Xəbərlər

Planlama ziddiyyətlərinin qarşısını necə almaq olar?

Planlama ziddiyyətlərinin qarşısını necə almaq olar?

  Layihə meneceri kimi siz kifayət qədər yaxşı bilirsiniz ki, optimal layihə cədvəlinin yaradılması mürəkkəb bir işdir, lakin sizin ixtiyarınızda bir çox layihə idarəetmə alətləri və metodları mövcuddur.  Bununla belə, bəzi planlaşdırma problemləri ilə qarşılaşmağınız olduqca mümkündür.  Eyni anda bir neçə layihənin icrasına cavabdeh olan bir şirkətdə işlədiyiniz zaman işlər daha da mürəkkəbləşir.  Cədvəllərin üst-üstə düşməsi və işçilərin ikiqat rezervasiya ehtimalı burada daha yüksəkdir.

  Xoşbəxtlikdən, resurs və layihənin idarə edilməsi üzrə ən yaxşı təcrübələrə əməl etməklə, planlaşdırma münaqişələrinin çoxunun qarşısını ala bilərsiniz.  Aşağıda bir neçə ipucu sadaladıq - layihələrinizi daha uğurla idarə etmək üçün onlara əməl edin.

  Niyə planlaşdırma ziddiyyətləri baş verir?

  Layihə planlaşdırma problemlərinin ən ümumi səbəblərindən bəzilərini təsvir etmək üçün bir az vaxt ayıraq.  Onları başa düşdükdən sonra, layihənin idarə edilməsi prosesinizdə təkmilləşdirməli sahələri müəyyən etmək sizin üçün daha asan olacaq.

-  Qeyri-dəqiq hesablamalar.  Bir tapşırığın saatlarla və bir həftə çəkməli olduğu güman ediləndə, cədvəliniz çox güman ki, əziyyət çəkəcək.

-  Resursların qeyri-kafi proqnozlaşdırılması.  Layihənizi ən başlanğıcda yarada və ya poza biləcək başqa bir amil.  Layihənizi başa çatdırmaq üçün lazım olan bütün resursları əvvəlcədən hesablamasanız, bu, cədvəlinizdə gecikmələrə və ya eyni zamanda davam edən digər layihələrlə ziddiyyətlərə səbəb ola bilər.

-  Gözlənilməz layihə asılılıqları.  Layihə cədvəliniz kağız üzərində yaxşı görünə bilər, lakin planlaşdırmadığınız asılılıqlar sizdən cədvəli tənzimləməyinizi tələb edə bilər.

-  Layihənin miqyasının düzgün qiymətləndirilməməsi.  Bütün maraqlı tərəflərdən tələblər toplamadan və layihənin əhatə dairəsini idarə etmədən, biznes məqsədlərinə çatmaq üçün nə edilməli olduğunu qiymətləndirməmək riski daşıyırsınız.

-  Müxtəlif layihə menecerləri arasında qrafik şəffaflığının olmaması.  Bu, çoxsaylı layihələri olan şirkətlər üçün ümumi problemdir: agentliklər, proqram istehsalçıları, konsaltinq şirkətləri.  Təəssüf ki, müxtəlif məhsul menecerləri və komanda liderləri arasında görünmə və ünsiyyətin olmaması demək olar ki, həmişə bəzi planlaşdırma ziddiyyətləri ilə nəticələnir.

 

  Layihə ilə bağlı planlaşdırma ziddiyyətlərinin qarşısını almaq üçün nə edə bilərsiniz?

  Təbii ki, bəzi hallar sizin ixtiyarınızda deyil.  Məsələn, indiki vəziyyəti götürək.  Bu bloq yazısından etibarən (2020-ci ilin iyun), minlərlə və ya daha çox layihə cədvəli koronavirus pandemiyası səbəbindən dayandırılıb və ya tamamilə ləğv edilib.  Layihənizlə baş verə biləcək hər şeyi idarə edə bilməzsiniz.  Bu o demək deyil ki, siz planlaşdırma ziddiyyətlərinin qarşısını almaq üçün bəzi qabaqlayıcı layihə idarəetmə tədbirlərini tətbiq etməməlisiniz.

  Layihənizin və onun cədvəlinin görünürlüğünü artırın.

  Layihə fəaliyyətlərinin və onlar üzərində işləyən komanda üzvlərinin görmə qabiliyyətini yaxşılaşdırmağın ən asan yolu resurs təqvimini təqdim etməkdir.  Bu, hər kəsin və ya təyin edilmiş işçilərin insanların hansı layihə üçün rezervasiya edildiyini, kimin boş vaxtı olduğunu (və ayaqlaşmaqda çətinlik çəkən başqa komandaya qoşula biləcəyini), ümumiyyətlə mövcud olmayanları və s. görə biləcəyi bir məkandır.

 

  Mərkəzi resurs təqvimi bir anda bir neçə layihə üzərində işləyən şirkətlər tərəfindən xüsusilə yüksək qiymətləndiriləcəkdir.  Çoxlu cədvəllər, son tarixlər, layihə qrupları olduqda, toqquşmaların və ya üst-üstə düşmələrin qarşısını almaq çox çətindir.  Layihə komandanıza yeni bir insan əlavə etmək istədiyinizi söyləyin.  Digər layihələrin cədvəllərini görmədiyiniz zaman yalnız onların əlavə iş yükünün öhdəsindən gələ biləcəyini güman edə bilərsiniz.  Tək bir “düzgün cədvəl məlumatı” mənbəyi ilə hər bir layihə meneceri yeni layihəni planlaşdırarkən və ya mövcud layihəni tənzimləyərkən münaqişələrdən fəal şəkildə qaça bilər.

  Resurs bölgüsünə daha çox diqqət yetirin.

  Resursların bölüşdürülməsində müvəffəqiyyətli olmaq üçün komandanız üçün hansı növ insanlara ehtiyacınız olduğunu müəyyənləşdirməlisiniz.  Onların arzuladığı bacarıqlar hansılardır?  Peşəkar təcrübə mühüm rol oynayacaqmı?  Bəlkə konkret coğrafi məkana üstünlük verilə bilər, çünki işçilər müştəri ilə şəxsən görüşməlidirlər?  "Xəyal komandanız" üçün bir neçə tələbiniz ola bilər və onları aydın şəkildə ifadə etmək vacibdir.  Yuxarıdakı amilləri nəzərə almadan ilk mövcud insan qrupunu rezerv etmək riski ondan ibarətdir ki, siz daha sonra resursları yenidən bölüşdürməli olacaqsınız və bu, planlaşdırma problemlərinə səbəb ola bilər.

 

  Əlbəttə, siz həmçinin komandanızın şəxsi cədvəllərinin layihə cədvəlinə uyğun olub-olmadığını yoxlamaq istərdiniz.  Əgər resurs idarəetmə alətiniz də vaxtsız məlumatları saxlayırsa, bunu asanlıqla edə bilərsiniz. Təbii ki, siz həmişə insanların tətili ilə bağlı cədvəlinizi planlaşdıra bilməzsiniz: bu fasilələrdən xəbərdar olmaq vacibdir, əks halda iş qrafiki ilə bağlı problemlər yaranacaq.

 

  Komanda üzvlərinizlə səmərəli ünsiyyət qurun.

  Açıq ünsiyyət və layihənin şəffaflığı hissi artıq layihənin qiymətləndirilməsi mərhələsində komanda üzvlərinizə kömək edəcək.  Komanda üzvlərinizin 100% dəqiq olmasını gözləməməli olsan da, onların irəli sürdükləri fərziyyələr ən azı imkanlar çərçivəsində olmalıdır.  Necə kömək edə bilərsən?  Layihə menecerlərinin layihənin qiymətləndirilməsini dəstəkləmək üçün edə biləcəyi bir şey komandanın layihəni tam başa düşdüyünə əmin olmaqdır: biznes məqsədləri, son istifadəçi ehtiyacları, bütün funksional və qeyri-funksional tələblər.  Bu, işçilərinizə daha real təxminlər yaratmağa kömək etməlidir.

 

  Komandanızdakı vəzifələr və rollar arasında asılılıqları müəyyənləşdirin.

  Fərqli vəzifələr arasındakı asılılıqları nəzərə almaq bir şeydir, lakin siz layihədəki müxtəlif rollar arasındakı asılılıqları da nəzərə almalısınız.  Sizin front-end tərtibatçınız layihə üzərində yalnız dizayner öz üzərinə düşəni etdikdə tam işləyə biləcək.  Əgər bir şəxs öz vəzifələrini yerinə yetirməkdə gecikirsə, digər insanlar sadəcə rolları arasındakı asılılığa görə nümunə götürə bilərlər.

 

  Komandanızın bu asılılıqlardan xəbərdar olduğuna əmin olun.  Bu məlumatlılıq onlara qiymətləndirmə mərhələsində daha yaxşı qərarlar qəbul etməyə və daha sonra vəzifələrini prioritetləşdirməyə kömək edəcək.

 

  Digər layihə menecerləri ilə əməkdaşlıq edin, niyyətlərinizi bildirin.

  Biz artıq qeyd etmişik ki, şirkətinizdəki digər layihələrin cədvəllərində, xüsusən də eyni resurs hovuzundan istifadə edirsinizsə, sizə bir qədər görünürlük lazımdır.  Bəs başqalarının niyyətləri haqqında necə təsəvvür əldə etmək olar?  Təsəvvür edək ki, siz yeni layihəyə hazırlaşırsınız və komanda yığmağa hazırlaşırsınız.  İşçilərin siyahısına baxırsınız və çox uyğun olan birini tapırsınız.  Siz müştəridən rəsmi təsdiq alan kimi onları layihəyə təyin etmək qərarına gəlirsiniz.  Həmin gün gələndə sizi xoşagəlməz sürpriz gözləyir: başqa bir baş nazir artıq bu işçini öz layihəsi üçün sifariş edib.  Bu və ya digər komandanın tərkibinə ancaq “pul adını” verə bilsəydiniz...

 

PMO.az MMC ilə siz sifarişinizə sadəcə olaraq fərdi etiket əlavə etməklə niyyətlərinizi və əvvəlcədən rezervasiya işçilərinə məlumat verə bilərsiniz.  Siz həmçinin, məsələn, müəyyən bir rezervasiyada müxtəlif səviyyələrdə təcili və ya inam ifadə etmək üçün fərdi teqlər yarada bilərsiniz.  Hamısı başqa bir layihənin qrafiki ilə ziddiyyətlərin qarşısını almaq üçün.

 

  Layihənizin gedişatını izləyin.

  Layihənin gedişatının monitorinqi və hesabatı layihənin idarə edilməsinin mühüm hissəsidir: o, sizə maraqlı tərəfləri məlumatlandırmaq, eləcə də layihənin vəziyyətini özünüz daha yaxşı başa düşmək imkanı verir.  PMO.az MMC daxil olmaqla resurs və layihə planlaşdırma proqramı tez-tez sizə layihə fəaliyyəti, sərf olunan vaxt, resurs istifadəsi və s. haqqında hesabatlar yaratmağa imkan verir. Cədvəlinizi tənzimləmək məcburiyyətində qalmamaq üçün bunlardan istifadə edin.

 

  Məsələn, işçilərinizin izlədiyi faktiki vaxtı müntəzəm olaraq yoxlamalı və onu ilkin təxminlərlə müqayisə etməlisiniz.  Hər şey plana uyğun olaraq az və ya çox gedir?  Əla!  Digər tərəfdən, təxminlər və faktiki məlumatlar arasında uyğunsuzluq gələcək planlaşdırma problemlərini göstərə bilər.

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/project-scheduling-conflicts/

29.03.2022