Xəbərlər

Layihənin əhatə dairəsinin effektiv idarə olunması üçün 4 addım

Layihənin əhatə dairəsinin effektiv idarə olunması üçün 4 addım

  Bir neçə ay əvvəl layihə menecerləri üçün tanınmış onlayn platforma meydana çıxdı - Layihə İdarəetmə.  com - layihələrin uğursuzluğunun 10 əsas səbəbi haqqında məqalə dərc edib.  Sadəcə bu mətnə ​​nəzər saldıqda, layihə məzmununun idarə edilməsi ilə bağlı heç nə tapa bilməzsiniz.  Lakin onu diqqətlə oxuyanda görərsən ki, müəllifin təsvir etdiyi amillər layihənin əhatə dairəsinin müəyyənləşdirilməsi və nəzarəti ilə çox güclü şəkildə bağlıdır.

  Bu məqalə ilə nə əldə edəcəksiniz:

-  Məzmun idarəetmə prosesini necə planlaşdırmaq olar

-  "Əhatə dairəsi" sözünün mənası

-  Layihənin əhatə dairəsinin idarə edilməsi nələri əhatə edir?

  Uğursuzluğun əsas səbəbi kimi zəif hazırlıq, ardınca isə qeyri-adekvat sənədləşmə və izləmə göstərilib.  Siyahı layihənin xəbərdarlıq işarələrinə məhəl qoymadan bağlanır.  Biz bunu ona görə qeyd edirik ki, bu bloq yazısı layihənin əhatə dairəsini effektiv idarə etməklə bu təhlükələri azaltmaq və ya aradan qaldırmaq üçün sizə kömək etmək məqsədi daşıyır.

  Əhatə dairəsinin idarə edilməsinin hazırlıqla başladığını və müvafiq sənədləşdirmə və layihənin gedişatının monitorinqi ilə birlikdə getdiyini görmək üçün oxuyun.  Bəs layihənin xəbərdarlıq nişanları haqqında nə demək olar?  Görəcəksiniz ki, ən dəhşətli əlamətlərdən biri miqyasda sürüşmədir.  Xoşbəxtlikdən, əhatə dairəsinin uğurlu idarə edilməsi bunun qarşısını almağa kömək edə bilər.

  Bu təlimatda istifadə edəcəyimiz ən vacib terminləri müəyyən etməklə başlayaq:

  Layihə İdarəetməsində Layihə Sahəsi İdarəetmə nədir?

  Əvvəla, “əhatə dairəsi” nə deməkdir?  Tanınmış layihə idarəetmə institutuna, APM-ə görə, "əhatə dairəsi" nəticələr, nəticələr və faydaların məcmusuna və layihələrin yaradılması üçün tələb olunan işlərə aiddir.  Bu, bu layihənin bütün tələblərini əldə etmək üçün tələb olunan işdir (yəni, məhsulu uğurla çatdırmaq üçün).  Bu, məhsulun əhatə dairəsindən bir qədər genişdir: məhsulun təsviri məhsulun xüsusiyyətlərini və funksiyalarını təfərrüatlandırır.

  APM Bilik Orqanının 7-ci nəşrində müəyyən edildiyi kimi, layihənin əhatə dairəsinin idarə edilməsi nəticələrin, nəticələrin və faydaların müəyyən edilməsi, müəyyən edilməsi və nəzarət edilməsi prosesinə aiddir.

  Digər tərəfdən, PMBOK® Təlimat Kitabı, 6-cı Nəşr nöqteyi-nəzərindən Layihənin Əhatəsinin İdarə Edilməsi layihənin bütün tələb olunan işləri və yalnız tələb olunan işləri ehtiva etməsini təmin etmək prosesidir.

  Layihənin əhatə dairəsinin effektiv idarə edilməsindən necə faydalana bilərsiniz?

  Ola bilsin ki, məzmun idarəçiliyinin əsas üstünlüyü odur ki, o, layihələri uğurla həyata keçirməyə kömək edir – siz nə etməli olduğunuzu (nəyin etmədiyini) bilirsiniz, beləliklə, komandanızı daha inamla idarə edə bilərsiniz.  Bu prosesin digər üstünlükləri bunlardır:

-  işin həcminin və strukturunun təsviri ilə layihənin həyata keçirilməsi üçün lazım olan işləri planlaşdırmaq daha asandır,

-  layihənin əhatə dairəsini bildiyiniz zaman strateji resursların idarə edilməsi mümkündür,

-  miqyasda sürüşmənin qarşısını ala və ya azalda bilərsiniz (layihənin əhatə dairəsinin dinamik və nəzarətsiz şəkildə böyüdüyü vəziyyət),

-  bu sizə layihənin həyat dövrünün əvvəlində yaxşı ünsiyyət və layihə idarəetmə standartlarını təyin etmək imkanı verir,

-  Layihənin əhatə dairəsini bilmək sizə onun hazırkı inkişafı və komandanızın performansı haqqında daha yaxşı fikir verəcəkdir.

  Layihənin əhatə dairəsinin idarə edilməsi planı - Nəzərə alınmalı addımlar

  Aşağıda sadalanan addımlar Layihə İdarəetmə Bilik Orqanına (PMBOK®) əsaslanır.  Hərtərəfli həcm idarəetmə planı axtarırsınızsa, onların təlimatlarını nəzərdən keçirməyinizə əmin olun.  Aşağıda gələcək layihəniz üçün onu həyata keçirməyə imkan verəcək məzmun idarəetmə prosesini tapa bilərsiniz.

 

  Ərazi idarəetmə planını yaradın

  Məzmun idarəçiliyinin planlaşdırılması əvvəlcədən hazırlıqla başlamalıdır.  Tələbləri toplamadan və layihənin əhatə dairəsini təsvir etməzdən əvvəl bunu necə edəcəyinizi planlaşdırın.  Əsas, lakin üstünlük verilən bütün maraqlı tərəfləri və bu layihənin əhatə dairəsi haqqında deyəcəkləri insanları müəyyənləşdirin.

  Komandanızla görüşün və kros qurma prosesinin necə olacağına qərar verin.  Layihənizin əhatə dairəsində mümkün dəyişiklikləri də düşünsəniz, faydalı olardı.  Əlbəttə ki, bu nöqtədə nəyin dəyişə biləcəyini çətin ki, bilirsiniz, ancaq dəyişikliklər baş verərsə, nə olacağını müəyyən edə bilərsiniz.

  Burada verdiyiniz bütün qərarları məzmun idarəetmə planına toplayın.  Bu, prosesin qalan hissəsi üçün rəhbər sənədiniz olacaq.

  Tələbləri toplayın və əhatə dairəsini müəyyənləşdirin

  Layihə üçün tələbləri toplamaq vaxtıdır: layihənin məqsədlərinə çatmaq üçün nə etmək lazımdır.  Müştərinizin yanına gedib son məhsulun necə görünməsini və hiss olunmasını istədiyinizi soruşmaq qədər asan deyil?  Tələblərin toplanması kəşfiyyat prosesidir, çünki bu mərhələdə maraqlı tərəflər məhsullarına hansı xüsusiyyətlərin daxil edilməli olduğunu belə dəqiq bilməyə bilərlər (xüsusilə də proqram təminatının hazırlanması layihəsini idarə etmək sizə həvalə olunubsa).

 

  Əlbəttə ki, müştərilərinizin son məhsul haqqında dəqiq təsəvvürləri olmaya bilər, lakin onlar çox güman ki, bu layihənin əldə etməli olduğu biznes məqsədlərindən xəbərdardırlar.  İstifadəçi ehtiyaclarını müəyyən etmək və nəticədə tələblər təyin etmək üçün bir sıra seminarlar və müsahibələr təşkil edə bilərsiniz.

 

  Məlumata əsaslanan tələbləri tutmağın başqa bir yolu, hansı xüsusiyyət və imkanların hədəf auditoriyadan ən müsbət cavab verdiyini görmək üçün bir sıra prototip testləri keçirməkdir.

 

  Siz həmçinin potensial tələblərinizi sənayenin ən yaxşı təcrübələri ilə müqayisə etmək üçün müqayisə apara bilərsiniz.

 

  Müxtəlif tələblərin (xüsusiyyətlər və xüsusiyyətlər, biznes məqsədləri, məhsulu çatdırmaq üçün lazım olan proseslər, qəbul meyarları) siyahısına sahib olduqdan sonra əhatə dairəsini genişləndirməyə cəhd edə bilərsiniz.  Nəzərə alın ki, adətən ilkin olaraq yığdığınız bütün elementlər layihənin yekun sahəsinə çevrilmir.

 

  Layihənin əhatə dairəsinin müəyyən edilməsi sözdə əhatə dairəsi sənədinin yaradılması deməkdir.  Əhatə dairəsi bəyanatı layihənin əhatə dairəsini sənədləşdirdiyiniz yerdir və bunlardan ibarətdir:

 

-  layihənin nəticələri,

-  bu nəticələri tamamlamaq üçün tələb olunan iş,

-  potensial məhdudiyyətlər

-  qəbul meyarları.
 

  MƏSLƏHƏT.  İstisnaları əhatə dairəsinin təsvirində də sənədləşdirmək yaxşı olardı (biz X və Y-ni layihənin əhatə dairəsinə daxil etməyəcəyik).  Gözləntiləri idarə etməli olduğunuzda və əraziyə edilən dəyişiklikləri daha sonra müzakirə etməli olduğunuz zaman onlar faydalı olacaqlar.

  İş Bölgəsi Strukturunu (WBS) yaradın

  Bu addım miqyası daha yaxşı vizuallaşdırmağa və onu daha kiçik elementlərə ayırmağa kömək edəcək.  İş bölgüsü strukturu layihənin nəticələrinə uyğun gələn nəticələrin iyerarxik strukturudur.

 

  Ənənəvi olaraq, WBS necə deyil, nəyi təsvir edir, buna görə də siz hərəkətlərə deyil, nəticələrə diqqət yetirməlisiniz (məsələn, ödəniş etmək, ödəniş yolunu dizayn etmə/inkişaf etdirmə/sınaq etmə).  Bu barədə düşünməyin başqa bir yolu budur ki, WBS “layihə komandasının nə edəcəyini” deyil, “müştəri nə alacağını” təsvir edir.  Bununla belə, bəzi layihə menecerləri bunu daha çox tapşırıqların və alt tapşırıqların bölünməsi kimi görürlər ki, bu da faydalı bir sənəddir.

 

  Niyə WBS yaratmaqla belə narahat olmalısınız?  Əvvəla, nəticələri daha kiçik hissələrə bölündüyünü görəndə qrafiki tərtib etmək daha asandır.  Siz həmçinin etibar edə biləcəyiniz WBS ilə tapşırıqları daha rahat yarada və paylaya bilərsiniz.

 

  Nəhayət, bu iyerarxik quruluş, xüsusilə vizual olaraq düşünürsünüzsə, layihənin əhatə dairəsini tez başa düşməyə imkan verir.  Özünüzü belə tanıdığınızdan əmin deyilsiniz?  Layihə idarəçiliyində vizual düşüncədən necə faydalana biləcəyinizi öyrənmək üçün Layihə Menecerləri üçün Sketchnoting bələdçimizə baxın.

 

  Layihənin əhatə dairəsini yoxlayın və ona layihənin həyat dövrü ərzində nəzarət edin.

  Sizdə layihənin məzmununun və İKS-nin təsviri var, ona görə də layihəyə nə daxil edilməli olduğunu bilirsiniz.  İndi sahəni təsdiqləmək və imzalamaq üçün maraqlı tərəflərə ehtiyacınız var.  Hər hansı qeyri-müəyyənliklərin olub olmadığını görmək üçün onu nəzərdən keçirin və layihə üzərində işə başlamazdan əvvəl onu tamamlamağa çalışın.  Bu şəkildə əhatə dairəsinin sürüşmə şansını azalda bilərsiniz.

 

  Layihə davam etdikcə əhatə dairəsinə nəzarət etməlisiniz.  Nə edilməli idisə, nə edildiyinə nəzarət edin.  Bu proses zamanı, ehtimal ki, aşağıdakı alətləri faydalı tapa bilərsiniz:

 

-  Layihə planlaşdırma vasitələri - burada hansı tapşırıqların artıq tamamlandığını və hansının hələ də görüləcək işlər kateqoriyasında olduğunu görə bilərsiniz.

-  Resursların idarə edilməsi alətləri sizə komandanızın iş yükü baxımından irəliləyişi görməyə və onu təxmin edilən saatlarla müqayisə etməyə imkan verir.

-  Potensial planlaşdırma vasitələri

-  Məzuniyyət İdarəetmə Sistemi - Mövcudluq, Yoxluq İdarəetmə

  Layihə hesabatlarını layihənin əhatə dairəsi və cədvəli ilə müqayisə edin, vaxt qrafikləri, iş yükü, tamamlanmış tapşırıqlar və s. sizin təxminlərinizə uyğun olub-olmadığını yoxlayın.

 

  Layihənizin əhatə dairəsini idarə etmək prosesi, xüsusən də lazım olan hazırlıq miqdarını nəzərə alsaq, çətin görünə bilər.  Bununla belə, siz bunu sınaqdan keçirdikdən sonra prosesin çox əvvəlində yaratdığınız sənədlərin (əhatə dairəsinin idarə edilməsi planı və layihənin əhatə dairəsinin təsviri) daha sonra sizə çox kömək edəcəyini və istədiyiniz məhsulu və ya xidməti çatdırmağınıza imkan verəcəyini görəcəksiniz.  komanda üzərində işləyir.

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/effective-project-scope-management/

10.03.2022