Xəbərlər

Layihə Menecerləri üçün Ağıl Xəritəçəkmə Bələdçisi

Layihə Menecerləri üçün Ağıl Xəritəçəkmə Bələdçisi

  Layihənin bütün həyat dövrü ərzində layihə menecerləri böyük həcmdə məlumatı emal etməlidirlər.  Layihə tələblərini öyrənməkdən və komanda yaratmaqdan, layihənin gedişatını izləməyə və hesabat verməyə, məlumat toplamaq və təşkil etmək layihənin idarə edilməsinin hər bir aspektinin bir hissəsidir.  Asanlıqla həddən artıq ağırlaşa bilər.

  Böyük mənzərəni - layihənizi gözdən qaçırmadan bütün məlumatları necə effektiv şəkildə emal etmək olar?  Ağıl xəritələri bu işdə sizə kömək edə bilər.  Bundan əlavə, ağıl xəritəsi effektiv görüşlər keçirmək, layihənin əhatə dairəsini vizuallaşdırmaq və işdə qarşılaşdığınız müxtəlif problemlərin həlli yollarını tapmaq üçün əla bir yol ola bilər.

  Bu bloq yazısında siz ağıl xəritələrinin necə yaradılacağını və onlardan layihənin idarə edilməsi proseslərində necə istifadə edəcəyinizi öyrənəcəksiniz.  Ağıl xəritəsinin özünü müəyyən etməklə başlayaq.

 

  Ağıl xəritəsi nədir?

  Əslində, ağıl xəritəsi məlumatı təşkil etməyin vizual üsuludur.  Bu, mərkəzi ideyası olan bir diaqram kimi, yaxşı, kətanın mərkəzində yerləşir.  Bu mərkəzi elementdən açar sözlərlə etiketlənmiş qalın budaqlar, onlardan daha nazik budaqlar böyüyür və s.  Budaqların yanında yazılan sözlər və ya cızıqlar əsas açar sözlərin alt mövzularını təmsil edir.

  Bu ağıl xəritəsi ilk baxışda qarışıq və xaotik görünə bilər, xüsusən də ona sənədi oxuduğunuz kimi yanaşsanız (yuxarı sol və ya sağ).  Ağıl xəritəsi fərqli oxunmalıdır.  Buna daha yaxından baxın: onu mərkəzi ideya ilə oxumağa başlasanız (mütəşəkkil iş sahəsi yaratmaq) və vurğulanan budaqlardan hər hansı birini izləsəniz, mesajı asanlıqla başa düşə bilərsiniz.

  İndi təsəvvür edin ki, siz mütəşəkkil bir iş sahəsi üçün fikirlərini ortaya qoymaq istəyən bir insansınız.  Fikirlərinizi ənənəvi, xətti şəkildə yazmaq qərarına gəlsəniz, yazınızın ardıcıl olmasını istəyirsinizsə, yəqin ki, fikirlərinizi əvvəlcədən təşkil etməli olacaqsınız.  Digər tərəfdən, bir zehin xəritəsi ilə, bir fikirlə başlaya və onu üzvi şəkildə inkişaf etdirə bilərsiniz.  Fərqi görürsən?

 

  Ola bilsin ki, indi sizi zehin xəritəsini təhsil və biznes (o cümlədən layihənin idarə edilməsi) üçün bir vasitə kimi populyarlaşdıran şəxslə tanış etməyin vaxtıdır.  Tony Buzan məlumatı təşkil etmək üçün iyerarxik diaqramlardan istifadə edən ilk şəxs deyildi, lakin o, şübhəsiz ki, onları populyarlaşdırdı.  O, 1970-ci illərdə yayımlanan və daha sonra bu mövzuda kitablarının milyonlarla nüsxəsini satan BBC-də "Use Your Head" şousunda texnikanı təbliğ etdi.  Buzan 2019-cu ildə kədərli şəkildə dünyasını dəyişdi, lakin onun ideyaları yaşayır - beynimizin necə işlədiyi (və ağıl xəritələrinin onunla necə əlaqəli olduğu) haqqında onun Tedx çıxışına baxa bilərsiniz.

  Ağıl xəritələrinin faydaları

  Xətti qeyddən daha çox ağıl xəritəsi yaratmaq bir sıra üstünlüklərə malikdir.  Artıq qeyd etdik ki, xəritə əvvəlcədən məlumat sistemləşdirmədən hazırlana bilər - bu, vaxta əhəmiyyətli dərəcədə qənaət edir və məhsuldarlığı artırır.  2019-cu ildə aparılan bir sorğuda rəhbərlərin zehni xəritəçəkmə proqramından istifadə edərkən orta hesabla 30% daha məhsuldar olduğu bildirilir.

  Ağıl kartları imkan verir:

-  Məlumatı effektiv şəkildə yadda saxla.  Ağıl xəritələri diaqrama daxil edilmiş məlumatların saxlanmasını yaxşılaşdıra bilər.  Bir araşdırmada tibb tələbələri iki qrupa bölündü və 600 sözdən ibarət keçidə ağıl xəritəsi (1-ci qrup) və “özünü öyrənmə metodu” (2-ci qrup) tətbiq etmələri istəndi.  Onların rəyi tapşırığı yerinə yetirdikdən dərhal sonra və bir həftə sonra ölçüldü.  Məlum olub ki, “xəritələmə” qrupunda faktiki bilik bir həftədən sonra 10% artıb.
-  Təbii birləşmələrdən istifadə edin.  Xəritədə müxtəlif mövzulardan budaqlar çəkməklə siz başqa cür tapa bilməyəcəyiniz bağlantıları və qrupları görə bilərsiniz.  Bu, məlumatlarınızı müxtəlif yollarla şərh etməyə və potensial olaraq çatışmayan hissələri müəyyən etməyə imkan verir.
 

-  Mürəkkəb problemləri həll edin.  Ciddi problemlə üzləşdiyimiz üçün çox vaxt hardan başlayacağımızı və ona necə yanaşacağımızı bilmirik.  Layihə menecerləri yəqin ki, bu hissi tanıyırlar: Yeni bir layihə çox vaxt çətin bir sınaq kimi hiss olunur.  Vizuallaşdırma və mövzulara, alt mövzulara və s. bölmək üçün ağıl xəritələrindən istifadə bu problemi addım-addım həll etməyə imkan verir.
-  Böyük mənzərəni gözdən qaçırmadan təfərrüatlara daxil olun.  Böyük mövzunu hissələrə ayırdığınız zaman (məsələn, tapşırıqların tərtib edilməsi), siz hələ də əsas məqsədi, böyük sualı xatırlamalısınız.  Ağıl xəritələri nəinki kiçik təfərrüatlara diqqət yetirmək, həm də böyük mənzərəni görmək üçün əla bir yoldur - sözün əsl mənasında, bu vəziyyətdə.
-  Yaradıcılığınızı qidalandırın.  Təəccüblü deyil ki, zehni xəritəçəkmə yaradıcı layihələrlə məşğul olmaqdan həzz alan insanlar üçün əla yaradıcılıq vasitəsidir.  Dəftərxana ləvazimatlarınızı qazmağı sevən insan deyilsinizsə belə, zehin xəritəsi yaradıcı əzələləriniz üçün yaxşıdır.  Bu, çoxlu yeni ideyalar yaratmaq və daha yaxşı nəticələr əldə etmək üçün onları birləşdirməyin asan yoludur.
  Layihə İdarəetməsində Mind Maps - İstifadə halları
  Artıq dedik ki, layihənin idarə edilməsi məlumatın işlənməsi və təşkili üçün çoxlu imkanlar təqdim edir: bunlar həm də zehni xəritələmə bacarıqlarınızdan istifadə edə biləcəyiniz məqamlardır.  Aşağıda onlardan bəzilərini sadaladıq, lakin özünüzü bu siyahı ilə məhdudlaşdırmayın - əgər fərqli bir hadisə üçün kart hazırlamaq istəyirsinizsə, bu, mütləq sizin üçün çox faydalı olacaq.

  Layihə meneceri olaraq, zehni xəritədən artıq layihənin planlaşdırma mərhələsində istifadə edə bilərsiniz.  Layihə ilə bağlı bütün məlumatları bir araya gətirmək üçün ağıl xəritəsi yaradın.  Əsas filialların hər biri ayrı bir layihə idarəetmə prosesini və ya layihənin özünün başqa bir sahəsini təmsil edə bilər: risklər, maraqlı tərəflər, resurslar.

  Belə bir xəritə olduqca ümumi ola bilər və bu, yaxşıdır, çünki burada təfərrüatlara girməyə ehtiyac yoxdur.  Böyük şəkil əldə etdikdən sonra layihənizin hər bir aspekti üçün ayrıca xəritələr çəkə bilərsiniz.  Təsəvvür edin ki, layihənizin əhatə dairəsi üçün layihə idarəetmə zehni xəritəsi yaradır.  Son məhsulun əsas xüsusiyyətlərini təmsil edən filiallarla başlayın və sonra onları xüsusi tapşırıqlara bölün.  Ağıl xəritələrinin istifadəsi layihənin əhatə dairəsinin idarə edilməsinin hər mərhələsində təsirli olacaq: müxtəlif maraqlı tərəflərdən tələblərin toplanmasından onların strukturlaşdırılmasına və vəzifələrin müəyyənləşdirilməsinə qədər.  Tapşırıq siyahınız hazır olduqdan sonra layihə üçün Gantt diaqramı yaratmaq üçün xəritədən istifadə edə bilərsiniz.

  Tapşırıqlardan danışarkən, onları kağız və ya xüsusi proqram təminatında göstərmək sizə layihə tapşırıqlarını prioritetləşdirməyə kömək edə bilər.  Hamısını görəndə hansının birinci olması lazım olduğuna qərar vermək daha asandır.  Vizuallaşdırılmış tapşırıq strukturu komanda üzvlərinizi layihə üzərində işləri ilə tanış etmək istədiyiniz zaman da faydalıdır.

  Layihəyə başladıqdan sonra müntəzəm olaraq xəritələrinizə qayıtmağı unutmayın.  Onlar, məsələn, layihə riskləri və son biznes məqsədləri haqqında xatırlatma kimi xidmət edə bilər.  Siz həmçinin mütəşəkkil layihə ilə bağlı məlumatların anbarı kimi xidmət etmək üçün ağıl xəritəsi yarada bilərsiniz.  Əlaqə məlumatı, aktivlər, vacib bağlantılar: Layihə meneceri olaraq, hər şeyin parmaklarınızın ucunda olmasını istəyirsiniz.  Belə bir xəritənin nümunəsini burada görə bilərsiniz.

  Layihə idarəçiliyi ağıl xəritələri üçün başqa hansı istifadələr var?

-  Görüşü müşayiət edən.  Layihə üzərində işləyərkən görüşlərin effektiv idarə edilməsi çox vacibdir: burada siz çox vaxt itirə və ya qənaət edə bilərsiniz.

-  Ağıl xəritələri sizə görüşlər zamanı qaldırılan məsələləri strukturlaşdırmağa və görüşdən sonra əla qeydlər etməyə kömək edə bilər.

-  Problemin həlli.  Hansı yolla getməyinizi qərara almaq və ya komandanızın üzləşdiyi problemin həllini tapmaq istəsəniz, ağıl xəritələri sizə faktları nizamlamağa və irəliləmənin ən yaxşı yolunu tapmağa kömək edə bilər.

  Mən oxuyuram.  Layihə meneceri olaraq siz daim öz bacarıqlarınızı artırmalı və yeni layihə idarəetmə strategiyalarını öyrənməlisiniz.  Ağıl xəritələri sizə yeni məlumatları daha yaxşı strukturlaşdırmağa və sonradan biliklərinizi yeniləməyə imkan verir.

  Layihə Menecerləri üçün Effektiv Ağıl Xəritələri Yaratmaq üçün Məsləhətlər

  Yəqin ki, diqqətinizi çəkən ağıl xəritələrinin başqa bir elementi vizual elementlərin daxil edilməsidir: şəkillər, nişanlar, rənglər.  Əlbəttə ki, onlar olmadan xəritələr yarada bilərsiniz.  Bununla belə, tapa bilərsiniz ki, vizual məlumat sizin üçün daha başa düşüləndir və yadda saxlamaq daha asandır.

  Xəritədə doodle və çertyojların istifadəsi ilə bağlı hələ də bəzi şübhələriniz varsa, sadə bir məşq edə bilərsiniz.  Bir alma təsəvvür etməyə çalışın.  Özünüzə bir neçə saniyə verin və sonra beyninizin yaratdığını təhlil etməyə çalışın.  A-P-P-L-E hərflərini görmədiniz, elə deyilmi?  Bu meyvə sizin ana dilinizdə nə adlanırsa, siz hərfləri yox, şəkli görmüsünüz.  İnsanlar olaraq biz obrazlarda düşünürük - bu Tony Buzanın əsas tezislərindən biridir.

  Əgər siz layihə menecerləri üçün eskiz qeydləri ilə bağlı bələdçimizi artıq oxumusunuzsa (əgər yoxsa, mütləq yoxlayın), yəqin xatırlayırsınız ki, eskizlər yaratmaq sənət deyil, əksinə məlumatı başa düşməyi və ya yadda saxlamağı asanlaşdırır.  Eyni şey ağıl xəritələrinə də aiddir.  Onların gözəl olması lazım deyil: burada funksiya daha vacibdir.  Nişanlar çəkərkən, onları sadə və asanlıqla tanınmaq üçün saxlamağa çalışın.  Rəsmlərinizə yumoristik elementlər əlavə etmək istəyirsinizsə, bunu edin - onlar bu xüsusi detalı yadda saxlamağa kömək edə bilər.  İstifadə etdiyiniz şriftlərlə də yaradıcı ola bilərsiniz, lakin onları oxunaqlı saxlayın.  Çox söz istifadə etməməyə çalışın: bir açar sözlə nəyisə ümumiləşdirə bilirsinizsə, bunu edin.

 

  Üzərində işləyəcəyiniz kətana gəldikdə, boş bir kağız vərəqinə / lövhəyə / ekrana yapışmağa çalışın.  Çap edilmiş şablonlar xəritənizi daha az oxunaqlı edə bilər.  Kətanınızın landşaft oriyentasiyası diaqramınızı daha yaxşı strukturlaşdırmağa kömək edəcək.

  Yəqin ki, xəritələrdəki budaqların adətən əyri olduğunu görmüsünüz: bu məqsədli şəkildə edilir.  Bu qalın budaqlardan incə olanlara keçmək üçün eyni təcrübədir.

  Layihə menecerləri üçün ağıl xəritələri - faydalı alətlər

  Alətlər siyahınız bir kağız parçası və qələmlə məhdudlaşa bilər.  Yalnız bu ikisi ilə möhkəm ağıl xəritəsi yarada bilərsiniz.  Əlbəttə ki, rəngli xəritələr yaratmaq istəyirsinizsə, rəngli karandaşları, markerləri və fırça qələmlərini sevəcəksiniz.  Sonuncular əyri budaqları çəkmək üçün əladır.

  Dizaynlarınızı böyük bir kətan üzərində yaratmaq istəyirsinizsə, ağ lövhə və ya flipçartdan istifadə edin.  İşləmək üçün daha çox yeriniz olacaq və rəsminizin oxunmasını asanlaşdırmaq üçün daha böyük şriftlərdən istifadə edə biləcəksiniz.

  Əl yazısı ilə kompüterləşdirilmiş qeydlərin effektivliyi arasında çoxlu mübahisələr olmuşdur.  Və bəli, araşdırmalar göstərir ki, öz əlinizlə istifadə öyrənmək öyrənməni yaxşılaşdıra bilər.  Bununla belə, bir çox layihə menecerləri üçün onlayn zehni xəritəçəkmə proqramından istifadə sadəcə daha rahat olacaq.  Seçmək üçün bir neçə alətiniz var, o cümlədən aşağıdakılar:

  MindMeister - pulsuz planının bir hissəsi kimi 3-ə qədər ağıl xəritəsi yaratmağa imkan verir.  Daha əhatəli layihə idarəetmə həlli axtarırsınızsa, MindMeister-i tapşırıqların idarə edilməsi vasitəsi olan MeisterTask ilə birləşdirə bilərsiniz.
 

  Lucidchart - Bu həll yalnız layihənin idarə edilməsi üçün ağıl xəritələri deyil, həm də sizin və komanda üzvlərinizin layihənin bütün ömrü boyu istifadə edə biləcəyi axın-sxemlər və digər vizual diaqramlar yaratmağa imkan verir.
  Zenkit pulsuz layihə planlaşdırma alətləri toplusumuza daxil etdiyimiz vasitədir.  Zenkit ilə kart yaratdıqdan sonra onu asanlıqla kanban lövhəsinə və ya təqvim görünüşünə çevirə bilərsiniz.
  Ümid edirik ki, bu bloq yazısı sizi inandırdı ki, ağıl xəritələri layihələri daha yaxşı planlaşdırmağa və bir çox problemləri həll etməyə kömək edə bilər.  Siz onlardan layihənin planlaşdırılmasından tutmuş tapşırıqların təşkilinə və münaqişələrin həllinə qədər müxtəlif layihə idarəetmə sahələrində istifadə edə bilərsiniz.

  Paylaşmaq istədiyiniz hər hansı layihə idarəçiliyi zehni xəritələri yaratmısınız?  Ekranın küncündəki söhbətdən istifadə edərək onları bizə göndərin!  Onları bu məqalədə təqdim etməkdən məmnun qalacağıq.

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/mind-mapping-for-project-managers/

11.03.2022