Xəbərlər

Vaxt İzləməsinin Faydaları: Şirkətinizin Vaxt İzləməsində Niyə Uğursuz Olması Budur

Vaxt İzləməsinin Faydaları: Şirkətinizin Vaxt İzləməsində Niyə Uğursuz Olması Budur

Bir şirkət və ya bir başlanğıc idarə edərkən, hər bir detala diqqət yetirə bilərsiniz. Əgər proqram tərtibatçıları, dizaynerlər və layihə menecerlərini işə götürürsünüzsə, vaxtın izlənməsi yəqin ki, gündəlik işinizdir. Ola bilər ki, bu, işdə sevimli vəzifəniz olmaya bilər, çətin və əsəbi ola bilər, lakin əksər peşəkar xidmətlərdə bu, məcburi hala gəlib.

Vaxtın izlənməsi işçilərin məhsuldarlığını idarə etməyə, müəyyən bir işə sərf olunan vaxtı izləməyə imkan verir və nəhayət, şirkətdə işçi qüvvəsinin gələcək bölgüsünü daha yaxşı optimallaşdırmağa kömək edir.

Daha da əhəmiyyətlisi, müştərilərə əslində nə üçün ödədiklərini göstərməyə kömək edir.

"Vaxtın izlənməsi saata görə hesab verən peşəkarlar üçün vacibdir"— Fast Company

Ən azından bunu etmək üçün əsas səbəb budur.

Nə üçün vaxtı izləmək məntiqlidir

Tədqiqatlar göstərir ki, vaxtın idarə edilməsindən istifadə etməyən şirkətlər ildə orta hesabla 18.000 dollardan çox itirirlər.

Kiçik Biznes Trendlərinə əsasən, düzgün həyata keçirildikdə, vaxtın izlənməsi şirkətinizin həm komandalar, həm də müştərilər üçün daha səmərəli və şəffaf olmasına kömək edə bilər:

“Müvafiq vaxt və layihə izləmə proqramı şirkətlərə bu töhfəni ölçmək üçün lazım olan daha mürəkkəb ölçülərə baxmayaraq, işçilərinin töhfəsini başa düşməyə və hesablamağa kömək edə bilər.”

İdeal olaraq, vaxtın izlənməsi işçi qüvvəsini təyin edərkən və ya gələcək layihələri qiymətləndirərkən ehtimalları azalda bilər və şirkətə daha yaxşı büdcə yaratmağa kömək edə bilər.

Lakin McKinsey & Company hesabatına görə, reallıq çox fərqlidir:

“Orta hesabla iri İT layihələri büdcəni 45%, zamanla isə 7% artıqdır, eyni zamanda proqnozlaşdırılandan 56% az dəyər verir. Proqram təminatı layihələri ən yüksək xərc və cədvəlin aşılması riski altındadır”.

Beləliklə, indi düşünə bilərsiniz:

Niyə iş saatlarını qeyd etmək bu qədər zəruridirsə, bunun mənim üçün yaxşı olmaya biləcəyini deyirsiniz?

Dərhal izah edəcəm.

Zaman İzləmə - Mənasız Zaman

Bir çox şirkətlər bunu etmək üçün işçilərin vaxtını izləmək üçün proqram tətbiq edirlər.

Michal Belyak "Layihə Menecerinin Vaxt və Davamlılıq Bələdçisi"ndə çox vacib bir işə diqqət çəkir:

“...vaxtın izlənməsi, düzgün həyata keçirilmədikdə, işçilərinizi həddən artıq yükləyə bilər və həqiqətən məhsuldarlığı bir qədər də artırmaya bilər.”

Bu, tərtibatçılar cəmiyyətinin cari məsələsidir və cənab Ann Dev tərəfindən “Mən pis tərtibatçıyam, bu, yeganə ağlabatan izahatdır”. O, qarşısına çıxan vaxt idarəetmə proqramlarından necə qorxduğunu, qorxutduğunu və hətta utandığını belə təsvir edir:

“Özümü pis və qəzəbli hiss etdim. Özümü komandama yük kimi hiss edirdim. Və mən bir müştəri ilə dörd saat nahar yeməyi dörd saat kodlaşdırma ilə müqayisə etmək kimi hiss etdim. Bəs mənim səmərəsizliyim haqqında düz deyirdilər? Yoxsa mən öz heysiyyətimi və məhsuldarlığımı inkar edirdim?”

Onun Medium və Hacker News icmasında aldığı cavab və şərhlərdə bu məsələnin miqyasını görə bilərsiniz. Tərtibatçı yoldaşlar ona rəğbət bəsləyirlər, çünki onlar da öz işlərinə və proqram təminatının hazırlanmasının çətin olduğunu və hər zaman ciddi saatlarla və ya digər layihələrlə müqayisə edilə bilməyəcəyini başa düşməyən insanlara lazımi qiymət verilmədiyini hiss edirlər.
Vaxt izləmənin təhlükələri

Beləliklə, işçilərinizi qıcıqlandırmadan izləmə zamanı ən çox necə istifadə edə bilərsiniz?

Bu beş ümumi səhvdən qaçmağın ən yaxşı yolu:

1. Vaxt İzləmə Vaxtını İtirmək

Bir çox işçi üçün iş vaxtının hesablanması əngəldir. Onlar sadəcə vaxt cədvəllərini doldurmağa əlavə vaxt sərf etməlidirlər.

Layihə menecerləri üçün Harvest və ya Basecamp kimi bir çox proqram alətləri var, lakin onlar istifadəçilərdən iş vaxtlarını izləmək üçün müəyyən formaları doldurmağı yadda saxlamağı tələb edir. Bu hesabatlar qeyri-dəqiq ola bilər, bu barədə bir azdan danışacağam, lakin onlar həm də işçilər üçün çox vaxt aparır.

Bununla belə, Toggl kimi real vaxt rejimində izləmə vasitələri var ki, sizdən heç bir vaxt cədvəlini doldurmağınızı tələb etmir. Bunun əvəzinə işçilər lazım olduqda izləyicini işə salır və dayandırır. Bu, onlara həqiqətən işi görməyə imkan verir və bəzi məyusluqlardan xilas olur.

Bildiyiniz kimi PMO.az Layihə düşüncə məktəbi layihəsi çərçivəsində Microsoft Project əsasları video kursu istifadənizdədir.

2. İzləmək üçün hər şey deyil

Biz mükəmməl deyilik - gəlin etiraf edək. Səhv edirik, yalan danışırıq və ya unuduruq. Beləliklə, geri tarixə vaxt izləmə necə dəqiq ola bilər?

Başqa bir araşdırma göstərir ki, iş saatlarımızı izləyərkən nə qədər şeyləri nəzərə almırıq, çünki onlar sadəcə ödənilmir: əsasən e-poçtlar, görüşlər və ya komanda ünsiyyəti. Məsələn, e-poçtların hesaba alınmaması ciddi pul itkilərinə səbəb olur.

Harvard Business Review jurnalının məlumatına görə, ABŞ iqtisadiyyatı məhsuldarlığa görə gündə 50 milyon saat və ya 7,4 milyard dollar itirir. Bu, yalnız insanların e-poçtları oxumaq və cavablandırmaq üçün sərf etdikləri vaxtı iş vaxtı kimi hesablamağı unutduqları üçün baş verir.

3. Vaxtını izləmək üçün komanda motivasiyasının olmaması

Vaxt izləmək bizim xoşumuza gələn bir iş deyil. Bir çoxumuz üçün bu qeyri-təbii və ya mənasızdır.

Menecerin məsuliyyəti işçiləri layihənin vaxtını izləməyin vacibliyi haqqında məlumatlandırmaq və onlara bunu necə düzgün edəcəyini göstərməkdir.

Mixal Belyak baş nazirin təlimatında dediyi kimi:

“[Siz edə bilməzsiniz] bir gün sadəcə komanda üzvlərinizi bir otağa toplayın və deyin: “Bundan sonra biz işinizin necə inkişaf etdiyini izləmək üçün bu İT vaxt izləmə proqramından istifadə edəcəyik. Bura, indi ora klikləyin, əla, sağ olun, görüş bitdi”.

Kontekstin olmaması cənab Ann Devin bu məqalənin əvvəlində qeyd etdiyi kimi vəziyyətlərə gətirib çıxara bilər: insanlar vaxt cədvəllərinə sərf etdikləri vaxta görə pis hiss etməyə başlaya bilər, bütün prosesdən əsəbiləşəcək və qəzəblənəcəklər.

4. Tapşırığın tamamlanmasından sonra vaxtın izlənməsi

Bu barədə əvvəllər danışmışam — işçilər tapşırığı yerinə yetirdikdən sonra vaxt cədvəllərini doldurmağa meyllidirlər ki, bu da fərziyyələrə və təxminlərə səbəb olur.

Qeyri-dəqiq vaxt qeydlərinə əsaslanan hesabatlar yalnışdır və şirkət üçün həm idarəetmə, həm də maliyyə problemlərinə səbəb olur.

Vəziyyəti daha da pisləşdirmək üçün işçilərin 9,1%-i həftədə bir dəfə, 3,6%-i isə ayda bir dəfə vaxt cədvəllərini dolduraraq daxil etdikləri məlumatları daha da qeyri-dəqiq edir. İşçilərinizə vaxt cədvəllərini mütəmadi olaraq doldurmağı və ya real vaxt rejimində izləmə alətlərinə keçməyi xatırladın.

Layihələrin idarə olunmasında menecerlər üçün ən səmərəli alətlərdən biri Microsoft Projectdir. Ondan istifadə etməniz üçün 4 əsas səbəb:

5. Yanlış hesabatlar yaradın

Əgər vaxt cədvəllərindən əldə etdiyiniz məlumatlar qeyri-dəqiqdirsə, resurslarınızı necə bölüşdürə bilərsiniz?

İşçilərinizin müəyyən tapşırıqlara nə qədər vaxt sərf etdiyini dəqiq bilmədən siz gələcək layihələri lazımınca qiymətləndirə və ya çox qiymətləndirə bilərsiniz ki, bu da şirkətinizin büdcəsinə ziyan vura bilər.

Layihənin düzgün proqnozlaşdırılması layihənin idarə edilməsində mühüm əhəmiyyət kəsb edir, ona görə də yanlış məlumat əsasında bu qərarları qəbul etmək istəmirsiniz.

Resurs İdarəetməsini nəzərdən keçirin

Vaxtın izlənməsi işçilərinizin tapşırıqlara neçə saat sərf etdiyini izləməyə imkan versə də, resurs idarəsi sizə iş yükü və mövcud komanda üzvləri əsasında resurslarınızı səmərəli şəkildə bölüşdürməyə kömək edir.

Bu yolla siz digər komandalar üçün fasilələrdən qaçınmaqla yanaşı, işçilərinizə həddən artıq iş yükləməyəcəyinə əmin olursunuz.

Bu sadə ideyaya əsaslanaraq  — təqvim hesabatları və ya vaxtın idarə edilməsi strategiyalarında kömək edən sadə resurs planlaşdırma vasitəsini yaratdıq. Proqram təminatının hazırlanması sahəsində möhkəm təcrübəyə malik olduğumuz üçün şirkətin axınını, həmçinin işçi və müştəri məmnuniyyətini təmin etmək üçün cari və gələcək layihələrdə işçi qüvvəsinin düzgün yerləşdirilməsinin nə qədər vacib olduğunu başa düşürük.

Resurs planlaşdırma alətini tətbiq etməyin səbəbi komandanız haqqında ümumi məlumat əldə etməklə bütün prosesə diqqət yetirməyə başlamaqdır. Belə bir alətin köməyi ilə siz bir anda bütün işçilərə nəzarət edə, onlara tapşırılan layihələrə, bayram və həftə sonlarına nəzarət edə bilərsiniz.

Tapşırıq əsaslı vaxtın izlənməsi böyük mənzərəni görməməzliyə vurmağa səbəb ola bilər, eyni zamanda resursun idarə edilməsi işçi qüvvənizi yalnız müəyyən bir tapşırığa sərf etdikləri vaxta görə deyil, həm də mövcudluğu və sağlamlığına görə daha yaxşı bölüşdürməyə kömək edir.

Şirkətiniz üçün nəyin işlədiyini öyrənin

Sizi vaxt izləmə və ya resurs planlamasını (hər ikisindən istifadə etmək məntiqlidir) seçməyə inandırmağa çalışmadığım üçün ümid edirəm ki, vaxt izləmənin təhlükələri barədə daha çox məlumatlısınız, xüsusən də bu, təşkilatda düzgün həyata keçirilmədikdə.

Şirkətinizdə vaxtı mümkün qədər səmərəli şəkildə izləmək istəyirsinizsə, bu bir neçə addımı izləməyi unutmayın:

• işçilərinizi narahat etməmək üçün bunu mümkün qədər asanlaşdırın

• komandanıza həm ödənişli, həm də ödənilməmiş hər bir hərəkəti izləməyi öyrədin

• komandanıza vaxtlarını mütəmadi olaraq izləməyi xatırladın

• dəqiq məlumatları izlədiyinizə əmin olun

Menbe : https://teamdeck.io/project-management/time-tracking-benefits/

1 ay ərzində beynəlxalq sertifikat alma imkanı təqdim edir 

07.07.2022