Xəbərlər

Layihənin gedişatının təqibini necə qurmaq olar?

Layihənin gedişatının təqibini necə qurmaq olar?

Layihəni idarə etmək, sapmalar zamanı müvafiq qərarlar qəbul etmək üçün onun gedişatını diqqətlə izləmək deməkdir. Bu sürüşmələr planlaşdırma ilə yanaşı, büdcəyə və ya insan resurslarının bölgüsünə də aid ola bilər.

Layihənin idarə edilməsində gözlənilən nəticəni təmin etmək üçün qərar qəbul etmək və ya bir iş ortağına tapşırmaq kifayət deyil. Tapşırıqların icrasını və layihənin gedişatını yaxından izləmək vacibdir. Məqsəd: hər şeyin mümkün olan ən yaxşı şəraitdə getdiyini yoxlamaq.

Layihələrin idarə olunması videokurslarımıza qatılın və faydalanın.  

Layihə meneceri olaraq, siz əməkdaşlarınızın nəticələrini müşahidə etmək və yoxlamaq vacibdir. Siz əmin olmalısınız ki:

komanda düzgün istiqamətdə hərəkət edir;

qarşıya qoyulan məqsədlərə nail olmaq üçün əməkdaşlıq edir;

o, layihəyə ayrılan büdcəyə, son tarixlərə və resurslara hörmət edir.

Layihənin məqsədinə doğru irəliləməsinə nəzarət etməklə yanaşı, layihənin gedişatının monitorinqi də layihə komandanızın fəaliyyətini yaxşılaşdırmaq üçün istifadə olunur.

Yeri gəlmişkən bu mövzüya dair qısa video layihə düşüncə YouTube kanalımızda baxa bilərsiniz

Layihənin gedişatının izlənməsi nədir?

Tərəqqinin monitorinqi həmçinin “tapşırıq monitorinqi” və ya “layihə fəaliyyətinin monitorinqi” adlanır. Onun məqsədi bunu yoxlamaqdır:

• layihə müəyyən edilmiş qrafikə uyğun olaraq davam edir;

• insan, maddi və maliyyə resursları yaxşı müəyyən edilmişdir;

• bunlardan yaxşı istifadə olunur.

Problem baş verdikdə, bu nəzarət onu komandaya bildirmək üçün sizə dəstəkləyici məlumatları təqdim edir. Beləliklə, problemləri həll etmək üçün tez hərəkət edə bilərsiniz.

Layihənin gedişatının monitorinqi üç mərhələyə bölünür:

• məlumatların toplanması;

• bu məlumatların təhlili;

• zəruri hallarda düzəldici tədbirlərin həyata keçirilməsi.

Gündəlik, həftəlik, aylıq və hətta mövsümi olaraq edilə bilər.

Layihə fəaliyyətinizə nəzarəti qiymətləndirmək üçün Əsas Performans Göstəricilərindən (KPI) istifadə etmək vacibdir. Bu göstəricilər layihənizin performansını ölçməyə, vəziyyəti qiymətləndirməyə və müvafiq qərar qəbul etməyə imkan verir.

Dərs 31. Kritik yol/Critical path - ANONS

Nə üçün layihənin gedişatına nəzarət etməliyik?

Layihəniz işə salındıqdan sonra məqsədlərinizə çatmaq və layihəni uğurlu etmək üçün bir-birinin ardınca tapşırıqları yerinə yetirmək kifayət deyil.

Fərqli missiyalar təyin olunduqda, layihə boyu onların təkamülünü izləməlisiniz. Niyə ? Hər şeyin əvvəlcədən planlaşdırıldığı kimi getdiyinə əmin olmaq üçün.

Lazım gələrsə, bir tapşırığın müvəffəqiyyətlə yerinə yetirilməsinə imkan vermək üçün son tarixləri, büdcəni və ya lazımi resursları yenidən tənzimləmək sizə, layihə menecerinə bağlıdır. Tapşırıqların bölüşdürülməsinin hər bir insanın bacarıqlarına uyğunlaşdırılmasını təmin etmək üçün müntəzəm yoxlamalar aparılmalıdır.

Müxtəlif layihə missiyalarının yerinə yetirilməsini, işçilərinin fəaliyyətini və nəticələrini düzgün izləməklə siz komandanızın yaxşı performans göstərməsinə və qarşıya qoyulan məqsədlərə nail olunacağına əmin olursunuz. Bu nəzarət həm də artıq sərf olunmuş vaxta əsasən layihənin dəyərini istənilən vaxt qiymətləndirməyə imkan verir.

Microsoft Project - Tutorial video-course 

Müxtəlif monitorinq vasitələri

Layihəsinin gedişatına necə nəzarət edəcəyi ilə maraqlanan layihə menecerinin ixtiyarında bir neçə alət var. Bu alətlər qismən onun seçdiyi layihənin parçalanması metodundan irəli gəlir. Vəziyyətdən asılı olaraq, layihənin gedişatına aşağıdakılar vasitəsilə nəzarət etmək olar:

növbəti görüş;

layihənin idarə edilməsi proqramı və onun planlaşdırma xüsusiyyətləri.

Sonrakı görüşlər

Növbəti görüşün məqsədi bütün aidiyyəti komanda üzvləri ilə layihənin bütün tapşırıqlarının gedişatını nəzərə almaqdır. Məhz bu görüşlər zamanı qarşıya çıxan problemlər də müzakirə olunur. Məqsəd: layihənin hər gün irəliləməsinə imkan vermək.

Layihə meneceri görüşü asanlaşdırır. Hər bir işə cavabdeh olanlar iştirak etməlidir. Diqqət hər bir tapşırığın qrafik şəkildə göstərildiyi layihə cədvəlinə yönəldilir. Onların hər birinin başlanğıc tarixi, müddəti və bitmə tarixi var.

Planlaşdırma bütün iştirakçılar tərəfindən oxuna bilən və başa düşülən olmalıdır. Hər bir tapşırıq statusuna görə təsnif edilməlidir: tamamlandı, davam edir və ya başlamadı.

Növbəti görüş sizə imkan verir:

• tezliklə başlamalı olan vəzifələri müəyyənləşdirin;

• əlavə ediləcək və silinəcək yeni tapşırıqları müəyyənləşdirin;

• icra olunan işlərin gedişatını və onların qalan müddətini müəyyən etmək;

• lazımi qərarlar qəbul etmək.

Layihənin gedişatının monitorinqinin layihə meneceri və onun komandası tərəfindən birgə həyata keçirilməsi zəruridir. Gündəlik yenilənən cədvəl də istinad sənədi olaraq qalmalıdır.

 

Görüşdən sonra hesabatda müşahidə olunan gecikmələr, onların mənşəyi və onların aradan qaldırılması üçün görüləcək tədbirlər barədə ətraflı məlumat verilir. Layihədə gecikmənin həqiqətən də bir neçə mümkün səbəbi var və onlar müəyyən edilməlidir.

Layihə boyu mütəmadi olaraq növbəti görüşlər keçirilməlidir. Onların tezliyi layihənin ölçüsündən və müddətindən asılıdır.

Layihə idarəetmə proqramı

Layihə idarəetmə proqramı layihənizi başdan sona qədər effektiv şəkildə idarə etmək üçün bir çox xüsusiyyətlərə malikdir. Onlar sizə sadəcə olaraq hər bir layihə tapşırığını planlaşdırmağa , onları əməkdaşlara təyin etməyə və onları asanlıqla izləməyə imkan verir.

Gantt chart və ya tapşırıq meneceri kimi alətlər sayəsində siz komanda üzvlərinizin fəaliyyətini və iş yükünü planlaşdıra, izləyə, idarə edə və təhlil edə bilərsiniz.

Layihənin gedişatını idarə etmək üçün tapşırıq meneceri

Tapşırıqların idarə edilməsi vasitələri ümumiyyətlə görüləcək işlər siyahılarına bənzəyir. Layihə meneceri üçün bu funksionallığın iki üstünlüyü var. O, bir tərəfdən layihə ilə bağlı bütün vəzifələri sadalamağa imkan verir. Yüzlərlə tapşırığın siyahısına səbəb ola biləcək bir yanaşma. Bu alət həm də bu tapşırıqları yerinə yetirməli olan işçilərə təyin etməyi asanlaşdırır.

İşçinin nöqteyi-nəzərindən tapşırıq meneceri gündəlik tapşırıqların siyahısı kimi işləyir. İstənilən halda, bu tip metod layihənin gedişatına mərkəzləşdirilmiş nəzarəti mümkün edir. Həyata keçirilən missiyaların sayını missiyaların ümumi sayı ilə müqayisə etməklə layihənin gedişatı haqqında ümumi fikir əldə etmək olar.

Müvafiq tərəqqinin monitorinqi üçün bu vəzifələrin mərhələlərlə əlaqələndirilməsi vacib olaraq qalır. Ehtiyatlı olun, əslində, irəliləyişin həvəsləndirici faizi digərlərindən daha çox vaxt aparan vəzifələri gizlətmir.

Tərəqqinizi vizuallaşdırmaq üçün Gantt diaqramı

Gantt chartinin əsas marağı hər bir tapşırığın gedişatını bir baxışda göstərməkdir. Bu alət müxtəlif parametrlərin kəsişmə görünüşünü də təklif edir. Tapşırıqları son tarixlər, ayrılmış vaxtlar, tamamlanma faizləri ilə əlaqələndirə bilərsiniz.

Bu diaqramlar həmçinin tapşırıqlar arasında asılılıq əlaqələri və məhdudiyyətlər yaratmağa imkan verir. Beləliklə, siz komandaların reallığına mümkün qədər yaxın təqibi təmin edirsiniz. Layihənin gedişatının monitorinqində nasazlıqlar aşkar edildikdə, bu alət sizə tapşırıqları yenidən təşkil etməyə imkan verəcək qədər çevik olmalıdır.

Komanda idarəçiliyinə həsr olunmuş xüsusiyyət

Layihə qrupu üzvlərinin iş yükünün monitorinqinə gəldikdə, biz resursların idarə edilməsindən danışırıq. Bu xüsusi alətlər fərdi yük planlarına nəzər salmaqla kimin çox işlədiyini və kimin əlçatan olduğunu bilməyə kömək edir. Beləliklə, gecikməyə yetişmək və ya çox uzun olan müddəti qısaltmaq üçün resursları bir tapşırığa səmərəli şəkildə ayıra bilərsiniz. Bu halda biz saatlıq və ya gündəlik “yenidən bölgü”dən danışırıq.

 

Bu komanda idarəetmə vasitələri həm də layihənin uğur qazanması üçün səfərbər edilməli olan insan-günlərinin sayını təxmin etməyə imkan verir. Beləliklə, layihənizin gedişatının monitorinqi ilkin büdcələrə mümkün qədər yaxın qalmağınıza kömək edir.

Layihənin tərəqqi hesabatını necə yazmaq olar?

Layihənin tərəqqi hesabatı mütəmadi olaraq layihənin gedişatını ümumiləşdirən sənəddən ibarətdir. O, layihə komandası üçün nəzərdə tutula bilər, həm də sizin rəhbərliyiniz üçün. Bu müntəzəm nəşr olunan sənəd həmişə eyni formanı alır:

• layihə statusu: qrafik üzrə, gec və ya qabaqda;

• artıq yerinə yetirilən tapşırıqlar, ehtimal ki, onların icra faizi ilə;

• artıq əldə edilmiş “mərhələlər”, yəni mühüm hadisələr;

• müvəqqəti cədvəl/faktiki irəliləyişin müqayisəsi;

• komandanın üzləşdiyi məhdudiyyətlər və risklər.

Layihənin tərəqqi hesabatını yazmaqda sizə kömək etmək üçün xüsusi funksiyalara etibar edə bilərsiniz. Layihənin idarə edilməsi proqramı adətən layihənin gedişatı haqqında əsas məlumatları tez ixrac etməyə kömək edən hesabat alətlərini ehtiva edir. Siz həmçinin daha ətraflı məlumat üçün “kontrol paneli” funksiyalarına etibar edə bilərsiniz.

xülasə

Layihənizin gedişatının monitorinqi tapşırıqların başlanğıcda müəyyən edilmiş son tarixlərə, resurslara, xərclərə və məqsədlərə uyğun olaraq davam etdiyini yoxlamağa imkan verir. Bu təqibi təkmilləşdirmək üçün növbəti görüşlər və ya layihənin idarə edilməsi proqramı kimi müvafiq vasitələrdən istifadə edin.

Vaxt cədvəllərindən optimal istifadə edin və layihələrinizin ROI-ni optimallaşdırın!

Menbe : https://www.planzone.fr/blog/mettre-en-place-suivi-avancement-projet

05.06.2022