Xəbərlər
Layihənin Başlanğıc Görüşləri (kickoff meeting) üçün Sürətli Bələdçi
Layihənin Başlanğıc Görüşləri (kickoff meeting) üçün Sürətli Bələdçi
Layihənin ən yaxşı başlanğıcı layihənin tonunu təyin edir. Layihənin başlanğıc iclası sadəcə olaraq layihə menecerləri üçün layihənin məqsəd və vəzifələrini müəyyən etmək üçün bir fürsətdir. Layihə menecerləri layihə məqsədlərinə qərar verməzdən əvvəl müştərinin tələblərini, gözləntilərini və layihə üçün gözləntilərini tam başa düşməlidirlər. Layihənin başlanğıc iclası layihənin məqsədlərini təşkilatın maraqlı tərəflərinə çatdırmaq üçün effektiv vasitədir.
Layihənin Başlanğıc Yığıncağı nədir?
Layihənin başlanğıc iclası layihənin başlanğıcında layihənin maraqlı tərəfləri ilə təşkilatın müştəriləri arasında keçirilən rəsmi görüşdür. Bəzən təşkilatlar mövcud müştəriləri və ya yeni müştəriləri cəlb etmək üçün layihələr həyata keçirirlər. Bu halda, layihənin başlanğıc iclası təşkilatın maraqlı tərəfləri arasında layihənin məqsədlərini müzakirə etmək üçün rəsmi görüş kimi xidmət edir. Beləliklə, layihənin başlanğıc iclası layihənin idarə edilməsi metodologiyasında layihənin başlanğıc mərhələsinin tərkib hissəsidir.
Adətən layihənin işə salınması üçün iki görüş keçirilir - xarici və daxili. Xarici başlanğıc iclası təşkilatın maraqlı tərəfləri, sponsorları və müştəriləri arasında keçirilir. Təyin olunmuş layihə rəhbəri daxili başlanğıc iclasına rəhbərlik edir. Layihə üçün daxili başlanğıc görüşünün məqsədi layihənin məqsədinin xülasəsini təqdim etməkdir. O, həmçinin layihə komandasını müştərilərə təqdim edir. Xarici layihənin başlanğıc görüşü müştərilərin layihə komandası ilə tanış olduğu rəsmi görüşdür. Beləliklə, layihə meneceri hər iki layihənin ilkin görüşlərini müəyyən bir gündəliyə aparır ki, hər kəs layihənin məqsədləri haqqında eyni səhifədə olsun.
Layihənin başlanğıc görüşü nə üçün lazımdır?
Uğurlu layihənin başlanğıc görüşü layihənin uğurla başa çatmasına gətirib çıxarır. Başlanğıc iclasında layihə meneceri layihənin əsas məqsədlərini müzakirə etmək üçün layihə komandasını və maraqlı tərəfləri bir araya gətirir. Bu, layihə komandasının öz təşkilatları üçün layihəni tamamlamaqda aydın məqsədi olmasını təmin edir. Həm daxili, həm də xarici layihənin başlanğıc görüşləri vacibdir, çünki onlar hər bir layihə maraqlı tərəfinin rollarını və məsuliyyətlərini müəyyən edir. İstənilən şübhə və ya suallar layihənin başlanğıc iclasında birbaşa layihə meneceri ilə qaldırıla bilər ki, bu da gələcəkdə anlaşılmazlıqların və ya münaqişələrin qarşısını alır.
Layihənin başlanğıc görüşünün əsas məqsədi layihənin məqsədlərini, gözləntilərini, məhdudiyyətlərini və mərhələlərini rəsmi şəkildə müəyyən etməkdir. Bu elementlərin hər biri daha sonra layihənin həyat dövründə faydalı olacaq və layihənin nizamnaməsi və layihənin idarə edilməsi planının yaradılması üçün bələdçi kimi istifadə olunacaq. Layihənin başlanğıc iclası layihənin icrası zamanı layihə komandasının qarşılaşa biləcəyi potensial sürprizlər və qeyri-müəyyənliklərlə tanış olmaq üçün ideal yerə çevrilir.
Cəlal Nağıyev və Rəşad İbrahimov Layihənizin maliyyələşdirilməsi haqqında
Bir layihə üçün başlanğıc görüşünü necə təyin etmək olar?
Yuxarıda müzakirə edildiyi kimi, layihənin başlanğıc iclası layihə üçün ideal başlanğıc nöqtəsidir. Bununla belə, uğurlu layihənin başlanğıc iclası əvvəlcədən yaxşı hazırlanmalı və effektiv şəkildə planlaşdırılmalıdır. Layihənin başlanğıc iclasının gündəliyinin müəyyən edilməsi effektiv başlanğıc görüşünü təmin edir.
Layihənin Başlama Gündəliyi
Başlanğıc layihə iclasının gündəliyi görüşü asanlaşdırmağa kömək edir. Vacib təfərrüatları unutmaq və ya düzgün suallar verməmək əvəzinə, layihə menecerləri layihə ilə bağlı kritik məlumatların düzgün çatdırılmasını təmin etmək üçün layihənin başlanğıc iclası üçün gündəm yarada bilərlər. İclasın gündəliyini yaratmaq sənədlərin köməyi ilə iclasa əvvəlcədən hazırlaşmaq deməkdir. Beləliklə, layihə menecerləri müştərilərindən cavab almaq üçün ehtiyac duyduqları sualların siyahısını hazırlaya və ya layihənin başlanğıc iclasının gündəm sənədində layihə qrupunun layihə ilə bağlı şübhələrini qeyd edə bilərlər. Onlar həmçinin bu sualları və ya müvafiq sənədləri layihənin real başlanğıc görüşündən əvvəl e-poçt ünvanına göndərə bilərlər.
Layihə rəhbərləri layihənin başlanğıc iclası üçün gündəm yaratmaq və onu iştirakçılar və ya iclasda olmayanlarla bölüşməklə, bütün mühüm layihə detallarının maraqlı tərəflərə məlum olmasını təmin edirlər. Bu, həm də başlanğıc görüşünü daha səmərəli edir, çünki iştirakçıların görüşə əvvəlcədən hazırlaşmaq üçün kifayət qədər vaxtı var. Layihənin başlanğıc iclasının iştirakçıları suallarını görüşün gözlənilən tarixinə qədər layihə menecerinə elektron poçtla göndərə bilərlər. Bu, layihə menecerinə ümumi suallara cavablarla daha ətraflı layihənin başlanğıc gündəliyi hazırlamağa kömək edəcək. Bundan əlavə, layihə menecerləri layihənin uğurlu başlanğıc görüşünü təmin etmək üçün protokollar və iclas protokolları arasındakı fərq haqqında aydın olmalıdırlar.
Layihənin başlanğıc iclasının gündəliyi
Başlanğıc iclasının gündəliyinə layihənin effektiv başlanğıc iclası üçün müəyyən vacib elementlər daxil edilməlidir. Bu elementlər fərdi layihələrin xarakterindən asılı olaraq dəyişəcək. Bununla belə, əksər layihənin başlanğıc iclasının gündəmlərində bu ümumi elementlər var.
Giriş. Əksər layihələr yeni müştərilər, sponsorlar, layihə menecerləri və Layihə İdarəetmə Peşəkarları ilə başlayır. Beləliklə, buzu qırmaq və layihənin maraqlı tərəfləri arasında gərginliyi azaltmaq üçün giriş və ya təqdimata ehtiyac var.
Layihənin fonu. Təşkilatın qısa tarixini və layihənin icrası ilə bağlı məqsədlərini təqdim etmək maraqlı tərəflər arasında etimadın qurulmasına kömək edəcəkdir. Bu bölmədə layihənin biznes nümunəsi və onun nəyə nail olmağa çalışdığı müzakirə oluna bilər.
Layihənin məqsədi və vaxtı. Burada layihənin bütün nəticələrini özündə əks etdirən TT (texniki tapşırıqlar) qeyd olunur. Layihənin nəticələri ilə yanaşı, layihənin əhatə dairəsi və vaxtı da olacaq.
Planlar, metodologiyalar və alətlər. Layihənin başlanğıc iclasının gündəliyinin bu bölməsinə layihənin planlaşdırılması, icrası və tamamlanması üçün yanaşmalar və ya alətlər daxildir.
Rol və məsuliyyətlər. Bu bölmə hər bir layihə iştirakçısının rollarını və məsuliyyətlərini müəyyən edir. İclas gündəliyinin bu hissəsi, həmçinin layihə haqqında biliklərin rəvan ötürülməsini təmin etmək üçün layihənin necə və nə qədər tez-tez məlumat veriləcəyini müəyyən edə bilər.
Layihə riskləri və fəaliyyət planları. Bu bölmədə layihənin tamamlanmasından əvvəl hər hansı qeyri-müəyyənliklər qeyd olunur.
Suallar. Bu bölmə layihə rəhbərinə əvvəlcədən təqdim edilmiş layihənin başlanğıc iclası iştirakçılarının narahatlıqlarını və ya şübhələrini həll edəcək.
Nəticə
Beləliklə, praktiki layihənin başlanğıc iclası vasitəsilə uğurlu layihənin başlanması təşkilat üçün layihənin uğurlu çatdırılmasını təmin edir. Müfəssəl gündəliyi olan yaxşı planlaşdırılmış layihənin başlanğıc iclası layihənin həyata keçirilməsinə maneələrin qarşısını almağa kömək edir. Bu, layihənin maraqlı tərəfləri arasında etimadın qurulmasına və layihə meneceri və layihənin idarə edilməsi komandasına etimad yaratmağa kömək edir. IPMA Sertifikatlaşdırma Təlim Kursu layihə üçün başlanğıc görüşünün əhəmiyyəti haqqında ətraflı məlumat verir. IPMAçılar bu təlim və sertifikatlaşdırma kursundan istifadə edərək layihənin başlanğıc iclasının gündəliyini necə təyin etməyi öyrənə bilərlər. Bu kurs vasitəsilə onlar bu prestijli sertifikatı qazanacaq və təşkilatlarının layihə müvəffəqiyyət dərəcəsini artıracaqlar.
19.10.2022
