Xəbərlər
Məşğul menecerlər üçün vaxtın idarə edilməsinə dair 11 məsləhət
Məşğul menecerlər üçün vaxtın idarə edilməsinə dair 11 məsləhət
Özünüzü məşğul menecer hesab edirsiniz?
Əgər belədirsə, hansı təsvir sizə daha uyğun gəlir?
- sizin çox işiniz var
- işinizə, şəxsi həyatınıza və sağlamlığınıza zərər verəcək qədər daim məşğul olursunuz.
Ümid edirəm ki, "məşğul" terminini izah etməyin bu iki yolunun çox fərqli mənalara malik olduğunu görə bilərsiniz. Çox güman ki, bir menecer kimi siz çox vaxt məşğul olacaqsınız, o mənada ki, görəcəyiniz işlər var. Məqsədləriniz və prioritetləriniz olacaq və komandanız məsləhət üçün sizə müraciət edəcək. Bununla belə, əgər siz daim məşğul olursunuzsa, vaxtınızı səmərəli idarə etməyi öyrənsəniz, mütləq bundan qaça bilərsiniz.
Bu bloqda biz vaxtın effektiv idarə olunması üçün əsas məsləhətlərimizi paylaşacağıq. Onlardan bəzilərini tətbiq etmək nisbətən asandır, digərləri isə iş vərdişlərinizi ciddi şəkildə yenidən qiymətləndirmənizi tələb edəcək. Bununla belə, vaxtınızı səmərəli idarə etmək bacarığının səylərə dəyər olduğuna inanırıq.
Menecerlər üçün effektiv vaxt idarəçiliyi üçün məsləhətlər:
Niyə məşğul olduğunuzu öyrənin
İş vərdişlərinizi təhlil edərək vaxtın idarə edilməsi bacarıqlarınız üzərində işləməyə başlamanızı çox tövsiyə edirik. Niyə məşğulsan? Hər gün saatlarla iclaslarda oturursunuz? Yoxsa tez-tez kontekstləri dəyişirsiniz, ortaya çıxan yeni tapşırıqları və problemləri həll etməyə çalışırsınız? Necə etdiyinizi qiymətləndirməyə və yaxşılaşdırılması üçün potensial sahələri müəyyən etməyə çalışın.
Belə bir təhlilə necə yanaşmaq olar? Əgər şirkətiniz işçilərin vaxtını izləmə proqramından istifadə edirsə, siz tarixi məlumatlara etibar edə bilərsiniz. Əks təqdirdə, nə etdiyinizi və bunu etmək üçün sizə nə qədər vaxt lazım olduğunu yazmaq üçün bir neçə gün ayırın. Qırmızı bayraqları tutmağa da cəhd edə bilərsiniz: stress, komandanızdan mənfi rəy, vacib tapşırıqları vaxtında yerinə yetirməmək. Biz hələ də sizi vaxtı düzgün izləməyə inandırmağa çalışacağıq (7 nömrəli məsləhətə baxın), lakin cəld qeydlər aparmaq niyə bu qədər məşğul olduğunuzu başa düşmək üçün yaxşı başlanğıc ola bilər.
Məqsədlər qoyun və vəzifələri prioritetləşdirin
Bu həftə/ay/rüb ərzində nail olmaq istədiyiniz əsas məqsədləri dərhal sadalaya bilərsinizmi? Hazırkı tapşırığınızın hansı ümumi məqsədə töhfə verdiyini deyə bilərsinizmi? Məhsuldar bir menecer olmaq üçün şirkətin və komandanın məqsədlərinə uyğun aydın məqsədləriniz olmalıdır. Komandanız və özünüz üçün hədəflər hazırlamaq üçün bir neçə gün sərf etmək uzun müddətdə sizə çox vaxt qənaət edəcək. Konkret, ölçülə bilən bir məqsəd üçün çalışdığınızı bildiyiniz zaman diqqətinizi cəmləmək və motivasiyalı qalmaq daha asan olacaq. Bundan əlavə, siz vaxt itirməkdən uğurla qaça biləcəksiniz - təcili görünə bilən, lakin əslində komandanızın uğuru ilə çox az əlaqəsi olan hərəkətlər.
Məqsədlərinizi təyin etdiyinizə görə, sizi oraya çatdıracaq vəzifələri planlaşdırmalı və prioritetləşdirməlisiniz. Menecer olaraq, yəqin ki, yalnız bəzi tapşırıqlar üzərində işləyəcəksiniz, ona görə də həqiqətən təcrübənizi tələb edənləri seçdiyinizə əmin olun. Prioritetləşdirmə üsulları haqqında daha çox öyrənmək istəyirsinizsə, layihə tapşırıqlarını prioritetləşdirmək üçün bələdçimizə baxın.
Prioritetlərinizə sadiq qalın
Prioritetlər və vaxtın idarə edilməsi haqqında danışarkən, prioritetlərinizə sadiq qalmalı olduğunuzu xatırlamaq son dərəcə vacibdir. Danışan kimi görünmək riski ilə: sadəcə həyəcanlandıran şeylər üzərində işləməyin!
Gəlin ssenarini həyata keçirək: təsəvvür edin ki, siz yaradıcı agentlikdə yüksək səviyyəli menecersiniz. Siz karyeranıza UX dizayneri kimi başlamışsınız və hələ də tel çərçivələri ilə işləyərkən axın hissini yaşayırsınız. Hazırkı işiniz sizdən agentliyiniz tərəfindən verilən bütün yaradıcı təklifləri nəzərdən keçirməyi və UX mütəxəssisləri və illüstratorlardan ibarət komanda ilə işləməyi tələb edir. Onların işlərində yaxşı olduqlarını düşünürsən, amma yenə də zaman-zaman bəzi layihələrə əl atmağı xoşlayırsan. Bu davranış mikro idarəçiliyin əlamətidir, lakin məhsuldarlığınıza mənfi təsir göstərə bilər.
Biz demirik ki, siz günlərinizi rutin işlərə həsr etməlisiniz - ideal olaraq, əsas idarəetmə vəzifələrinizlə də maraqlanacaqsınız. Məsələ yolda qalmaq və hədəflərinizə çatmağa bir addım daha yaxınlaşmaqdır. Bununla belə, əgər siz cari məsuliyyətlərinizdən məyus olursunuzsa və fərqli karyera yolunu araşdırmağı üstün tutursunuzsa, bu, bu ehtiyacı nəzərdən keçirməli olduğunuzun əlaməti ola bilər.
Diqqəti yayındıranları aradan qaldırın
Gələnlər qutunuzda görünən yeni e-poçtlar, Slack bildirişləri, ofisinizə girən işçilər "Bir dəqiqə vaxt verə bilərəmmi?" — əminik ki, əksər menecerlər iş günü ərzində baş verən bir çox potensial diqqəti yayındıran amilləri sadalaya bilərlər. Bir menecer olaraq, yəqin ki, bütün diqqətinizi yayındıran şeylərdən qaça bilməyəcəksiniz, lakin onları daha effektiv idarə edə biləcəksiniz. Həm özünüz, həm də komandanız üçün bəzi qaydalar təyin edin. Məsələn, siz gündə iki dəfə e-poçtunuzu yoxlamaq və bütün təcili e-poçtları onları ulduzlaşdırmaq və sonra saxlamaq əvəzinə dərhal həll etmək qərarına gələ bilərsiniz. Başqa bir fikir, təqviminizdə "ara verməmək" müddətini təyin etmək olardı. Onları diqqətli işə həsr etsəniz, bu, məhsuldarlığınız üçün möcüzələr yarada bilər.
Diqqətinizə nəyin kömək etdiyini öyrənin
Bəzi insanlar ən yaxşı şəkildə səs keçirməyən qulaqlıqlarla musiqi dinləyirlər. Digərləri, yaşıl çay dəmləmək kimi məqsədyönlü işin başlanğıcında kiçik ritualları yüksək qiymətləndirirlər. Diqqətinizi cəmləyən şeyləri və şərtləri müəyyən edə bilərsinizmi? Sizi nəyin axıcı vəziyyətə saldığını bilmək, növbəti məsləhətə əməl etsəniz, vaxtınızın idarə edilməsində sizə çox kömək edəcək.
Güclərinizdən istifadə edin
Sizi məhsuldar edənin nə olduğunu anladıqdan sonra ondan faydalanın. Günortadan əvvəl ən məhsuldar olsanız, dərin işə həsr olunmuş vaxt bloku təyin edin. Günortadan sonra yaradıcılıq işlərini başa çatdırmaqda çətinlik çəkirsinizsə, onları erkən saatlara planlaşdırın. Məhsuldarlıq nümunələrinizi bilmək və onlardan maksimum istifadə etmək əla vaxt idarəçiliyinin əsasını təşkil edir.
Vaxtınızı izləyin
İş vərdişlərinizi və məhsuldarlıq modellərinizi təhlil etmək haqqında çox danışdıq. Onları görməyinizə nə kömək edəcəyini bilirsinizmi? Vaxt izləmə. Təbii ki, biz həftənin və ya ayın sonunda sadəcə təşkilatınızın qaydalarına riayət etmək üçün imzaladığınız vaxt cədvəllərindən danışmırıq. Çox vaxt bir şeyi ölçmək üçün yararsız olurlar. Ancaq cədvəlinizi etibarlı vaxt izləmə proqramı ilə real vaxt rejimində doldursanız, bu məlumatlardan çox şey öyrənə bilərsiniz. Siz işdə vaxtınızı necə keçirdiyinizi görəcəksiniz: cari tapşırıqlara, komandanın idarə edilməsinə və ya mümkün diqqəti yayındırmağa nə qədər vaxt sərf olunduğunu. Əlinizdə olan bu biliklə siz optimallaşdıra bilərsiniz: effektiv görüş idarəçiliyini həyata keçirin, müxtəlif vaxt idarəetmə üsullarını sınayın və təqviminizdə hər şeyi köçürün.
Əlavə fayda: Əgər bütün komandanız üçün vaxt izləməsindən istifadə etsəniz, siz həmçinin işçilərinizin məhsuldarlığı haqqında daha çox məlumat əldə edə və layihələrinin gedişatını izləyə bilərsiniz. Vaxt cədvəllərinin idarə edilməsi haqqında ətraflı məlumat əldə edin.
Komandanıza vaxt tapın
Cədvəlinizdə optimallaşdırmalar axtararkən komandanızı unutmamalısınız. Təbii ki, siz hələ də onlarla danışmaq, onlara rəy bildirmək və peşəkar inkişafa kömək etmək üçün vaxt ayırmalısınız. Şəxsi görüşləriniz üçün əvvəlcədən vaxt təyin etməyiniz tövsiyə olunur ki, onları unutmayasınız və ya onları optimal olmayan vaxt intervalına təyin edəsiniz. Komandanızla ünsiyyət və ünsiyyət bir çox səbəblərə görə vacibdir, lakin onlardan biri birbaşa vaxtın idarə edilməsi ilə bağlıdır. Komanda yoldaşınızın güclü və zəif tərəfləri haqqında daha çox bilməklə, tapşırığı kimə həvalə etməli olduğunuzu daha yaxşı biləcəksiniz.
Təqviminizi idarə edin
"Boş" gününüz olduqda təqviminizə nə olur? Çox güman ki, insanlar görüşlər planlaşdırmağa, beyin fırtınası aparmağa, potensial işçilərlə müsahibələrə və s. başlayır. Əlbəttə ki, bəzən sadəcə görüşdə iştirak etməli olursunuz, lakin bunu öz şərtlərinizlə edə bilərsiniz. Onlayn təqviminizdən istifadə edərək, müəyyən fəaliyyətlərə, məsələn, diqqətli iş sessiyalarına həsr edəcəyinizi bildiyiniz vaxtı planlaşdırın. Bu o demək deyil ki, siz görüşlər və ya digər sorğularla narahat olmaq istəmədiyiniz üçün günlərinizi bloklamalısınız. Dediyimiz kimi, onlardan birdəfəlik qaçmaq olmaz. Mütləq edə biləcəyiniz şey, ən vacib şeylərinizi təqvimə yerləşdirmək və başqalarının sifariş etməsi üçün vaxt buraxmaqdır.
Özünüzün və komandanızın iş yükü haqqında fikir əldə edin
Qarşıya qoyulan məqsədlər? Prioritet vəzifələr? Əla! İndi sizin və komanda yoldaşlarınızın gün ərzində kifayət qədər işi olduğundan əmin olmaq vaxtıdır. Resurslardan optimal istifadəni saxlamaq çox vacibdir: siz işçilərinizin (və ya özünüzün) həddən artıq yüklənməsini istəmirsiniz, lakin siz həm də kifayət qədər istifadədən qaçınmalısınız.
Bu, vaxtınızın idarə edilməsinə necə təsir edir? Menecer olaraq, müəyyən tapşırıqları komanda yoldaşlarınıza həvalə etməyə hazır olmalısınız. Onların iş yükündən əmin olmadıqda, onsuz da çox işi olan birinə istəmədən əlavə təzyiq göstərə bilərsiniz.
İndi siz maraqlana bilərsiniz: iş yükümü və işçi qüvvəmdən istifadəni necə izləməliyəm? Bu, yorğunluq əlamətləri üçün işçilərinin gözünün içinə baxmaqdan getmir. Teamdeck kimi resurs planlaşdırıcıları sizə insanların cədvəllərini izləmək və daha yaxşı performans üçün onları optimallaşdırmaq üçün etibarlı yol təqdim edir. Siz həmçinin cədvəlinizi izləyə biləcəksiniz və onun sıxlaşdığını görəndə vaxtından əvvəl komandanıza tapşırıqlar verə bilərsiniz.
Vaxtınızı səmərəli idarə edin
Həddindən artıq iş rifahınız üçün dəhşətlidir və şəxsi həyatınıza təsir edə bilər. Məşğul olan menecerlər də öz işlərində daha pisdirlər: komandaları idarə etmək. Tədqiqatlar göstərir ki, “daha ağır (daha yüngül) iş yükü olan müdirlər işçilərə ədalətli davranmaqdansa, əsas texniki tapşırıqları üstün tuturdular və nəticədə onların işçilərinin ədalətli davrandıqları barədə məlumat vermə ehtimalı az idi”.
Əlbəttə ki, siz belə bir menecer olmaq istəmirsiniz. Vaxtın idarə edilməsi ilə bağlı məsləhətlərimiz siyahısından istifadə edin və sizin üçün ən maraqlı olan bir neçə anı seçin. Sonra növbəti bir neçə həftə ərzində onları həyata keçirməyə çalışın. Çox güman ki, tezliklə real fərqi görəcəksiniz. Uğurlar!
Menbe : https://teamdeck.io/productivity/time-management-tips-for-managers/
06.03.2022
