Xəbərlər

Layihə İdarəetməsində Məzmun Sürünməsinin İdarə Edilməsi

Layihə İdarəetməsində Məzmun Sürünməsinin İdarə Edilməsi

Layihə menecerləri layihənin idarə edilməsinin başlanğıcından bəri əhatə dairəsinin daralmasından əziyyət çəkirlər. Layihə idarəçiliyində miqyasda sürüşmənin idarə edilməsi yaxşı müəyyən edilmiş, sənədləşdirilmiş və idarə olunan spesifikasiyalar tələb edən mürəkkəb bir işdir.

Scale creep -həmçinin xüsusiyyət sürünməsi, fokus sürünməsi, xüsusiyyət sürünməsi və mətbəx sink sindromu kimi tanınır - layihəyə daxil ola, çevrilə və məhv edə bilər.

Layihənin əhatə dairəsi müəyyən edilmişdir

"Layihənin əhatə dairəsi" nə deməkdir? Sadəcə olaraq, bunlar layihə parametrləridir. Layihənin əhatə dairəsi layihənin bütün əsas nəticələrini və hər hansı sərhədlərini müəyyən edən və təsvir edən ətraflı təsvirdə göstərilməlidir.

Dizayn qrupuna lazımi məhsulu vaxtında və büdcə daxilində istehsal etmək üçün kifayət qədər məlumat daxil edilməlidir. Bir qayda olaraq, layihənin əhatə dairəsi layihənin idarə edilməsi proseslərinin ilkin mərhələsində müəyyən edilir, sənədləşdirilir və layihənin bütün maraqlı tərəfləri ilə razılaşdırılır.

Layihənin əhatə dairəsi və məhsulun əhatə dairəsi

Əhatə dairəsi necə işləyir?

Layihənin dəqiq müəyyən edilmiş əhatə dairəsi olsa belə, siz hələ də əhatə dairəsinin sürüşməsindən ehtiyatlı olmalısınız. Bu fenomen adətən büdcə, vaxt və/və ya resurslarda ekvivalent artım təmin etmədən artıq təsdiqlənmiş məhsul dizaynlarına yeni funksiyalar əlavə edildikdə baş verir. Böyük Britaniyada yerləşən Smart Project hesab edir ki, genişlənmənin əsas səbəbləri:

Zəif Tələblərin Təhlili: Müştərilər həmişə nə istədiklərini bilmirlər və yalnız qeyri-müəyyən bir fikir verə bilərlər. "Görəndə biləcəm" sindromu.

İstifadəçiləri kifayət qədər erkən cəlb etməyin. İstifadəçilərin nə istədiklərini və ya ehtiyaclarını bildiyinizi düşünmək ciddi səhvdir. Onları həm tələblərin təhlili, həm də dizayn mərhələlərinə cəlb etmək vacibdir.

Layihənin mürəkkəbliyinin düzgün qiymətləndirilməməsi. Bir çox layihələr sənaye üçün yeni olduğu və əvvəllər heç vaxt edilmədiyi üçün problemlərlə üzləşir. Heç kim nə gözlədiyini, öyrənilən dərsləri və soruşacaq heç kim olmadığını bilmir.

Dəyişikliklərə nəzarətin olmaması: Əksər layihələrin müəyyən dərəcədə genişlənməsini gözləmək olar, ona görə də bu dəyişiklikləri idarə etmək üçün prosesin hazırlanması vacibdir. Sənədləşdirmə, nəzərdən keçirmə, təsdiqləmə və resurslar üçün sadə bir proses həyata keçirilə bilər.

Qızıl örtük: Bu termin dəyər əlavə etmək ümidi ilə layihənin əhatə dairəsini aşmaq üçün istifadə olunur. Bu dəyişikliklər istər-istəməz vaxt və büdcə tələb edir və müştəri məmnuniyyətinin artmasına zəmanət vermir.

Əhatə dairənizi genişləndirmək üçün daha çox səbəb

Heç kimə sirr deyil ki, layihənin idarə edilməsində əhatə dairəsini idarə etmək çətin bir iş ola bilər. Layihənin əhatə dairəsi çox vaxt təbiətdə axıcı olduğundan, layihə irəlilədikcə çevrilməyə meyllidir. Ancaq nəzarətdən çıxmağa icazə verilərsə, asanlıqla fəlakətli ola bilər. Məsələn, Wikipedia əhatə dairəsinin sürüşməsinin aşağıdakı səbəblərini sadalayır:

Müəyyən edilmiş "pulsuz dəyər" siyasəti ilə səmimi olmayan müştəri

Tərəflər arasında zəif ünsiyyət

Layihə məqsədlərinə çatmaq üçün nəyin tələb olunduğunun düzgün ilkin tərifinin olmaması.

Zəif dəyişiklik nəzarəti

Zəif layihə meneceri və ya icraçı sponsor

Subyektiv kəmiyyət qiymətləndirmələrinə əsaslanan çevik proqram təminatının inkişafı

Layihənin təəccüblü statistikası

Ölçəkləmə bir layihənin sahib ola biləcəyi yeganə düşmən olmasa da, o, ən uzağa çatmağa meyllidir. Düzgün müəyyən edilmiş layihə olmadan və/yaxud prosesdə çoxsaylı dəyişikliklərə icazə vermədən layihə asanlıqla büdcəni aşa bilər, son tarixi qaçıra və layihənin uğuruna zərər verə bilər. Təəccüblü deyil ki, layihələrin üçdə birindən azı vaxtında və büdcə daxilində tamamlanır. The Standish Group CHAOS-un 2009-cu il hesabatında tapıldı:

Bütün layihələrin 32%-i uğurlu olub, yəni vaxtında, büdcə çərçivəsində, lazımi xüsusiyyət və funksiyalarla həyata keçirilib.

44% etiraz edildi; bu layihələr gec, büdcədən artıq və/yaxud xüsusiyyət və funksionallıqdan məhrum edilib

24% uğursuz oldu ki, bu da tamamlanmadan ləğv edilmiş və ya tərk edilmiş və heç istifadə edilməmiş layihələr tərəfindən göstərilmişdir.

Standish Group-un CIO-su Jim Creer deyir: "Bu rəqəmlər əvvəlki tədqiqatın müvəffəqiyyət dərəcələrində azalma, eləcə də uğursuzluqların sayında əhəmiyyətli artım deməkdir". “Bu, son beş məşq dövründə ən aşağı nöqtədir. Bu ilki nəticələr on ildən çox müddətdə ən yüksək uğursuzluq nisbətini əks etdirir."

Əhatə dairəsinin yayılmasına necə nəzarət etmək olar

Layihənin idarə edilməsində miqyasın yayılmasını idarə etmək mümkündür. CBS Interactive Tech Republic saytındakı son məqalə layihənizin əhatə dairəsini uğurla idarə etməyə kömək edəcək aşağıdakı təlimatları təqdim edir:

Layihənin konsepsiyasını tam başa düşdüyünüzə əmin olun. Layihə sürücüləri ilə görüşün və onların nəzərdən keçirilməsi və şərhləri üçün bütövlükdə layihənin icmalını təqdim edin.

1. Prioritetlərinizi və layihə sürücülərinin prioritetlərini anlayın. Layihə boyu müraciət edə biləcəyiniz sifarişli siyahı hazırlayın. Maddələrə büdcə, son tarix, funksiyanın icrası, müştəri məmnuniyyəti və işçilərin məmnuniyyəti daxil edilməlidir. Layihə başladıqdan sonra planlaşdırma qərarlarınızı məlumatlandırmaq üçün bu siyahıdan istifadə edəcəksiniz.

2. Nəticələrinizi müəyyənləşdirin və layihə sürücülərindən onların təsdiqini alın. Nəticələr layihənin gedişi zamanı müəyyən ediləcək funksionallığın ümumi təsviri olmalıdır.

3. Təsdiq edilmiş nəticələri faktiki iş tələblərinə bölün. Tələblər lazım olduğu qədər təfərrüatlı olmalıdır və sadə elektron cədvəldən istifadə etməklə tamamlana bilər. Layihəniz nə qədər böyükdürsə, bir o qədər çox təfərrüat daxil etməlisiniz. Layihəniz bir və ya iki aydan artıqdırsa, inkişaf zamanı proqram yeniləmələri üçün vaxt əlavə etdiyinizə əmin olun və həmişə kifayət qədər sənədləşmə üçün vaxt verin.

4. Layihəni əsas və kiçik mərhələlərə bölün və layihə sürücüləri tərəfindən təsdiqlənəcək geniş layihə cədvəlini tamamlayın. Kiçik mərhələlər bir aydan çox olmamalıdır. Tapşırığın müddətini təyin etmək üsulunuz nə olursa olsun, səhv üçün yer buraxın. Naməlum kadrlarla işləyərkən, gözlənildiyi kimi müddətin 140%-160%-ni planlaşdırıram. Əgər məşğul cədvəliniz varsa, nəticələrinizi nəzərdən keçirin. Büdcədən aşağı və vaxtından əvvəl daxil olmaq əlavə təkmilləşdirmələr üçün yer buraxır.

5. Cədvəl yaradıldıqdan sonra, resursları təyin edin və Layihənin Qiymətləndirilməsi və Nəzərdən keçirilməsi Metodundan (PERT) istifadə edərək kritik yolunuzu müəyyənləşdirin və ya iş bölgüsü strukturu. Sizin kritik yolunuz layihənin gedişində dəyişəcək, ona görə də inkişafa başlamazdan əvvəl onu qiymətləndirmək vacibdir. Hansı çatdırılmaların vaxtında tamamlanmalı olduğunu müəyyən etmək üçün bu xəritəyə əməl edin. Çox böyük layihələrdə mərhələlərin xüsusiyyətlərini çox erkən müəyyən etməməyə çalışın, lakin hətta ümumi plan sizə uğurlu icra üçün lazım olan təməli verəcək.

6. Miqyasda sürüşmə olacağını gözləyin. Dəyişiklik sifariş formalarını vaxtından əvvəl həyata keçirin və layihə sürücülərini proseslərinizə öyrədin. Dəyişiklik sifariş forması sizə layihə sürücülərinin tələb etdiyi dəyişiklikləri planlaşdırmazdan əvvəl xərc-fayda təhlili aparmağa imkan verəcək.

7. Bütün bu addımları bir anda tamamlaya bilsəniz, layihənin uğuruna daha yaxşı hazırlaşacaqsınız. Bununla belə, ata biləcəyiniz hər hansı addım sərhəd yayılmasının qarşısını almaq və nəzarət etmək üçün uzun bir yol keçəcək. Beləliklə, siz layihənizi daha yaxşı idarə edə biləcəksiniz, nəinki layihə sizi idarə etməyəcək.

Layihənin idarə edilməsində effektiv miqyaslı idarəetmə təcrübələrini öyrənməkdən tutmuş beynəlxalq təşkilat tərəfindən tanınan sertifikatlaşdırmaya hazırlaşmağa qədər, pmo.az sertifikatlaşdırma proqramından necə faydalana biləcəyinizi öyrənin!

Menbe : https://www.villanovau.com/resources/project-management/project-management-scope-creep/

28.12.2022