Xəbərlər

Layihə resurslarının bölüşdürülməsinə dair 9 məsləhət

Layihə resurslarının bölüşdürülməsinə dair 9 məsləhət

Layihənin idarə edilməsində resursların bölüşdürülməsi planlaşdırma qədər vacibdir. Bu tapşırığı yerinə yetirməkdə sizə kömək edəcək 9 məsləhət.

Layihəni idarə etmək üçün sizə resurslar lazımdır. Bunlar müxtəlifdir və həm layihə komandası, həm də onun tapşırıqlarını yerinə yetirmək üçün istifadə etdiyi avadanlıq (kompüterlər, printerlər, telefonlar və s.), avadanlıq, alətlər və xammal, eləcə də layihənin həyata keçirilməsi üçün lazımi büdcə daxildir.

Layihə Jurnalı, Layihə menecerinin iş dəftəri PMO.az

Layihənin uğurunu təmin etmək üçün bütün bu resurslar müxtəlif vəzifələrə və layihənin müxtəlif iştirakçılarına düzgün və səmərəli şəkildə bölüşdürülməlidir. Bu missiyada sizə kömək edəcək 9 məsləhət var.

1. Layihənin əhatə dairəsini bilin

Resursların bölüşdürülməsi və ya idarə edilməsi haqqında danışmazdan əvvəl, layihənizin əhatə dairəsini bilməlisiniz. Layihənizin ölçüsü nədir? Uzunluğu nə qədərdir ? Bu suallara cavab vermək sizə layihənizi başa çatdırmaq üçün lazım olan resursların növü və sayı barədə düzgün qərarlar qəbul etməyə imkan verir.

Layihənizin əhatə dairəsi nə qədər dəqiq olarsa, resurslarınızı bir o qədər düzgün bölüşdürə biləcəksiniz. Buna görə də, resurslarınızı bölüşdürməzdən əvvəl layihənizlə bağlı mükəmməl müəyyən edilmiş vizyona sahib olmaq üçün vaxt ayırmağınız vacibdir.

Подготовительный курс для получения международного сертификата IPMA ICB4 в управлении проектами

2. Resursları müəyyən edin

Layihənizin əhatə dairəsini, əldə edilməli olan məqsədləri, onu həyata keçirmək üçün lazım olan vəzifələri, habelə son tarixləri və ayrılmış büdcəni bildiyiniz üçün, layihənizi uğurlu etmək üçün sizə lazım olan bütün resursları müəyyən etməyin vaxtıdır.

Layihəni başa çatdırmaq üçün müxtəlif növ resurslar tələb olunur:

İnsanlar: komandanızda neçə nəfər olmalıdır? Hansı bacarıqlara ehtiyacınız var? Hər bir komanda üzvünün layihədə hansı rolu və məsuliyyəti olmalıdır?

Materiallar: hansı növ avadanlıq lazımdır? Hansı miqdarda? Nə almaq lazımdır və sizdə nə var?

İş yeri: layihənizdə harada işləyəcəksiniz? Hansı yerlər mövcuddur (iclas otağı, ofislər və s.)?

Layihənizin ehtiyac duyduğu resursları sadalayın və onların əldə edilməsinin layihənin ümumi büdcəsinə uyğun olduğundan əmin olun.

Hər kəsi Layihə düşüncə kanalımıza qoşulmağa və bizi izləməyə dəvət edirəm. https://t.me/layihedushunce

3. Ayıq olun

Layihə idarəetməsində sıfır risk mövcud deyil. Çox güman ki, layihəniz planlaşdırıldığı kimi getməyəcək. Bu o deməkdir ki, yarana biləcək hər hansı bir problemi kompensasiya etmək üçün resurslarınızı mütləq yenidən bölüşdürməli olacaqsınız.

Yarana biləcək təhlükələri təxmin etmək və mümkün qədər məhdudlaşdırmaq üçün risklərin idarə edilməsini qurmağınız vacibdir. Həmçinin resurs cədvəli yaradın ki, hansı resursların hansı tapşırıqlar üçün istifadə olunduğunu biləsiniz. Nəhayət, eyni resursun eyni vaxtda iki tapşırıq üçün tələb olunmayacağına əmin olmaq üçün hər bir tapşırıq arasındakı asılılıqları mütləq nəzərə almalısınız.

4. Qlobal baxışa sahib olun

Həmişə resurslarınızın vəziyyətini bildiyinizə əmin olun. Komandanızın iş yükü nə qədərdir? Planlaşdırılmış tətil və ya xəstə günlər varmı? İstifadə etdiyiniz materialların və ya avadanlıqların vəziyyəti necədir? Ofislərinizin icarə müddəti nə qədərdir?

Yalnız müxtəlif göstəricilər və ya tapşırıqların gedişatı haqqında deyil (hətta bu məlumatlar çox vacib olsa belə) layihəniz haqqında ümumi məlumatın olması vacibdir.

PMO.az Layihə Düşüncə Məktəbi 1 ay ərzində beynəlxalq sertifikat alma imkanı təqdim edir

5. Havaya baxın

Uğurlu olmaq üçün vaxt effektiv idarə edilməli olan vacib elementdir. Layihə meneceri olaraq, komandanızın vaxtını və işini daim nəzarətdə saxlamalısınız. Məsələn, bir gündə görülə biləcək bir işin tamamlanmasının bir həftə çəkmədiyinə əmin olun. Bunu etmək üçün vaxt cədvəlləri kimi alətlərdən istifadə edin.

Vaxt cədvəli sayəsində siz:

• hər tapşırığı yerinə yetirmək üçün lazım olan vaxtı müəyyənləşdirin;
• faktiki vaxtı planlaşdırılan vaxtla müqayisə edin və bununla da düzəlişlər edin;
• işçilərinin iş yükünü bilmək və bununla da onu daha yaxşı bölüşdürmək;
• son müddətin sonunda tapşırıqlara resurslar ayırmaqla gecikmələri qabaqcadan görmək.

Bir sözlə, layihənizi idarə etməkdə daha səmərəli olursunuz.

6. Resurslarınızı həddən artıq yükləməyin

Sizcə, komandanıza daha çox iş verməklə, daha yaxşı çıxış edəcək? Siz səhv edirsiniz. Tükənmə, stress və demotivasiya həddindən artıq işin birbaşa nəticələridir. İşinizin keyfiyyəti pisləşə bilər və komandanız tamamilə ruhdan düşəcək və buna görə də daha az məhsuldar olacaq.

Üstəlik, bu, ədalətsiz münasibətdir, çünki layihə gecikdirilibsə, bu, çox güman ki, zəif planlaşdırma və ya resursların zəif bölüşdürülməsi ilə bağlıdır. Təşkilatınızı nəzərdən keçirin və lazım gələrsə, komandanıza təzyiq etmək əvəzinə işçiləri işə götürün.

7. Resurslarınızla ünsiyyət qurun

Komandanıza və onların ehtiyaclarına diqqət yetirin. Hər günün əvvəlində komandanızla əvvəlki günün nailiyyətləri və gün üçün gözləntiləri, eləcə də resurslar baxımından ehtiyaclar, qarşılaşılan problemlər və təklif olunan həll yolları haqqında sürətli bir yeniləmə (maksimum 10 dəqiqə) edin.

Bu, sizi layihənin gedişatı haqqında məlumatlandırmaq üçün əla yoldur.

8. Resurslarınızı bilin

Bilmədiyinizi idarə etmək çətindir. Layihə meneceri olaraq, komandanızın hər bir üzvünün bacarıqlarını, təcrübəsini, şəxsiyyətini, güclü və zəif tərəflərini bilməlisiniz. Beləliklə, onlara müvafiq tapşırıq və missiyaları həvalə edə və yüksək məhsuldarlığı təmin edə bilərsiniz.

9. Alətlərdən istifadə edin

Layihə idarəetmə proqramı resurslarınızı effektiv idarə etmək üçün vacib vasitədir.

Bütün layihə məlumatlarınızı real vaxt rejimində izləyin. Beləliklə, kimin hansı tapşırıq üzərində işlədiyini, kimin əlçatan olduğunu və kimin işi ilə həddindən artıq yükləndiyini, kimin məzuniyyətdə və ya xəstə olduğunu və s.

Bildirişlər və xəbərdarlıqlarla, bir tapşırığın vaxtı çatdıqda sizə xəbər verilir və siz hərəkətə keçə bilərsiniz. Siz həmçinin çox işləyən işçini ona kömək etmək üçün daha əlçatan bir həmkarı təyin etməklə işdən azad edə bilərsiniz.

Menbe : https://www.planzone.fr/blog/astuces-allocation-ressources-projet

15.09.2022