verir.

Nəhayət, unutmayın ki, məqsəd əldə ediləcək bir nəticədir. Nə qədər aydın və dəqiq olarsa, yerinə yetirmək bir o qədər asan olar.

Bu yeddi məsləhətə əməl etməklə siz audio və video konfranslarınızı daha səmərəli və məhsuldar etməyə nail olacaqsınız.

Nəhayət, mümkünsə, əməkdaşlarınız arasında möhkəm bir əlaqə saxlamaq üçün üzbəüz görüşləri və virtual görüşləri dəyişməyə çalışın.

Menbe : https://www.planzone.fr/blog/guide-cdp-confcalls-efficaces

13.06.2022