Xəbərlər

Layihəyə başlamazdan əvvəl: Başlanğıc görüşünün 8 sirri

Layihəyə başlamazdan əvvəl: Başlanğıc görüşünün 8 sirri

Uğurlu başlanğıc mitinqinin qaydaları.

Başlanğıc mitinqi bir layihənin başlamazdan əvvəl keçirilən başlanğıc görüşüdür. Bu cür görüşlər komanda üzvlərini tanıtmağa, məqsədləri müəyyən etməyə və əməkdaşlığı şəffaflaşdırmağa kömək edir. Təbii ki, iclası düzgün keçirmək şərti ilə.

Biz fransız menecer GO portalının start rallisinin necə təşkil edilməsi ilə bağlı tövsiyələrini tərcümə etdik.

Başlanğıc görüşü nədir?

- Layihə iştirakçılarını təqdim edin və komandadakı qüvvələrin uyğunlaşdırılmasını qiymətləndirin

- Layihənin əsas məsələlərini müzakirə edin

- Hər kəsin layihənin məqsədlərini və onların rolunu başa düşdüyünə əmin olun

- Başlamadan əvvəl əlavə motivasiya və ilham mənbəyi kimi xidmət edin

- İş qaydalarını təyin edin

Hər hansı digər görüş kimi, başlanğıc mitinqini də diqqətlə düşünmək və planlaşdırmaq lazımdır. Görüş planı hazırlayın və onu dəvət olunanlara göndərin ki, onlar sual və təkliflər hazırlaya bilsinlər.

 

Sadəlik və səmərəlilik belə bir görüşün əsas xüsusiyyətləridir. Onun məqsədi iştirakçılara layihə haqqında məlumat, rəqəm və məlumat selini tökmək deyil. Əksinə, iş proseslərini başa düşməyi asanlaşdırır.

#1. Tanışlıq

Özünüzü təqdim edin və iştirakçılardan da eyni şeyi etmələrini xahiş edin. Bu, mütəxəssislərin tanımadığı hallarda xüsusilə vacibdir. Nə demək? Əsas məlumatlar: ad, soyad, şirkətdəki funksiya. Layihədə hər birinin rolu daha sonra dəqiqləşdiriləcək.

#2. İclasın gündəliyi

Bəzən bu addımı əlavə mərasim hesab edərək laqeyd qalırlar. Əslində əvvəldən layihəni hansı ardıcıllıqla müzakirə edəcəyinizi, nə vaxt sual verəcəyinizi və s. müəyyən etsəniz, hər kəs üçün asan olar.Bu tip görüşlər monoloq deyil. Bütün komanda iştirak etməlidir.

#3. Layihənin mahiyyəti və komandanın məqsədləri

“Layihə hansı problemləri həll edir?” sualına mütləq cavab verin. İşçilərin bu və ya digər işi niyə görəcəklərini başa düşmələri vacibdir.

Unutmayın ki, görüş müxtəlif sahələrdən olan mütəxəssisləri bir araya toplayıb. Ümumi məqsədləri müəyyənləşdirin və mümkünsə, hər bir işçi qrupu üçün onları sahələr üzrə dəqiqləşdirin. Nə nəticə gözlədiyinizi təsvir edin.

#4. Layihə mərhələlərinin təsviri

Layihəni mərhələlərə bölün, hər birinin nəticəsini (layihə, sənədləşdirmə) və son tarixi göstərin. Beləliklə, heç nəyi qaçırmadığınıza əmin olursunuz. Bəzi proseslər paralel olaraq davam edə bilər. Beləliklə, siz işçinin əvvəlki prosesin sonunu gözlədiyi və işə başlamamış, çox vaxt itirdiyi bir vəziyyətdən qaçacaqsınız.

 

Layihənin idarə edilməsi üçün xüsusi proqramdan istifadə edirsinizsə (Trello, Redmine, Jira), əvvəlində bu barədə xəbərdarlıq edin.

#5. Hər kəsin rolu və məsuliyyəti

Başlanğıc görüşünün əsas məqsədlərindən biri kimin nə etdiyini, işçilərin hansı qruplarda birləşdiyini və bir-biri ilə necə işlədiyini ətraflı izah etməkdir. Məsələn, iki dizayner və bir menecer, sonra tərtibatı təsdiq üçün analitik və layihə menecerinə göndərir.

Hər bir iştirakçının kontaktları ilə bir siyahı hazırladığınızdan əmin olun. Necə ünsiyyət quracağınızı göstərin. Çox vaxt layihə rəhbərləri şəxsi hesablar vasitəsilə Facebook-da ünsiyyət qurmaqdan çəkinmirlər. Bəziləri üçün yazışmalara daimi çıxışın olması vacibdir.

#6. Layihənin monitorinqi

Menecer GO müəllifləri həftədə bir dəfə və həmişə yazılı şəkildə layihənin gedişatı haqqında mütəmadi yenilikləri saxlamağı məsləhət görürlər.

Belə bir hesabatda aşağıdakı elementlər ola bilər:

- layihənin gedişat vəziyyəti % ilə

- iş qrafikinə uyğunluq (məsələn, rənglərdən istifadə: yaşıl - OK, narıncı - müzakirə üçün suallar var, qırmızı - son tarix pozulub, layihə üzrə iş qaydasına yenidən baxmaq lazımdır)

- büdcə uyğunluğu statusu (eyni üç rəng)

- komandadakı məmnunluq vəziyyəti (eyni şəkildə)

- görülən işlərin xülasəsi, işin nəticəsi

- həllini gözləyən məsələlər

- risklər - bir mütəxəssisin fikrincə, nə səhv ola bilər

Hesabatları bürokratik etməyin. Yalnız layihə üçün vacib olan məlumatları seçin.

#7. Performansın qiymətləndirilməsi

Başlanğıc iclasında işin görülüb-görülmədiyini və nə qədər yaxşı görüldüyünü necə qiymətləndirəcəyinizi müəyyənləşdirin. İşçilər son tarixlərə riayət etməlidirlərmi? Büdcəyə? Komanda daxilində hər şeyi mümkün qədər tez koordinasiya etmək mümkündürmü? Yeni metodlardan və ya texnologiyalardan istifadə edin? Ən az səhv edirsiniz?

 

#8. Növbəti görüşlərin planlaşdırılması

Növbəti iclasların cədvəlinin əlaqələndirilməsi işçilərə vaxtında təqdim etməli olduqları işlərin müddətlərini və həcmini bir daha xatırladacaq.

Başlanğıc iclasında həmçinin müzakirə edin:

- Müştəri/Sponsor: komanda layihəni kimin üçün edir. Müştərinin öz komandası varsa - kim və hansı qərarlar qəbul ediləcək.

- Podratçılar: layihəyə kənar şirkətləri cəlb edirsinizmi, necə qarşılıqlı əlaqədə olacaqsınız və buna görə cavabdeh olan kimdir.

İnteraktiv istifadə edin:

- Layihə və komanda haqqında qısa videolar və ya təqdimat. Ancaq kiçik ölçülü 100 slaydda deyil - oxumaq və yadda saxlamaq asan olmalıdır.

- Suallara cavab verərkən düşüncəni vizuallaşdırmaq üçün flipçart. Bu, bütün komandanı           əhatə edir.

Texnologiya müxtəlif ölkələrdə olsa belə, bütün komanda üzvlərini bir araya gətirməyə imkan verir. İşçilər layihənin məqsəd və vəzifələrini nə qədər çox başa düşsələr, onların səmərəliliyi bir o qədər yüksək olacaq.

Hamını toplamaq mümkün deyilsə, əsas mütəxəssisləri - layihə komandalarına rəhbərlik edəcəkləri dəvət edin. Hər bir funksiyanın (marketinq, İT, maliyyə) ən azı bir nümayəndəsi olmalıdır.

Bir neçə başlanğıc görüşünün keçirilməsi mümkündür: daxili və Müştəri ilə birgə. İdeal olaraq, görüş bir saat davam etməlidir. Əgər daha uzun olarsa, diqqət mərkəzi itirilir.

Menbe : https://l-a-b-a.com/blog/784-pravila-uspeshnogo-kickoff-mitinga

03.05.2022