Xəbərlər

Yekun İşçi Yığıncağı Gündəliyi

Yekun İşçi Yığıncağı Gündəliyi

İşəgötürənləriniz arasında əməkdaşlıq təşkilatınızı yarada və ya poza bilər. İnsanlar e-poçt vasitəsilə keçirilə bilən şirkət komanda görüşlərindən şikayətlənirlər. Liderlər çox vaxt effektiv komanda iclasını planlaşdırmır və idarə edə bilmirlər. Xoşbəxtlikdən, yaxşı bir komanda iclası gündəliyi şablonunun işə girdiyi yer budur.

Komanda üzvləriniz görüşləri səmərəsiz hesab edə bilər, çünki onlar üçün dəqiq bir gündəminiz yoxdur. Bu, mövzuda qalmağınıza və söhbəti asanlaşdırmağa kömək edə bilər ki, hər kəs öz fikirlərini bölüşmək və digər insanların fikirlərini eşitmək üçün yer əldə etsin. Müzakirənin məqsədini aydınlaşdırmaq və qısa icmal təqdim etməklə siz bütün komandanızın vaxtına və özünüzə qənaət etmiş olacaqsınız.

Biz sizə altı istifadəyə hazır qrup iclası gündəliyi şablonu təqdim etməklə daha məhsuldar görüşlər keçirməyə kömək edəcəyik. Siz bu gündəm şablonlarından beyin fırtınası, layihənin nəzərdən keçirilməsi, işə başlama, rəy, giriş görüşləri və qərar qəbulu görüşləri üçün istifadə edə bilərsiniz.

Kompetensiyaları incələmək üçün bizim İPMA təlimlərə qatılın. 

Məzmun

Heyət iclasının gündəliyi niyə vacibdir?

Effektiv İşçi Toplantı Gündəliyi Yaratmaq üçün Məsləhətlər

Heyət iclasının gündəliyi şablonu

Aparat iclasının gündəliyinin mahiyyəti

Tez-tez verilən suallar: Komanda iclasının gündəliyini necə yazmaq olar

Heyət iclasının gündəliyi niyə vacibdir?

Araşdırma göstərib ki, işçilər pandemiyadan əvvəlki ilə müqayisədə bu gün iclaslarda 25,3% daha çox vaxt keçirirlər. Qeyri-məhsuldar görüşlərin bahalaşması işçi heyətinin iclasının gündəmini həmişəkindən daha vacib etdi.

Praktik işçi görüşünün gündəliyi iclasda müzakirə olunacaq vaxtı, iştirakçıları və mövzuları müəyyən etmək üçün faydalı bir bələdçidir. İclasın gündəliyini işçilərinizlə paylaşaraq, fikirlərinizi əvvəlcədən hazırlaya bilərsiniz. Bu, daha məhsuldar görüşə səbəb ola bilər və onun müddətini qısalda bilər. Qrup iclaslarının gündəmləri bəzən müzakirə üçün vaxt intervalı göstərir ki, insanlar əvvəlcədən planlaşdıra bilsinlər. Onlar həmçinin hər mövzuya kimin rəhbərlik etdiyini göstərirlər.

Effektiv İşçi Toplantı Gündəliyi Yaratmaq üçün Məsləhətlər

Komanda iclasının gündəliyi şablonu ilə işə başlamaq çətin ola bilər, buna görə də prosesdə sizə kömək etmək və yaxşı komanda iclası gündəliyi nümunəsi yaratmaq üçün 6 praktiki məsləhətin siyahısını bir araya gətirdik.

1. İşçi Yığıncağının Gündəmini təkbaşına tərtib etməyin

Komandanızdan heyət iclasının gündəliyinə töhfə verməsini xahiş etsəniz yaxşı olar. Onları işə cəlb edin və müzakirə etmək istədikləri çox vacib bir mövzunun olub olmadığını soruşun. Həmçinin görüş zamanı cavab ala bilmələri üçün rəhbərliyə hər hansı suallarının olub olmadığını soruşun.

İdeyaları qabaqcadan toplamaq sizə ən vacib mövzuları vurğulamağa və cari gündəmi təyin etməyə kömək edəcək. Bu, həm də onların eşitdiklərini və göründüyünü hiss edə bilmələri üçün daha əhatəli bir mühit yaratmağın bir yoludur. Bir çox insanlar fikirlərini açıq şəkildə təqdim etməkdən qorxurlar, buna görə də onları şəxsi olaraq toplayırlar.

2. Görüşün məqsədini təyin edin

Komanda iclasınızın gündəliyi görüşün məqsədini və məqsədini bildirməlidir. İştirakçılar beyin fırtınası sessiyası, performansın nəzərdən keçirilməsi və ya komanda işini təkmilləşdirməyə kömək edəcək fəaliyyətin olub-olmadığını bilməlidirlər. Nəyə nail olmaq istədiyinizi aydın şəkildə izah edin və komandanızın hazırlaya bilməsi üçün müzakirə edin.

Bu, paylaşılacaq ilk və ən vacib məlumatdır. Əgər görüşün məqsədini təxmin etməkdə çətinlik çəkirsinizsə, onda bütün komandanı toplamaqdansa, elektron məktub yazmaq daha yaxşıdır.

3. Qeyd etmək üçün kimisə tapşırın

Fasilitatorun təyin edilməsi görüş zamanı deyilənlər üzərində düşünməyə kömək edəcək. Bəzən komanda görüşü bir saata qədər davam edə bilər. Seansda deyilən hər şeyi xatırlamaq mümkün deyil, lakin bəzən ən vacib məqamları belə xatırlamaq çətindir.

Buna görə də qeyd olunanların boşa getməsinə imkan verməmək üçün real vaxt rejimində dəqiq qeydlər aparan birinə ehtiyacınız var, çünki bundan sonra nə edəcəyinizi heç kim xatırlamır. Görüşdən sonra qeydləri komandanıza göndərməyi unutmayın.

4. Gündəlik mövzularını prioritetlərə görə təşkil edin

Əsas diqqət heyətin iclasının gündəliyindəki ilk məsələlərə verilir. Beləliklə, müzakirə üçün ən vacib mövzuları başlanğıcda müzakirə etmək, onların tam əhatə olunduğuna əmin olmaq üçün ən yaxşısıdır. Bəzi gündəm məsələləri digərlərinə nisbətən daha aktualdır və mümkün qədər tez həll edilməlidir.

Bundan əlavə, ən vacib mövzuları heyət iclasının gündəliyinin sonuna qoysanız, komandanızın konsentrasiya səviyyəsi nəinki azalacaq, həm də vaxtınız tükənə bilər. Bunun baş verməməsi üçün iclasa giriş sözü ilə başlayın və dərhal sonra ən vacib məsələləri müzakirə edin.

Menecerlər adətən bunları maddələr kimi sadalayırlar, lakin gündəm məsələsini suala çevirmək daha yaxşıdır. Beləliklə, söhbət daha birbaşa və məqsədəuyğun ola bilər.

5. Müvafiq iştirakçıları sadalayın

Əlbəttə ki, bütün komandanızı müəyyən bir görüşə dəvət etməyinizə ehtiyac yoxdur, ancaq müzakirə edəcəyiniz görüşün gündəliyində olan məsələlərdə iştirak edən kiçik bir qrup insan. Mövzudan kənar mövqeləri olan insanların çox olması daha az diqqətli və uğurlu görüşlə nəticələnəcək.

Əgər komanda üzvü görüşə heç nə əlavə etmirsə, onları dəvət etmək vaxt itkisidir və şirkətinizin məhsuldarlığının azalmasıdır. Daha az adam iştirakçılara müzakirə mövzularına diqqət yetirməyə və mənalı töhfələr verməyə imkan verir.

6. Sonda nəzərdən keçirin

Seansın sonunda təkrar üçün vaxt ayırdığınızdan əmin olun. Görüş iştirakçılarına rəy bildirmələrinə icazə verin ki, hətta fikri olmayanların da öz fikirlərini bölüşmək şansı olsun. Bu baxışdan görüş zamanı baş verənlərin əksi kimi istifadə edin.

Komandanızdan məqsədlərin aydın olub-olmadığını, növbəti addımlarını bildiklərini, görüş vaxtının məqbul olub-olmadığını və s. soruşun. Bu, növbəti komanda görüşünüzün daha məhsuldar olmasını və ya görüş əla keçibsə, eyni dərəcədə məhsuldar olmasını təmin edir.

Heyət iclasının gündəliyi şablonu

Effektiv komanda iclası gündəliyini necə yaratmağı öyrəndiyinizə görə, işiniz üçün istifadə edə biləcəyiniz altı şablona nəzər salaq.

1. İclasın gündəliyini planlaşdırın

İşçilərin beyin fırtınası görüşü komandanıza onların rəyinə və daxilolmalarına dəyər verdiyinizi göstərmək üçün əla bir yoldur. Beyin fırtınası yaradıcı bir proses olsa da, onun hələ də struktura ehtiyacı var.

İşçilərin iclas gündəliyi şablonunda istifadə edə biləcəyiniz suallar:

Müəyyən bir tapşırığı yerinə yetirmək üçün hansı alətlər və işçilər lazımdır?

Müəyyən bir məqsədə çatmaq üçün hansı addımları atmalıyıq?

Şirkət brendimiz hansı müsbət və mənfi düşüncələri və obrazları doğurur?

Digər oxşar müştərilərdən və ya məhsullardan nə ilə fərqlənə bilərik?

İnsanlar xidmətlərimizi alarkən ən çox hansı problemlərlə üzləşirlər?

Xidmətlərimiz haqqında nəyi dəyişdirərdiniz ki, onlar daha geniş auditoriyaya müraciət edə bilsin və ya hər bir potensial müştərinin ehtiyaclarını ödəsin?

Bu layihə üzərində işləməyin ən yaxşı tərəfi nədir?

2. Əlaqə iclasının gündəliyi şablonu

Görüşləriniz haqqında rəy almaq üçün görüşlər keçirməyə ehtiyac yoxdur? Hesab edirik ki, rəy almaq üçün görüşlər keçirməyə ehtiyac yoxdur. Geribildirim almaq və rəy bildirmək vacibdir. Görüşünüzə dair şərhlər sizə ən yaxşılarını yaratmağa kömək edəcək.

Dediyimiz kimi, şura iclasları bir çox işçi üçün darıxdırıcı ola bilər. Görüşdən sonra rəy sorğuları onları daha az stress keçirməyə kömək edə bilər. Siz hətta bu işdə sizə kömək etmək üçün rəy idarəetmə vasitələrindən istifadə edə bilərsiniz.

Görüş iştirakçıları haqqında məlumat toplayın və komandanızın görüşlərini necə təkmilləşdirə biləcəyinizi və effektiv görüş gündəliyini necə yarada biləcəyinizi öyrənin. Rəy görüşünün gündəliyi şablonunuz üçün bu suallardan istifadə edin:

Sizcə, bu şura iclasının ciddi məqsədləri varmı?

Sizcə müzakirə mövzuları aktualdırmı?

1-dən 10-a kimi komanda görüşlərimizi nə dərəcədə məhsuldar hesab edirsiniz?

Niyə belə hiss etdiyinizi bölüşə bilərsinizmi?

Komanda görüşləri zamanı fikrinizi bölüşməkdə özünüzü rahat hiss edirsiniz?

Növbəti dəfə görüşləri yaxşılaşdırmaq üçün nə edə bilərik?

3. Uyğunlaşma və uyğunlaşma görüşləri

Şirkətinizdə hər bir yeni komanda üzvü işə qəbul prosesindən, bir sıra tədbirlərdən və təlimlərdən keçməlidir. İşə qəbul prosesi şirkətin missiyasına nəzər salır, iş yerinə ekskursiya edir, məlumat əldə etmək yolları, əlavə təlimata ehtiyacı olduqda əlaqə məlumatları və s. haqqında məlumat verir. Siz həmçinin prosesdə sizə kömək edəcək alətlər tapa bilərsiniz.

Onboarding şirkətinizdə bir işçinin yolunda mühüm addımdır. Belə ki, bu prosesə diqqət yetirilməsə, yeni üzvlər arasında narazılıq ehtimalı daha yüksəkdir. İşə qəbul prosesinin nə qədər effektiv olduğunu ölçmək üçün yeni işəgötürənlə müsahibə planlaşdıra bilərsiniz. Giriş və giriş görüşləri üçün şablon gündəliyiniz üçün bu suallardan istifadə edin:

Müsahibə zamanı rolunuz yaxşı təsvir olundu və hazırkı işiniz təsvirə uyğun gəlirmi?

1-dən 5-ə qədər, verilən təlimdən nə dərəcədə razısınız?

Hansı məhsulları/xidmətləri təklif etdiyimizi tam başa düşürsünüzmü?

Onboarding prosesinizi yaxşılaşdırmaq üçün nə edə bilərik?

4. Başlanğıc iclasının gündəliyi

Başlanğıc Toplantısı layihəyə başladığınız zaman keçirdiyiniz ilk iclasdır. Bu görüşün yaxşı strukturlaşdırılmış gündəliyi olmalıdır, çünki o, komandaya atmalı olduqları bütün lazımi addımları izah edəcəkdir. Komandanızdan izah etdiyiniz hər şeyin aydın olub olmadığını soruşmağınızdan əmin olun.

Başlanğıc görüş şablonundan istifadə edə bilərsiniz:

Bu layihədə iştirak edəcək menecer və komanda üzvlərinin təmsil olunması

Tezliklə istifadəyə veriləcək layihənin ən vacib tərəflərini müəyyənləşdirin.

Layihənin sonunda nail olmağa çalışdığınız komanda məqsədlərini və mərhələlərini təqdim edin.

Son tarixlər və komandanın bitmiş layihəni necə başa düşəcəyi barədə bizə məlumat verin

Uğurunuzu necə ölçəcəyinizi göstərin

5. Layihənin qeydiyyatı iclasının gündəliyi

Dizayn baxışı görüşləri komandanızın gedişatını izləmək üçün istifadə olunur. Bu, həm də komandanızın ilkin görünməyən problemlə üzləşdiyini yoxlamağın bir yoludur ki, siz məsləhətlər və alətlər təqdim edəsiniz.

Komanda iclasınızın gündəliyində istifadə edə biləcəyiniz suallar:

Cari iş yükünüzün öhdəsindən gələ bilərsiniz, yoxsa onun bir hissəsini başqasına həvalə etməliyik?

Son qeydiyyatımızdan sonra nə əldə etdiniz?

Son tarixə çata bilərsiniz, yoxsa daha çox vaxt lazımdır?

Tapşırıqlarınızı yerinə yetirmək üçün kifayət qədər resurslarınız varmı?

Son vaxtlar tapşırıqlarınız üzərində işləyərkən hər hansı çətinliklə qarşılaşmısınız?

Layihə ilə bağlı konkret suallarınız varmı?

Tamamlanmış tapşırıqlarınızın uğurunu ölçmək üçün hər hansı bir vasitəniz varmı?

6. Qərar qəbul etmək üçün iclasın gündəliyi

Komandaların şirkət miqyasında əhəmiyyətli bir qərar üzərində razılığa gəlməsi lazım olduqda qərar iclası lazımdır. İştirakçılar hazırlıqlı gəlməlidirlər ki, özlərini qərar verməyə hazır hiss etsinlər. Buna görə də onlara gündəm şablonu göndərmək vacibdir.

İclas şablonunda müzakirə oluna bilən gündəm məsələləri:

Qəbul edilməli olan seçimləri və qərarları təsəvvür edin

Mövcud olan müxtəlif variantları müzakirə etmək

Bu iclasda qəbul ediləcək qərarı göstərin

Növbəti addımlara kimin cavabdeh olduğunu müzakirə edin

Əlavə etmək üçün başqa bir şey olub olmadığını soruşun

Aparat iclasının gündəliyinin mahiyyəti

Altı hazır kadr yığıncağının gündəliyi nümunəsi haqqında məqaləmizin sonuna gəldik. Hər görüşdən əvvəl niyə gündəm hazırlamalı olduğunuzu və bunun sizə və komandanıza necə kömək edə biləcəyini sizə göstərdik. Daha sonra altı müxtəlif növ görüşlərdə verə biləcəyiniz suallardan bəzi nümunələri sadaladıq. Onlar sizə suallar yaratmağa və ya onları istifadəyə hazır şablon kimi qəbul etməyə ilham verə bilər.

Tez-tez verilən suallar: Komanda iclasının gündəliyini necə yazmaq olar

Komanda görüşü üçün gündəliyi necə yaratmaq olar?

Komandanız üçün ideal gündəliyi müəyyən etmək üçün onu digər üzvlərlə birlikdə hazırlamalısınız. Başqalarının fikirlərini topladıqdan sonra növbəti addım görüşün məqsədini təyin etmək və gündəmdəki məsələlərə üstünlük verməkdir. Sonra gündəliyə baxın və digər iştirakçılara göndərin

Komanda iclasının gündəliyini necə qurursunuz?

İclasın gündəliyində iclasda müzakirə olunan bütün mövzular olmalıdır. Mümkünsə, mövzuları sual şəklində yazın. Onlarla yanaşı, hər bir mövzu üçün müəyyən edilmiş vaxtı və görüş zamanı çıxış edəcək və ya iştirak edəcək iştirakçıları yazın.

Heyət iclası üçün gündəliyi necə yaratmaq olar?

Effektiv işçi yığıncağının gündəliyini hazırlamaq, görüşün əsas məqsədini müəyyənləşdirmək. Növbəti addım olaraq, qeydlər aparmaq və hadisələri izləmək üçün görüşdə kimisə təyin edin. Gündəminizi prioritet mövzular üzrə təşkil etməyi unutmayın. Gündəliyi yazarkən görüşü başa düşməyinizə kömək etmək üçün müvafiq iştirakçıları siyahıya alın. Nəhayət, heç vaxt şəxsi heyətin iclasının gündəliyini yazmayın. Komandanızdan giriş istəyin və gündəliyi yenidən yoxlayın.

Heyət iclaslarında nədən danışırsınız?

Görüşün növündən asılı olaraq müxtəlif mövzuları müzakirə edə bilərsiniz. Beyin fırtınası sessiyasında siz yaradıcı proses qurursunuz və komandadan işə daha çox cəlb olunmaq kimi hər hansı bir mövzuda məlumat verməsini xahiş edirsiniz. Başlanğıc iclasında siz tez-tez bunu edəcək insanı təqdim etmək ilə bağlı mövzuları müzakirə edirsiniz. Menbe : https://www.effy.ai/blog/staff-meeting-agenda-template

20.10.2022