Xəbərlər

Layihənin inteqrasiyasının idarə edilməsi

Layihənin inteqrasiyasının idarə edilməsi

Layihə inteqrasiyasının idarə edilməsi prosesin icrası zamanı fərdi prosedurlara diqqət yetirən layihə idarəetmə komponentidir. Layihə İnteqrasiya Menecerləri planları əlaqələndirir və layihə daxilindəki bütün proseslərin səmərəli şəkildə həyata keçirilməsini və komanda üzvlərinin son məqsədlərinə çatmaq üçün yolda qalmasını təmin edir.

İnteqrasiya idarəetməsi bir sıra yüksək keyfiyyətli nəticələrə gətirib çıxara bilər, o cümlədən layihə nizamnaməsi, layihə planı və layihənin əhatə dairəsi haqqında ilkin bəyanatın yaradılması.

Layihə nizamnaməsini yaradın

Layihə həyata keçirilməzdən əvvəl layihənin icrası üçün ümumi təlimatı təmin etmək üçün layihə nizamnaməsi yaratmaq vacibdir. Layihə nizamnaməsi səhmdarlara addım-addım plan təqdim etməklə və onları layihəni dəstəkləməyə inandırmaqla təşkilata fayda verə bilər. Nizamnamə həm də layihənin müxtəlif mərhələlərində istinad edilə bilən missiya bəyanatı kimi xidmət edir. Layihə nizamnamələrinə adətən aşağıdakı maddələr daxildir:

Layihəyə baxış: Layihənin baxışı layihənin ümumi məqsədini, o cümlədən aydın məqsəd və vəzifələri, layihənin təşkilata necə təsir edəcəyini və layihənin gözlənilən nəticələrini müəyyən edir.

Layihənin təşkili. Növbəti addım layihənin bütün iştirakçılarının, o cümlədən müvafiq maraqlı tərəflərin, onların layihə ilə münasibətlərinin və nəticədə nəticələri alacaq müştərilərin rol və məsuliyyətlərini müəyyən etməkdir.

İcra: Tətbiq planı müştəriləri və maraqlı tərəfləri şirkətin əsas mərhələləri, irəliləyiş dəyişiklikləri və layihənin tamamlanmasından asılılıqlar haqqında məlumatlandırmağa kömək edə bilər.

Risklərin idarə edilməsi: Layihənin düzgün işləməsi üçün fərziyyələr daxil olmaqla, hər hansı aşkar riskləri və ya problem sahələrini müəyyən edir.

Layihənin idarə edilməsi planının hazırlanması

Layihənin idarə edilməsi planı layihə komandasının üzvləri üçün yol xəritəsi kimi xidmət edə biləcək başqa bir mühüm sənəddir. Layihənin uğurla həyata keçirilməsi üçün istiqamət verir. Layihənin nizamnaməsi kimi, layihənin idarə edilməsi planı da maraqlı tərəfləri layihə haqqında maarifləndirmək və bütün komanda üzvlərinin təşkilatın ümumi gözləntiləri barədə tam məlumatlı olmasını təmin etmək məqsədi daşıyır. Tipik layihə idarəetmə planlarına aşağıdakı aspektlər daxildir:

İlkin beyin fırtınası: Bu görüş layihəni müzakirə etmək üçün əsas maraqlı tərəfləri bir araya gətirmək üçün nəzərdə tutulub. Bu, həmçinin planlaşdırma prosesini başlatmaq və layihə komandası üzvləri arasında etimad yaratmaq üçün effektiv bir yol ola bilər.

Layihənin ümumi məqsədlərini maraqlı tərəflərə izah etmək: Layihənin idarə edilməsi planı layihənin ümumi istiqamətini təyin etmək üçün nəzərdə tutulub, lakin onun yeni vəziyyətlərə və ya ağırlaşmalara görə dəyişə biləcəyini də başa düşmək lazımdır.

Komanda Üzvlərinin və Maraqlı Tərəflərin Məsuliyyətləri: Hər bir maraqlı tərəf bütün sənədləri nəzərdən keçirməyəcək, ona görə də layihə planının müxtəlif aspektlərinin təsdiqlənməsi üçün layihədə kimin məsuliyyət daşımalı olduğunu müəyyən etmək lazımdır.

Əhatə dairəsi haqqında bəyanat: Sponsorluğu təmin etmək və anlaşılmazlıqları azaltmaq və hər kəsin eyni səhifədə olmasını təmin etmək üçün maraqlı tərəflərə layihə nəticələrinin ümumi tərifini təqdim etmək məqsədi daşıyır.

İlkin göstəriciləri inkişaf etdirin: Bir neçə mühüm ilkin göstəricilər, o cümlədən bütün nəticələrin təfərrüatları, xərclər, cədvəllər və gözlənilən ilkin göstəricilərə nail olmaq üçün layihə komandası üzvlərinin atmalı olduğu addımlar müəyyən edilməlidir.

İşçi heyəti planı yaradın: Bu plan kadr resurslarının əlavə edilməsi üçün cədvəli, o cümlədən resursların komandaya nə vaxt qoşulacağını və onların layihədə nə qədər qalması lazım olduğunu göstərir.

Risk təhlili: Bu addım əhəmiyyətli risklərin qiymətləndirilməsini və problemləri təxmin etməyə çalışmağı əhatə edir. Məqsəd səhvlərin baş verməzdən əvvəl qarşısını almağa çalışmaq və bununla da maraqlı tərəflər və müştərilər üçün qənaətbəxş layihə keyfiyyətini təmin etməkdir.

Kommunikasiya planı hazırlayın: Bu plan komanda üzvlərinin tərəqqi barədə nə qədər tez-tez və kimə məlumat verməli olduğunu, həmçinin layihə haqqında məlumatın harada saxlanacağını və ona kimin daxil ola biləcəyini müəyyən edir.

Layihənin icrasını yönləndirin və idarə edin

Layihənin nizamnaməsi və layihənin idarə edilməsi planı tərtib edildikdən sonra, layihənin müddəti ərzində yenilənməli olan üç əsas dəstək planı mövcuddur.

Təsdiqlənmiş Dəyişiklik Sorğuları: Bunlar layihənin həcminə, dəyərinə, planlarına və ya cədvəllərinə edilməsi lazım olan hər hansı sənədləşdirilmiş və icazə verilmiş dəyişikliklərdir.

Müəssisənin Ətraf Mühit Faktorları: Layihənin nəticələrinə müsbət və ya mənfi təsir göstərə bilən hər hansı daxili və ya xarici amil. Nümunələrə infrastruktur, bazar şəraiti, layihənin idarə edilməsi proqramı, təşkilati struktur və mədəniyyət daxildir.

Təşkilati Proses Aktivləri: Layihədə iştirak edən və layihənin nəticələrinə təsir edə biləcək hər hansı aktivlər. Bunlara siyasət və prosedurlar, tarixi məlumatlar, rəsmi və qeyri-rəsmi planlar və təlimatlar daxildir.

Monitorinq və nəzarət prosesləri qrupu

Monitorinq və Nəzarət Proses Qrupu layihə menecerləri tərəfindən layihə irəlilədikcə elementləri qiymətləndirmək və nəzarət etmək üçün istifadə olunur. Layihə rəsmi olaraq işə salındıqdan sonra, bu elementlər menecerlər üçün yolda olmalarını və bacardıqları qədər işləmələrini təmin etmək üçün bələdçi rolunu oynaya bilər.

Müntəzəm yeniləmələri təmin edin: Davam edən performans hesabatları və maraqlı tərəflərin statusu yeniləmələri liderliyə inamı qorumaq və layihənin həyata keçirilməsi zamanı ümumi rəhbərliyi təmin etmək üçün faydalıdır.

Əhatə dairəsinin təsvirini nəzərdən keçirin: Dəyişikliklərin yaxşı sənədləşdirilməsini təmin etmək üçün layihənin əhatə dairəsi vaxtaşırı nəzərdən keçirilməlidir.

Nəzarətin ilkin göstəriciləri: Layihənin icrası zamanı yuxarıda göstərilən xərclər və cədvəlin əsasları nəzərə alınmalıdır. Burada əsas odur ki, hər kəsi gündəmə gətirmək və gündəlik məsuliyyətlərə diqqət yetirmək üçün istənilən düzəlişləri sənədləşdirməkdir.

Keyfiyyətə nəzarətə diqqət yetirin: Keyfiyyətə nəzarət layihə üçün vacibdir. Bir layihəyə başlamaq və onu taleyin ümidinə buraxmaq kifayət deyil. Əksinə, uğurlu layihə menecerləri layihənin mümkün qədər səmərəli şəkildə həyata keçirilməsini təmin etmək üçün layihənin komponentlərini daim qiymətləndirirlər.

Risklərin monitorinqi və nəzarəti: Layihənin idarə edilməsi planında bəzi risklər nəzərdə tutulsa da, layihənin müxtəlif mərhələlərində yeni risklərin qiymətləndirilməsi və profilaktik tədbirlərin müvafiq şəkildə tənzimlənməsi də vacibdir.

İnteqrasiya edilmiş Dəyişiklik İdarəetmə Prosesinin icrası

İnteqrasiya edilmiş dəyişikliklərin idarə edilməsi prosesinin həyata keçirilməsi layihənin tamamlanmasının müxtəlif mərhələlərində dəyişiklik tələblərini idarə etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. Məsələn, layihə planının komponentlərindən birinə əhəmiyyətli dərəcədə təsir edəcək dəyişiklik təklif olunarsa, layihə menecerləri dəyişikliyi nəzərdən keçirmək, onu təsdiq edib-etməmək barədə qərar vermək və sonra onun layihəyə təsirini idarə etmək üçün bu prosesdən istifadə edirlər. Beləliklə, dəyişikliklər bir qrup tərəfindən edilə və strukturlaşdırılmış mühitdə həyata keçirilə bilər.

Layihə və ya proses addımını bağlayın

Layihənin sonunda, layihənin və ya mərhələnin bağlanması prosesi, layihənin sona çata biləcəyi idarə olunan bir mühit təmin etmək üçün istifadə olunur. Bu prosesə sənədləşdirmə, müqavilələrin nəzərdən keçirilməsi və gələcək idarəetmə səylərinin xeyrinə hər hansı problem sahələrinin qeydə alınması daxildir.

 

Layihənin idarə edilməsi konkret məqsədlərə nail olmaq üçün istifadə oluna bilər, lakin o, həm də menecerlərə layihələrin mahiyyətini və daha çox cəhd etməklə onların necə təkmilləşdirilə biləcəyini daha yaxşı başa düşməyə kömək edə bilər. Beləliklə, hər bir layihə əvvəlkilər üzərində qurulur və menecerlər problem və ya layihə planının düzgün işləmədiyi sahələri göstərməkdən çəkinməməlidirlər.

Strukturlaşdırılmış layihənin bağlanmasının üstünlüyü ondan ibarətdir ki, o, layihələrin bitmə tarixindən sonra davam etməməsini təmin edir və prosesdə əlavə xərclərə səbəb olur. Layihənin başa çatmasının rəsmi təsdiqi gələcək layihələr üçün resursları boşaldır və maraqlı tərəflərə layihənin ümumi uğurunu qiymətləndirməyə imkan verir. Menbe: https://www.villanovau.com/resources/project-management/project-integration-management/

08.10.2022