Xəbərlər

Resurs planlayıcısı sayəsində artıq iş vaxtının idarə edilməsi?

Resurs planlayıcısı sayəsində artıq iş vaxtının idarə edilməsi?

İş vaxtından artıq iş, yəni planlaşdırılan qrafikdən kənarda görülən işlərin həcmi çox mürəkkəb məsələdir ki, sadəcə olaraq “nəyin bahasına olursa olsun çəkinin” məsləhətini vermək mümkün deyil. Əslində, gözlənilməz fəsadlar baş verdikdə, əlavə saatlara investisiya qoymaq layihəni xilas etməyin yeganə yolu ola bilər. İstəmədiyiniz şey şirkətinizə həm maliyyə, həm də mədəni baxımdan zərər verə biləcəyi üçün artıq iş vaxtının adi hala çevrilməsidir. Xoşbəxtlikdən, iş vaxtı ağılla idarə etməyə kömək edən bir neçə sübut edilmiş üsul var. Bu yazıda onlara bir-bir baxacağıq.

Bu məqalə ilə nə əldə edəcəksiniz:

Layihənin idarə edilməsində işdən artıq işin izlənməsinin rolu

Müvafiq iş yükünün və iş vaxtının idarə edilməsinin rolu

Kim Resurs Planlayıcısından Əlavə İş İzləmə Həlli kimi istifadə edir

Həddindən artıq işdən qaçınmaq üçün işçilərin balanslaşdırılmış iş yükünü planlaşdırın

Layihə menecerləri üçün beynəlxalq dərəcəli IPMA ICB4 sertifikatı barədə

Hər şey balanslaşdırılmış iş qrafikinin planlaşdırılması ilə başlayır. Layihə boyu çoxalacaq bahalı səhvlər edə biləcəyiniz yer budur. Onlardan necə qaçmaq olar? Mümkünsə, alternativ ssenarilərə və vaxt tənzimləmələrinə imkan verən çevik planlaşdırmanı sınayın.

Siz həmçinin bütün işçiləriniz üçün planlaşdırılan iş yükünü təhlil edə bilərsiniz: tapşırıqları digər komanda üzvlərinə ötürə bilməyən unikal bacarıqlara malik insanlara xüsusi diqqət yetirin. Əgər onların iş yükü yüksəkdirsə, kömək edəcək başqa heç kim olmadığı üçün iş vaxtından artıq işləmək ehtimalı daha yüksəkdir.

Bunun qarşısını almaq üçün bir fikir, lazım gələrsə, layihəyə qoşula biləcək frilanserlər şəbəkəsi yaratmaq olardı. Digəri, bəzi işlərin öhdəsindən gələ biləcək oxşar bacarıqlara malik yeni bir şəxsi işə götürməkdir. Performansın 9-dan 5-ə yüksəldilməsi

İş yükünün monitorinqi vacib bir addım olsa da, iş vaxtından çox olmamaq üçün həmişə kifayət deyil. Sıx qrafikləri və sıx son tarixləri olan layihələrdə işlər səhv gedəndə çox az tərpənmək imkanı var.

Xəstə bir işçi və ya texniki problem tez bir zamanda komandanın iş vaxtından artıq işləməsinə səbəb ola bilər. İş vaxtını minimuma endirmək üçün insanların diqqətini 9-5 işlərinə yönəltmək üçün bir neçə qayda tətbiq edə bilərsiniz.

Birincisi, komandanızın qarşıdan gələn tapşırıqlarının nə olduğunu bildiyinə əmin olmaq istəyirsiniz. Nə qədər açıq səslənsə də, bu həmişə belə olmur. Tapşırıqlarını bilməyən (və ya əhatə dairəsini tam başa düşməyən) komanda üzvləri işə başlamazdan əvvəl çox dəyərli vaxt itirəcəklər.

Növbəti addım tamamilə zəruri olmayan görüşləri azaltmaqdır. Layihənin idarə edilməsinə çevik yanaşmanız varsa, scrum görüşləri təyin edə bilərsiniz. Onlar vaxt və ya resurslar itirmədən əsas məqamları əhatə etmək üçün nəzərdə tutulub.

Layihələrin idarə olunması videokurslarımıza qatılın və faydalanın.  

Səmərəliliyi artırmağın başqa bir yolu komanda üzvləri arasında ünsiyyəti asanlaşdırmaqdır. Bazarda söhbət proqramlarından (Slack kimi) layihənin idarə olunması proqramına (JIRA kimi) kimi bir çox əməkdaşlıq alətləri mövcuddur.

Alətləriniz seçildikdən sonra hamar iş axını yaratmaq üçün onları bir-biri ilə birləşdirməyə çalışın. Buna misal olaraq Slack-də JIRA bildirişlərinin qurulması ola bilər: bu yolla komanda üzvləri real vaxt yeniləmələrini görə və müvafiq reaksiya verə bilərlər.

 

İş vaxtı izləyicisi və ya resurs planlayıcısı ilə layihəniz boyu iş vaxtı idarə edin.

Layihəyə başladıqdan sonra işin gedişatını, eləcə də faktiki iş yükünü izləmək lazımdır. Bunu necə etmək olar? İşçilərin iş saatlarını izləməyin effektiv yolu vaxt izləmə proqramından istifadə etməkdir. Əslində komanda üçün də əlverişlidir.

Vaxt cədvəlləri ilə komanda üzvləriniz onların əlavə səylərini gördüyünüzə əmin ola bilərlər. Menecerlər üçün üstünlük? Həddindən artıq iş haqqında nə qədər tez öyrənsəniz, kök səbəbə bir o qədər tez çata bilərsiniz.

Komandanızın vaxt cədvəllərini effektiv şəkildə izləmək üçün ən yaxşısı avtomatik yenilənən vaxt cədvəli hesabatından istifadə etməkdir. İzlənən vaxt məlumatlarına baxaraq, cədvəllərin təsvirlərini təhlil etmək də faydalıdır. Təsvirlər işçilərinizin müəyyən vaxt üçün qeydiyyatdan keçərkən daxil edə biləcəyi şərhlərdir. Təsvirləri yoxlamaq sizə komandanızın işdən artıq iş rejimləri haqqında dəyərli fikir verə bilər:

Yeri gəlmişkən bu mövzüya dair qısa video layihə düşüncə YouTube kanalımızda baxa bilərsiniz 

Yuxarıdakı şəkildə siz görə bilərsiniz ki, Rose yalnız müştəri ilə qarşılıqlı əlaqəni tələb edən tapşırıqları yerinə yetirdikdə (seminarlar, aktivlərin nəzərdən keçirilməsi) əhəmiyyətli iş vaxtı ilə daxil olub. Bəlkə bu diqqət yetirməyə dəyər bir şeydir?

 

Əlavə iş vaxtından asılı olaraq, siz ya layihə cədvəlini tənzimləyə bilərsiniz (layihənin planlaşdırma üsulları haqqında daha çox məlumat əldə edin) və ya əlavə yardım əlavə edin. Əgər əlavə iş vaxtının qaçılmaz olduğunu düşünürsünüzsə, gözləntilərinizi komandaya çatdırdığınızdan əmin olun.

 

Əlavə iş üçün kompensasiya hesablayın

 

Bir çox işçi əlavə mil getməyə hazır olsa da, onların işdən çox işləməsi mənfi iş-həyat balansı ilə nəticələnir. Bu səbəbdən əksər şirkətlər normadan artıq vaxta görə əlavə ödəniş edirlər. Bütün xərclər layihənin büdcəsinə daxil edilməli olduğundan əlavə işlərə nə qədər pul xərclənəcəyini bilmək vacibdir.

Bəzi resurs idarəetmə vasitələri vaxt cədvəllərindən çıxarıla bilən hesabatlar təqdim etməklə bu işi asanlaşdırır. Teamdeck-də siz artıq vaxtı idarə etməyə kömək etmək üçün avtomatik yenilənmiş kompensasiya hesabatı yarada bilərsiniz.

Sadəcə istədiyiniz məlumat nöqtələrini seçin və komandanızın əlavə iş tariflərini daxil edin. Fərqli komanda üzvləri üçün fərqli tariflərdən istifadə edə bilərsiniz. Layihə irəlilədikcə sizə lazım olan tək şey hesabatı açmaq və cari əlavə iş xərclərini yoxlamaqdır. İşini asanlaşdırmaq üçün hətta hesabata keçidi əmək haqqı komandanızla paylaşa bilərsiniz.

 

Adekvat iş vaxtının idarə edilməsi siyasətinə sahib olduqdan sonra komandanıza məlumat verməyinizə əmin olun. İş yerinin şəffaflığı burada xüsusilə vacibdir, çünki bu, işçilərin tükənməsinin qarşısını almağa kömək edə bilər.

Bu yaxınlarda Gallup araşdırması göstərdi ki, idarə olunmayan iş yükü həqiqətən tükənmə ilə əlaqəli 5 amildən biri olsa da, eyni şey menecerlərin ünsiyyət və dəstəyinin olmaması, habelə əsassız vaxt çatışmazlığı üçün də keçərlidir. Açıq ünsiyyət, layihənin vaxt məhdudiyyətlərinin başa düşülməsi və iş vaxtından artıq ödəniş üçün aydın qaydalar komanda üzvlərinizin cari iş yükündən daha yaxşı xəbərdar olması üçün vacibdir.

Teamdeck komandanızın əlavə iş vaxtını idarə etməyi asanlaşdırır. Vaxt cədvəlləri və əlavə iş üçün kompensasiya hesabatları ilə siz eyni zamanda komandanızın iş yükünü və layihə büdcəsini izləyə bilərsiniz. Aniela ilə zəng planlaşdırın və komandanızı necə effektiv idarə edəcəyinizi öyrənin!

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/manage-overtime/

08.06.2022