Xəbərlər

Layihənin idarə edilməsində top menecerin rolu: daxili görünüş

Layihənin idarə edilməsində top menecerin rolu: daxili görünüş

16 ildir ki, şirkət və şöbə rəhbərləri ilə sistemli layihə idarəçiliyinin həyata keçirilməsinin səbəbləri, məqsədləri, faydaları və dəyəri haqqında danışaraq, onların cavablarını ümumiləşdirməyə, bir sıra nümunələr əldə etməyə və maraqlı nəticələr çıxarmağa nail olduq. Top menecerlərin fikrincə, təşkilat daxilində layihələr necə və hansı məqsədlə idarə olunmalıdır? Hansı vəzifələr həll edilməlidir? Bu prosesdə birinci şəxslərin yeri nədir? Materialımızda oxuyun.

Strategiya və layihələr

Strategiyanın işlənib hazırlanması şirkətin səmərəli inkişafı üçün ən vacib şərtlərdən və top menecmentin prioritet vəzifələrindən biridir. Strategiya və layihənin idarə edilməsi şirkət liderlərinin anlayışında necə əlaqəlidir?

Layihənin idarə edilməsi strategiyanın həyata keçirilməsi üsuludur. Bütün layihələr biznesin strateji məqsədlərinə bağlı olmalıdır.

“Hər bir funksional menecer ildə bir dəfə öz funksional strategiyasını müdafiə edir, bu strategiya çərçivəsində təşəbbüslər doğulur, bu təşəbbüslər bəyənilir, bu təşəbbüslər üçün layihələr formalaşdırılır. Daha sonra layihənin pasportları, müddətləri, büdcələri təsdiq edilir və onların icrasına nəzarət edilir”.

Layihənin yalnız yekun nəticəsinin əldə edilməsi deyil, həm də daxili nəzarət nöqtələrinin (KT) vaxtında keçməsi vacibdir. Bu, KT-nin keçməsi ilə bağlı ifaçılardan adekvat hesabat tələb edir.

Layihənin son tarixlərinə nail olmaq üçün tapşırıqların layihə komandasının üzvləri arasında onların xüsusi səlahiyyətləri nəzərə alınmaqla düzgün bölüşdürülməsi vacibdir.

Layihənin idarə edilməsi çərçivəsində top menecmentin vəzifələri

Bildiyiniz kimi, top menecerin vaxtının bir hissəsi əməliyyat fəaliyyəti ilə “yeyilir”. Əhəmiyyətli payı strateji vəzifələrin həlli və biznesin inkişafı məsələləri tutur. Layihənin idarə edilməsi ilə bağlı tapşırıqlara yuxarının iş cədvəlində hansı yer verilir? Birbaşa onun səlahiyyətində nə olmalıdır?

Layihənin sifarişçisi kimi şirkətin sahibi və ya top meneceri müəyyən bir layihəyə nə qədər pul yatırıldığını başa düşməlidir və ona investisiyanın gəlirliliyinə nəzarət etməlidir.

Strateji planlaşdırmanın tərkib hissəsi kimi elan edilmiş layihələrin pasportlarını təsdiq etmək.

Müəyyən göstəricilər toplusuna uyğun olaraq həftədə bir dəfə avtomatik formalaşdırılan hesabat vasitəsilə şirkət üçün strateji əhəmiyyətli layihələrin icrasına nəzarət etmək.

Layihə ofisinin (RPO) rəhbərinin bütün layihələr portfeli üzrə rüblük hesabatı əsasında şirkətdə layihə menecmentinin inkişafına nəzarət etmək.

Layihə ofisi ilə qarşılıqlı əlaqə

Layihə ofisi layihənin nəticələrinə nail olunmasının monitorinqində şirkətin birinci şəxsinin dəstəyidir. O, həmçinin layihə menecerlərini “yaxşı formada” saxlayır, layihələrə metodiki dəstək verir, maraqlı tərəflərin maraqlarını tarazlaşdırır və layihələrin nəticələrinin gələcəkdə istifadə olunmasını təmin edir. Layihə ofisi ilə əlaqə qurarkən top menecerlər üçün nə vacibdir?

Hesabatlarda göstərilən məlumatların düzgünlüyünü, onların qəbulunun vaxtında olmasını;

Layihələr üzrə məlumatların daxil edilməsi və toplanması proseslərinin avtomatlaşdırılması hesabına hesabatların hazırlanması üçün kiçik vaxt xərcləri;

Layihənin uğuru üçün meyarların dəqiq müəyyən edilməsi;

Balanslaşdırılmış layihələr portfeli;

Birinci şəxsin əmrlərinin icrasına nəzarət sistemi;

Layihələr, proseslər, strategiya, taktika, əməliyyat fəaliyyətləri arasında nəzarət səviyyələrinin fərqləndirilməsi;

Şirkətin inkişaf strategiyasının icrasına nəzarət;

Layihə yanaşmasından istifadə edərək yeni məhsulların buraxılışının idarə edilməsi;

Layihələr arasında resursların düzgün bölüşdürülməsi (prioritetdən və statusdan asılı olaraq);

Layihə menecerlərinə münasibətdə tələbkarlıq, təlim, metodologiya və alətlərin təmin edilməsi, problemlərin vaxtında ən yüksək səviyyəyə çatdırılması.

 

Top menecerin məlumat dəstəyi tələbi

Top menecment tez-tez layihə idarəetmə məlumat sisteminə xüsusi tələblər qoyur, bunlardan başlıcası şirkət standartlarına uyğun qurulması və dəqiq və vaxtında qərarlar qəbul etmək üçün yüksək səviyyədə layihələrin bütün mərhələlərinə tez nəzarət etmək bacarığıdır.

Layihə idarəetmə sistemi yüksək vəzifəli şəxslərin gözü ilə necə görünməlidir?

Onların idarəetmə yanaşmalarına dair daxili anlayışlarına uyğunlaşın, bütün layihələr portfelində mənzərəni əks etdirin və şirkətin strateji məqsədlərini layihələrə və ağıllı tapşırıqlara bölmək funksiyasına sahib olun.

Sistem, "fəlakətin miqyasından" asılı olaraq, layihədə ortaya çıxan problemlər barədə menecerə siqnal verən daxili sapma göstəricisinə - "svetofora" malik olmalıdır. Bu vəziyyətdə siqnalın hansı hadisəyə görə sarı və ya qırmızı olduğunu başa düşmək vacibdir.

Söhbət bir neçə il ərzində hazırlanmış layihələr proqramından gedirsə, onun həyata keçirilməsinin bütün prosesində hansı layihənin başlamalı və nə vaxt, hansının bitməli olduğu aydın olmalıdır ki, layihələr arasında əlaqələr görünsün. Layihənin nəticəyə doğru irəliləməsinin bütün mərhələlərinin aydın və asan vizuallaşdırılması olmalıdır.

Sistemi elə qurun ki, top menecer bütün layihələr portfelinin təfərrüatlı mənzərəsini və hər bir layihə üzrə aralıq nəticələrini görsün.

Şirkətin vəzifələri üçün sistemin funksionallığı və parametrlərini seçmək prosesində həqiqətən ehtiyac duyulanlara diqqət yetirmək vacibdir. Mexanikaya həddən artıq etibar etmək - sistem administratorlarının bəzən qarşılaşdıqları "xüsusiyyət təqibi" - reallıqla əlaqənin itməsinə səbəb ola bilər. Buna görə daxili parametrlər ilə üst rəhbərlik və digər işçilər tərəfindən əslində istifadə ediləcək şeylər arasında tarazlıq yaratmaq çox vacibdir.

Sistemdə dəyişikliklərin idarə edilməsi funksiyası olmalıdır: layihənin gedişatına təsir edə biləcək kənarlaşma və ya hadisə baş verdikdə, bütün maraqlı tərəflər müvafiq bildiriş almalıdırlar.

Sistem yaxşı mənada layihə komandası üçün “təzyiq maşınına” çevrilməlidir: iştirakçıları nəticə əldə etmək üçün lazım olan tədbirləri görməyə təşviq edin - bütün layihə məlumatlarını vaxtında daxil edin, mərhələlər və nəticələr üçün son tarixlərə əməl edin, müvafiq layihə hesabatlarını vaxtında hazırlayın. idarəetmə.

Layihələrdə və həllərdə sapmaların səbəbləri

Şirkətlərin top menecerləri kənara çıxmalara səbəb olan əsas səbəblərdən birini layihə menecerləri tərəfindən öz funksiyalarını keyfiyyətsiz yerinə yetirmələri kimi adlandırırlar: RP-lər layihələrə mexaniki yanaşır, layihə görüşlərini buraxır, layihə statuslarını yeniləmir və buraxılmış müddətlərə sakit yanaşırlar.

Onlar bu problemin mümkün həlli yollarını aşağıdakıları görürlər:

LR-nin düzgün alətlərlə təmin edilməsi;

Düzgün motivasiya sisteminin inkişafı və qurulması (layihə mərhələlərinin vaxtında başa çatdırılması üçün bonuslar);

LR-nin yüksək keyfiyyətli hazırlanması - layihələrin idarə edilməsi prinsipləri, proqram məhsulu ilə işləmək, son tarixlər mədəniyyəti, layihələrin mərhələləri və nəticələrinin düzgün ötürülməsi.

Siz gələcək layihə idarəetmə sisteminiz üçün tələbləri formalaşdırmaq və ya mövcud olanı düzəltmək üçün bu meyarlardan istifadə edə bilərsiniz.

Hər hansı bir sualınız var? Mütəxəssislərimiz məsləhətləşəcək və biznesinizin vəzifələri və xüsusiyyətləri üçün ən yaxşı həlli seçəcəklər.

 

Menbe : https://www.advanta-group.ru/blog/rol-top-menedzera-v-upravlenii-proektami-vzglad-iznutri/

15.05.2022