Xəbərlər

Layihə idarəetməsi nədir və onu necə qurmaq olar (+Model)

Layihə idarəetməsi nədir və onu necə qurmaq olar (+Model)

Layihənin idarə edilməsi layihənin idarə edilməsinə rəhbərlik edən çərçivədir.

Çox vaxt biz bu haqda danışarkən diqqətimizi yalnız layihə daxilindəki rol və məsuliyyətlərə yönəldirik. Lakin bu, layihənin yaxşı idarə olunmasını təmin etmək üçün kifayət deyil.

İPMA İCB4 və İPMA Agile haqqında nə bilirik? 

Bu yazıda siz layihənin idarə edilməsinin əsaslarını və onu təşkilatda necə həyata keçirəcəyinizi biləcəksiniz.

Xülasə

Layihə İdarəçiliyi nədir?

Niyə layihə idarəetməsini həyata keçirmək lazımdır?

Layihə idarəetməsi ilə layihənin idarə edilməsi arasında fərq nədir?

Layihənin idarəetmə orqanları hansılardır?

Layihə idarəetmə modeli

Uğurlu həyata keçirmək üçün əsas məsləhətlər

Nəticə

Uğurlu Layihə İdarəetməsinin Beş Sirri

Layihə İdarəçiliyi nədir?

Layihənin idarə edilməsi layihənin idarə edilməsinə rəhbərlik edən çərçivələrə, funksiyalara və proseslərə aiddir.

Bu, büdcə və son tarixlərə uyğun olaraq layihələrin düzgün icrasını təmin etməyə və müştəri məmnuniyyətini əldə etməyə imkan verən dəqiq qaydalar toplusudur.

O, layihə qərarlarının qəbul edildiyi məntiqi və möhkəm qərar qəbuletmə çərçivəsini təmin edir.

Bu çərçivə layihələrin, proqramların və portfellərin idarə edilməsini və nəzarətini tənzimləyir.

Bu, aşağıdakıları əhatə edən bir idarəetmə üsuludur:

Təşkilatın siyasəti: təşkilatın əsas daxili (işçi heyəti və onların nümayəndələri) və xarici (təchizatçılar, müştərilər, səhmdarlar və s.) ilə münasibətlərinin xarakteri.

Daxili qaydalar: şirkətdaxili davranış qaydaları

Funksiyalar: layihənin maraqlı tərəflərinin bütün funksiyaları haqqında xatırlatma

Şirkət prosesləri, məsələn, əməliyyat prosesləri (həyata keçirmə), idarəetmə prosesləri (idarəetmə və qərar qəbuletmə), dəstək, qiymətləndirmə və s.

Prosedurlar: layihənin uğurunu təmin etmək üçün iş rejimi / idarəetmə

Hər bir proses və fəaliyyət daxilində maraqlı tərəflərin rolları və məsuliyyətləri.

Birləşmiş Millətlər Təşkilatı yaxşı idarəçiliyin səkkiz xüsusiyyətinin olduğunu təklif edir:

İştirakçı: Rəhbərlik prosesində iştirak vacib olsa da, hələ də təşkil edilməli və məlumatlandırılmalıdır

Konsensus yönümlü: Vasitəçilik müxtəlif maraqlı tərəflərin müxtəlif maraqlarını bir araya gətirməyə çalışmaq üçün lazımdır.

Hesabatlı: Ümumiyyətlə, təşkilat qərarlarından və ya hərəkətlərindən təsirlənəcək şəxslər qarşısında cavabdehdir.

Şəffaflıq: Bu o deməkdir ki, qəbul edilən qərarlar və onların tətbiqi qaydalara və qaydalara uyğun həyata keçirilir.

Cavab: Təsisatlar və proseslər bütün maraqlı tərəflərə vaxtında xidmət göstərməlidir

Effektiv və səmərəli: İstehsal olunan nəticələr mövcud resurslardan ən yaxşı şəkildə istifadə etməklə maraqlı tərəflərin ehtiyaclarına cavab verməlidir.

Bərabər və inklüziv: Bütün qruplar, xüsusən də ən “həssaslar” təşkilat daxilində öz rifahını yaxşılaşdırmaq və ya saxlamaq imkanına malik olmalıdırlar.

Qanunun aliliyinə hörmət edir: Ədalətli və qərəzsiz şəkildə tətbiq edilən hüquqi çərçivələr olmalıdır

Niyə layihə idarəetməsini həyata keçirmək lazımdır?

Heç eşitmisinizmi ki, bir layihə risksiz, heç bir təhlükə olmadan baş verib?

Mən etmirəm, çünki layihələrimizi böyük ehtiyatla və ən yaxşı resurslarla başlasaq belə, bütün layihələr müəyyən miqdarda qeyri-müəyyənlik və buna görə də risk ehtiva edir.

Qeyri-müəyyənliklər yarandıqda və risklər artdıqda, layihə komandasının rəhbərliyin və ya idarəetmə orqanının göstərişinə ehtiyacı olacaq.

Qərarlara kimin cavabdeh olduğu və ya kimin onları qəbul etmək hüququna malik olduğu və ya hətta hansı prosesin həyata keçiriləcəyi ilə bağlı qeyri-müəyyənlik varsa, layihə durğunluq riski ilə üzləşir: buna görə də layihənin idarəetmə strukturunun olması vacibdir.

Bu idarəetmə strukturunun və ya sxeminin məqsədi layihəyə nəzarətin effektiv monitorinqini və davamlı təkmilləşdirilməsini təmin etmək, layihə ətrafında ünsiyyəti asanlaşdırmaq, əsas məqamları arbitraj etmək və sürətli qərarların qəbuluna kömək etməkdir.

Bu strukturun uğuru icraçı sponsorların və maraqlı tərəflərin davamlı iştirakını təmin edir.

Arada bir efirədə çıxırıq

Layihə idarəetməsi ilə layihənin idarə edilməsi arasında fərq nədir?

Bəzi təşkilatlarda layihə idarəçiliyinin həyata keçirilməsi “layihənin həddindən artıq idarə olunması” kimi təsvir olunur.

Bu onunla bağlıdır ki, sonuncu və layihə rəhbərliyinin ümumi məqsədi var: layihəni idarə etmək.

İdarəetmə idarəetmə, istiqamətləndirmə, istiqamətləndirmə, nəzarət etmə, tənzimləmə və təsir etmə hərəkətidir.

Digər tərəfdən, layihənin idarə edilməsi idarəetmə, məsul olmaq, istiqamətləndirmək, nəzarət etmək və nəzarət etmək hərəkətidir.

Buna görə də onların tərifində eyni sinonimləri tapırıq.

Bununla belə, rəhbərlik etmək, istiqamətləndirmək və təsir etmək idarə etmək və nəzarət etmək eyni deyil.

Misal: Gəlin bu fərqi prezidentin rəhbərlik etdiyi ölkənin hökuməti ilə biznes rəhbərinin rəhbərlik etdiyi şirkət nümunəsi ilə aydınlaşdıraq.

Sahibkar qarşıya qoyulan məqsədə çatmaq üçün bir sıra qayda və qaydalardan, əməkdaşlarının təcrübəsindən və biliklərindən istifadə edəcək, buna biznesin idarə edilməsi deyilir.

Layihəni necə idarə etmək lazımdır bilmək istəyirsiz? boş söz yox, real idarə etmə aləti üçün 

Prezident isə müxtəlif nazirlərdən ibarət hökumətindən ölkənin işlərini (o cümlədən bizneslə bağlı olanları) xalqın, millətin xeyrinə səmərəli idarə etmək üçün istifadə edəcək, həm də müəyyən edilmiş qayda və prinsiplərə arxalanacaq. yaradılmışdır.

Buna idarəçilik deyilir.

Qeyd etmək lazımdır ki, bu təcrübə əsasən layihənin gündəlik həyatından kənarda baş verir.

Layihə jurnalı ən çox baxılan alətimizdir.

Doğrudan da, hökumət biznes rəhbərlərinin gündəlik həyatını bilmir. Bununla belə, o, şirkətləri izləyir və onun qərarları onların idarə olunmasına güclü təsir və istiqamət verir.

Layihənin idarəetmə orqanları hansılardır?

Layihənin növündən asılı olaraq, layihənin idarə edilməsi bir neçə komitə tərəfindən idarə olunur.

Layihə komitologiyasından da danışırıq. Bunlar layihələrin idarə edilməsinə həsr olunmuş komitələrin fəaliyyətini tənzimləyən bütün orqanlardır

İT layihələrində, məsələn, aşağıda təsvir edəcəyimiz 5 əsas nümunə var.

1) Strateji Komitə (COSTRA)

Layihəni yaxşı idarə etmək üçün maraqlı tərəflərin fəaliyyətini koordinasiya etməyə yönəlmiş fəaliyyət planının hazırlanması vacibdir, bu, strateji layihə komitəsinin roludur.

Bu komitə bütün maraqlı tərəflərin strateji planlarını nəzərdən keçirir, təsdiq edir və sinxronlaşdırır.

O, tez qərar qəbul etməyi asanlaşdırmaq üçün tövsiyələr hazırlayır və sponsora məsləhətlər verir.

Onun layihəyə, müxtəlif departamentlərin strategiyasına və şirkətin ümumi strategiyasına panoramik baxışı ona layihənin gedişatının müxtəlif mərhələlərində idarə panelləri yaratmağa, maraqlı tərəflərin öhdəliklərini gücləndirməyə imkan verir.

2) Rəhbər Komitə (COPIL)

COPIL ən geniş yayılmış idarəedici orqanlardan biridir.

Onun əsas məqsədi keyfiyyətli layihələrin vaxtında və büdcəyə uyğun çatdırılmasını təmin etmək üçün məsləhətlər verməkdir.

Onun missiyalarından bəziləri bunlardır:

Layihənin strateji istiqamətini müəyyənləşdirin və onun inkişafına töhfə verin

Layihənin prioritetlərini müəyyənləşdirin və onları arbitraj edin

Riskləri izləyin və onlara meydan oxuyun

Son tarixlərə nəzarət edin və büdcəyə əməl edin

İnkişaf etdikcə layihənin keyfiyyətinə nəzarət edin

Layihə inkişaf etdikcə ona ediləcək dəyişikliklərlə bağlı məsləhətlər verin

Layihə prosesinə nəzarət edin

3) Layihə Komitəsi (COPROJ)

COPROJ daha operativ ölçüyə malikdir və layihənin düzgün işləməsini təmin etmək üçün əməliyyat qruplarının koordinasiyasına və dəstəyinə diqqət yetirir.

O, monitorinq və operativ və funksional qərarlara cavabdehdir və yalnız müəyyən qərarlar barədə COPIL-ə məlumat verir.

O, nəticələrin keyfiyyətinə, resursların mövcudluğuna, vaxta və buna görə də layihə komandasının vəzifələrinin təyin edilməsinə və prioritetləşdirilməsinə zəmanət verir.

Məhz bu komitə vasitəsilə layihənin risklərinin böyük bir hissəsi artırılır.

4) Texniki Komitə (COTECH)

COTECH, adından da göründüyü kimi, həqiqətən də layihə ilə bağlı texniki məsələlərə diqqət yetirir.

Onun əsas məqsədi digər qurumlara COPIL və COPROJ-un bir hissəsi olan qeyri-texniki şəxslərin əhatə dairəsini və ya təcrübələrini üstələyən bu məsələlərin monitorinqindən azad olmaqda kömək etməkdir.

O, texniki riskləri təhlil edir və onları COPROJ-a çatdırır.

5) RUN komitəsi (CORUN)

İT layihələrində demək olar ki, sistematik şəkildə yaradılan CORUN texniki xidmət fəaliyyətləri üçün monitorinq komitəsidir.

Bu komitə layihənin bütün versiyalarının (buraxılışlarının) saxlanmasına zəmanət verir.

O, inkişafları uyğunlaşdırmaq, icra edilə bilən nəticələri yerləşdirmək və köçürmək üçün texniki və strateji seçimlər üzrə layihə komandasını dəstəkləyir və istiqamətləndirir.

Bu müxtəlif komitələrin ciddi çərçivə vasitəsilə təmsil olunması yaxşı layihə idarəetməsinin həyata keçirilməsi üçün vacibdir.

Layihə idarəetmə modeli

Layihə idarəetməsinin əsas məqsədi idarəetmə orqanlarının əsaslandığı çərçivəyə riayət etməklə yaxşı nəticələrin təmin edilməsidir.

Bu çərçivə rol və məsuliyyətləri, eləcə də layihənin aktyorları arasında əlaqələri aydın şəkildə vurğulamağa imkan verir.

Təşkilati idarəetmə demək olar ki, həmişə rəhbər komitənin (COPIL) olmasını tələb edir.

Uğurlu həyata keçirmək üçün əsas məsləhətlər

Yaxşı layihə idarəçiliyi üç sütuna əsaslanır: struktur, nümayəndə heyəti və kommunikasiya.

1) Adekvat bir quruluş qurun

Təşkilat strukturu və biznes mühiti əlverişli olmalıdır və layihənin uğurunu təmin etmək üçün onun həyata keçirilməsini müşayiət etməlidir.

Şirkətin ölçüsündən asılı olaraq struktur az və ya çox rəsmi ola bilər.

Böyük şirkətlərdə, məsələn, struktur direktorlar şuralarından və/yaxud müxtəlif yüksək səviyyəli komitələrdən (rəhbər komitə, Layihə İdarəetmə Ofisi və s.) ibarət ola bilər.

Kiçik biznesin strukturu isə idarəetmə orqanları ilə məhdudlaşa bilər.

2) Müxtəlif orqanlar təşkil edin

Digər tərəfdən, yaxşı idarəetmə komandanın mövcud və təmsilçi (düzgün insanlardan ibarət) olmasını nəzərdə tutur.

Yüksək komitələrə rəhbərlik edən insanlar və layihə menecer(lər)i əvəzolunmazdır.

Müxtəlif orqanlar, xüsusən də əsas olanlar təmsil olunmalıdır.

3) Kanal məlumatı

Nəhayət, məlumatın lazımi şəxslə və lazımi vaxtda paylaşılmasına imkan verən uyğun ünsiyyətin qurulması effektiv idarəetmə modelində mühüm əhəmiyyət kəsb edir.

Məlumat aydın şəkildə ifadə edilməli və maraqlı tərəflər tərəfindən başa düşülməlidir.

4) Çərçivədən istifadə edin

Konkret olaraq, layihənin idarə edilməsini qurarkən, necə davam edirəm:

Mən layihənin müxtəlif maraqlı tərəflərini (daxili və xarici aktorlar) təhlil etməklə başlayıram.

Sonra mən şirkətin bu müəyyən edilmiş oyunçulara tətbiq olunan siyasətlərini, məsələn, yeni müştərilərin inteqrasiyası ilə bağlı sirkulyarları, səyahət zamanı beynəlxalq əməkdaşlıqlara xas olan xidmət qeydlərini və həmçinin layihənin nizamnaməsini müəyyən edirəm.

İdarəetmə planını qurmaq istədiyiniz zaman ən sadə şey, özünüzü müxtəlif qurumları özündə birləşdirən və layihə iştirakçılarının rol və məsuliyyətlərinin aydın şəkildə müəyyən edildiyi çərçivəyə əsaslanmaqdır.

Sonra mən əvvəlki iki nöqtəyə və təşkilatımın strukturuna əsaslanaraq layihəmin müxtəlif idarəetmə orqanlarını yaratdım. Mən idarəetmə RACI (böyük təşkilatlar üçün) yaratdım və müxtəlif orqanlar arasında əlaqələri aydın şəkildə qururam.

Nəhayət, birinci nöqtəyə əsaslanaraq uyğun ünsiyyət modelini qururam

Nəticə

Layihənin idarə edilməsi layihənin bütün həyat dövrünü əhatə edir və erkən həyata keçirilməlidir.

Layihənizin uğuru yaxşı idarəetmənin həyata keçirilməsindən çox asılıdır.

Layihə menecerlərinin öz layihələrinin effektiv idarə olunmasını təmin etmək üçün etibar edə biləcəyi bir neçə hal var.

Bu nümunələri xəritələşdirməyə imkan verən Çərçivəyə inteqrasiya etmək vacibdir.

Unutmayın ki, yalnız bir sxem müəyyən etmək kifayət deyil.

Sürətli qərar qəbul etmək üçün hər bir rolun təsir dərəcəsini və məlumatı necə yaymağı bilmək vacibdir.

Menbe : https://blog-gestion-de-projet.com/gouvernance-de-projet/

25.06.2023