Xəbərlər

Görüşləri necə planlaşdırmaq olar?

Tədbiri necə planlaşdırmaq olar?

Konfrans, seminar, komanda quruculuğu və s. Tədbirinizin xarakteri nə olursa olsun, onun müvəffəqiyyəti üçün planlaşdırma vacibdir.

Layihə meneceri olaraq siz mütləq tədbirlər təşkil etməli olacaqsınız və bu bəzən əsl problem ola bilər! Doğrudan da, tədbirin ölçüsündən və növündən asılı olaraq onun təşkili özlüyündə vaxt və hazırlıq tələb edən layihə sayıla bilər.

PMO.az Layihə Düşüncə Məktəbi 1 ay ərzində beynəlxalq sertifikat alma imkanı təqdim edir

Layihənin başlanğıc görüşləri, sonrakı görüşlər, konfranslar, komanda qurma tədbirləri və ya layihənin uğurunu qeyd etmək üçün partiyalar, hadisələr layihənin həyatını və məsul komandanın işini vurğulayır. İstər 10, istər 100, istərsə də 1000 nəfərlik olsun, tədbirin təşkili və planlaşdırılması improvizə edilə bilməz. Bütün tədbirlərinizi mükəmməl təşkil etməyə kömək edəcək 5 məsləhət.

Hadisəni müəyyənləşdirin

Başlamaq üçün tədbirinizin konturlarını dəqiq müəyyən etmək vacibdir.

Ölçüsündən asılı olaraq, hüquqi (müxtəlif icazələrin tələbi) və maliyyə aspektlərini də nəzərə almaq lazımdır.

Tədbir özlüyündə bir layihə kimi qəbul edilə bilər. Effektiv şəkildə planlaşdırmaq üçün aydın şəkildə müəyyən edilməli olan müxtəlif elementlərdən ibarətdir:

Tədbirin məqsədlərini müəyyən etmək: hər bir tədbir müəyyən bir məqsəd üçün təşkil olunur. Yeni məhsul təqdim etmək istəyirsiniz? Komanda birliyini yaratmaq və ya işçilərini mükafatlandırmaq istəyirsiniz? Şirkətinizi daha yaxşı tanımaq və ya yeni işçilər cəlb etmək istərdinizmi?

международный сертификат за один месяц обучения Управление проектами.

Tədbirin məqsədləri maddi (ölçülə bilən, məsələn, 20 yeni işçinin işə götürülməsi) və ya qeyri-maddi (ölçülənə bilməyən, məsələn, komanda daxilində birliyin inkişafı) ola bilər.

• Tədbirin xarakterini göstərin: bu, məqsəd və hədəf auditoriyaya uyğun olaraq müəyyən ediləcək. Konfrans, səhər yeməyi, seminar və s. təşkil edəcəksiniz?

• Məhdudiyyətləri müəyyən edin: bunlar məhdud büdcə və ya çox sıx qrafik kimi tədbiri təşkil etmək üçün sizə qoyulan məhdudiyyətlərdir.

• Tapşırıqların siyahısını tərtib edin: Tədbirinizin uğurla keçməsi üçün yerinə yetirməli olduğunuz bütün işləri əvvəlcədən müəyyən etmək vacibdir. Buraya, digər məsələlərlə yanaşı, tədbirin keçiriləcəyi yerin tapılması və bron edilməsi, lazımi avadanlıqların (stullar, stollar, video proyektor və s.) icarəyə götürülməsi və ya hətta danışıq tapşırıqları üçün cədvəlin hazırlanması daxildir.

Təqvimi qurun

Məqsədləri, hədəf auditoriyanı və tədbirinizin xarakterini bilən kimi, bir tarix təyin etməyin, sonra həyata keçiriləcək bütün vəzifələrin yenidən planlaşdırılmasını həyata keçirməyin vaxtı gəldi. Siz müxtəlif son tarixləri, eləcə də tədbirin keçiriləcəyi yerin rezervasiyası və ya belə bir tarixdən əvvəl bütün natiqlərin qeydiyyatı kimi hörmət edilməli olan mərhələləri müəyyən etməlisiniz.

Tədbirin keçirildiyi tarixdən başlayın və tədbirinizin təşkili üçün vacib olan əsas tarixləri və vəzifələri müəyyənləşdirin. Bu şəkildə hazırlasanız, xoşagəlməz sürprizlərdən qaçınacaqsınız!

Layihə menecerləri üçün beynəlxalq dərəcəli IPMA ICB4 sertifikatı barədə

 

Logistikanı idarə edin

Tədbir təşkil edərkən, logistika tədbirin uğurunun güclü şəkildə asılı olduğu mühüm aspektdir. logisticconseil.org-a istinadən xəbər verir ki, tədbir logistikası resursların idarə edilməsinə və təmin edilməsinə (infrastrukturun, nəqliyyat vasitələrinin, avadanlıqların hazırlanmasına), məhsulların (material vasitələrin, avadanlıqların, alətlərin və s.) və insanların olduğu yerə çatdırılmasının təşkilinə çevrilir. tədbir baş tutacaq və nəhayət tədbirin gedişatının özünün təşkili.

Logistikaya, digər şeylərlə yanaşı, məruzəçilərin və qonaqların tədbir keçirildiyi yerə daşınması üçün servislərin təşkili, yeməklərin hazırlanması və təqdim edilməsi, dekorasiyanın, texniki və texnoloji hissənin (video proyektor, kompüter və slayd şoularının yayımı üçün ekran) qurulması daxildir. və s. Hər şey düzgün planlaşdırılmalı və təşkil edilməlidir. Potensial risklər gözlənilməlidir (qatar tətilləri, təchizatçı problemləri, avadanlıqların nasazlığı və s.) və ehtiyat həlləri işə salınmalıdır.

Müdaxilələri planlaşdırın

Tədbirin planlaşdırıldığı kimi keçməsi üçün hər bir müdaxiləni təşkil etmək və planlaşdırmaq vacibdir. Neçə adam danışacaq? Onlar kimdir ? Hər təqdimat nə qədər davam edəcək? Tədbirin uzanmaması və qonaqların cansıxıcı olmasının qarşısını almaq üçün hər bir müdaxilənin vaxtının müəyyən edilməsi və hər bir məruzəçinin vaxta hörmətlə yanaşmağın zəruriliyi barədə məlumatlandırılması çox vacibdir.

 

Nəhayət, hər bir iştirakçıya tədbirin mövzusu və ya gündəliyi ilə ətraflı proqram təqdim edin.

Tədbir haqqında məlumat verin

Layihənin uğuru üçün ünsiyyət vacib olduğu kimi, tədbirin uğuru üçün də vacibdir. Buna görə də, tədbirinizlə bağlı bütün ünsiyyət hərəkətlərini strukturlaşdırmaq üçün bir ünsiyyət planı qurmalısınız.

Dəvətnamələr (tədbirdən üç həftə və bir ay əvvəl göndəriləcək), müxtəlif media vasitəsi ilə tədbirin daxili və xarici elanı (plakatlar, sosial media, e-poçtlar, məktublar...), təşkilatçı komanda ilə həftəlik görüşlər, proqramın göndərilməsi və s. Ünsiyyət tədbirin bütün iştirakçılarına aiddir: onun təşkilinə cavabdeh olan komanda, sponsorlar, təchizatçılar, məruzəçilər, qonaqlar və s. Tədbirin bütün təşkili zamanı, həm də onun zamanı və sonrasında vacibdir.

yekunlaşdırmaq

Əvvəlcədən tədbir təşkil olunur. Hər şeyin planlaşdırıldığı kimi getməsi üçün ciddi planlaşdırma vacibdir: məkanı sifariş etmək, yemək(lər) üçün iaşəçi, məruzəçiləri və qonaqları qarşılamaq, lazımi avadanlıqla (stullar, stollar, video proyektor və s.) təmin etmək... Ünsiyyəti laqeyd qoymayın, qabaqcadan planlaşdırın və tədbirinizin uğurunu təmin etmək üçün mümkün qədər gözlənilməz hadisələri (kompüter problemi və ya mikrofon nasazlığı, son dəqiqə maneəsi olan natiq) təxmin etməyə çalışın.

Nəhayət, hadisə başa çatdıqdan və təsir ölçüldükdən sonra öyrəndiklərinizdən faydalanmaq və səhvlərinizi təkrarlamamaq üçün komandanızla birlikdə düşünməyi unutmayın.

Menbe : https://www.planzone.fr/blog/planifier-evenement

24.07.2022