Xəbərlər
İş planlaşdırma proqramı ilə komanda diqqətini necə artırmaq olar
İş planlaşdırma proqramı ilə komanda diqqətini necə artırmaq olar
Layihə menecerləri adətən çoxlu tapşırıqlar baxımından düşünürlər. Gün ərzində keçirilən görüşlər, davamlı bildirişlər və dəqiqədə min tapşırıq onların gündəlik çörəyidir. Ancaq bir çox iş belə görünmür. Analitiklər, kreativlər və məhsul tərtibatçıları ən məhsuldar olduqları zaman “axına” və ya “fazaya” daxil olmaq üçün diqqətlərini cəmləmək üçün vaxta ehtiyac duyurlar. Komandanızın diqqətini necə saxlamaq olar?
PMO.az Layihə Düşüncə Məktəbi 1 ay ərzində beynəlxalq sertifikat alma imkanı təqdim edir
Fokus bir performans artırıcıdır
Biz multitasking əsrində yaşayırıq. Biz işləyirik və musiqi dinləyirik, avtobusa minir və smartfonları vərəqləyirik, şam yeməyi bişiririk və e-poçtlara cavab veririk. Biz nadir hallarda bir işi görürük və nəhayət, diqqəti cəmləmək və uzun müddət saxlamağımız getdikcə çətinləşir.
Milli Biotexnologiya İnformasiya Mərkəzinin məlumatına görə, 2000-ci ildə bizim orta diqqətimiz 12 saniyə idi. 2015-ci ildə bu, cəmi 8,25 saniyə idi! Diqqətimizi saxlamaq getdikcə çətinləşir, çünki biz özümüzü daim yeni stimullarla təmin etməyə alışmışıq. Diqqəti yayındıran amillər hər yerdə işimizin məhsuldarlığına və keyfiyyətinə təsir göstərir. Bu, vaxtdan səmərəli istifadənin vacib olduğu təşkilatlar üçün böyük problemdir. Təəssüf ki, onların çoxu mümkün qədər az vaxt ərzində mümkün qədər çox iş görmək istəyir, lakin sonda işçilərinin imkanlarını azaldır.
Şirkətlərin öz səmərəliliyini necə sabote etmələrinin hekayəsi
Şirkətlər komandanın effektivliyinə mənfi təsir edən bir çox səhvlərə yol verirlər.
Birincisi, komanda qrafiki yoxdur və işin ritmi xüsusi tapşırıqlarla müəyyən edilir.
İkincisi, işi planlaşdırarkən fərdi fərqlər nəzərə alınmır.
Üçüncüsü, iş qrafiki rəhbərin nöqteyi-nəzərindən deyil, layihə rəhbərinin nöqteyi-nəzərindən tərtib edilir.
Dördüncüsü, şirkətlər işçilərinin vaxtını dəyərləndirmir və tapşırıqları prioritet hesab etmirlər; ehtiyac olmasa belə hamının iştirak etdiyi çoxlu görüşlər.
Beşincisi, şirkətlər vaxt hesabatları və ya komandalarından rəylər kimi performans məlumatlarını təhlil etmirlər.
Bu o deməkdirmi ki, ümid yoxdur və hamımız səmərəsiz işləməyə məhkumuq? Qətiyyən! İşçilərin yaxşı idarə edilməsi vasitəsi, çevik yanaşma və diqqət prosesini başa düşməkdən başlayaraq məhsuldarlığı artırmağın bir çox yolu var. Bu yazıda biz yaxşı planlaşdırma ilə işinizin keyfiyyətini və rahatlığını necə yaxşılaşdırmaq barədə məsləhətləri müzakirə edəcəyik.
Layihələrin daha yaxşı idarəedilməsi üçün layihə çərçivəsində görüləcək işlərin iyerarxik bölgüsünün aparılması vacibdir. Tapşırıqların daha kiçik hissələrə bölünməsi iş prosesini xeyli asanlaşdırır. Baxdığınız hazırki video Microsoft Project Əsasları video kursunun kiçik bir framentidir. Microsoft Project Əsasları kursu sıfırdan başlayaraq bu platformaya yiyələnmək üçün hazırlanmış, Azərbaycan dilində ilk dəfə təqdim olunan 6 saatlıq 32 video dərsdən ibarət təlimlər toplusudur. Bütöv kurs ilə tanış olmaq üçün ilk öncə saytda qeydiyyatdan keçərək Şəxsi kabinet yaratmaq lazımdır. https://pmo.az/register
İş idarəetmə proqramı ilə komanda diqqətini necə yaxşılaşdırmaq olar?
Fərdi yanaşma
Hamısı fərqli. Bəli, bunun klişe kimi səsləndiyini bilirik, lakin mükəmməl iş modeli axtararkən, insanların fərdi üstünlüklərini nəzərə almalısınız. Bəziləri səhər, bəziləri axşam daha yaxşı işləyir. Bəziləri tez darıxır və müxtəlifliyi sevir, digərləri isə digərinə keçməzdən əvvəl diqqətini bir böyük işə yönəltməyi üstün tuturlar. Düzgün tapşırıqları lazımi insanlara təyin etmək üçün resurs planlaşdırma proqramından istifadə edin. Rol təyinetmə xüsusiyyəti də çox faydalı olacaq ki, hamı bir baxışda kimin nəyə cavabdeh olduğunu görə bilsin.
İş yükünüzə nəzarət edin
İş yükünüzü idarə edərkən, iddialı məqsədlər qoymaq və komandanıza müvəffəqiyyət və inkişaf hissi vermək vacibdir. Bununla belə, işçilərini həddən artıq yükləmək tələsinə düşmək asandır. Əgər onlar bir ay səmərəli işlədilərsə və layihənin əsas mərhələsinə çatdılarsa, növbəti ay daha çoxunu əldə edəcəklər və s. Bu strategiya çox qısamüddətlidir - nəticədə hər kəs həddən artıq işləyəcək, məyus olacaq, daha az məhsuldar və həvəssiz olacaq, çünki onlara elə gələcək ki, iş heç vaxt bitməyib. Bunun qarşısını almaq üçün komandanızın iş yükünə nəzarət edin. Bir həftənin daha sıx, sonrakı həftənin isə bir az daha az olduğu interval işi sınaya bilərsiniz və ya gündəlik iş yükünüzü balanslaşdıra bilərsiniz. İşçilərinizin çox təzyiq altında olmadığına əmin olmaq üçün resurs idarəetmə proqramından istifadə edin.
Mənə diqqət yetirmək üçün bir az vaxt verin
İrvine Kaliforniya Universitetinin araşdırmasına görə, bir insanın diqqəti yayındırıldıqdan sonra bir işə yenidən diqqət yetirməsi üçün 23 dəqiqə 15 saniyə lazımdır. Çox görünməsə də, bir işçinin hər gün 3 görüşü və 10 Slack mesajı varsa, bu, səmərəlilik baxımından böyük itkiyə çevrilir. Bunun qarşısını necə almaq olar? İşçilərinizə özlərinə diqqət ayırmaq üçün vaxt ayırmalarını təklif edin. Təqvimdən istifadə edərək, onlar özləri üçün görüş təyin edə bilərlər - məsələn, gün ərzində 2 saat. Əmin ola bilərsiniz ki, komandanızın yalnız tapşırığa diqqət yetirməyə vaxtı olanda məhsuldarlıq yüksələcək.
Prioritetləri təyin edin
Bir çox təşkilatlarda hər bir işi çox təcili və çox vacib kimi təyin etmək meyli var. Bunun arxasında duran fikir ondan ibarətdir ki, hər bir tapşırığın prioritetləşdirilməsi işçinin hər bir tapşırığı eyni dərəcədə ciddi qəbul etməsinə səbəb olacaqdır. Nəticədə, insanlar daim onları gözləyən növbəti 5 təxirəsalınmaz iş haqqında düşündükləri üçün həddindən artıq təzyiqlə boğulur və diqqətlərini bir şeyə cəmləyə bilmirlər. Buna görə də, işi planlaşdırarkən, prioritetləşdirmə variantından istifadə edin - tapşırıqları son tarixlərə və təcililiyə uyğun olaraq qeyd edin ki, işçiləriniz öz şəxsi iş strategiyalarını inkişaf etdirə bilsinlər.
Lazımsız görüşlərin sayını azaldın
Şirkət görüşləri zəruri və vacibdir. Amma hamısı deyil. Ümumi bir təşkilati səhv, hər dəfə bir şey "danışmaq" lazım olduqda görüşlər keçirməkdir. Bu, xüsusilə layihə menecerləri kimi işləri koordinasiya edən insanlar üçün doğrudur - onların işi hər şeyin lazım olduğu kimi işlədiyini yoxlamaq, ünsiyyət qurmaq və məlumat toplamaq, növbəti addımlar haqqında qərar qəbul etməkdir. Onların vəziyyətində yığıncaq çox vaxt əsas iş alətidir. İşlə məşğul olan insanlar üçün hər görüş axın və diqqəti yayındıran bir fasilədir, bundan sonra əvvəlki diqqət mərkəzində olan vəziyyətə qayıtmaq üçün vaxt lazımdır.
Gündəlik və ya həftəlik iş qrafikinizi qurarkən, görüşlərin sayını zəruri olanlarla məhdudlaşdırmağa çalışın. İşçilərinizin hər saat onlayn olmasına ehtiyac olmadığına və rahatlıqla yaratmaq üçün vaxtının olmasına əmin olmaq üçün mütəmadi olaraq onlayn təqvim planlayıcınızı yoxlayın. Tapşırıq planı əla ideyadır - hər bir tapşırıqda tələblərin və addımların ətraflı təsviri olmalıdır ki, hər kəs lazımsız görüşə vaxt itirmədən nəticələri asanlıqla yoxlaya bilsin.
Planda fasilələr
İnsanlara fasilə lazımdır. Statistikaya görə, beyninizi təzələmək və məhsuldarlığınızı artırmaq üçün hər 1,5 saatdan bir 15 dəqiqəlik fasilə verməlisiniz. Təəssüf ki, sıx iş qrafikində çox vaxt fasiləyə yer yoxdur. Nəticədə insanlar daha çox işləyirlər, lakin məhsuldarlıqları aşağı düşdükcə daha az işləyirlər. Fasilə planlaşdırma modelini sınayın, işçilərinizi təqvimlərinə qısa fasilələr yazmağa, bir müddət kompüterdən uzaqlaşmağa, bir fincan qəhvə ilə təmiz hava üçün terrasa çıxmağa və ya beyninizi oksigenlə doyurmaq üçün sadə məşq etməyə təşviq edin. . . Müsbət təsirə heyran qalacaqsınız.
Komandanızı diversifikasiya edin
Deyəsən, bir çox böyük layihələr əbədi olaraq uzanır. Aylarla eyni şey üzərində işləmək çox ruhdan düşür və sonu hələ çox uzaqdadır. Bu, durğunluğu və motivasiyanı və məhsuldarlığı itirməyi asanlaşdırır. Komandanızın aldığı tapşırıqları şaxələndirməyə çalışın. Əgər kimsə bir həftə eyni şey üzərində işləyirsə, onu yeni bir işə cəlb edin ki, perspektiv əldə etsin və təzə ideyalarla qayıda bilsin. Təbii ki, burada fərdi yanaşma və işçilərinizlə ünsiyyət də vacibdir - bəziləri işlərini şaxələndirməyə və tapşırıqlar arasında keçidə üstünlük verir, digərləri isə başdan ayağa bir layihəyə diqqət yetirməyə üstünlük verir. Çeviklik əsasdır.
İşi daha kiçik addımlara bölün
Bu məqam əvvəlki ilə bağlıdır. Əgər tamamlanmalı olan böyük bir layihə üzərində işləyirsinizsə və işi şaxələndirmək imkanınız yoxdursa, onu mərhələlərə bölün. İş addımının tamamlanması uğurlu hesab olunur. Uğur motivasiyadır. Altı aylıq bir layihə üzərində işləyirsinizsə, onu layihə mərhələlərinə bölün və hər bir mərhələni komandanızla qeyd edin.
Ən yaxşı işçi vaxtını izləmə proqramı xüsusiyyəti ilə ən yaxşı işçi idarəetmə proqramından istifadə edin
Məhsuldarlıq strategiyasını həyata keçirərkən komandada baş verən bütün prosesləri izləmək lazımdır. Bütün məlumatları bir yerdə əldə edə biləcəyiniz bir vasitədən istifadə edin.
Mükəmməl bir nümunə Teamdeck-dir - düşünülmüş iş qrafiki yarada, təqvimdə görüşlər planlaşdıra, tapşırıqları bölüşə, işçilərin iş yükünü yoxlaya, vaxt cədvəllərindən istifadə edərək iş saatlarına nəzarət edə, rollar təyin edə, tapşırıqların təsviri əlavə edə bilərsiniz. Hər kəsin diqqətini cəmləmək və istirahət etmək üçün yerinin olduğu və nə edilməli olduğunu dəqiq bildiyi yaxşı planlaşdırılmış iş daha yüksək məhsuldarlığın sirridir.
Komandanızın məhsuldarlığını artırın və iş planlaşdırma proqramı ilə planlaşdırma ziddiyyətlərindən qaçın.
Hər bir təşkilat bir şey istəyir: yüksək performans və yaxşı nəticələr. Bu məqsədə çatmaq üçün nəzərə alınmalı olan ən mühüm amil komandanızın vəzifə və vəzifələrinə uyğunlaşdırılmış iş mühitidir. Diqqətlə planlaşdırılan iş qrafiki məhsuldarlığınızı əvvəllər xəyal etmədiyiniz səviyyələrə çatdıracaq!
Ən yaxşı iş planlaşdırma proqramı axtarırsınız?
İşçilərin vaxtını təyin etmək və bir çox yerdə onların performansını idarə etmək üçün resurs planlaşdırma həllərini sınayın.
Menbe : https://teamdeck.io/project-management/how-to-increase-team-focus-with-a-work-schedule/
20.07.2022
