Xəbərlər
Layihənin bağlanma prosesini necə qurmaq olar: məsləhətlər və alətlər
Layihənin bağlanma prosesini necə qurmaq olar: məsləhətlər və alətlər
İstər proqram şirkəti, istərsə də yaradıcı agentlik üçün işləməyinizdən asılı olmayaraq, yəqin ki, siz yaxşı bilirsiniz ki, kimsə kod bazasına son öhdəlik götürəndə və ya müştəri işinizin yaxşı göründüyünə cavab verəndə layihələr bitmir. Əlbəttə ki, layihənin həyat dövrünün göndərmə hissəsi tamamlana bilər, lakin indi layihəni düzgün şəkildə bağlamağın vaxtıdır. Bu bloq yazısında biz sizə layihənin sonunda şirkətinizin layihə idarəetmə proseslərinə daxil etməli olduğunuz ən vacib addımlardan bəzilərini göstərəcəyik.
Əvvəlcə layihənin bağlanması prosesinə niyə diqqət yetirməli olduğunuza baxaq.
Layihənin bağlanması prosesinin olması nə üçün vacibdir?
Layihənin bağlanması prosesi layihədə iştirak edən hər kəsin eyni səhifədə olmasına və layihənin rəsmi olaraq bağlanmasına əmin olmaq üçün faydalıdır. Layihəni düzgün bağlamadıqda nə baş verir? Birincisi, siz hələ də belə sorğular üçün vaxtın bitdiyini bilməyən müştəridən dəyişiklik sorğularını ala bilərsiniz. Layihənin bağlanması resursların idarə edilməsi baxımından da faydalıdır. İşçilərinizi artıq başa çatmış bir layihə üçün cədvəldə saxlamayacaqsınız - onlar yeni tapşırıqlar üzərində işləməkdə sərbəst olacaqlar. Nəhayət, layihəyə geri baxmaq və nəyin düzgün getdiyini və nəyin yaxşılaşdırıla biləcəyini qiymətləndirmək imkanınız olacaq.
Bəs işçiləriniz? Uğurlu olub-olmamasından asılı olmayaraq bir layihədən sonra qapalı bir prosesdə iştirak etmək onlara tamamlanma hissi verəcək və komanda ruhunu yüksəldəcək.
Layihənin bağlanması üçün yoxlama siyahısı - komandanız üçün layihənin bağlanmasını hazırlamağa haradan başlamaq lazımdır?
Layihənin bağlanması üçün vahid proses yaratmaq istəyirsinizsə, status-kvonun hərtərəfli təhlili ilə başlaya bilərsiniz.
Layihə idarəetmə komandası ilə görüşün və layihənin həyat dövrünün sonunda onların fəaliyyətini müzakirə edin. Siz birlikdə müxtəlif yanaşmaların müsbət və mənfi tərəflərini təhlil edə və şirkətinizin ehtiyaclarına uyğun prosedur hazırlaya bilərsiniz.
Layihənin bağlanması mərhələsinə daxil olmaq üçün nələrə diqqət yetirilməlidir?
İlk növbədə, tələblərin siyahısını nəzərdən keçirməli və layihə komandasının bütün nəticələri hazırladığından əmin olmalısınız. Layihəni təhvil verməyə hazır olduğunuz zaman layihənin bağlanması prosesi başlaya bilər.
Nəticələri rəsmi olaraq təqdim edin
Bütün nəticələri tələb olunan sənədlərlə birlikdə rəsmi şəkildə təhvil vermək üçün müştəri ilə əlaqə saxlayın. Siz layihənin müxtəlif elementlərini prosesin əvvəlində keçmiş ola bilərsiniz. Bu gözəldir. Sadəcə müştərinizin tam nəticə dəstinə çıxışı olduğundan əmin olmalısınız. URL-ləri, girişləri və parolları paylaşmağı unutmayın.
Növbəti addım müştəridən rəsmi icazə almaqdır. İdeal olaraq, layihə komandanızın işinin müştəri tərəfindən məqbul sayıldığına dair yazılı bəyanatınız olmalıdır (e-poçt göndəriləcək). Çıxış edə bilmirsinizsə, sonradan xoşagəlməz bir sürprizlə qarşılaşa bilərsiniz: hər hansı problem varsa, onları indi düzəltmək daha yaxşıdır.
Bu həm də müştəridən rəy almaq üçün əla fürsətdir. Müştəri ilə retrospektiv görüş keçirmək üçün zəng planlaşdıra bilərsiniz. Belə bir söhbətdən sonra, çox güman ki, gələcək təkmilləşdirmələr üçün bir hərəkətiniz olacaq və bəlkə də veb saytınıza yerləşdirmək üçün yaxşı bir baxış olacaq.
Sənədlərlə işləmək
Layihə menecerinin layihənin bütün həyatı boyu məşğul olmalı olduğu bir çox layihə sənədləri var. Bağlama mərhələsi onların hamısını təşkil etmək və heç bir yarımçıq iş olmadığından əmin olmaq üçün əla vaxtdır.
Layihə üzərində işləyən insanlar layihə haqqında hər şeyi bildiklərini hiss edə bilərlər. Yəqin ki, indiyə qədər, amma müştəri texniki detal haqqında soruşmaq istəyəndə bir neçə aydan sonra nə baş verəcək? Layihə ilə bağlı bütün sənədləri düzgün təşkil etmək daha yaxşıdır.
Bundan əlavə, siz rəsmi olaraq müxtəlif satıcılar və ya frilanserlərlə layihə müqavilələri bağlamalısınız. Onlara pul ödəməyi unutmayın!
Layihənin icmalı
Daha əvvəl qeyd edildiyi kimi, layihənin bağlanması komandanızın işi haqqında düşünmək üçün mükəmməl vaxtdır. Layihə və ya resurs idarəetmə proqramınıza gedin və layihə hesabatlarını təhlil edin. Nələrə diqqət edə biləcəyinizlə bağlı bir neçə fikir var:
Təxminlər və faktiki: Komandanızın təxmin edilən saatlarını onların layihəyə sərf etdiyi faktiki vaxtla müqayisə edin. Hər hansı bir nümunə görə bilərsinizmi? Məsələn, layihənin hər hansı konkret mərhələsi lazımi səviyyədə qiymətləndirilməyibmi? Və ya bəlkə siz müəyyən bir komanda üzvünün əməyinin ilkin olaraq qiymətləndirilmədiyini və tapşırıqlarını yerinə yetirmək üçün daha çox vaxt lazım olduğunu görmüsünüz. Bu cür fikirlər komandanızın növbəti layihələrini planlaşdırmaq üçün çox dəyərlidir.
Resursdan istifadə: Komandanızın bütün üzvləri bərabər şəkildə istifadə olunurmu? Ola bilsin ki, onlardan bəziləri çox iş vaxtından çox işləyir, digərləri isə o qədər də çox iş görmürdülər? Hər iki hal komandanın əhval-ruhiyyəsi üçün yaxşı deyil. Xoşbəxtlikdən, təkmilləşdirmə üçün sahələri müəyyən etdikdən sonra növbəti layihələriniz üçün komandaları daha yaxşı planlaşdıra bilərsiniz.
Hesablanmış və ödənilməmiş vaxt: Komandanız öz vaxtını izləyirsə, layihə üzərində işləyərkən onların nə qədər fakturalı və hesablanmayan vaxtı qeyd etdiklərini göstərən hesabat əldə edə bilərsiniz.
Fakturalandırılan saatların, eləcə də ödənilməyən saatların hesablanması komandanızın məhsuldarlığını artırmaq üçün əlavə təkmilləşdirmə ideyaları tapmağa kömək edə bilər.
Layihəni nəzərdən keçirərkən, öyrənilən dərsləri və gələcək üçün ideyaları müzakirə etmək üçün layihə komandasının iclasını da təşkil etməlisiniz.
Layihə komandanızın səylərini qiymətləndirin
Əgər şirkətiniz bir çox agentliklərdə və ya proqram təminatçılarında olduğu kimi eyni vaxtda birdən çox layihə üzərində işləyirsə, layihənin yenicə tamamlandığı hər kəsə aydın olmaya bilər. Layihə meneceri bütün şirkətə layihənin başa çatdığını bildirən və komandalarının zəhmətini etiraf edən bir mesaj göndərsə yaxşı olardı. Onlar hər bir komanda üzvünün nailiyyətlərini vurğulamağa və onların hər kəsi əhatə etdiyinə əmin olmağa çalışmalıdırlar. Belə bir jest mütləq işçinizin dəyərli olduğunu və diqqət çəkdiyini hiss etdirəcəkdir.
Pandemiya layihə komandası üçün bayram tədbiri təşkil etməyə mane olsa da, siz yenə də onlarla əylənməyə çalışmalısınız. Hətta virtual tətil də dostluq yaratmaq üçün əyləncəli bir yol ola bilər.
Öyrənilən dərsləri sənədləşdirin və paylaşın
İndiyə qədər siz layihəni layihə komandası ilə ətraflı müzakirə etdiniz, müştəridən rəy aldınız və məlumatları nəzərdən keçirdiniz. Çox güman ki, şirkətinizdə gələcək layihələrə fayda verə biləcək dəyərli və həyata keçirilə bilən ideyalarınız var. Onları sənədləşdirməyiniz və şirkətinizdə layihənin idarə edilməsinə cavabdeh olan digər insanlarla paylaşmağınız vacibdir.
Bundan əlavə, bu, layihə ətrafında marketinq səs-küyü yaratmaq üçün əla vaxtdır: onu komandanızın onlayn portfelinə yerləşdirin, işi dərc edin. Belə addımları planlaşdırmaq faydalıdır; əks halda, onlar digər layihələr və tapşırıqlar arasında heç vaxt tamamlana bilməzlər.
Komandanızdan sifarişlər silinir
Komanda yoldaşlarınızın layihənin hazır olduğunu bildiyinə əmin olsanız belə, onları rəsmi olaraq bu vəzifədən azad etməlisiniz. Şirkətinizin resurs təqviminə baxarkən, bu işçilər artıq tamamlanmış layihə üçün sifariş edilməməlidir.
Layihənin bağlanması prosesini qurmağa hazırsınızmı?
Bağlanma prosesində müxtəlif addımlar haqqında oxuyarkən, yəqin ki, bu addımın bir az vaxt aparacağını fərq etdiniz. Bu, layihəyə başlamazdan əvvəl bu cür prosedurların olması üçün başqa bir səbəbdir. Bir layihəni bağlamaq üçün orta hesabla neçə saat lazım olduğunu bildiyiniz zaman, layihənin dəyərini qiymətləndirərkən bunu nəzərə ala bilərsiniz.
Ümid edirik ki, bu bloq yazısı şirkətinizin ehtiyaclarına uyğun effektiv layihənin bağlanması addımlarını planlaşdırmağınıza kömək edəcək. Bu, komandanızın gələcək layihələrinə mütləq fayda verəcəkdir.
Menbe : https://teamdeck.io/project-management/project-closure-process/
01.03.2022
