Xəbərlər

Layihə nizamnaməsinin yazılması: 7 əsas komponent

Layihə nizamnaməsinin yazılması: 7 əsas komponent

Layihə nizamnaməsi layihənin idarə edilməsi üçün mühüm sənəddir. Sponsorun cəlb edilməsi və tələblərin aydın ifadəsi, nizamnamə olmadan yaxşı və lazımi formada yerinə yetirilməsi çətin olan layihələr üçün ilk iki əsas uğur faktorudur.
Sonuncu, bəzi təşkilatlarda çərçivə qeydi, missiya bəyanatı, xülasə qeydi və ya layihənin başlanğıc qeydi adlanır.
Bu yazıda sizi layihə nizamnaməsinin nə olduğunu, məzmununun nə olduğunu, layihə nizamnaməsi nümunəsi ilə yazmaq üçün məsləhətləri öyrənməyə dəvət edirəm.
Məqalənin sonunda sizə bütövlüyün aktuallığını və ardıcıllığını təmin etmək üçün bir yoxlama siyahısı verəcəyəm.

Bizi telegram kanalda izləyin: https://t.me/layihedushunce

Layihənin nizamnaməsini kim yazır?

Layihənin nizamnaməsi layihənin sponsoru və ya sponsoru tərəfindən verilən və layihənin mövcudluğunu rəsmi şəkildə təsdiq edən sənəddir.
Layihə meneceri olaraq, özünüzü və ya başqasını layihə fəaliyyətlərinə öhdəçilik etməzdən əvvəl konsepsiya qeydinin hazırlanmasını və təsdiqlənməsini israr etməlisiniz.
Bəzi hallarda, layihə meneceri bunu özü yazmalı ola bilər, lakin onu təsdiqləyən və təsdiqləyən sponsor və layihənin müəyyən maraqlı tərəfləridir.

Niyə layihə nizamnaməsi tərtib edirsiniz?

Layihə nizamnaməsinin və ya əhatə dairəsi qeydinin son məqsədi layihənin başlanmasını təsdiqləmək və onun təsdiqini almaqdır.
Bu, layihənin hər bir mərhələsi üçün gözləntiləri, cavabları və layihə menecerinin səlahiyyət və səlahiyyətlərini aydın şəkildə müəyyən etməyə xidmət edən istinad sənədidir.
O, komanda daxilində arbitrajlar aparmaq, məsələləri, ələ keçirilməli olan fürsəti və ya həll edilməli olan problemi, layihənin faydalarını, məzmununu və nəticələrini təsdiqləmək üçün istifadə olunur.
Budur sizə layihənin həyat dövrünün mərhələlərini xatırladan diaqram. (Nəzarət və monitorinq mərhələsi diaqramda göstərilmir, lakin icraya paralel olaraq həyata keçirilir)

Layihə nizamnaməsini necə yazmaq olar?

Yüksək səviyyədə layihə nizamnaməsi layihənin maraqlı tərəflərinə əsas nəticələri, mərhələləri və layihədə iştirak edən hər bir şəxsin rol və məsuliyyətlərini başa düşməyə kömək edir.

1. Layihənin məqsədini təqdim edin

Layihənin nizamnamə sənədi arzu olunan məqsəd və nəticələrin əldə olunmasını təsdiqləmək üçün layihənin məqsədləri və uğurun ölçülməsi meyarlarının müəyyən edilməsi ilə başlayır.
Bu xülasə əsas maraqlı tərəflərin layihəni təsdiqləməsi üçün lazım olan bütün məlumatları ehtiva etməlidir.
Layihənin xülasəsi həmçinin layihə haqqında ümumi məlumatları, o cümlədən:
Layihənin məqsədi (məsələn, həll edilməli olan əməliyyat problemi, biznes imkanı və ya hüquqi və tənzimləyici tələb)
Layihədən təsirlənəcək əsas maraqlı tərəflər.
Yadda saxlamaq lazımdır ki, layihənin məqsədləri dəqiq və konkret ifadələrdir.
Bu məqsədlər gözləntilərin yerinə yetirildiyini təsdiqləmək üçün ölçmə meyarlarına əsaslanacaq.
Nəhayət, əməliyyat nəticələri layihənin sonunda əldə edilməsi gözlənilən nəticələrdir.

2. Layihənin əhatə dairəsini müəyyənləşdirin

Layihənin daxilolmaları və istisnalarının ümumi təsvirini verin (nələr əhatə dairəsinə daxildir və nələr deyil)
Layihə çərçivəsində təklif ediləcək məhsul və ya xidmətin xüsusiyyətlərini və ya əldə ediləcək nəticəni də təfərrüatlı şəkildə qeyd edə bilərsiniz.

Uğurlu Layihə İdarəetməsinin Beş Sirri

3. Mərhələləri müəyyən edin

Söhbət dəqiq tarixlərin verilməsindən deyil, layihənin əsas mərhələlərinin və son tarixlərinin göstərilməsindən gedir. Layihə mərhələləri və mərhələləri, eləcə də yoxlama məntəqələri və təsdiq qapıları daxil olmaqla.
Daha sonra planlaşdırma mərhələsində nəzərə alınmalı olan vaxt məhdudiyyətlərini də göstərə bilərsiniz.
Nümunə olaraq qeyd edirəm:
İl sonu fəaliyyətlərinin dondurulması;
Müəyyən bir tarixdə satışa çıxarılmalı olan məhsul (Time To Market);
Müəyyən bir tarixə qədər riayət olunmasını tələb edən normativ və ya hüquqi müddəa.
Bu tarixlər dəyişməyəcək, ona görə də onları nəzərə almaq üçün qeyd etmək lazımdır.
Siz əlbəttə ki, layihə nizamnaməsində qeyd edə bilərsiniz ki, bu cədvəl mütləq sonrakı dəyişikliklərə məruz qalacaq.

4. Nəticələri müəyyən edin

Gözlənilən faydaya nail olmaq üçün layihə çərçivəsində təqdim edilməli olan əsas məhsulları, xidmətləri və ya nəticələri müəyyən edin.
Həmçinin, nəticələrin müvəffəqiyyətini və keyfiyyətini qiymətləndirmək üçün meyarları, eləcə də hər bir nəticəni təsdiqləmək üçün prosesi və aktyorları müəyyən etmək lazımdır.

5. Ümumi büdcəni təqdim edin

Layihənin təsdiq edilmiş ümumi büdcəsini və layihənin həyata keçirilməsi üçün zəruri olan müxtəlif layihə resursları (insan, maddi və maliyyə) üçün xərclərin smetasını təqdim edin.
Layihə üçün imkan və ya rentabelliyin tədqiqinə layihə nizamnaməsinin bu bölməsi üçün əsas ola biləcək xərclər smetaları daxil edilməlidir.
Planlaşdırma mərhələsində ətraflı məsrəflər aparılacaqdır.
Layihəni dəstəkləmək üçün istifadə olunacaq müxtəlif maliyyə mənbələri göstərilməlidir.
Layihənin sponsoru və layihə meneceri maliyyənin haradan gələcəyini və vəsaitin nə vaxt buraxılacağını aydın şəkildə başa düşməlidir.

Layihə rejimində necə işləmək olar?

6. Riskləri təqdim edin

Layihənin başlanğıcında müəyyən edilmiş strateji risklər də daxil olmaqla, ilkin risk qiymətləndirməsi təqdim edilmədən layihə nizamnaməsi natamam olacaq.
Müəyyən edilmiş hər bir risk üçün onun təsir səviyyəsini və baş vermə ehtimalını qiymətləndirin (məsələn: aşağı, orta və ya yüksək).
Bundan sonra, müəyyən edilmiş hər bir riskə nəzarət etmək üçün müvafiq strategiyanı müəyyənləşdirin və əgər varsa, risklə məşğul olmaq üçün məsul şəxsi və ya qrupu təyin edin.

Bəs risk strategiyası tam olaraq nədir?

Həqiqətən, risklərin idarə edilməsi riskləri müəyyən etmək, qiymətləndirmək və sonra onlarla məşğul olmaqdan ibarətdir.
Risk üçün müvafiq cavabın təmin edilməsindən ibarətdir.

4 mümkün müdaxilə strategiyası var:

1 Riski aradan qaldırın. Bu seçim riskin ehtimalını və ya təsirini tamamilə aradan qaldırmaqdır;
2 Riski azaldın. Riskin ehtimalını və ya təsirini azaltmaq üçün fəaliyyət planı hazırlamaq;
3 Riski köçürün. Risk üçün məsuliyyəti layihədən kənara köçürmək (məsələn, sığorta almaq);
4 Riski qəbul edin. Sadəcə riski izləmək və yuxarıdakı strategiyaları tətbiq etməmək.

7. Layihənin idarə edilməsini təsvir edin

Layihənin necə idarə olunacağını təsvir edin və layihənin nizamnaməsinin təsdiqi prosesində iştirak edəcək idarəetmə orqanlarını müəyyənləşdirin.
Başqa sözlə, qərar vermə prosesini izah edin və kimin hansı qərarı verdiyini göstərin.
Eyni zamanda, sənədin əvvəlində edilmədikdə, bu bölmədə “layihə rəhbəri kimin təyin edildiyini”, “onun səlahiyyətlərinin hansı səviyyədə olduğunu” ifşa etmək olar.
Buraya aşağıdakılar daxil ola bilər:
O, xərc çəkə bilərmi? Hansı həddə qədər.
Onun komanda yığmaq qabiliyyəti varmı?

Layihənin uğursuzluğunun 6 səbəbi və onları aradan qaldırmaq

Layihə nizamnaməsi nümunəsi üçün bizə yazın sizə göndərək

Nəticə

Qısaca desək, layihə nizamnaməsi əsas (və ya sponsor) olan sponsor tərəfindən layihə menecerinin təyin edilməsinə dair müqavilədir.
Bunu uğurla yazmaq üçün maraqlı tərəflərin razılığını almaq üçün bütün şansları öz tərəfinizə qoymaq üçün layihə ilə bağlı məlumatları və istədiyiniz nəticəni müvafiq şəkildə təqdim etmək lazımdır.
Qeyd edək ki, nizamnamə layihənin başlanması mərhələsində işdən dərhal sonra (imkanların öyrənilməsi) hazırlanır.
Yaxşı nizamnamə aşağıdakı elementləri ehtiva etməlidir:
Layihə nümayişi
Layihənin əhatə dairəsi
Mərhələlər və nəticələr
Büdcə
Risklər
İdarəetmə, layihə meneceri və maraqlı tərəflər
Diqqət: Layihə meneceri və sponsora bütün sonrakı dəyişiklikləri ilkin nizamnaməyə (ilkin müqaviləyə) əlavələr kimi nəzərdən keçirmələri tövsiyə olunur.

Rəy, şərh və ya suallarınızı bölüşməkdən çəkinməyin. 

Layihənin komandası və kommunikasiyası barədə nə bilirik?

07.07.2023